Aan de slag met de Baseline Informatiehuishouding van Gemeenten

1. Aan de slag met de Baseline Informatiehuishouding van Gemeenten Frans Smit, Rotterdam, 22 mei 2012

2. wat, waarom, wanneer, wie • normen en instrumenten voor het op orde krijgen en houden van de informatie van gemeenten • aanleiding, doel en aanpak • kabinetsnota Informatie op Orde uit 2007 • uitwerking voor rijk, daarna voor andere overheden • opdracht VNG aan KING voor baseline gemeenten • verbinden met GEMMA en zaakgericht werken • multidisciplinaire projectgroep • versie 1.0 in 2012 vastgesteld

3. de zeven normen • bestuur en beleid • organisatie • standaarden • ordening en metadata • duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit • kwaliteitszorg • digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging

4. de baseline als dashboard • te gebruiken door … • … bestuur en management • … beleidsmedewerkers • … toezichthouders • als instrument voor … • … beleid • … verantwoording • … samenwerking

5. versie 1.0 • managementsamenvatting • deel 1: De Basis • deel 2a: Het Denkkader • deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken • deel 3: De Praktijk • bijlagen • http://www.vng.nl/eCache/DEF/1/13/822.html

6. Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het management namens het college van b&w draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven • Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer • Informatiebeleidsplan • Informatiebeveiligingsplan • Procedures WOB en WBP (privacy officer) • Uitgangspunten: 9-vlak en INK-model

7. Norm 2: Organisatie de inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandaten Taakverdeling tussen primaire processen en ondersteunende processen Processen en Procedures Kwaliteitsmanagement, interne audit en control, risicomanagement, inspectie (…)

8. Norm 3: Standaarden voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of het bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik. Informatiearchitectuur: GEMMA Basisgegevens en zaakgegevens: RSGB en RGBZ Gegevensuitwisseling: STUF Duurzame en open bestandsformaten (…)

9. Norm 4: Ordening en metadata er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met wet- en regelgeving. Ordeningsstructuur: ZTC, BAC Metadata: ISO23081, toepassingsprofiel Classificatie: vertrouwelijkheid, veiligheid, beperkte openbaarheid (…)

10. Norm 5: Duurzaamheid, toegankelijkheid, authenticiteit een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime. Informatiesysteem: gecertificeerd NEN2082, Moreq2 Duurzaam toegankelijk houden: e-depot(-s), RODIN (…)

11. Norm 6: Kwaliteitszorg Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen . Kwaliteitsmanagement, audit, control en inspectie Zelfevaluatietools: GAR, RODIN Methodieken: INK-model, BSC Referentiekaders, toetsingscriteria (…)

12. Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering, vernietiging en overdracht de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures. Handboek Vervanging Machtiging tot vervanging Procedure van selectie en vernietiging Vernietiging van alle versies (incl. backups !) (…)

13. deel 3: praktijkvoorbeelden • Besluit Informatiebeheer Amsterdam • Functioneel Ontwerp Records Management B5 • Draaiboek beleid digitale duurzaamheid Den Bosch en Tilburg • Zelfevaluatietool kwaliteitszorg Rotterdam • Toetsingskader voor archiefinspectie Almere • Model Zaakgericht werken Prover

14. informatiebeheerplan in Almere onderdeel Besluit Informatiebeheer 2011 jaarlijks te actualiseren, bevat overzicht van: processen, procedures verantwoordelijkheden vindplaats van informatie en van metadata In gebruik zijnde informatiesystemen knelpunten en verbetertrajecten geplande overbrengingen

15. baseline Landelijke wet- en regelgeving Archiefwetgeving, Archiefregeling, Selectielijst etc etc.. Gemeenteraad Archiefverordening College van B&W (“zorgdrager”) Besluit Informatiebeheer Stadsarchivaris Kwaliteitseisen ICT- en informatiebeleid Dienst (“beheerder”) Beheerplan

16. programma Informatie op Orde ambtelijk meerjarenprogramma met als doel: informatiehuishouding effectief op orde eerste stappen voor 3 bedrijfskritische processen: beheerplannen maken kwaliteitsmanagement en toezicht inrichten opleiden van verschillende doelgroepen projectmatig uitbreiden tot gehele gemeente

17. hoe wordt de baseline in het programma gebruikt? alle normen verwerkt in beheerplannen referentiekader kwaliteitszorg en toezicht mede gebaseerd op baseline denkkader en praktijkvoorbeelden input voor verdere invulling van het programma

18. tenslotte: verbeteren en vernieuwen gebruik normen van de baseline in cyclus van besluitvorming in cyclus van verantwoording grootste kracht van de Baseline ligt in toepassing in cyclus van Plan-Do-Check-Act

19. Frans Smit, info@fpsmit.nl