Sistema de Soporte a la Decisión Grupal (GDSS)

1. Sistema de Soporte a la Decisión Grupal (GDSS)

2. Moderadores: • No hubo método • No hubo organización en el manejo del grupo • No hubo coordinación y comunicación entre las personas que manejaron el grupo • Grupo • No hubo cooperación • No hubo respeto • No hubo organización • No tenían clara la metodología

3. Howard: Mal manejo de grupo No acepto ideas de los demás Impuso su idea La gente ya sabía que no iba a ser un trabajo grupal No se disculpó a tiempo No involucra a la gente Cambia la metodología Valora la opinión de los demás Cambio de actitud Pide ayuda

4. Características del trabajo en grupo Un grupo se conforma para desarrollar tareas, tomar decisiones. Un grupo puede ser conformado de manera permanente o temporal

5. Los equipos formados por personas del mismo departamento o de distintos departamentos pueden: • Ser muy productivos • Generar más y mejores ideas sobre nuevos productos y servicios • Ayudar a implantar rápidamente las decisiones

6. No todas las iniciativas de equipo han resultado exitosas y esto se ha debido a que • El cambio organizacional no se acompaña de cambio cultural • Una deficiente administración de las juntas para garantizar el uso eficiente del tiempo destinado a ellas Cerca del 50% de las juntas de equipo son improductivas por no administrarse en forma correcta • Facilitación inadecuada

7. Guías para definir un grupo efectivo • El grupo debe entender su propósito • Debe ser flexible al determinar el procedimiento que debe seguir para lograr su meta • Los grupos deben comunicarse libremente, estar comprometidos y entender el rol de cada uno • Cada miembro debe comprometerse con las principales decisiones tomadas • Liderazgo del grupo compartido

8. Mismo tiempo Diferente lugar Diferente tiempo Diferente lugar Mismo tiempo Mismo lugar Diferente tiempo Mismo lugar Los miembros de un grupo pueden trabajar de forma diferente

9. Cuando las personas trabajan en equipo ya sea en diferentes lugares, a diferente tiempo, necesitan comunicarse, colaborar y accesar diferente información. Para que los grupos colaboren de manera efectiva se necesitan de metodologías y tecnologías para facilitar el trabajo

10. Apoyo a grupos de trabajo Proceso y metodología: Técnicas como “Grupo nominal” Método Delphi Facilitación y documentación de procesos Tecnología: GroupSystems

11. Metodología Diseño de reuniones de trabajo

12. ¿Porque las reuniones de trabajo no son efectivas?

13. Una sesion de trabajo se define como una reunión en la cual los participantes discuten sobres temas específicos con el fin de llegar a acuerdos. Tipos de reuniones Reunión informativa Reunión negociativa Reunión consultiva Reunión mixta Reuniones de trabajo

14. Para hacer la lista de participantes es importante incluir a aquellas personas que: Pueden tomar decisiones Tienen experiencia Son las responsables Son quienes operan, manejan o están involucradas el tema Se deben enterar Se harán cargo Pueden generar soluciones Manejan parte de la información Asistentes y participantes a la reunión de trabajo

15. Dentro de una reunión, existen diferentes tipos de participantes entre los cuales están: El impuntual El que se va temprano El terco El pesimista El cara de fuchi El callado El perico parlachin El intérprete El sabe-lo-todo El ocupado Asistentes y participantes a la reunión de trabajo

16. Para que una junta de trabajo sea efectiva debe cumplir con las siguientes características: Tener un objetivo bien definido Contar con una agenda de trabajo clara Que esté la gente adecuada Contar con apoyos audiovisuales Que cada persona sepa que se espera de él/ella Que tenga seguimiento Estructura de una reunión de trabajo

17. Duración de una junta De 1 a 2 horas: Tiempo ideal para juntas o reunionescortas, con poco contenido De 2 a 4 horas: Reuniones informativas, consultivas, toma de decisiones De 4 a 8 horas: Reuniones de toma de decisiones resolver una problemática

18. Una reunión se debe estructurar en tres partes: apertura, desarrollo y conclusión. Apertura Presentación de participantes Definición de expectativas Presentación del objetivo Presentación de la agenda de trabajo. Estructura de una reunión de trabajo

19. Desarrollo de la sesión Invitación a participar Desarrollo de ideas Control de la discusión Clarificación Recapitulación Conclusiones y cierre Resumen ¿Qué sigue? Estructura de una sesión de trabajo

20. Los criterios de selección para el local deben ser entre otros, los siguientes: Tipo y contenido de la junta Duración de la junta Intimidad requerida (para evitar interrupciones) Disponibilidad del local (haga la reservación con tiempo) Costos y presupuesto disponible. Recursos necesarios para realizar una reunión de trabajo

21. Tecnología Diseño de reuniones de trabajo

22. Groupware: Se refiere al software que permite la colaboración de trabajo en grupo. Este software permite que los equipos compartan opiniones, información, conocimiento. Es un término genérico utilizado para apoyos computacionales especializados que están diseñados para el uso de grupos de trabajo.

23. Los GDSS son un subconjunto de groupware, un GDSS es un sistema integrado que ayuda a un grupo en el proceso de toma de decisiones Los GDSS presentan la oportunidad de apoyar de manera más efectiva el proceso de planeación y toma de decisiones en medios ambientales complejos y competitivos. Como característica principal, estos sistemas ayudan a GRUPOS y no a individuos, de ahí la diferencia entre "Group Decision Support Systems" (GDSS) y "Decision Support Systems" (DSS).

24. Un GDSS se puede definir como sigue: Conjunto de software y componentes del lenguaje y de procesos que apoyan a un grupo de personas comprometidas en una junta de toma de decisión (Huber, 1984) Sistema computacional integrado que facilita la resolución de problemas semi- y no estructurados por un grupo que tiene la responsabilidad de tomar una decisión (DeSanctis and Gallupe, 1985).

25. El caso ideal representa un sistema en el que se pueda: • - Accesar un amplio campo de información tanto interna como externa a la empresa • - Utilizar tanto modelos de decisión cuantitativos como cualitativos, y • - Guardar, capturar e integrar fácil y dinámicamente la información.

26. Sistema para la toma de decisiones grupal

27. GroupSystems esta basado en una extensa investigación del Profesor Jay F. Nunamaker inventor del Sistema de apoyo para la toma de decisiones grupal de la Universidad de Arizona y del resultado obtenido de una consulta de más de 100 científicos del campo del comportamiento social y de organizaciones, quienes investigaron cómo trabaja la mente en un ambiente colaborativo y cómo GS podría ser usado para enriquecer las dinámicas de interacción y colaboración en un grupo de trabajo. Antecedentes

28. Recordando la información de GDSS, los elementos que componen a GroupSystems son: • - Hardware: Equipo computacional, equipo audiovisual y equipo de comunicaciones. • - Software: GroupSystems y Sistema Operativo de Red. • - Gente: Facilitadores y participantes. • - Procesos: Facilitación, proceso de planeación.

29. Fundado en 1989 como Ventana Corporation por un grupo de expertos en sistemas de soporte de la Universidad de Arizona. Antecedentes • Sus clientes base incluyen al Sistema ITESM, IBM, HP, Lucent, Fuerza aérea y marina de E.U., Andersen Consulting, Ernst & Young, PMG, Price Waterhouse, entre otros.

30. Beneficios para la organización: • Produce conocimiento más rápido y eficientemente • Las reuniones de trabajo son 100% más productivas • Se adapta a diferentes metodologías y estilos de trabajo • Reduce costos • Reduce tiempos • Se llega a conclusiones por consenso

31. Algunos de los beneficios metodológicos que se obtienen al trabajar con el sistema de apoyo a la toma de decisiones son: • Permite que la gente se sienta tomada en cuenta a través de la interacción continua. • El anonimato es un factor determinante ya que la gente aporta ideas sin temor a ser criticado. • Es flexible, ya que está diseñado para adaptarse fácilmente a las diversas necesidades de los grupos de trabajo, combinando las diferentes herramientas para lograr el objetivo deseado.

32. Algunos de los beneficios metodológicos que se obtienen al trabajar con el sistema de apoyo a la toma de decisiones son: • Toma de decisiones por consenso. • Cuenta con la capacidad de ser alimentado con información externa requerida por los participantes durante la sesión, por ejemplo, estados de resultados, pronósticos de ventas o cualquier otro documento. • Permite tener la información estructurada y clarificada al final de una sesión de trabajo.

33. Las herramientas de este sistema permiten: • Proveer de medios para generar rápida y libremente un flujo de ideas • Crear una lista de ideas y agruparlas en categorías predefinidas

34. Las herramientas de este sistema permiten: • Evaluar y hacer selecciones usando diversos métodos de votación • Calificar una lista de alternativas respecto de una lista de criterios usando como formato una matriz

35. Las herramientas de este sistema permiten: • Reunir información a través de encuestas vía intranet o internet. • Armar, analizar o rediseñar un diagrama de proceso. • Explorar temas de discusión y desarrollar planes de acción, utilizando un diagrama de árbol