1 / 46

BUDŻET PROJEKTU

BUDŻET PROJEKTU. Źródła zasad kwalifikowalności. Dokumenty programowe: Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607;

Download Presentation

BUDŻET PROJEKTU

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. BUDŻET PROJEKTU

  2. Źródła zasad kwalifikowalności Dokumenty programowe: • Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607; • Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; • Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego; • System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, w tym: • Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r., • Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r.

  3. BUDŻET PROJEKTU • budżet zadaniowy – zadania wpisane w pkt. 3.3. • Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie • Budżet szczegółowy i ogólny

  4. BUDŻET PROJEKTU • Szczegółowy budżet – rozpoczynamy przez zdefiniowanie zadań w 3.3. Zadania (warunek konieczny do uzupełnienia Szczegółowego budżetu, automatyczne przeniesienie zadań). • Szczegółowy budżet – dodawanie pozycji w zadaniu: „Rozwiń zadanie” „+” • Nowe pola typu „check-box”: • Cross-financing • Pomoc publiczna • Zadanie zlecone • Stawka jednostkowa

  5. BUDŻET PROJEKTU • Stawkijednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet projektu) • Zadania zlecone (Szczegółowy budżet) • Koszty pośrednie – brak metodologii • Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy budżet) • VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie, Oświadczenie)

  6. BUDŻET PROJEKTU • Stawkijednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet projektu) • Zadania zlecone (Szczegółowy budżet) • Koszty pośrednie – brak metodologii • Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy budżet) • VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie, Oświadczenie)

  7. BUDŻET SZCZEGÓŁOWY • Przyporządkowanie poszczególnych kosztów do zadań opisanych w pkt. 3.3 • Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego, tj. przedstawia podział na: • koszty bezpośrednie (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami); • koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta, których katalog jest określony w Wytycznych)

  8. KOSZTY BEZPOŚREDNIE • beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanie rodzaje zadań w ramach projektu. Zadania projektu należy definiować odpowiednio do zakresu merytorycznego danego projektu.

  9. Szczegółowy budżet projektu Zadania zlecone Konieczność wskazania zadań zleconych w „Szczegółowym budżecie projektu” - projektodawca wskazuje usługi zlecane zaznaczając przy nich pole typu „check-box” dotyczy jedynie zadań merytorycznych lub ich istotnej części.

  10. Szczegółowy budżet projektu • Koszty pośrednie – rozliczenie ryczałtem: • Projektodawca wskazuje procent wynikający z limitu wskazanego w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. • Konieczność zaznaczenia pola typu „check-box”

  11. Szczegółowy budżet projektu Koszty pośrednie – rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków:

  12. Szczegółowy budżet projektu Koszty personelu • Personel zarządzający • Koszty wykazywane jedynie w zadaniu „Zarządzanie projektem” • Personel • Koszty wykazywane w pozostałych zadaniach • Obowiązek wskazania, iż wydatek dotyczy personelu, np. „Animator (personel)” W obu przypadkach: Obowiązek wykazania we wniosku o dofinansowanie projektu szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań

  13. Szczegółowy budżet projektu podatek VAT • Wydatki podawane są (wszystkie) w kwotach brutto lub (wszystkie) w kwotach netto w zależności od tego, czy projektodawca kwalifikuje VAT czy nie (Oświadczenie w pkt 4.4. Budżetu). • UWAGA: Istnieje możliwość nie kwalifikowania podatku VAT w odniesieniu do określonych pozycji. W takiej sytuacji: • w Szczegółowym budżecie: • brutto - te wydatki, dla których VAT jest kwalifikowalny • netto - pozostałe wydatki • w polu Uzasadnienie wskazuje się te pozycje, dla których VAT jest niekwalifikowalny.

  14. Budżet projektu Oświadczenie dotyczące kwalifikowalności VAT

  15. Szczegółowy budżet projektu Uzasadnienie kosztów:

  16. BUDŻET OGÓLNY • 4.1 Koszty ogółem • Bezpośrednie • Pośrednie • Cross-financingu w kosztach ogółem • Współpraca ponadnarodowa w kosztach ogółem • 4.2 Przychód projektu • 4.3. Wkład własny • Niepieniężny • Prywatny • 4.4. Wnioskowane dofinansowanie (4.1-(4.2+4.3) • 4.5 Oświadczenie o VAT

  17. OGÓLNY BUDŻET PROJEKTU • Dane przenoszone są automatycznie ze „Szczegółowego budżetu projektu” • Konieczność uzupełnienia jedynie pól: • 4.1.2.2. „w tym kwoty ryczałtowe” („0,00” lub ogólna kwota wydatków bezpośrednich ponoszonych w projekcie) • „Zarządzanie projektem – w tym koszty personelu” (Wydatki związane z personelem zarządzającym) • 4.2. „Wkład własny” (nie musi być zgodny z sumą pól 4.2.1 i 4.2.2.) • 4.2.1 „w tym wkład niepieniężny” • 4.4. Oświadczenie projektodawcy o kwalifikowalności / niekwalifikowalności / częściowej kwalifikowalności VAT.

  18. Koszty zarządzania (1) • Beneficjent wykazuje koszty związane z zarządzaniem projektem wyłącznie w zadaniu pn. „zarządzanie projektem”. • Beneficjent wykazuje koszty zarządzania projektem w budżecie projektu uwzględniając przede wszystkim specyfikę danego projektu. • W zadaniu tym, nie można wykazywać wydatków wymienionych w katalogu kosztów pośrednich.

  19. Koszty zarządzania (2) • Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności: • zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji; • zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; • adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu poniesienia wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki projektu.

  20. Koszty zarządzania (3) (*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu.

  21. Koszty zarządzania (4) • w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera • Jako wartość projektu należy rozumieć łącznie wartość dofinansowania i wkład własny. • wprowadzono katalog kosztów ujmowanych wzadaniu związanym z zarządzaniem projektem (koszty zabezpieczenia umowy nie są wliczane do limitu kosztów zarządzania) • limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania budżetu projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu.

  22. Koszty zarządzania (6) • wydatki na promocję powinny zostać ujęte w zarządzaniu projektem, nie stanowią one odrębnego zadania (wyjątkiem są projekty informacyjno-promocyjne) • ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich • beneficjent ma obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co pozwoli na ocenę zasadności i racjonalności wydatków związanych z personelem zarządzającym projektu • zgodnie z Wytycznymi, instytucja będąca strona umowy, na etapie realizacji projektu, w szczególności podczas weryfikacji wniosku o płatność lub kontroli na miejscu, może odmówić kwalifikowania całości lub części ww. wydatków, jeżeli nie są spełnione warunki określone dla kosztów zarządzania w Wytycznych.

  23. Koszty zarządzania (5) Dokonując oceny poziomu kosztów zarządzania projektem nie należy kierować się wyłącznie ww. limitami, ale należy zwrócić uwagę na stopień złożoności projektu i długość okresu realizacji projektu. .

  24. Koszty zarządzania (5) Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z Wytycznymi obowiązek nieprzekroczenia limitu kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny, ale również rozliczenia końcowego projektu. Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność należy zweryfikować, czy limit procentowy, o którym mowa w Wytycznych (odpowiednio 30%/25% /20% /15% /10%), dla rozliczonej wartości projektu nie został przekroczony.

  25. Zadania merytoryczne (1) • Definicja zadania merytorycznego • Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako szereg powiązanych ze sobą działań zmierzających bezpośrednio do realizacji celu projektu (przykładowy katalog znajduje się w rozdziale 3.4 Wytycznych). • Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze wydatki, np. usługa cateringowa, hotelowa i trenerska. • Zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie całości działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi. • Doprecyzowano, że Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp.

  26. Koszty pośrednie • doprecyzowano w „Wytycznych…” katalog kosztów pośrednich(katalog zamknięty) • żadne koszty wskazane w katalogu kosztów pośrednich NIE MOGĄ być ujmowane jako koszty bezpośrednie, w szczególności w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem • w ramach projektu koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie jako ryczałt oraz na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków • zaostrzono zasady zmiany rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na rzeczywiście poniesione wydatki - zmiana • W ramach kosztów pośrednich nie mogą być wykazywane żadne wydatki objętecross-financingiemw projekcie

  27. Koszty pośrednie – katalog zamknięty • koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); • koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; • koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); • koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu; • opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu;

  28. Koszty pośrednie – katalog zamknięty • amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa w lit. a–c; • koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; • koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; • koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; • koszty ubezpieczeń majątkowych; • koszty ochrony; • koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń

  29. Koszty pośrednie Mogą być rozliczane na dwa sposoby: • ryczałtem, zgodnie z limitami • na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków).

  30. Koszty pośrednie • Beneficjent dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów rozliczania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. • Powyższe nie dotyczy Beneficjentówbędących państwowymi jednostkami budżetowymi, które mogą rozliczać koszty pośrednie wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

  31. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (1) • wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano z konieczności sporządzania metodologii kosztów pośrednich • dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej wartości projektu (z uwzględnieniem cross-financingu); II) ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem • w sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanychryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość ww. zadań zleconych (poprzez pomniejszenie kosztów bezpośrednich) • Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach cross-financingu

  32. Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (2)

  33. KOSZTY POŚREDNIE NA PODSTAWIE RZECZYWISTYCH KOSZTÓW • Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym budżecie projektu listę kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie na zasadach analogicznych dla kosztów bezpośrednich. • W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, ani we wniosku, ani w umowie o dofinansowanie nie jest wykazywany limit procentowy kosztów pośrednich.

  34. KOSZTY POŚREDNIE NA PODSTAWIE RZECZYWISTYCH KOSZTÓW (2) • Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie dokumentów księgowych do kwoty określonej w zatwierdzonym budżecie projektu. • Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie. • Dokumenty te wykazywane są we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych dla wydatków bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na miejscu.

  35. Zarządzanie projektem a koszty pośrednie • Wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej może być wykazane w zadaniu „zarządzanie projektem”, o ile jej zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (w ramach kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową). • Wynagrodzenie w związku z obsługą prawną będzie kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to podstawowa obsługa prawna realizowana na potrzeby funkcjonowania jednostki. • W ramach kosztów bezpośrednich kwalifikowanie wydatków związanych z obsługą prawną byłoby możliwe wyłącznie w przypadku, gdy jest ona wymagana z uwagi na specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo zamówień publicznych).

  36. Zakupy w ramach cross-financingu (1) • Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi uzupełnienie realizowanych działań • Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu • Zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu • Dokonywanie zakupów musi być adekwatne do potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie projektu

  37. Zakupy w ramach cross-financingu (2) • Ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów wartości niematerialnych i prawnych, np. oprogramowania, które nie stanowią cross-financingu • W przypadku zakupu komputera z oprogramowaniem do limitu cross - financingu zaliczyć należy łączną wartość wydatku, o ile oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego – komputera • Należy szczegółowo analizować pozycje dotyczące dostosowania i adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont stanowi wydatek niekwalifikowalny) • Do zakupów w ramach cross-financingu zaliczany jest sprzęt zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu

  38. Zakupy w ramach cross-financingu (3) • zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość; • b) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest wyższa od 350 zł37; • c) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu38, celem przekazania ich uczestnikom projektów PO KL; • d) dostosowywania i/lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy.

  39. Zakupy w ramach cross-financingu - ZMIANA • Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko i wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu.

  40. Reguła proporcjonalności (1) • dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu • kryterium dostępu • kryterium strategicznego • celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu

  41. Reguła proporcjonalności (2) • w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu – uznaje się wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne • w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza obniżenie kwoty dofinansowania; wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane; zmniejszenie dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich

  42. Reguła proporcjonalności (3) • Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wszystkich projektów, dla których do końca 2010 r. nie zatwierdzono wniosku o płatność końcową • WYJĄTKI: • nieosiągnięcie merytorycznych założeń projektu wynika z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta, • nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. • Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność

  43. Reguła proporcjonalności (4) • Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ • Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków podlegających regule proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu

  44. Reguła proporcjonalności (5) • W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy jednoczesnej pełnej realizacji założeń merytorycznych projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania • Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy partnerzy, gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat)

More Related