PIANIFICAZIONE DI SISTEMI INFORMATIVI

1. PIANIFICAZIONE DI SISTEMI INFORMATIVI Paolo Atzeni Dipartimento di Informatica e Automazione Università Roma Tre con riuso di materiale di C. Batini, G. Lazzi, G. Santucci, M. Mecella e altri 25/10/2010

2. CIO AICA Forum • AICA (Associazione Italiana per l’Informatica ed il Calcolo Automatico) ha promosso la costituzione del CIO AICA Forum, formato esclusivamente da CIO di grandi aziende/istituzioni, affiliato all’associazione dei CIO europei EuroCIO. Tale iniziativa trae origine dal riconoscimento del ruolo determinante che i CIO hanno nel configurare i servizi digitalizzati e nel contribuire, attraverso di essi, alla innovazione sia dei prodotti che dei processi e dei modelli di business nonché allo sviluppo delle competenze dei professionisti ICT. • http://aicanet.net/eventicontestuali/allegati-eventi-2010/2010-10-21%20locandina_evento%20CIO%20AICA%20Forum.pdf SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

3. Il "Manifesto" del CIO AICA Forum Gli aderenti al CIO AICA Forum sottolineano il ruolo che essi svolgono nelle organizzazioni di appartenenza come: • motori dell’innovazione di prodotto-servizio e/o di processo, ottenuta attraverso l’impiego di tecnologia digitale, in funzione della creazione e del mantenimento del valore per le aziende, la pubblica amministrazione, i clienti e i cittadini • responsabili della continuità, della qualità e della economicità dei servizi informatici erogati • garanti, per l’intera organizzazione, del rispetto delle disposizioni legislative e delle normative riguardanti l’uso delle tecnologie ICT o richiedenti interventi informatici specifici. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

4. Il "Manifesto" del CIO AICA Forum, 2 Essi sono consapevoli che per esercitare compiutamente il ruolo occorre loro: • conoscere gli obiettivi strategici e mettersi in condizione di contribuire sostanzialmente alla ottimizzazione dei processi di produzione e di gestione delle organizzazioni in cui operano • possedere i metodi, le forme di ragionamento e le modalità di comunicazione atte a far comprendere, al top management e a tutti i livelli dell’organizzazione, il valore creato dalle loro proposte innovative • padroneggiare robuste competenze tecnologiche e metodologiche in materia ICT, mantenerle sistematicamente aggiornate e saperle impiegare in modo propositivo e proficuo • … SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

5. Il "Manifesto" del CIO AICA Forum, 3 Essi sono consapevoli che per esercitare compiutamente il ruolo occorre loro: • … • saper pianificare con lungimiranza l’impiego delle metodologie e tecnologie funzionali agli obiettivi strategici individuati • saper selezionare le risorse umane alle proprie dipendenze, assicurando la crescita progressiva delle loro competenze e la loro motivazione • saper acquisire, in collaborazione con i responsabili dei processi di approvvigionamento, i prodotti/servizi attraverso precise specifiche che garantiscano la qualità delle prestazioni, l’economicità, l’espandibilità, la continuità nel tempo e in generale il contenimento dei rischi. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

6. Il "Manifesto" del CIO AICA Forum, 4 Ritengono peraltro indispensabile per raggiungere i migliori risultati: • essere interlocutori riconosciuti delle istituzioni in modo da poter prospettare opportunità, esigenze e criticità, contribuendo così a decisioni consapevoli • avere rapporti continuativi e dialettici con i principali fornitori e consulenti, in modo da anticipare le evoluzioni tecnologiche e metodologiche (best practices), arricchirle con il contributo della propria esperienza e valorizzarle per la propria organizzazione • condividere la visione sul ruolo del CIO e creare quindi una consapevolezza comune sull’importanza delle proprie funzioni, prerogative e responsabilità. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

7. Pianificazione (rielaborato da Wikipedia) • Pianificazione (aziendale o di altro ente): • processo con in quale • si stabilisce uno stato futuro dell’ente ritenuto desiderabile (obiettivo, misurabile), • si individuano le azioni per conseguirlo e le risorse per mettere in atto queste azioni. Il prodotto della pianificazione prende il nome di piano. • Correlato alla pianificazione: • sistema di controllo di gestione • ha lo scopo di guidare la gestione aziendale verso il conseguimento degli obiettivi pianificati, evidenziando gli scostamenti tra obiettivi e risultati • L’insieme dei due: • sistema di pianificazione e controllo. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

8. Orizzonte temporale • Tre livelli (ma attenzione alle schematizzazioni eccessive) • pianificazione strategica • traduce i fini aziendali (la mission) in obiettivi strategici, con un orizzonte temporale di lungo termine; • pianificazione tattica • traduce gli obiettivi strategici in obiettivi tattici, con un orizzonte temporale gestibile (da uno a 3-5 anni); • pianificazione operativa • traduce gli obiettivi tattici in obiettivi aventi un orizzonte temporale di breve termine (indicativamente non superiore all’anno) e quindi in azioni immediate SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

9. Pianificazione, perché serve(in parole povere) • I problemi sono tanti le risorse poche, dobbiamo decidere che cosa fare e quando farlo … • Un inciso (sempre da Wikipedia) • economia • l'utilizzo di risorse scarse per soddisfare al meglio bisogni individuali e collettivi contenendo la spesa, • un sistema di organizzazione delle attività di tale natura poste in essere da un insieme di persone, organizzazioni e istituzioni (sistema economico) SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

10. Pianificazione • Il governo strategico dell'IT in una organizzazione richiede un’ottica di pianificazione di ampio respiro • Viene formulato e mantenuto un piano complessivo delle iniziative di automazione (vincolato dalle risorse finanziarie disponibili) • Il piano viene rivisto e aggiornato con una periodicità opportuna (fissa o variabile) • Fonte principale:metodologia di pianificazione proposta dall'AIPA (poi CNIPA) per le amministrazioni pubbliche SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

11. Obiettivo della pianificazione • definizione degli interventi (su un arco di alcuni anni, ad esempio tre-cinque) • che massimizzano gli obiettivi dell’azienda o amministrazione • a partire dalla situazione attuale e con riferimento alle risorse disponibili • Quindi: • coinvolge aspetti non solo informatici, ma anche informativi e organizzativi • deve portare ad individuare priorità e interventi realizzabili • richiede una valutazione dei costi SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

12. Con e senza pianificazione • Senza: • Sviluppo frammentato e con "navigazione a vista" • Con (la bacchetta magica non esiste) • Definizione di obiettivi (generali e relativi ai SI) • Elaborazione di un quadro di riferimento complessivo, relativamente a dati, applicazioni e tecnologie • Individuazione e selezione delle iniziative (sistemi e servizi) • Stima e allocazione delle risorse umane e finanziarie (per sviluppo e gestione, dirette e indirette) • Monitoraggio dell'andamento delle attività • Valutazione dei risultati SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

13. Pianificazione: un'ottica ampia • I sistemi informativi non sono fine a se stessi, ma sono di supporto al raggiungimento degli obiettivi generali • La pianificazione dei sistemi informativi deve partire dagli obiettivi strategici • La pianificazione delle risorse necessarie per i sistemi informativi deve essere valutata rispetto ai benefici, da un punto di vista complessivo • In conclusione: • La pianificazione dei sistemi informativi è parte della pianificazione strategica di una organizzazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

14. La pianificazione è inserita in un contesto • Il "piano di sviluppo dei sistemi informativi" • va utilizzato come strumento di lavoro, come riferimento • deve essere condiviso e accettato tanto dal vertice quanto da chi lo deve attuare • ma non è "scolpito nella pietra" • è un elemento importante di un processo ciclico di pianificazione e controllo, finalizzato al miglioramento SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

15. Nota bene • il processo di pianificazione è parte dell’attività continua dei responsabili dei sistemi informativi e più in generale di tutti i dirigenti • la redazione del piano, con le sue scadenze, è solo l’occasione di documentazione e comunicazione all’esterno • le amministrazioni o aziende debbono fare propria l’attività di pianificazione e controllo SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

16. Ciclo di pianificazione e controllo Intervento Pianificazione ACT PLAN STUDY o CHECK DO Verifica Realizzazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

17. Il ciclo di Deming (definito in un contesto di "produzione industriale" o di organizzazione su larga scala) • Plan to improve your operations first by finding out what things are going wrong (that is identify the problems faced), and come up with ideas for solving these problems. • Do changes designed to solve the problems on a small or experimental scale first. This minimises disruption to routine activity while testing whether the changes will work or not. • Check whether the small scale or experimental changes are achieving the desired result or not. Also, continuously Check nominated key activities (regardless of any experimentation going on) to ensure that you know what the quality of the output is at all times to identify any new problems when they crop up. • Act to implement changes on a larger scale if the experiment is successful. This means making the changes a routine part of your activity. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

18. Il ciclo di Deming, un'altra definizione • PLAN: • Design or revise business process components to improve results • DO: • Implement the plan and measure its performance • CHECK: • Assess the measurements and report the results to decision makers • ACT: • Decide on changes needed to improve the process SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

19. Ancora una prospettiva • PLAN: • Definizione del problema, analisi, progettazione delle azioni correttive • DO: • Applicazione delle azioni correttive • CHECK: • Verifica dei risultati e confronto con gli obiettivi • ACT: • (obiettivo raggiunto) standardizzazione, consolidamento, … • (obiettivo non raggiunto) nuovo ciclo sullo stesso problema SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

20. Il ciclo di Deming, esempi • Cercate in rete SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

21. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

22. Pianificazione, quadro comune • Definizione di obiettivi e priorità • Analisi e valutazione dell'esistente • Proposta a lungo termine • Definizione iniziative a breve-medio termine SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

23. Pianificazione, quattro varianti • Piano strategico o piano operativo? • Approccio tecnologico o basato sui processi? • Continuità o rottura? • Top-down o bottom up? SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

24. Piano strategico o operativo? • Strategico • medio-lungo periodo (tre-cinque anni), con il correlato livello di generalità • Operativo • in genere un anno, con molto maggior dettaglio • Utile mediazione: • piano pluriennale a "scorrimento" SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

25. Tecnologie o processi? • Metodologie “TECNOLOGICHE” • esame fabbisogni informativi e tecnologici • definizione architetture (dati, applicazioni, tecnologie) • progetti ICT • metodi e tecniche “informatici” • BSP, IE-Martin… • Metodologie “PROCESSI” • esame processi • ridefinizione processi (da cui interventi ICT) • definizione interventi integrati • metodi e tecniche diverse (analisi organizzative) • BPR, KSF, SWOT-Porter… SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

26. Continuità o rottura? • Motivazioni per una discontinuità: • Nuova organizzazione (fusione, divisione, nuova istituzione) • Nuovo management (o vertice politico) • Crisi, situazione disastrosa • Inoltre:due ambiti di riferimento • sviluppo:  di nuove applicazioni (per nuovi servizi o per rivisitazione di servizi già offerti) • esercizio: innovazione e aggiornamento nell’installato • gli aspetti strategici, che possono portare a "rottura," appaiono più frequentemente nello sviluppo • l'attenzione l‘esercizio porta a privilegiare la continuità (che comunque presenta aspetti essenziali) SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

27. Top down o bottom up? • bottom-up: si raccolgono le esigenze delle varie componenti, e si dimensionano le iniziative sulla base delle richieste e delle risorse disponibili • top-down: parte dagli obiettivi strategici, individua uno schema generale del sistema informativo/informatico e ne programma la realizzazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

28. Caratteristiche • bottom-up •  conservativo, evoluzionario •  non lascia spazio all’innovazione •  poco rischioso organizzativamente •  punta al miglioramento continuo • top-down •  innovativo, rivoluzionario •  crea discontinuità •  molto rischioso organizzativamente •  punta ai salti di qualità SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

29. Elementi per la pianificazione •  organizzazione, processi e informazioni •  stato dell’automazione •  tecnologia utilizzata ed evoluzione dell’offerta •  risorse finanziarie e umane • Informazioni di interesse • sul sistema informativo: unità organizzative, processi di lavoro, prodotti e servizi forniti, persone • sul sistema informatico: portafoglio applicativo, basi di dati, architetture tecnologiche • sul piano e sui progetti • sui contratti di fornitura • sull’offerta del mercato in termini di prodotti e servizi SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

30. La metodologia di pianificazione proposta dall’AIPA • ai sensi del D. Lgs. 39/93, fino al 2009, il CNIPA (che ha sostituito l'AIPA) ha coordinato i principali interventi di sviluppo e gestione dei sistemi informativi automatizzati (e verificare i risultati raggiunti) • attraverso un piano triennale annualmente riveduto (“a scorrimento”) • definito attraverso un ciclo che prevede linee strategiche, bozze di piano delle amministrazioni, piano triennale nazionale (con i progetti delle amministrazioni e progetti intersettoriali e infrastrutturali) e relazione di consuntivo SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

31. Obiettivi del piano •  integrare e armonizzare gli interventi previsti •  fornire (o meglio, costruire) un quadro organico •  dei progetti e delle attività in corso (e previste) •  dei conseguenti benefici attesi •  dei relativi investimenti previsti •  costituire un punto di riferimento per la verifica dei risultati SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

32. Articolazione del processo di pianificazione e controllo(com’era) • CNIPA definisce le linee strategiche • Amministrazioni stendono Bozze di Piano • CNIPA redige il Piano complessivo • Presidenza del Consiglio approva (input per manovra finanziaria) • Amministrazioni e CNIPA gestiscono parti di competenza • Amministrazioni: contratti, realizzazioni, adeguamento alle variazioni strutturali, relazione consuntiva annuale • CNIPA: pareri, monitoraggio, relazione stato automazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

33. Le cose sono sempre più complesse … • La previsione di spesa per l’ICT contenuta nel Piano triennale è maggiore (circa il 35% in più negli ultimi anni) dalla spesa effettivamente sostenuta dalle amministrazioni (perché "mancano i soldi"), perciò • dal 2003 è stato introdotto un “Piano annuale”, che, a febbraio/marzo del primo anno di ogni nuovo triennio, ripianifica gli interventi dopo la promulgazione della Legge di bilancio e la verifica della effettiva disponibilità di fondi per l’attuazione degli interventi. • La dinamica delle proposte e decisioni è ancora più complessa, vediamo • Indicazioni di strategia e attribuzione di risorse condizionanti la Programmazione delle attività ICT della P.A. centrale SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

34. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

35. Il processo di pianificazione è parte del ciclo di pianificazione e controllo • STUDY, ACT e PLAN Pianificazione • diagnosi, …, redazione piano • DO Attuazione • Studi di fattibilità • Pareri, gare, contratti • Realizzazione • Gestione • STUDY Controllo • Monitoraggio • Verifica progetti • Consuntivazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

36. Pianificazione PLAN • Strategie • Obiettivi e priorità • Individuazione risorse SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

37. Realizzazione DO • Predisposizione piani operativi • Realizzazione progetti • Gestione e completamento dei progetti • Conduzione sistemi SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

38. STUDY Verifica • Monitoraggio e misurazione di qualità • Valutazione dei risultati • Consuntivazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

39. Intervento ACT • Individuazione dei problemi da affrontare SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

40. Pianificazione, soggetti coinvolti • Molteplici e variabili da caso a caso • Un esempio (un grande ministero) per stimolare la discussione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

41. DIPARTIMENTO Servizio Centrale Utenza Struttura CON.S.I.P. Quarto AIPA Informatica Dipartimento Conferenza Permanente RILEVA ESIGENZE DEFINISCE E FORMALIZZA FABBISOGNI ESIGENZE INFORM. ELABORA PROPOSTE E STUDI DI FATTIBILITA’ CONVENGONO PROGRAMMI DI INTERVENTO E PIANI INFORMATICI PIANO TRIENNALE REDIGONO PIANO OPERATIVO COMPLESSIVO VALUTA E APPROVA PIANO OPERATIVO APPROVATO PRESENTANO BOZZA PIANO TRIENNALE REDIGE Soggetti coinvolti, esempio SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

42. Linee strategiche • “indicazioni di fondo dell’Autorità sulle linee di sviluppo dei sistemi informativi della P. A.” • orientamenti principali in termini di obiettivi da perseguire, priorità da assumere, scelte tecnologiche • opportunità, costituite da progetti promossi e coordinati dal CNIPA • forniscono un elemento per una pianificazione "top-down“ SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

43. Linee strategiche http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/Attivit%C3%A0/Pianificazione/Linee_strategiche_del_CNIPA/ • Ogni anno il CNIPA, entro il mese di febbraio, comunica alle amministrazioni le linee strategiche alle quali fare riferimento nella predisposizione del piano triennale. A seguito della nomina (giugno 2001) del Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie, che ha delega di funzioni di "indirizzo, coordinamento ed impulso nella definizione ed attuazione dei programmi di innovazione connessi all'uso delle tecnologie dell'informazione e comunicazione", le linee strategiche emanate dal CNIPA si collocano all'interno del quadro definito dagli atti di indirizzo del Ministro, in particolare quelli orientati alla modernizzazione e digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni. In tale quadro le linee strategiche focalizzano le diverse iniziative del CNIPA a sostegno della digitalizzazione nelle PA centrali, evidenziando le opportunità che ne derivano ed indicando i vari interventi e progetti che le amministrazioni sono chiamate a realizzare. SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

44. Linee strategiche recenti http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/Attivit%C3%A0/Pianificazione/Linee_strategiche_del_CNIPA/ • 2010-2012 • 2009-2011 • 2008-2010 SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

45. Metodologia di pianificazione linee strategiche Elaborazione architettura tecnologica “visione” Attuazione di riferimento di servizio e piani precedenti tecnologica situazione progetti in corso situazione patrimonio informatico obiettivi, esigenze Diagnosi Indicazioni "di servizio" generali dei processi sui servizi erogati Elaborazione piano triennale Piano Diagnosi della triennale risorsa obiettivi, esigenze informative informazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

46. Quadro di riferimento“Visione dell'ente” •  Pubblica Amministrazione visione di servizio: • la misura del successo è nella qualità dei servizi • l’utente vuole avere una visione unica della P. A. • le tecnologie sono a supporto dei servizi (e non elemento a sè stante); però, • attenzione: a supporto non vuol dire marginali • vedi articolo Fuggetta IT matters, a lot (versione locale) sul ruolo dell'IT in grandi organizzazioni • Per una azienda avremmo qui una riflessione sugli obiettivi strategici e sul ruolo dell'IT in essa SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

47. Visione di servizio • strategie sui servizi erogati (nuovi servizi, miglioramenti, nuove modalità) • strategie sulle scelte organizzative (revisione responsabilità e struttura, accentramento/decentramento) • sulla base del quadro legislativo, degli indirizzi di governo, delle scelte del management • la visione di servizio non è di competenza dei responsabili dei SI ma del vertice dell'amministrazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

48. Visione tecnologicaArchitettura di riferimento • infrastrutture tecnologiche: •  architettura di rete •  accentramento/distribuzione dell’architettura •  accentramento/distribuzione dei dati • architettura applicativa: ambienti di sviluppo e di esercizio (sistemi operativi, linguaggi, strumenti, DBMS) • informatizzazione di base: posti di lavoro, automazione attività individuali, interoperabilità • cfr: "ICT Enterprise Architecture" SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

49. Metodologia di pianificazione linee strategiche Elaborazione architettura tecnologica “visione” Attuazione di riferimento di servizio e piani precedenti tecnologica situazione progetti in corso situazione patrimonio informatico obiettivi, esigenze Diagnosi Indicazioni "di servizio" generali dei processi sui servizi erogati Elaborazione piano triennale Piano Diagnosi della triennale risorsa obiettivi, esigenze informative informazione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi

50. Metodologia di pianificazione:Fasi •  diagnosi • dei processi • della risorsa informazione •  elaborazione del piano: • valutazione del patrimonio informatico • valutazione (e ridefinizione) progetti in corso • individuazione nuovi progetti • definizione fabbisogni di gestione e manutenzione SINF -03- Pianificazione di sistemi informativi