Mame DIAGNE Attachée de recherche clinique Solimda SOTOU BERE Attachée de recherche clinique

1. Présentation DU 27 Janvier 2012 Rôle du Technicien d’étude clinique (TEC) au CIC Mame DIAGNE Attachée de recherche clinique Solimda SOTOU BERE Attachée de recherche clinique 1

2. Sommaire 1 – Introduction 2 – Définitions : TEC, CIC 3 – Présentation CIC Necker 4 – Protocole d’étude clinique 5 – Mise en application d’un protocole 2

3. Sommaire 6 – Matériel de l’étude 7 – Types de documents 8 – Traitements des échantillons biologiques 9 – Recueil et envoi des données

4. Sommaire 10 – Résolution des queries 11 – Visite de monitoring 12 – Autres fonctions et limites du TEC 13 – Conclusion

5. 1- Introduction • Réglementation - BPC (bonnes pratiques cliniques) ICH, loi Huriet, directives européennes • Différents acteurs Promoteur - Investigateurs - TEC - IEC - Pharmaciens 5

6. 2- Définitions TEC/CIC • TEC (ou TRC ) : Personne physique chargée d’assister l’investigateur dans l’organisation, la réalisation et le suivi des essais cliniques. 6

7. 2- Définition TEC/CIC • Compétences requises : • Connaitre les BPC et la règlementation en matière de recherche clinique • Maitriser les outils informatiques • Connaître l'anglais technique du domaine

8. 2- Définition TEC/CIC • Compétences requises : • Etre autonome • Prendre des initiatives • Avoir le sens de l’organisation • Avoir le contact facile…

9. 2- Définition TEC/CIC • CIC ( créé le 01/01/2001): Structure mise à disposition des investigateurs pour la réalisation des projets de recherche clinique portant sur des sujets sains ou malades, qu’ils soient à promotion institutionnelle ou industrielle.

10. 3- Présentation CIC Necker • Le CIC de Necker comprend : • Locaux : bureaux, poste de soin, chambres (lits), box de CS, local de stockage des matériels, salle d’archives, salle d’attente/office, local climatisé contenant congélateurs et réfrigérateurs, sanitaires, débarras. 10

11. 3- Présentation CIC Necker • Le CIC de Necker comprend : • Personnel médical/paramédical: • TEC • IEC • Médecins délégués • Investigateurs

12. 4- Protocole d’étude clinique • Protocole Modalités d’application prévues par le promoteur • Brochure investigateur Pré requis, données disponibles sur la molécule à l’étude 12

13. 4- Protocole d’étude clinique • Cahier d’observation = CRF (Case Report Form) Recueil des données

14. 5- Mise en application d’un protocole • 5.1- Phase préparatoire • Prise de connaissance de l’étude • Ebauche de modèle de déroulement • Relever les zones d’ombre à clarifier à la MEP (mise en place)

15. 5- Mise en application d’un protocole • 5.2- MEP de l’étude : • Réception des documents, matériel de l’étude • Finalisation d’un déroulement ( feuille de route ) • Constitution d’un classeur incluant tous les documents utiles à la réalisation des visites

16. 5- Mise en application d’un protocole • 5.2- MEP de l’étude : • Initiation/formation au cahier d’observation • Aide à la pré-sélection des patients • Planification du calendrier des visites

17. 5- Mise en application d’un protocole • 5.3- Avant la visite de sélection • Sortir le déroulement et les documents de l’étude (ex: consentements, questionnaires) • Préparer le kit de prélèvement ( étiquetage, identification patient )

18. 5- Mise en application d’un protocole • 5.3- Avant la visite de sélection • Réservation du coursier pour le transport des échantillons (si nécessaire) • Prise des RDV d’examens complémentaires • Sortir le dossier médical du patient

19. 5- Mise en application d’un protocole • 5.4- A la visite de sélection • Accueil et installation du patient • Vérification des consentements • Récupérer une copie de l’attestation de sécurité sociale

20. 5- Mise en application d’un protocole • 5.4- A la visite de sélection • Assister l’investigateur dans le remplissage des documents • Prise des constantes et bilan sanguin • Traitement et stockage des échantillons

21. 5- Mise en application d’un protocole • 5.4- A la visite de sélection • Saisie et transmission des données • Programmation du prochain RDV

22. 5- Mise en application d’un protocole • 5.5- Visites de suivi • Gérer les stocks (documents, kits…) • Accueillir le patient • Veiller à la réalisation de tous les examens requis par la visite • Planifier les RDV suivants

23. 5- Mise en application d’un protocole Idem à chaque visite Rq: De l’éligibilité du patient à la fin de l’étude, toutes les visites intermédiaires sont des visites de suivi

24. 5- Mise en application d’un protocole • 5.6- Visite de clôture • Classement et archivage de tous les documents de l’étude (min 15 ans) • Inventaire et destruction des documents/kits non utilisés après accord du promoteur

25. 6- Matériel de l’étude • Kits (péremption) • Tubes de prélèvement • Unités de prélèvement • Tests de grossesse, bandelettes • Aliquots ( plastifiés ) + pipettes

26. 6- Matériel de l’étude • Kits • Requisition form • Bordereaux d’envoi/commercial invoice • Boites d’emballage

27. 6- Matériel de l’étude • Ordinateur spécifique • CRF (Cahier d’observation) • Appareils de mesures spécifiques ( ECG, EFR, VS, appareil photo, … ) • Imprimante • Etc….

28. 7- Type de documents • 7.1- Documents fournis • Questionnaires (qualité de vie, évaluation de la douleur , etc.…) • Classeur labo • Bon de transport (pour livraison et ramassage)

29. 7- Type de documents • 7.1-Documents fournis • Fiche de remboursement des frais • Formulaire de commande de matériel/kits supplémentaires • Etiquettes

30. 7- Type de documents • 7.2-Documents créés • Annuaire téléphonique • Déroulement (flow chart, protocole, CRF, classeur labo, présentation MEP) ex … • Ordonnances traitement

31. 7- Type de documents • 7.2- Documents créés • Calendrier des rendez-vous patient • Fiche d’inventaire du matériel et kits disponibles (réapprovisionnement) • Fiche d’inventaire du matériel et kits détruits lors de la clôture de l’étude

32. 7- Type de documents • 7.2- Documents créés • Fiche d’inventaire des appareils rendus • Registre des prélèvements stockés

33. 7- Type de documents • Les documents fournis et créés génèrent des documents sources indispensables à la saisie et à la validation des données

34. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.1- Préparation des kits de prélèvement : Etiquetage et/ou identification des tubes et des aliquots ( N°patient, N°centre, N°visite, date du prélèvement, initiales patient… )

35. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.2- Réception des prélèvements Disposer les tubes verticalement sur un portoir Rq : Certains prélèvements ont un conditionnement spécifique : ambiant, réfrigéré, congelé.

36. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.3- Centrifugation des tubes de sang : • Equilibrer les tubes en fonction de leur taille et du niveau du contenant ( ex : tube contenant du gel, équilibrer avec un tube de même composition et compléter avec de l’eau)

37. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.3- Centrifugation des tubes de sang : • Allumer la centrifugeuse • Disposer les tubes symétriquement puis refermer. • Choisir/saisir le programme adéquat ( le programme peut varier en fonction des laboratoires )

38. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.3- Centrifugation des tubes de sang : • Mettre en marche • A l’arrêt de la centrifugeuse • Retirer les tubes sans les agiter ( sérum/plasma séparé des globules ) puis les mettre sur portoir.

39. 8- Traitement des échantillons biologiques • A l’arrêt de la centrifugeuse • Prélever sérum/plasma et mettre dans les aliquots (aliquotage) Rq: le sérum est obtenu à partir d’un tube sec et le plasma à partir d’un tube contenant un anticoagulant (après centrifugation)

40. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.3- Centrifugation des tubes de sang : • Jeter les tubes et pipettes souillés dans la boite jaune dédiée

41. 8- Traitement des échantillons biologiques Rq: Tout matériel ayant été en contact avec un produit biologique d’origine humaine est considéré à priori comme contaminant et doit être jeté dans un contenant jaune spécifique

42. 8- Traitement des échantillons biologiques Attention : tous les prélèvements ne sont pas à centrifuger. Ex : Tube EDTA pour Numération Formule Sanguine (NFS) 42

43. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.4- Conditionnement des tubes/aliquots • Ambiant : laisser sur la paillasse jusqu’à l’envoi (jour même) • Réfrigéré : laisser au réfrigérateur (+4°/8°C) jusqu’à l’envoi (jour même ou lendemain)

44. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.4- Conditionnement des tubes/aliquots • Congelé : mettre les aliquots dans le congélateur (-20°/-80°C), dans un contenant identifié, et les ressortir au moment de l’envoi (jour même ou date ultérieure) NB : Ne jamais congeler un tube en verre

45. 8- Traitement des échantillons biologiques • 8.5- Conservation/Stockage des échantillons • Certains échantillons sont stockés à -20 ou -80°C jusqu’à ce qu’un enlèvement soit programmé ( Ex : PK ) • Il est prudent de réaliser 2 aliquots par échantillon et de prévoir des envois séparés 45

46. 9- Recueil et envoi des données • 9.1- CRF électronique • Connexion à la base de donnée du promoteur par code d’accès spécifique/personnel • Saisie des données à partir des documents sources • Transfert des données instantané (CRF en ligne) ou via modem (ordi spécifique) 46

47. 9- Recueil et envoi des données • 9.2- CRF papier • Remplissage au stylo à bille noir à partir des documents sources Rq : Certaines données ne sont pas saisies, elles sont photocopiées/ anonymisées (Ex: résultats analyses) et envoyées directement au data manager (fax, courrier)

48. 9- Recueil et envoi des données • 9.2- CRF papier • Ne jamais utiliser de correcteur blanc. Barrer et réécrire à côté • Toute correction doit être datée/signée

49. 10- Résolution des queries • Queries : • Demandes de correction/clarification pour des données manquantes (DM), incohérentes ou incompréhensibles • Elles peuvent être générées manuellement (ARC) ou automatiquement (data manager)

50. 10- Résolution des queries • Résolution : • Peut nécessiter de retourner au dossier clinique et documents source • Exemple de corrections : • Fautes de frappe • Erreurs de transcription • Oublis (parfois non rattrapables)…