Kontaktmannaskap i Bollnäs kommun Kompetensstegen

1. Kontaktmannaskap i Bollnäs kommun Kompetensstegen Dalarnas forskningsråd Johan Kostela

2. Om projekt • Grunda insatser utifrån upplevda behov • Tydliga mål • SMART • Specifika • Mätbara • Attraktiva (igentligen Attainable:nåbara) • Realistiska • Tidsbegränsade

3. Förankring • Av målen i verksamheten, på alla nivåer • Projektets del i hela verksamheten, hur ska man föra in resultatet i det dagliga arbetet. • Legitimitet för de som ska driva projektet • Är det någon extern/intern som ska driva projektet? • Vilket handlingsutrymme har projektledare? • Planering • Innehåll • Tydlig ansvarsfördelning • Vem ska göra vad och när • Uppföljning-återkoppling

4. Projektet i Bollnäs • Innan utbildning: fokusgrupper, referensgrupper, intervjuer, omvärldsanalys • Planering av utbildning • Genomförande • Uppsamling med hjälp av enhetschefer, MAS, projektledare, utvärderare, verksamhetsledning • Nya rutiner började gälla 1:a januari 2009

5. Syfte och förväntade effekter • Syftet med utvecklingsprojektet var: Syftet med projektet är att stärka den professionella yrkesidentiteten för att uppnå socialnämndens mål; ”kunden i centrum”. Mål med projektet • Mål 1: Personal ska god kännedom om professionen kontaktmannaskap. • Mål 2: Personal skall ha goda kunskaper i social dokumentation. • Mål 3: Personal skall ha kunskaper om organisation och ansvarsfördelning. • Mål 4: Personal skall ha ett gemensamt synsätt för professionell kommunikation i kontaktmannaskapet, vilket kommer att stärka yrkesrollen.

6. Kontaktman: rutin, ansvar • Kontaktmannaskapet inom äldreomsorgen i Bollnäs kommun innebär att alla kunder erbjuds en kontaktman för att skapa kontinuitet och trygghet samt för att skapa kontakter med anhöriga. Huvudprocessen är att planera och dokumentera biståndsinsatserna enligt Socialtjänstlagen, SoL. • Kontaktman har huvudansvaret gällande kontakter med kund och anhöriga samt ansvaret för att de får nödvändig information inom 2 veckor. Hur kontakterna ska fortlöpa är upp till kund och anhöriga/närstående. • Kontaktman har ansvaret att planera med olika yrkesgrupper och delta vid bland annat uppföljningar med biståndshandläggare och hälso- och sjukvårdspersonal. • Kontaktman skall tillsammans med berörda professioner upprätta och samla dem inför den individuella planeringen med kund inom 2 veckor.

7. Områdeschefen har det huvudansvaret och kontaktman har det övergripande ansvaret för att gällande genomförandeplan för kunden är aktuell samt att uppföljning sker vid behov och vid 1ggr/år. • Kontaktman ansvara för att omgående anmäla ändrade behov till biståndshandläggaren om behovet av utökade hemtjänstinsatser är regelbundna. • Kontaktman ansvarar för kontakter med biståndshandläggare, sjuksköterskor, arbetsterapeut, sjukgymnast. • Kontaktman ansvarar för överrapportering till övriga medarbetare, Områdeschefen har ansvaret för att introducera nya medarbetare. • Kontaktman har övergripande dokumentationsansvar. Övriga medarbetare ansvarar för löpande arbetsanteckningar.

8. Utbildning Etapp 1: • Föreläsningar och diskussionsforum för att öka kunskaperna om organisationen, ansvarsfördelning och vem som har beslutsrätt i vissa frågor. Etapp 2: • Etappen tog upp professionen kontaktmannaskap. Uppgifter och ansvar för en kontaktman. Kunskaper om uppförande av genomförandeplaner för varje kund. Hur ska kunden informeras om sina insatser? Anhörigstöd samt godmanskap togs också upp. Etapp 3: • Handledarutbildning inom socialdokumentation. För varje område fick några i varje personalgrupp gå en utbildning för att bli dokumentationsombud, för att de skulle bli så kallade korridorstödjare för resten av personalen. Etapp 4: • Sammanfattning. Professionell kommunikation inom äldreomsorgen. Inom verksamheten och till andra berörda professioner samt mot kund och anhöriga.

9. Startläge Enhetschefer Kontroll och styrning • De efterfrågade tydligare direktiv som finns om hur kontaktmannaskapet ska fungera. • Det saknades en kontinuerlig uppföljning av arbetet som kontaktman från enhetscheferna mot personalen. Upplevda fördelar med kontaktmannaskap Alla områdeschefer tycker rollen som kontaktman är viktig. Den skapar en trygghet för kunden samt för de anhöriga. Det enda problemet som kan uppstå är om någon kommer sin kund för nära och kontaktmannen tar på sig för stort ansvar.

10. Förväntningar • Förväntningar på projektet var stora. Det skulle tydliggöra vad ett kontaktmannaskapet innebär och vilka arbetsuppgifter som följer med rollen. Det viktigaste är att ansvarsbiten skulle tydliggöras, så att rätt person gör rätt saker. • Det fanns en vilja att jämna ut skillnaderna inom kommunen.

11. Biståndshandläggarna • Tycker att kontaktmannaskapet inte fungerar lika bra i alla områden. • Tycker att kontaktmannen alltför ofta ”företräder” kunden. Osäkerhet över vilken roll de ska ha. • Kommunikationen mellan grupperna och biståndshandläggarna behöver blir bättre; t.ex. vid och inför möten samt dokumentation. • Finns tid att tjäna om rapportering om kundens ”förmåga” ändras, sker i tid.

12. Utvärdering • Tre enkätundersökningar genomfördes. Före, under och efter • Intervjuer med enhetschefer, verksamhetsledning • Gruppmöte med alla enhetschefer • Kontinuerlig kontakt med projektledare

13. Utbyte

14. Påverkan av utbildningen på individnivå • Drygt hälften tycker inte att utbildningen har påverkat dem som individer. • En av sex tycker att utbildningen har stärkt deras motivation och en av sex tycker att de har fått positivare inställning till sitt arbete. Ungefär lika många tycker att de har fått bättre självförtroende. • De som arbetar på ett särskilt boende upplever att utbildningen har påverkat dem mer positivt jämfört med de som arbetar med ordinärt boende. • Andelen är högre för de som arbetar på ett särskilt boende som upplever en positivare inställning till sitt arbete samt känner en högre motivation.

15. Uppföljning av utbildningen • Ca hälften av personalen svarar att det skett någon slags uppföljning under utbildningen, antingen genom att det har tagit upp på arbetsplatsträffar eller att det har diskuterats inom personalgruppen. • De två nämnda formerna är också något som de som svarar efterfrågar för en fortsatt uppföljning, en dryg tredjedel efterfrågar också en samlad skriftlig sammanställning.

16. Ansvar: tydlighet • I slutet av utbildningen tycker ca 55 procent att ansvaret gentemot kunden har blivit tydligare med utbildningen. • Nästan nio av tio vet vilket ansvar som förväntas av dem i det dagliga arbetet (alltid eller för det mesta) som kontaktman, de övriga har svarat ”ibland”.

17. Kunskap om vad det innebär att vara kontaktman

20. Riktlinjer bra?

22. Förbättra professionella yrkesidentiteten • Ett syfte med projektet är att stärka den professionella yrkesrollen för att uppnå den socialnämnden mål: ”Kunden i centrum”. En direkt fråga ställdes till personalen om vad de tror skulle förstärka yrkesidentiteten förutom att höja lönen. • Bättre arbetstider. • Det behövs mer personal, och att alla ska ha en utbildning. • Utbildning/fortbildning är också något som många anser vara viktigt för yrkesidentiteten.

23. Enhetschefer • De enhetschefer vi varit kontakt med tycker att det fungerar bra med kontaktmannaskapet. Har det inte funkat så bra tidigare så funkar det bra nu, var det bra innan har det blivit lite bättre nu. • Alla enhetschefer har under projektet pratat om kontaktmannaskapet på arbetsplatsträffar. • Chefernas bild är att för det mesta fungerar det bra med kontakten mellan kontaktman och kund/anhöriga. När det uppstår problem kan det vara läge att byta ut en viss kontaktman, men det förekommer sällan.

24. Ett annat område som behöver behandlas är planeringen av biståndshandläggarnas uppföljningar med kund. Ibland kan det bli lite kort om tid att planera så att kontaktmannen inte hinner vara med. • Generellt tycker de att det är krävande när det är så många utbildningar som pågår antingen parallellt eller direkt efter varandra.

25. Åtgärdsförslag: kontaktmannaskap Samla utbildningsmaterialet • All material från utbildningen samt alla riktlinjer bör sammanställas i en mapp eller som en handbok så att personalen och chefer har något att gå tillbaka till. Kanske behövs en variant för ordinärt boende och en för särskilt boende. Ständig återkomma till uppdraget som kontaktman • Att ständigt återkomma och påminna om vad ett kontaktmannaskap är nödvändigt för att förändringen ska bli långsiktigt hållbar. Detta bör ske både ute på områdena på arbetsplatsträffar (uppfräschning) och vid medarbetarsamtal (återkoppling). Men det måste också tas upp högre upp i verksamheten, resultat bör efterfrågas av verksamhetsledningen samt komma upp på chefträffar.

26. Utbilda ny personal • När någon som är nyanställs måste den också få ta del av utbildningsmaterialet, eventuellt samla alla nya för att informera dem i grupp. Ännu tydligare riktlinjer? • Det måste alltid finnas en balans i detaljrikedomen för riktlinjer. För många riktlinjer gör att det blir svårt att lösa praktiska problem i en komplex värld. Dessutom kan för många riktlinjer leda till att ansvarskänslan minskar. För få riktlinjer kan dock leda till osäkerhet om vad som gäller. Här är det viktigt att hitta en balans som fungerar i hela verksamheten.

27. Åtgärdsförslag: allmänt Samordning av de projekt som utförs i kommunen • När det är många projekt på gång samtidigt blir det viktigt att de samordnas, både när gäller tidsplanering men också när det gäller innehåll. Viktigt att personalen vet varför de skickas på utbildning. Målen • Göra dem ännu tydligare Projektledare • Arbeta mer med skapa optimala förutsättningar för projektledare: ansvarsroll, handlingsutrymme

28. Slutsats • För de flesta målen, och huvudsyftet kan en klar förbättring ses. • Dokumentation är område som det behöver arbetas mer med. • Fortsätta att förankra resultatet i verksamheten.