Werkgroep personeel / HNW-kantooromgeving dinsdag 11 maart 2014 VAC Hasselt + verslag werkgroep

1. Werkgroep personeel /HNW-kantooromgeving dinsdag 11 maart 2014VAC Hasselt + verslag werkgroep Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit Tweedelijnsondersteuning: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

2. Programma • Kennismaking + bekommernissen HNW-kantooromgeving in VAC Hasselt. • Toelichting HNW / PTOW (plaats- en tijdsonafhankelijk werken) en werken in een HNW-kantooromgeving • Trajectplan opstellen: hoe ? • Concrete vragen en actiepunten: Ondersteuning gewenst ? • Vervolgtraject

3. Kennismaking + bekommernissen HNW-kantooromgeving in VAC Hasselt ?

4. P&O-bekommernissen Bekommernissen: • Hoe alle mensen nog samenkrijgen? • Hoe teamgevoel handhaven? • Hoe overleg organiseren als er niet genoeg werkplekken zijn ? • Ontvangst bezoekers • Hoe gaan we zien of het werk gedaan is en wanneer ? • Verschil tussen buitendiensten en hoofdbestuur • Clean desk: waarom toepassen ? • Mogelijkheid om te telewerken • Waar telefoneren zonder elkaar te storen en toch klantgericht te werken ? Toch ook positieve punten • Uitdaging • Iedereen wil wel dat HNW werkt • Suggestie: HNW wordt ervaren als een besparingsmaatregel – herformuleren zodat ook de positieve kanten worden toegelicht

5. Andere bekommernissen Facilities - Archief • Iedereen zit krapper • Tijdelijke verhuis • Parkeermogelijkheid (slechte verbindingen vanuit het noorden van Limburg) • Clean desk • Werken met grote plannen • Te weinig archief • Plannen in ingekrimpt archief • Opruimen archief • Waarom intern verhuizen? • Geen ruimte voor persoonlijke accenten • Hoe de werkomgeving personaliseren Suggesties • Gemeenschappelijke scanfunctie voor het gehele gebouw

6. Toelichting: Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse Overheid

7. Vroeger: Anders Werken Anders Werken (kantooromgeving en telewerk): B BB Bricks Bytes Brains / Behavior

8. Nu: Het Nieuwe werken (HNW) Het Nieuwe Werken (HNW): ‘hr-definitie’ - stelt de geresponsabiliseerde werknemer centraal. = Brains / Behaviour De nieuwe werknemer: -werkt (tijd- en plaats)onafhankelijk (PTOW) = Bricks -maakt gebruik van de nieuwste ICT-technologieën = Bytes -bepaalt zelf hoe hij/zij werkt = Brains / Behaviour -wordt resultaatgericht en coachend aangestuurd. = Brains / Behaviour

9. Het Nieuwe werken (HNW) Voorwaarde: evolutie van : C C C Command Communication Control naar V V V Vakmanschap Verbinding Vertrouwen Vrijheid Verantwoordelijkheid

13. Meer info ? http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken *Voorbereiding portfolio HNW: 2013 … *Basisdocumenten Vlaamse overheid: • Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid (2013): 12,5 m² per gecorrigeerde VTE. • Rondzendbrief structureel telewerken 2006 • Ontwerp-omzendbrief PTOW 2014 (plaats- en tijdonafhankelijk werken) bespreking op sectorcomité XVIII maart 2014 en 28 april 2014.

14. Principes HNW kantooromgeving

15. TO DO: Trajectplan opstellen (1) Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving. Aanpak: - Instrumentendoos Anders Werken doornemen. http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 • Train de trainer HNW volgen: In te plannen op vraag.

16. Trajectplan opstellen (2) • Aanpak: Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven. Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days. • Voorbeelden:http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 VAC Antwerpen, Brugge, Gent … • Instrument:

17. Trajectplan: voorbeeld (3) • Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel door provinciaal afdelingshoofd • Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis:– coördinator • Tweede algemene info met pptaan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen) • Opkuis papieren + digitaal archiveren per cel: grote vakantie - coördinatie leidinggevenden cellen • Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat • Bezoek verdieping Vac: najaar – afspraak: geen gezamenlijk – coördinatie leidinggevenden cellen • Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator • Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden: door coördinator • Afspraken maken met leidinggevenden adhv werkplekspel: begeleiding door coördinator • Afspraken rond concrete verhuis: begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen • Info voor alle medewerkers rond afspraken in vac • Infomoment door vac georganiseerd bij verhuis?

18. Leidinggevenden ondersteunen Aanpak: • Cruciaal: Leidinggevenden bewust maken van eigen rol: voorbeeldfunctie / begeleiden medewerkers. • Via aparte workshops voor leidinggevenden • Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag). Instrumenten: • Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar. • Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is mogelijk. Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 De rol van de leidinggevenden.

19. Principes HNW kantooromgeving toelichten (1) Aanpak: • Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen: werkgroep, medewerkers en leidinggevenden. • via het Werkplekspel. • Toelichting op stuurgroep VAC Hasselt ? • via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen. http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111 • via bezoeken aan VAC Hasselt (nieuwe bewoners). - …

20. Instrument: principes HNW (2)

21. Werkplekspel spelen (1) Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties. • Format: - vooraf: vragen selecteren • Introductie principes HNW • Werkplekspel spelen • Nabespreking • Opvolging in eigen teams Instrument: • Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO. • Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Voorbeelden: • Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491

22. Werkplekspel spelen spelregels (2) • 4 tot 6 personen per speelbord • Spelers verplaatsen zich over fictieve werkvloer en komen in verschillende situaties (kaartjes) • 3 typen: • werkplekken • overlegplekken • faciliteiten • 3 thema’s: • kennis en weten • normen en waarden • houding en gedrag • Eerst individuele oplossing, dan een groepsoplossing -> Maximaal 5 minuten per kaart, zandloper loopt 3 minuten

23. Werkplekspel spelen: spelregels (3) • Spelers gooien om de beurt met de dobbelsteen: • Als je aan de beurt bent, pak je een kaart en leest die duidelijk, 2x voor; daarbij geef je ook het nummer aan • Als het jouw beurt is, ben jij ook verantwoordelijk voor het gesprek en de tijdbewaking • Als je op een ‘vraagteken’ staat, mag je op een eerdere uitkomst terugkomen. Vaak willen mensen terugkomen op een situatie waar in eerste instantie geen consensus bereikt is. • NIET VERGETEN: verslaggever per groepje !!!

24. Afsprakenkader maken • Aanpak: • Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader • Met input van leidinggevenden/medewerkers • Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie. • Instrument: • Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113 Afsprakenkader AgO op website VAC. • Werkplekspel als hulpmiddel.

25. Afsprakenkader principes AWAlle principes samen toepassen !!! • Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden • + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. • + Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen PowerpointClean desk voor dummies beschikbaar. • + Groepsklassementen • Papier = geen individuele klassementen • Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers • = digitaliseren • + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken • + Opmaak afsprakenkader Anders Werken • + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

26. Aanvullend: PTOW / TW: Principes Evolutie: Omzendbrief Telewerken in herwerking: evolutie naar Het Nieuwe Werken (HNW): plaats- en tijdonafhankelijk werken (PTOW). In voorbereiding. Visie: elke entiteit is verplicht om telewerken aan te bieden aan iedereen die hiervoor in aanmerking komt, mits het maken van afspraken op maat van de entiteit. Agendering op sectorcomité XVIII in voorbereiding. Ten vroegste maart2014. Aanpak: • Specifiek voor de (buiten)dienst of aansluitend bij algemeen beleid TW van de organisatie. • Accent: Introductie Telewerken of Beter Telewerken. • Timing: indien nieuw: bij voorkeur niet samenvallend met verhuis. Instrument: • Formats workshops voor P&O, voor leidinggevenden (al dan niet samen met medewerkers): zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/008.aspx?mId=1498 • Algemene ondersteuning door AgO is mogelijk.

27. Aanvullend: PTOW / TW: Afsprakenkader Aanpak: • Indien van toepassing (zie principes TW) • Cruciaal: afsprakenkader TW • Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders hoofdbestuur entiteit. • Mee op te nemen in workshop TW. Instrument: • Voorbeelden afsprakenkaders TW beschikbaar. http://www.agoweb.be/anderswerken/019.aspx?mId=6123

28. Concrete vragen en actiepunten Ondersteuning gewenst ? train de trainer het nieuwe werken ? ondersteuning bij opmaak trajectplan ? ondersteuning leidinggevenden ? begeleiding trajecten IAO = innovatieve arbeidsorganisatie ? …

29. Vervolgtraject:Werkgroep personeel / HNW / AW: • Algemeen: voorjaar 2014: • werkgroep personeel / HNW /AW: Frequentie zeker 1x per maand. Niet in april wegens paasvakantie. volgende overlegdata: nog te bepalen. Mei: 5 mei namiddag, of 6 mei, hele dag. Via doodle. • rapportering in stuurgroep VAC Hasselt: maandelijks: 28 maart; en volgende. Voorbereiding: tegen volgende keer • Elke entiteit stelt trajectplan op. Specifieke vragen: • Hoe de werkomgeving persoonlijker maken ? Suggesties. • Hoe de sfeer verbeteren ? Suggesties. • Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Elke entiteit geeft eventuele individuele behoeften door per mail.