Záznamy dodavatelů v modulu Akvizice

1. Záznamy dodavatelův modulu Akvizice

2. Dodavatelé • Před iniciováním objednávky se nejprve ujistěte, zda seznam dodavatelů zahrnuje dodavatele, od kterého chcete objednávat. • Dodavatele naleznete v modulu Akvizice, karta Správa uzel Dodavatelé, seznam dodavatelů se zobrazí v horním panelu vpravo. • Záznamy dodavatelů jsou strukturovány ve dvou úrovních: • 1. úroveň - obecný záznam dodavatele v bázi KNA50 • 2. úroveň - záznamy dodavatelů jednotlivých ústavů • Správcem obecných záznamů je KNAV. • Postup: • 1.KNAV vytvoří obecný záznam v bázi KNA50 • 2.Ústav si k němu vytvoří záznam pro svou dílčí knihovnu, popř. na vyžádání to provede KNAV • 3.Ústav si ve svém záznamu dodavatele může zadat některé vlastní údaje • Ústavy nemají právo si dodavatele navzájem mazat, upravovat a přidávat dodavatele jiného ústavu do své objednávky.

3. Dodavatelé Modul Akvizice - Uzel Správa - Dodavatelé Vyhledávání Seznam dodavatelů Dvě úrovně záznamu dodavatele (zde AMARO): 1. Úroveň: KNA50 2. Úroveň: záznamy dodavatelů pro KNAV a UPT Údaje o dodavateli

4. Dodavatelé - vyhledávání Pro urychlení vyhledání určitého dodavatele můžete použít filtry pro vyhledávání: • Filtr – záznam dodavatele lze vyhledávat podle: • Jména • Kódu • Přesného kódu • Klíčového slova – vyhledává v polích - doplňkový kód , jméno • dodavatele, kontaktní osoba, země , druh dokumentu, adresy dodavatele Při vyhledávání v seznamu dodavatelů podle jména nebo kódu můžete použít filtry dílčí knihovna a měna. Status dodavatele - lze podle něho vyhledávat. Vybírá se z 1. karty záznamu dodavatele Statusy: všechno, neaktivní, aktivní, domácí dodavatel, zahraniční dodavatel. Po kliknutí na tlačítko Pokračovat systém vyhledá požadovaného dodavatele. Tlačítko Vyprázdnit vymaže kritéria vyhledávání.

5. Dodavatelé - Adresa Tento formulář se používá pro evidování adres dodavatele, které se mohou použít pro objednávání, urgence, platby, vracení dokumentů. Údaje v adrese může měnit pouze KNAV. Před použitím dodavatele v objednávkách a urgencích doporučujeme zkontrolovat, zda uvedené kontakty souhlasí s vašimi údaji. Pokud ne, musí KNAV vytvořit jiný záznam dodavatele s vašimi kontakty. Zejména se to týká e-mailové adresy, na kterou odchází objednávky i urgenční dopisy. Když kliknete na ikonu s obálkou, zobrazí se formulář, který umožní zaslat dodavateli e-mailovou zprávu.

6. Dodavatelé vytvoření záznamu 2. úrovně pro ústavy Ústavy si mohou přidat pouze záznamy dodavatelů, které jsou v seznamu. Pokud dodavatel v seznamu chybí, je potřeba kontaktovat správce a požádat o doplnění hlavního záznamu dodavatele. Pokud je záznam přidán, může si ústav vytvořit vlastní záznam dodavatele. Označíte dodavatele, kterého chcete přidat. Kliknete na Přidat.

7. Dodavatelé – vytvoření záznamu 2. úrovně pro ústavy Po každé změně je nutno kliknout na tlačítko Aktualizovat. Po kliknutí na Přidat, vyskočí okno, kde vyberete vaši dílčí knihovnu. Po vybrání dílčí knihovny se objeví karty dodavatele. V kartě 1. Údaje o dodavateli se vše kromě poznámky doplňuje automaticky z hlavního záznamu dodavatele.

8. Dodavatelé – 1. karta Údaje o dodavateli Do 1. karty záznamu dodavatele se přenesou údaje z hlavního záznamu dodavatele KNA50. Doplňkový kód - zadejte zde doplňkový kód dodavatele, jestliže jej používáte. (nepovinné) Status dodavatele -můžete zadat dvouznakový kód definovaný vaší knihovnou, pokud chcete dodavatele rozlišit. Dodavatel se statusem NA (neaktivní) nemůže být použit pro objednávku. (nepovinné) Jazyk dodavatele - jazyk formulářů (objednacích lístků, urgencí), které budou zaslány dodavateli. (povinné) Země-tento údaj slouží pouze pro informaci. (nepovinné) Druh dokumentu -používá se k charakteristice dokumentů, které od daného dodavatele obvykle objednáváte. Můžete zadat až 20 znaků. (nepovinné) Poznámka - můžete zadat poznámku o délce až 200 znaků.

9. Dodavatelé – 2. karta Údaje o dodavateli Ve 2. kartě je možné doplnit: • Č. účtu – čísla vašeho účtu pro monografie a pro seriály, které je registrováno dodavatelem (nepovinné) • Č. účtu dodavatele - bankovní účet dodavatele - Zadání názvu banky a čísla účtu, který používá dodavatel, může být užitečné (nepovinné) • Slevy/přirážky - o co se sníží/zvýší cena v objednávce, doplní se znaménko +/- a částku (nepovinné) • Typ odeslání objednávky (povinné) – doplní se z hlavního záznamu, je možné změnit jak v kartě dodavatele, tak i později v samotné objednávce: LI - objednávky se posílají jako seznam LE- objednávky se posílají jednotlivě • Formát dopisu a seznamu - způsob odeslání dopisu a seznamu - standardně 00 • Způsob odeslání dopisu a seznamu - E-mail neboTisk – lze později změnit přímo v objednávce

10. Dodavatelé – 3. karta Údaje o dodavateli Kontakt 1-5 - můžete vyplnit až 5 kontaktních osob dodavatele. Když přiřazujete dodavatele objednávce, pak bude jako implicitní v poli Kontaktní osoba dodavatele ve formuláři akvizičních objednávek použito první jméno. Můžete si také vybrat kontaktní osobu z roletového menu, v němž je uvedeno všech pět jmen kontaktních osob, která byla zadána v záznamu dodavatele. Kontaktní osoba se zobrazuje v dopise objednávky. (nepovinné) Typ dodání 1-5 a Zpoždění dodání 1-5 - pro každý typ dodání (1-5) zadejte také zpoždění dodání (1-5). Když budete stanovovat zpoždění dodání, měli byste vzít v úvahu dobu, která obvykle uplyne mezi odesláním objednávky tomuto dodavateli a jejím dodáním daným způsobem. Údaje v těchto polích jsou systémem použity k výpočtu očekávaného data dodání objednávky. Pole Dodání 1-3 jsou používána pro monografické akviziční záznamy pole Dodání 4-5 jsou používána pro záznamy seriálů. Při přidávání nebo aktualizaci záznamu dodavatele je nutné zvolit Dodání 1 (pro monografie) nebo Dodání 4 (pro seriály). Příloha e-mailu -pole definuje podobu e-mailové zprávy, kterou bude dostávat dodavatel. Na výběr je možnost dostávat text pouze v příloze nebo v těle zprávy nebo na obou místech. Implicitní možnost je dostávat jak texty v těle zprávy, tak i v její příloze.

11. Dodavatelé – konečná objednávka Takto vypadají údaje dodavatele v dopise objednávky. Adresa ústavu/knihovny, která odesílá objednávku. Nastavuje KNAV. Adresa dodavatele se vloží z formuláře Adresa v uzlu Dodavatelé. Kontaktní osoba, kterou jste zadali do záznamu dodavatele a poté ji vybrali v objednávce. E-mailová objednávka se pošle na e-mail, který je uveden v Adrese dodavatele.