Studiu de caz

1. Studiu de caz Un client solicita o oferta de pret

2. Mod clasic de lucru • Secretara primeste solicitarea cererii de oferta prin fax • Inregistreaza solicitarea in registru de corespondenta • Face o copie xerox si o trimite la departamentul marketing • Departamentul marketing primeste solicitarea si face patru copii xerox si le trimite dupa cum urmeaza: • O copie la serviciul tehnic pt. a vedea daca se poate realiza produsul cerut si termenul de realizare • O copie la compartimenul preturi pentru a solicita pretul de vanzare • O copie la compartimentul financiar pentru a vedea daca clientul are bonitate • O copie la aprovizionare pentru a vedea daca se poate face aprovizionarea cu materialele necesare • Dupa ce toate informatiile s-au intors la departamentul de marketing acesta intocmeste oferta in doua exemplare, un exemplar se arhiveaza si un exemplar se trimite la secretariat • La secretariat se inregistreaza oferta si este expediata solicitantului

3. Modul de lucru cu MDS • Secretara primeste solicitarea cererii de oferta prin fax • Introduce solicitarea in sistem pentru departamentul marketing, sistemul aloca numarul de inregistrare si arhiveaza documentul fizic • Departamentul marketing primeste instantaneu prin sistem solicitarea si introduce patru sarcini cu referinta la document dupa cum urmeaza: • De la serviciul tehnic se solicita daca se poate realiza produsul cerut si termenul de realizare • De la compartimenul preturi se solicita solicita pretul de vanzare • De la compartimentul financiar se solicita referinte despre bonitatea clientului • De la aprovizionare se solicita punctul de vedere pentru aprovizionarea cu materialele necesare • Dupa ce sarcinile au fost rezolvate in sistem de compartimentele responsabile, departamentul marketing intocmeste oferta in format electronic o ataseaza cererii de oferta si o salveazapentru secretariat • La secretariat se listeaza oferta trimisa se expediaza solicitantului si se rezolva documentul

4. Dezavantaje mod clasic: • Numar mare de copii ale documentului • Documentul se distribuie lent catre factorii implicati in solutionarea documentului • In cazul in care cineva intarzie raspunsul nu se cunoaste cine sau ce anume este responsabil de aceasta intarziere(se motiveaza ca nu s-a primit documentul ca s-a pierdut … etc.) • Nu se poate sti cu usurinta daca rapunsul a fost trimis clientului si astfel cererea sa a fost solutionata • Este greu de stabilit daca clientului i s-au mai trimis oferte pe aceeasi tema.

5. Avantajele MDS: • Nu este necesara copierea documentului • Documentul se transmite instanataneu catre factorii implicati in solutionarea lui • In cazul in care cineva intarzie raspunsul se cunoaste cine este responsabil de aceasta intarziere • Se poate sti cu usurinta daca rapunsul a fost trimis clientului • Este usor de stabilit daca clientului i s-au mai trimis oferte pe aceeasi tema.

6. Cererea ajunge la secretariat

7. La marketing dupa salavare :

8. Marketingul traseaza sarcinile

9. Exemplu rezolvare sarcina

10. Sarcinile au fost solutionate

11. Departamentul marketing

12. Oferta ajunge la secretariat

13. Se confirma solutionarea !

14. Oare ce ne rezerva viitorul in privinta documentelor ?