Verlorenes Geld kann man ersetzen.

1. Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist für immer verloren.

2. Mit mehr Aufwand an Planung spart man Zeit bei der Durchführung. Es kann ein Optimum erreicht werden. Dann wird weitere Planung ineffektiv und kostet nur noch Zeit.

3. Die Dokumentation der eigenen Zeitverwaltung und -verwendung ist eine Vorbedingung für (klassisches) Zeitmanagement. • Überblick über Verbrauch erhalten • Erfahrungswerte für Schätzungen • Ansatzpunkte für Verbesserungen • Zeitdiebe fassen und eliminieren

4. Man listet alle Tätigkeiten eines Tages auf und analysiert alle einzelnen Posten nach vier Kriterien • Musste ich das tun, war‘s notwendig? Antwort immer nur mit ja oder nein • War der Zeitaufwand gerechtfertigt? • War die Ausführung zweckmäßig? • War der Zeitpunkt sinnvoll gewählt?

5. Zeitdiebe machen effektives Arbeiten teilweise unmöglich: schlechte Tagesplanung Besucher/innen Papierkram & Lesen unklare Zielsetzung Telefon nicht nein sagen können keine Übersicht Aufschieberitis keine Motivation keine Prioritäten lange Besprechungen Unorganisiertheit Perfektionismus keine Selbstdisziplin Wartezeiten keine oder schlechte Kommunikation schlechte Vorbereitung

6. Zeitdiebe (und Störfaktoren) benennen und anhand von Leitfragen bearbeiten: • Wer oder was stiehlt mir die Zeit? • Was sind die schlimmsten Zeitdiebe? • Welche Besuche/Telefonate hätten nicht oder kürzer sein müssen? • Wie reagiere ich auf Störungen? • Was mache ich ab heute?

7. Machen Sie sich eine Tabelle: Zeitdieb Ursachen,Gründe Maßnahmen

8. Der Tag hat 24 Stunden. Immerhin. Verplanen Sie nicht jede Stunde ... ... rechnen Sie auch mit dem, was Sie nichtverplanen können! • ca. 60% für geplante Aktivitäten • ca. 20% für unerwartete Aktivitäten 60:40 • ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten

9. Schaffen Sie sich „To-do-Listen“ ! • Listen Sie alle Tätigkeiten auf • Setzen Sie Prioritäten • Erstellen Sie eine Reihenfolge • Schätzen Sie die Zeiten • Erfassen Sie Beginn und Ende • Delegieren Sie (wenn möglich) • Kontrollieren Sie (abzeichnen!)

10. Ruhe bewahren! Und schaffen! • Reservieren Sie stille Stunden • störungsfrei für größere Aufgaben • Planen Sie Pausen • für die Regeneration • zur Erholung vom & zum Denken • Und planen Sie Pufferzeiten ein

11. Pufferzeiten heißt nicht Nichtstun • Pufferzeiten kann man füllen mit • Tagesplan prüfen bzw. korrigieren • neue Infos ablegen, bewerten usw. • Telefonate erledigen • Termine vor- u. nachbereiten • Schreibtisch aufklaren, Ablage • B- und C-Aufgaben erledigen • Absprachen treffen • „Verspätungen“ einarbeiten

12. Planungszeiträume sind F • Mehrjahrespläne • für langfristige Ziele (> 3 Jahre) F • Jahrespläne • für mittelfristige Ziele (< 3 Jahre) F • Quartalspläne • für kurzfristige Ziele (3 bis 12 Monate) F • Monats-, Wochen- u. Tagespläne • für die laufenden Ziele/Aktivitäten

13. Der Tagesplan – die wichtigste Stufe der Zeitplanung • Tagesplan bedeutet Realisierung • Das wichtigste Prinzip: Der Tagesplan ist ein Schriftstück!

14. Tagesplanung mit der ALPEN-Methode: A Aufgaben, Aktivitäten und Termine L Länge schätzen P Pufferzeit reservieren (60:40-Regel) E Entscheidung über Prioritäten N Nachsorge: Kontrolle, Übertragungen

15. Nutzen Sie Abkürzungen und andere Methoden B – für Besuche, BS – für Besprechung,E – für eMail, K – Kontrolle, P – für Post, R – für Reise, T – für Telefon, ! – wichtig, ? – klären ...

16. Das Pareto-Prinzip Wir glauben, dass zwischen Aufwand und Ergebnis ein proportionales Verhältnis besteht. Irrtum! 20% der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie bringen 80% der Ergebnisse! F

17. Prioritäten setzen! Nach der A-B-C-Methode: A: sehr wichtig B: wichtig C: Kleinkram, unwichtig Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

18. Einige Fragen zur ABC-Analyse: • Wie teile ich meine Tätigkeiten ein? • Welche Aufgaben – welche Ziele? • Welche Aufgaben = größter Nutzen? • Bei welcher Aufgabe habe ich im Falle der Nichterfüllung die negativsten Folgen?

19. Das Eisenhower-Prinzip B-Aufgaben Wichtig, aber nicht so dringend: Strategisch planen (selbst tun) A-Aufgaben Wichtig und dringend: Sofort selbst tun wichtig Andere Aufgaben Weder wichtig noch dringend: Ignorieren ... später ... C-Aufgaben Nicht so wichtig, aber dringend: Erledigen, mögl. delegieren nicht wichtig nicht dringend dringend

20. Das Eisenhower-Prinzip • A-Aufgaben, dringlich + wichtig, selbst + sofort erledigen • B-Aufgaben, hohe Wichtigkeit, noch nicht so dringlich – terminieren • C-Aufgaben, keine hohe Wichtigkeit, aber dringlich – mögl. delegieren • Der Rest: wenn‘s geht – Papierkorb

21. 10 Telefonsünden • Zielsetzung ist unklar • improvisierte Vorbereitung • schlechter Zeitpunkt • Telefonnummer suchen (auch die eigene) • Unterlagen nicht parat • vorher keine Stichworte notiert • keine Erklärung der Gesprächsabsicht • Monolog statt Zuhören und Fragen • keine Telefonnotizen (oder auf Waschzettel) • keine konkreten Verabredungen

22. Weitere verwandte Themen: • Gute Sitzungen/Besprechungen • Gesprächsführung • kreative Arbeitstechniken • Telefonieren mit Ziel