Recipes for Smooth Landings - Ulkomainen työntekijä sujuvasti työn pariin

1. Recipes for Smooth Landings- Ulkomainen työntekijä sujuvasti työn pariin University of Helsinki International Staff Services Tiina Kosunen tiina.kosunen@helsinki.fi International Staff Services / Tiina Kosunen

2. Tarjolla tänään • Kotimainen vs. kansainvälinen HR • Kansainvälinen henkilöstö yliopistossa • ISS:n toiminta-ajatus • ISS:n palvelut • Saapujalle • Vastaanottavalle yksikölle • Mistä liikkeelle • Kipupisteitä & kompastuskiviä • Linkkejä • Takeaway –tarjotin International Staff Services / Tiina Kosunen

3. Jyväskylän yliopiston strategia, hyväksytty 25.3.2010 • Henkilöstön ja opiskelijoiden kansainvälistymistä kannustetaan ja kansainvälistä rekrytointia lisätään. • Valittujen aasialaisten, eurooppalaisten, pohjoisamerikkalaisten ja venäläisten yliopistojen kanssa syvennetään yhteistyötä lisäämällä yhteisiä tutkintoja, yhteisjulkaisuja, yhteistä opetushenkilöstöä ja perustamalla yhteisiä yksikköjä. • [lihavoinnit Tiina Kosunen] International Staff Services / Tiina Kosunen

4. Kotimaisen työntekijän askeleet työntekoon • Rekrytointi • Työntekoon käsiksi • Avaimet, salasanat, tietokone, työpiste… • Perehtyminen yksikköön & yliopistoon • Kirjoittamattomat säännöt International Staff Services / Tiina Kosunen

5. Ulkomaisen työntekijän askeleet työntekoon • Rekrytointi • Koreografia ennen muuttoa • Lupa-asiat, suomalainen yhteiskunta, kulttuuri, tavat, asuminen, koulu, päivähoito, muuttojärjestelyt… • Suomeen tulon jälkeinen akrobatia • Viranomaisrekisteröinnit, verotus, sosiaaliturva, pankkitili, etukortit, ympäristöön tutustuminen, kaupassakäynti, vakuutukset, tv-lupa… • Työntekoon käsiksi • Avaimet, salasanat, tietokone, työpiste, perehtyminen yksikköön & yliopistoon, kirjoittamattomat säännöt International Staff Services / Tiina Kosunen

6. Ulkomaisen työntekijän muotokuva • Akateemista henkilökuntaa tutkijanuran neljällä portaalla • Työpaikka valmiina – ja mitään muuta ei sitten ehkä olekaan • Saapuminen juuri ennen työsuhteen alkamista • - Pre-visit–käytäntö vielä harvinainen yliopistoissa • - Käytännön asioiden hoidolla kiire • Työskentely kahdessa tai useammassa maassa ja/tai organisaatiossa • Mukana mahdollisesti kaupallisia yrityksiä • Tekijänoikeudet (IPR) • Verotus, sosiaaliturva, eläke, vakuuttaminen • Asuminen International Staff Services / Tiina Kosunen

7. Rahoitusmuodot työnteon taustalla • palvelussuhde yliopistoon / korkeakouluun = palkansaajat = lasketaan henkilökunnaksi • palvelussuhde toisessa maassa sijaitsevaan olevaan [akateemiseen] organisaatioon • apuraha Suomesta • apuraha kotimaasta • apuraha kansainväliseltä organisaatiolta tai järjestöltä • mukava cocktail edellisistä International Staff Services / Tiina Kosunen

8. Opiskelija vai tutkija? • Koskee jatko-opiskelija/tohtorikoulutettava –porrasta • Jatko-opiskelija = opiskelija, jos rahoittaa opintonsa omin varoin [payyourstudiesyourself] • Toimeentuloedellytys: 500 eur / kk • Jatko-opiskelija = tutkija, jos saa a) apurahaa b) palkkaa vastikkeeksi työskentelystään • Toimeentuloedellytys: 900 eur / kk • [Lähtömaan] apuraha ja omat varat usein suloisesti sekaisin, terminologista epäselvyyttä kautta linjan International Staff Services / Tiina Kosunen

9. Myytistä toiseen ja kolmanteen • ”This is Western Europe, not a Third World Country. How difficult can it be??” • We are hiring academics. They will find their way around. (And when I went to [______] 20 years ago I did it all by myself).” • ”The partner and the kids will adjust. It just takes time.” International Staff Services / Tiina Kosunen

10. International Staff Services / Tiina Kosunen

11. UH International Staff Services: toiminta-ajatus • Keskittyminen maahantulopalveluihin, tavoitteena integroida kansainvälinen henkilöstö yliopistoyhteisöön ja yliopiston palvelujen asiakkaaksi • Asiakasmäärittely: • Saapujat (palvelussuhteeseen, ei-palvelussuhteeseen) • Vastaanottavat yksiköt • Vastaanottavan yksikön rooli merkittävä sopeutumisessa ja sitoutumisessa International Staff Services / Tiina Kosunen

12. On ETUKÄTEEN tiedettävä • Kuka / ketkä tulossa? • Yksin, puoliso, perhe, lasten iät - Päiväkoti? Koulu? • Koska? • Miten kiire asialla, keiden tulee olla tietoisia ja paikalla saapumishetkellä, tulisiko siirtää hankkeen alkamista • Kansalaisuudet? • Pohjoismaat, EU, Ei-EU maahanmuuttomuodollisuudet • Mistä tulossa, kuinka kauan oleskellut siellä? • Vaikutus sosiaaliturvaan International Staff Services / Tiina Kosunen

13. Tietämisten kohteet jatkuvat • Mitä tekemään? • Työntekijä, tutkija, jatko-opiskelija [  opinto-oikeus] • Kuinka pitkäksi aikaa? • Millaiset luvat / viisumi / ei mitään maahanmuuttomuodollisuuksia, kotikuntaoikeus, KELA… • Millä rahoituksella? • Kuka on työnantaja vai onko sellaista  sosiaaliturva, eläkkeet, verotus, vakuuttaminen • Millä %-osuudella? • Miten palkkaa maksetaan, minne verot, minne sotu-maksut, IPR International Staff Services / Tiina Kosunen

14. ISS-tiimin palvelut saapujalle • http://www.helsinki.fi/intstaff/ • Int-staff@helsinki.fi • WelcomeFolder, yksikön tilaamana • Welcometo the University, ManagingStaff and Finances (yhteistyössä henkilöstökoulutuksen kanssa) • ”Quickwins”: • International CoffeeBreakkampuksittain • Sähköposti- ja intratiedotus, joka koskee _vain_ ulkomaisia työntekijöitä International Staff Services / Tiina Kosunen

15. International Coffee Break for Staff Members at Kumpula Campus • Want to make more of your time in the University of Helsinki? Wondering how you can meet other international scholars? Curious to know what kind of personnel training is offered in English? Need information about research funding? Just want some coffee? Then why not come to an INTERNATIONAL COFFEE BREAK on Monday, May 3 at 1.30 pm in the Physicum Entrance Hall. International Staff Services / Tiina Kosunen

16. Information Concerning Tax Return Forms • During this ongoing spring all Finnish taxpayers are going to receive their personal pre-completed tax return form. • The form is pre-completed with information received directly from third parties, such as employers, other payers of income, and many other sources of information. If you have nothing to add or correct regarding your 2009 taxes, you do not have to send anything back. In case you have some additions or deductions not stated in the form, please return the form by 11^th or 18^th of May 2010, depending on the closing date stated in your form. [Jatkuulinkeillä, yhteystiedoilla, FAQ –listalla…] International Staff Services / Tiina Kosunen

17. ISS-tiimin palvelut vastaanottaville yksiköille • KV-henkilöstöpalvelut yksiköille Suomeksi /intranethttps://alma.helsinki.fi/tab/147720 • INTL HR Services for Units in English /intranethttps://alma.helsinki.fi/tab/147722 • Relocationservices –pakettien tilaaminen laitoksen / tutkimusryhmän laskuun • Tarjouspyynnöt • Sisältö (esim. koko paketti, pelkät luvat, pelkkä asunto, verotusneuvonta…) • Kontaktihenkilönä toimiminen yrityksen ja yksikön välillä International Staff Services / Tiina Kosunen

18. Esimerkki tarjouspyynnön sisällöstä • The relocation services should include the following relocation • services for the professor: • Immigration • - Residence permit applicationprocedure- Localgovernmentcompliance- Personalidentificationnumber- Identificationcard- Local social insurance- Driverslicense (ifapplicable)- Taxregistration- Opening a bankaccount • Accomodation • - Search for furnished accommodation- Guidance on local practices, such as security deposits, agent fees etc.- Co-ordination of lease agreement • - Review of lease agreement, explanation of terms and requirements International Staff Services / Tiina Kosunen

19. ISS-tiimin palvelut vastaanottaville yksiköille ja yliopistoyhteisölle • Koulutukset: • StepbyStep to Finland (toukokuu 2008) • Ulkomaisen työntekijän verotus- ja sosiaaliturva (marraskuu 2008) • Ulkomainen työntekijä sujuvasti työn pariin (toukokuu 2009) • Ulkomainen jatko-opiskelija / apurahatutkija (tammikuu 2010) • StepbyStep to Finland (toukokuu 2010) • KV-henkilöstöpalvelujen verkosto • Lukukausittaiset tapaamiset, käytäntöä ja informaatiota • Tutkimussihteereitä, amanuensseja, koordinaattoreita…. International Staff Services / Tiina Kosunen

20. Mistä liikkeelle…? • Nykytilanteen kartoitus osa 1: keitä ulkomaalaisia on nyt, missä, millaisilla sopimuksilla / rahoituksilla, kuinka pitkän aikaa  palvelua ei voi rakentaa, ellei tiedä keille sitä virittelee • Nykytilanteen kartoitus osa 2: mitä ohjeistusta yksiköissä jo on olemassa  ei keksitä pyörää uudelleen • Nykytilanteen kartoitus osa 3: ketkä nyt hoitavat tätä, keiden osaamista kannattaa hyödyntää  verkostoituminen International Staff Services / Tiina Kosunen

21. Seuraavat stepit • Maantiekartta: mikä on maahantulon reitti  viranomaiset tunnistettava & tunnettava  luottamukseen perustuva yhteistyö • Vuoropuhelu strategisten tavoitteiden ja operatiivisen toiminnan välillä: MIKSI  MITÄ • Resurssit: tahtotila, ihmiset, sitoutuminen, raha • johdon sitoutuminen ensisijaisen tärkeää • Tavoite: saada rekrytoitu henkilö tekemään sitä, mitä varten hänet rekrytoitiinkin International Staff Services / Tiina Kosunen

22. Kipupisteitä& kompastuskiviä • Rajapinta-alueet ovat hankalia toimialojen / osastojen välillä  ei olla kenenkään tontilla tai ollaan yhteisellä läntillä  vallan ja vastuun jakautuminen himmeää • Prosessi on opeteltava. Kysymistä ei saa pelätä. Silläkin uhalla, että kuulostaisi tyhmältä. • Tavoitteiden epämääräisyys ja aikataulutuksen puute. • Mustasukkaisuus. Kateus. Omistushaluisuus. • ”Meillä on aina hoidettu asiat näin.” • Aloituskokoonpanoa ei mainittu ottelupöytäkirjassa. International Staff Services / Tiina Kosunen

23. Linkkejä • UH International Staff Services: • http://www.helsinki.fi/intstaff/ • Infopankki: http://www.infopankki.fi/ • InTo Finland: http://www.infopankki.fi/into/ • Maahanmuuttovirasto: http://www.migri.fi International Staff Services / Tiina Kosunen

24. Kiitos mielenkiinnostasi! • Elefanttikin syödään pala kerrallaan, joten International Staff Services / Tiina Kosunen