Zasady pracy z komputerem

1. Prawidłowa postawa -wyprostowana sylwetka, tułów i uda powinny tworzyć kąt prosty, stopy leżeć na podłodze-dłonie powinny być lekko uniesione, nie wolno ich opierać o blat biurka Zasady pracy z komputerem

2. Zasady pracy z komputerem Zasady ergonomii • odległość krawędzi stolika od klawiatury powinna wynosić 10 cm • głowa powinna znajdować się w odległości 40-75 cm od monitora • górna linia tekstu na monitorze powinna przypadać poniżej poziomu oczu • blat biurka powinien znajdować się 75 cm nad podłogą • łokcie powinny być zgięte pod kątem 900 • odległość kolan od klawiatury powinna być jak najmniejsza • po każdej godzinie pracy przed włączonym monitorem należy robić 5 minut przerwy

3. Informacja w pracy biurowej Informacja to wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlającą procesy i zdarzenia zachodzące w otoczeniu Aby informacja spełniała swoją role musi być: • dostarczona szybko i terminowo • jasna, zwięzła i wyczerpująca • dokładna i rzetelna • kompletna • odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowanai przechowywana

4. Rola informacji w procesie decyzyjnym

5. Kierunki przepływu informacji Pionowo w dół – polecenia, instrukcje, wytyczne Pionowo w górę – sprawozdania, raporty, notatki kierownik wykonawca wykonawca

6. Selekcja i agregacja informacji Selekcja polega na wybieraniu tylko potrzebnych informacji i jednoczesnym eliminowaniu zbędnych Agregacja polega na łączeniu informacji pojedynczych w zbiorcze

7. Zasady obiegu pism • Obieg pisma – to jego droga od momentu wpływu do danej jednostki do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi • Punkty zatrzymania – komórki organizacyjne, które wykonują czynności organizacyjne /np. kancelaria ogólna, sekretariat, szef jednostki/

8. Systemy kancelaryjne • Czynności kancelaryjne – czynności związane z obiegiem pism – przyjmowanie, rozdzielanie, doręczanie, rejestrowanie, znakowanie, aprobata… • Instrukcja kancelaryjna – zbiór przepisów wewnętrznych regulujących wykonywanie czynności kancelaryjnych

9. Systemy kancelaryjne • System dziennikowy • System bezdziennikowy • System mieszany

10. Rzeczowy wykaz akt wykaz akt powstaje w jednostce organizacyjnej, akta dzieli się na klasy według rodzaju załatwianych spraw. Zagadnienia określa się za pomocą haseł i symboli klasyfikacyjnych

11. Przyjmowanie pism według systemu bezdziennikowego • porządkowanie i grupowanie • otwieranie i sprawdzanie • sprawdzanie załączników • przystawianie pieczęci wpływu

12. Pieczęć wpływu Powiatowy Urząd Pracy w Kępnie Wpłynęło dnia ………………….. Termin załatwienia sprawy……. Kierowano do…………………… Podpis…………………………….

13. Rozdzielanie i załatwianie pism Dekretowanie – czynności rozdzielania pism i nanoszenia na nie informacji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy Referent Jan Kowalski Załatwić w porozumieniu z kierownikiem działu kadr W terminie do 20.11.2010 roku 05.11.2010 Jan Nowak

14. Merytoryczne /uzależnione od faktycznego stanu/ i formalne /zgodne z przepisami/ załatwienie sprawy

15. Prekluzyjne /po upływie, których dokonana czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych/ i porządkowe /wszystkie pozostałe/ terminy załatwiania spraw

16. Znak pisma System dziennikowy Nasz znak: NA-IV-4/68/365/2010 System bezdziennikowy Nasz znak: NA-4.3.1-45/2010

17. Wysyłanie pism według systemu bezdziennikowego • Sprawdzenie poprawności formalnej pisma • Odciśnięcie na kopii stempla z datą wysłania • Wpisanie pism wartościowych, poleconych do pocztowej książki nadawczej • Zaadresowanie koperty

18. ARCHIWUM BIURO Akta kategorii A Akta kategorii B /B1, B12, B20/ Akta o symbolu BE /BE1, E2/ Akta kategorii BC

19. Ogólne zasady redagowania pism Skuteczność pisma zależy od: • formy pisma • uprzejmego i pozytywnego tonu • języka pisma • logiki i uporządkowania treści

20. dedukcja i indukcja • „W tym roku ukończyłem Technikum Ekonomicznei uzyskałam średnie wykształcenie oraz tytuł technika ekonomisty. W szkole bardzo dobrze poznałem rachunkowość i finanse…… mogę więc śmiało stwierdzić, że jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa” • „Jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa, gdyż w tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałem tytuł technika ekonomisty. Bardzo dobrze znam rachunkowość i finanse…..”

21. Ogólne zasady redagowania pism • przejrzystość • kompletność • sugestywność • zwięzłość • uprzejmość • zrozumiałość • używanie skrótów • jedna sprawa jedno pismo • wyróżnianie fragmentów • zwracanie się do adresata

22. skróty • tytuły zawodowe, powtarzające się często wyrazy potoczne • miary i nazwy jednostek metrycznych • połączenia wielowyrazowe • nazwy własne

23. Elementy składowe pism Pole nagłówkowe Zespół Szkół Ekonomicznych nr 1 w Kępnie ul. Sienkiewicza 8 63-600 Kępno  062-767-54-66 Zespół Szkół Ekonomicznych nr 1 w Kępnie ul. Sienkiewicza 8 63-600 Kępno  062-767-54-66  062-666-44-35

24. Elementy składowe pism • Pole adresata Szanowny Pan mgr Zbigniew Janas Dyrektor Zespół Szkół Zawodowych nr 7 ul. Widokowa 77 63-600 Kępno

25. Elementy składowe pism Zwroty grzecznościowe Do premiera, ambasadora, prezydenta – 3 osoba, bez tytułów naukowych Jego Ekscelencja Jego Ekscelencja Do rektora wyższej uczelni Jego Magnificencja Jego Magnificencja

26. Elementy składowe pism Osoby duchowne Ksiądz wikariusz Wielebny Ksiądz kanonik, proboszcz Przewielebny Ksiądz biskup Jego Ekscelencja Ksiądz kardynał Jego Eminencja Papież Jego Świątobliwość

27. Elementy składowe pism Zwrotplenotitulo /P.T./ Szanowni P.T. Państwo… P.T. Joanna i Marian Niklewiczowie Uprzejmie informujemy P.T. Klientów, że…

28. Elementy składowe pism Pole znaków powoławczych Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data: 31.03.2010 TK-II/344/2010 NA-V/2/56/2010 2010.04.12

29. Elementy składowe pism Miejsce i data sporządzenia pisma 9.11.2010 09.11.2010 rok 09.11.2010 r. 2010-11-09 2010-11-9 2010-XI-09 Gorlice, dnia 09.11.2010 roku Gorlice, dnia 09 listopad 2010 roku Gorlice, dnia 09 listopada 2010 roku

30. Elementy składowe pism Określenie sprawy Sprawa: podanie o pracę Sprawa: zamówienie Sprawa: reklamacja

31. Elementy składowe pism Treść pisma • wyjustowana • z włączoną opcją dzielenia wyrazów • z wyeliminowanymi pojedynczymi znakami twz. twardą spacją

32. Elementy składowe pism Układ treści pisma Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

33. Elementy składowe pism Układ treści pisma xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

34. Elementy składowe pism Przenoszenie części pisma na następną stronę ./.

35. Elementy składowe pism Podpisy Dyrektor mgr Tomasz Waz Księgowy Dyrektor mgr Anna Nowak mgr Tomasz Waz

36. Elementy składowe pism Informacje dodatkowe • załączniki • „do wiadomości” • rozdzielnik

37. Elementy składowe pism Jeśli o załącznikach informujemy w treści pisma w polu informacji dodatkowych piszemy tylko ich ilość Załączniki: 3 W przeciwnym razie wymieniamy je: Załączniki: Załączniki: 1. Plan miasta 1) plan miasta 2. Budżet 2) budżet Jeśli załączników jest więcej niż 5: Załączników: plik

38. Elementy składowe pism W podaniach o załącznikach informujemy zwrotem Do podania załączam: 1. Kwestionariusz 2. Świadectwo

39. Elementy składowe pism Jeśli pismo oprócz adresata, wysyła się do wiadomości innych odbiorców, informacje te umieszcza się w polu informacji dodatkowych Do wiadomości: 1. Liceum Ogólnokształcące 2. Zespół Szkół Zawodowych

40. Elementy składowe pism Jeśli identyczne pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu informacji dodatkowych umieszcza się informację Wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych Rozdzielnik: 1. Liceum Ogólnokształcąca 2. Zespół Szkół Zawodowych

41. Pisma z pismami niejawnymi • Tajemnica państwowa to informacja, której ujawnienie osobom nieupoważnionym może spowodować istotne zagrożenie dla interesów Rzeczypospolitej Polskiej albo narazić te interesy na znaczną szkodę /niepodległość, bezpieczeństwo, obronność/ • Tajemnica służbowa to informacja, której ujawnienie może narazić na szkodę interes publiczne, interes obywateli lub konkretnej jednostki organizacyjnej. Z wiadomością tą zapoznaje się pracownik w związku z wykonywaniem swoich zadań zawodowych.

42. Pisma z pismami niejawnymi Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnice państwową oznacza się klauzulą „ŚCIŚLE TAJNE” LUB „TAJNE” Zawierające tajemnice służbową klauzulą „POUFNE” lub „ZASTRZEŻONE” Zachowanie tajemnicy jest obowiązkiem każdego pracownika

43. Pisma z pismami niejawnymi • W jednostkach, w których występują wiadomości objęte tajemnicą państwową, tworzona jest kancelaria tajna lub wyodrębnione stanowisko. • Dostęp to informacji mają osoby posiadające pisemne upoważnienie kierownictwa. • Pisma te rejestrowane są w dzienniku przeznaczonym wyłącznie dla przesyłek poufnych /także wtedy gdy stosowany jest system bezdziennikowy/

44. Struktura organizacyjna Struktura organizacyjna to uporządkowany układ stanowisk pracy i komórek organizacyjnych z istniejącymi między nimi zależnościami. Struktura określa zatem miejsce i rolę w firmie każdego pracownika i zespołu. Wyróżnia się : • Struktury liniowe • Struktury liniowo-sztabowe • Struktury funkcjonalne

48. Bezwzrokowa metoda pisania na komputerze

49. Pisma typowe