010761000 Projektityöskentely Luento 3 Hanna-Kaisa Lammi hanna-kaisa.lammi@lut.fi

1. 010761000 ProjektityöskentelyLuento 3Hanna-Kaisa Lammihanna-kaisa.lammi@lut.fi

2. Aiheita • Kokouskäytäntöjen tehostaminen • Ihmisten ja itsensä johtaminen • Projektin suunnittelu • Projektisuunnitelmassa esiintyvät asiat

3. Palaverit tehokkaammiksi (1/3) • Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten • Optimoi osallistujien määrä • Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät asiat etukäteen • Valitse sopiva aika ja paikka • Varmista että kokoukseen on valmistauduttu • Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa • Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun • Varmista, että joku tekee muistion

4. Palaverit tehokkaammiksi (2/3) • Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa • Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan (ideointipalaveri vs. päätöksenteko) • Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa välilläkin • Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut • Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta • Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin, esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

5. Palaverit tehokkaammiksi (3/3) • Varmista päätösten toteutumisen seuranta • Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot sekä kirjaa ne ylös • Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-up meeting") • Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa 1 euron maksun kahvikassaan • Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

6. Ihmisten johtaminen (1/2) • Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia • Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia • Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat menevät hyvin • Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin • Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin • Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi • Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet ensin

7. Ihmisten johtaminen (2/2) • Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut • Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja uutisia • Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri mieltä) • Salli erilaisuus • Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa • Leadership vs. Management: molempien oltava kunnossa • Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään) • Pohdi (epä)onnistumisen syitä.

8. Omat työtapasi • Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu helpottuu • Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville • Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään • Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin • Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min • Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle • Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen • Aloita aikaisemmin • Delegoi • Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta • Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä

9. Jotta projektisi onnistuisi • sovi yhteistyömenetelmät • sovi ohjauskäytännöt • laadi projektisuunnitelma • kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten ryhmä palkitaan, mikäli tavoitteisiin päästään • huolehdi tarvittavista resursseista • pyri luomaan yhteishenkeä • tiedota kaikesta tarpeellisesta • valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä projektiryhmän kanssa • hoida sovitut palkitsemiset

10. Projektin suunnittelu, miksi? • ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” • Jokainen tietää omat vastuunsa projektissa • Jokainen tuntee projektin tavoitteet • Tiedetään, kuinka projektia seurataan ja etenemisestä raportoidaan • Pystytään vertaamaan edistymistä suunnitelmiin ja sitä kautta arvioimaan projektin lopetusajankohta ja lopullinen hinta

11. Huonosti suunnitellussa projektissa… • tehtävät ovat jatkuvasti myöhässä • on jatkuva kiire ja ylityötarve • joudutaan toimittamaan asioita asiakkaalle keskeneräisinä • tarvittavia resursseja ei ole käytössä oikeaan aikaan • aikatauluja joudutaan muuttamaan tiheästi • törmätään ongelmiin, jotka olisi voinut ennakoida ja ehkäistä

12. Projektisuunnitelman koko KESKISUURET ISOT PROJEKTIT PROJEKTIT PIENET PROJEKTIT PROJEKTIKORTTI Projekti: Proj. no: Tekstiä: PROJEKTISUUNNITELMA PROJEKTI SUUNNITELMA PROJEKTIKORTTI LIITTEINEEN

13. Projektisuunnitelman sisältö • Määrittelyt (johdanto ja tausta, projektin tulostavoitteet, rajaus ja liittymät) • Organisaatio (projektiryhmä, johtoryhmä, yhteyshenkilöt) • Toteutussuunnitelma (ositus ja toteutusvaiheet, aikataulu, tehtäväluettelo, resurssisuunnitelma, riskien kartoitus) • Budjetti (projektibudjetti, kustannusseuranta) • Ohjaussuunnitelma (kokoussuunnitelma, tiedottaminen, valvonta ja raportointi, koulutussuunnitelma, laaduinvarmistus) • Ruuska s. 98

14. Projektintavoitteidenasettaminen Projektin organisointi Projektin osittaminen Aika- suunnittelu Resurssi- suunnittelu Kustannus- suunnittelu Ohjaus- järjestelmän suunnittelu Projektisuunnittelun vaiheet Projektisuunnitelma

15. 1. Projektin määrittelyt • Johdanto ja tausta • miksi projekti perustettiin? • mitä tutkimuksia ja selvityksiä on olemassa? • mikä on kohteen nykytilanne? • Projektin tulostavoitteet • määritellään projektin tavoitteet ja tehtävä • määrätään aika-, kustannus- ja tuotantotavoitteet sekä laatu • Rajaus ja liittymät • rajataan projektin pelikenttä ja kuvataan liittymät muihin projekteihin tai tehtäviin

16. 2. Organisaatio • Henkilöluettelo tai organisaatiokaavio • henkilön nimi ja yritys/yksikkö • vastuualueet pääpiirteissään • aikavaraus ja kuormitus projektille • sähköpostiosoite • puhelinnumero • Lisäksi voidaan tehdä erillinen lista, johon merkitään henkilöiden lomat ja muut ennalta suunnitellut poissaolot

17. 3. Toteutussuunnitelma • Tehtäväluettelot, työmääräarviot, aikataulut, välitarkastuspisteet, resurssisuunnitelmat. Tähän laitetaan yleensä vain yhteenvedot, tarkemmat suunnitelmat tehdään usein projektinhallintaohjelmistolla • Riskien ja ongelmien kartoituksen tulokset • Projektin toimituslista: mitä toimitetaan missäkin projektin vaiheessa

18. 4. Budjetti • Budjettiarvio ja perusteet arviosta • Miten kustannusseuranta suoritetaan • Maksuaikataulu, mikäli sitä ei ole jo puitesopimuksessa määritelty • Mahdolliset ulkopuoliset rahoituslähteet ja rahoituksen maksuperusteet (esim. Tekes) • Kustannusraportointijärjestelmän esittely, mikäli tarpeen

19. 5. Ohjaussuunnitelma • Miten tiedotetaan projektista eri sidosryhmille (projektiryhmä, ohjausryhmä, alihankkijat) • Projektin raportointitavat ja ajankohdat

20. Projektisuunnitelman katselmointi ja hyväksyntä • Projektisuunnitelma voidaan ensin katselmoida projektin sisäisesti: projektin henkilöstö sitoutuu suunnitelmiin • Lopullisessa katselmoinnissa on mukana asiakkaan edustajan lisäksi esim. kokenut projektipäällikkö • Katselmoinnissa voidaan käyttää apuna tarkistuslistaa • Projektin johtoryhmä hyväksyy projektisuunnitelman

21. Projektisuunnitelman hyväksynnän jälkeiset tehtävät • Suunnitelman toteutumisen seuranta • Suunnitelman päivittäminen sopivin väliajoin, esim. jokaisessa suuremmassa tarkistuspisteessä tai parin kuukauden välein • Projektin raameihin liittyvät muutokset on raportoitava projektin johtoryhmälle ja hyväksytettävä ne.

22. Projektidokumentointi • Minimissään: • projektisuunnitelma • määrittelydokumentti • suunnitteludokumentti • testausraportti • loppuraportti • Usein kirjataan myös muita tärkeitä asioita projektista ja sen tuloksista