Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych

1. Przekazywanie dokumentów elektronicznych wytworzonych przez administrację publiczną do archiwów państwowych doświadczenia zdobyte podczas testów prototypu Archiwum Dokumentów Elektronicznych Konferencja „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego- część II”, Białystok 12 października 2007 przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki W prezentacji wykorzystano materiały z konferencji „Problemy wartościowania współczesnej dokumentacji” ,Warszawa 19-20 czerwca 2007 (autor wspólnie z Andrzejem Jabłońskim z Archiwum Państwowego w Szczecinie) oraz Andrzeja Biernata (z narady dyrektorów Archiwów Państwowych 24-25 maja 2007)

2. Plan razem 45 minut bo 2 minuty już gadałem…

3. Kilka zdań o projekcie • 2006 marzec - Decyzja 266/DIN/2006 Ministra Edukacji i Nauki (rozpoczęcie budowy prototypu – NASK na zlecenie NDAP) • 2006 kwiecień-grudzień - trzy urzędy biorą udział w testach przekazania dokumentów (UM w Chorzowie, UM w Częstochowie i Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych) • 2006 listopad - Rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519 • 2006 grudzień - dostosowanie systemu do zgodności z ww. rozporządzeniem • 2007 – trwają prace zmierzające do poprawienia ergonomiczności systemu • … (?) 2008 – przeniesienie systemu do organizowanego Narodowego Archiwum Cyfrowego?

4. po co w ogóle taki projekt?…i czego dotyczy

5. To nie jest to samo • Informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej • elektroniczne rejestry, ewidencje, inwentarze, spisy, indeksy itd. • Kopie cyfrowe dokumentów tradycyjnych • pliki zawierające informację graficzną (skany), kopie cyfrowe nagrań (dźwiękowych i wideo) • Elektroniczne referencyjne rejestry publiczne takie jak PESEL, KRS, CEPIK, EGiB, TERYT, REGON itd. • Dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego

6. przypadek 1 - informatyzacja informacji o dokumentacji tradycyjnej (biblioteki, archiwa, wytwórcy dokumentacji) • (1) Istnieje pierwowzór analogowy i tylko on zawiera kompletną informację • (1) W systemie teleinformatycznym znajduje się tylko informacja o tym pierwowzorze (metadane) ale nie jego kopia cyfrowa umożliwiająca zapoznanie się z treścią • (1) przykłady: biblioteczne katalogi on-line (OPAC Biblioteki Narodowej), elektroniczne inwentarze archiwalne (bazy danych archiwów państwowych), ale też rejestr dokumentów przychodzących do kancelarii urzędu, tylko metadane o dokumentach

7. Przyp. 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej(digitalizacja realizowana przez biblioteki i archiwa) • (2) Istnieje pierwowzór analogowy, ale istnieje także kopia cyfrowa zawierająca tę samą informację - umożliwiająca takie samo zrozumienie dokumentu • (2a) W systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze oraz dostępna jest także jego kopia cyfrowa • przykład: OPAC Biblioteki Narodowej połączony z Cyfrową Biblioteką Narodową (CBN Polona) metadane o dokumentach analogowych (i ich kopiach?) + dostępne cyfrowe kopie dokumentów

8. przypadek 2 – kopie cyfrowe dokumentacji tradycyjnej – ciąg dalszy(biblioteki, archiwa) • (2b) w systemie teleinformatycznym znajduje się informacja o pierwowzorze i o istniejącej off-line kopii, ale kopia, nie jest dostępna za pomocą tego systemu • (2c) informacja o kopiach nie jest bezpośrednio powiązana z informacją o pierwowzorze • (2d) istnieją kopie cyfrowe ale istnieje tylko informacja o nośnikach na jakich są one zapisane, albo … nie ma żadnej informacji metadane o dokumentach (i kopiach?) kopie dokumentów

9. przypadek 3 – elektroniczne referencyjne rejestry publiczne(wytwórcy dokumentacji) • (3) w systemie informatycznym znajduje „czysta” informacja, która w zależności od potrzeb jest przetwarzana w formie raportów niezbędnych do realizacji zadań publicznych (na podstawie danych z rejestru wytwarzane są dokumenty …tradycyjne (np. wyciąg z hipoteki, wypis z KRS, prawo jazdy, dowód rejestracyjny itd.) • (3) dokumenty elektroniczne w takich rejestrach nie są zapisane w formie utrwalonych plików o określonym formacie same metadane - ale z założenia nie o dokumentach tylko o innych obiektach

10. przypadek 4 – dokument elektroniczny zamiast dokumentu tradycyjnego(wytwórcy dokumentacji) • (4) dokument elektroniczny zastąpił dokument tradycyjny w procesie realizacji zadań publicznych (wszystko załatwiane jest elektronicznie) • (4) w systemie informatycznym dostępne są: • dokumenty elektroniczne naturalne tzw. „born digital” w postaci możliwych do wyodrębnienia plików w określonym formacie • kopie cyfrowe napływających dokumentów tradycyjnych w postaci j.w. (wtórne dokumenty elektroniczne na podstawie których podejmuje się decyzje) • same metadane o procesie ich przetwarzania • (4b) w systemie informatycznym dostępne są dokumenty elektroniczne (te w postaci możliwych do wyodrębnienia plików o określonym formacie oraz … same metadane o procesie ich przetwarzania. dokumenty elektroniczne naturalne + dokumenty elektroniczne wtórne + metadane

11. jaką informację chcemy zachować? • przypadek 1-3 (nie jest tematem tej prezentacji) zostawmy do rozpatrzenia innym razem • czy w przypadku 4, gdy mamy do czynienia z załatwianiem spraw wyłącznie za pomocą dokumentów elektronicznych (także tych będących kopiami napływających papierów) będziemy starali zachować się całość* dokumentacji elektronicznej dotyczącej załatwiania spraw czy tylko naturalne dokumenty elektroniczne (born digital)? *w tym także kopie dok. analogowych nawet jeśli wykonane do bieżących potrzeb urzędu w rozdzielczości 150 dpi

12. dlaczego tak ważny przypadek 4 • Coraz więcej podmiotów publicznych decyduje się na wspomaganie procesu realizacji swoich zadań za pomocą systemów teleinformatycznych • Niezależnie od tego czy system taki służy do załatwiania spraw czy tylko do rejestracji przebiegu spraw załatwianych tradycyjnie (na papierze) – w wyniku ich użytkowania powstają dane elektroniczne umożliwiające znacząco dokładniejsze i szybsze poszukiwanie informacji niż to wynika z tradycyjnej metodyki archiwalnej w imię czego pozbawiać się tej informacji?

13. biurowość tradycyjna – dokładność informacji • Co wiemy o dokumentach: • Nic • Co wiemy o sprawach • Nic • Co wiemy o teczkach z dokumentami: • znak akt (kod komórki, symbol w wykazu akt, nr kolejny, rok) • nazwa komórki (odpowiadająca kodowi komórki) • tytuł teczki (odpowiadający symbolowi z wykazu akt) • daty skrajne • liczba stron • kategoria archiwalna (odpowiadająca pozycji z wykazu akt)

14. zarządzanie dokumentacją 2006 znamy jeszcze rozmiar w metrach bieżących półek teczka: to wszystko co wiemy lista spraw: to już za dokładnie

15. biurowość tradycyjna – jakość informacji 1

16. odbiorca odbiorca biurowość tradycyjna – jakość informacji 2 treść dekretacji? data dekretujący Co wiadomo z tych „robaczków’?

17. System informatyczny – dokładność informacji Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych • Co wiemy o dokumentach: • Co najmniej: twórca, tytuł, data, format, dostęp, typ, • Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat), relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia • i inne • Co wiemy o sprawach • Co najmniej: twórca, tytuł, daty skrajne, dostęp, • Możliwe też (jeśli są): odbiorca (adresat),relacja, grupowanie, język, opis, kwalifikacja, uprawnienia • Co wiemy o teczkach • Nie ma potrzeby tworzenia „elektroteczek” • Jeśli takiej wiedzy ktoś by sobie zażyczył (!?) to możliwe jest wykonanie automatycznego raportu za wskazany okres (tylko że… bez podania liczby stron, ponieważ nie wszystkie dokumenty elektroniczne mają strony)

18. System informatyczny – dokładność i jakość informacji <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> <dokument xmlns="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap Metadane-1.6.xsd"> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Zakład Naukowy Archiwistyki</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Krochmal</nazwisko> <imie>Jacek</imie> <funkcja>kierownik ZNA</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <odbiorca> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Wydział Organizacji i Udostępniania</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Berska</nazwisko> <imie>Barbara</imie> <funkcja>kierownik WOU</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> <rodzaj>glowny</rodzaj> </odbiorca> <data><typ>stworzony</typ><czas>2007-04-05T10:49:53+01:00</czas></data> <dostep><dostepnosc>wszystko</dostepnosc> </dostep> <format><typ>text/plain</typ></format> <grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>ZNA-060-8-07</kod><opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis></grupowanie> <identyfikator> <typ>intraDokID</typ> <wartosc>DD32067.txt</wartosc> </identyfikator> <jezyk kod="pol"/> <relacja><identyfikator><typ>intraDokID</typ> <wartosc>DS25494.tif</wartosc></identyfikator><typ>jestDekretacją</typ></relacja> <tworca> <funkcja>stworzyl</funkcja> <podmiot> <instytucja> <id typ="NIP">5251572452</id> <nazwa>Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych</nazwa> <jednostka> <nazwa>Dyrektor Generalny</nazwa> <pracownik> <nazwisko>Biernat</nazwisko> <imie>Andrzej</imie> <funkcja>Dyrektor Generalny</funkcja> </pracownik> </jednostka> </instytucja> </podmiot> </tworca> <typ><kategoria>Text</kategoria><rodzaj>Dekretacja</rodzaj></typ> <tytul><oryginalny jezyk="pol">Dekretacja dokumentu</oryginalny></tytul> </dokument> z tych „robaczków” wiadomo dokładnie kto komu i kiedy (z dokładnością do sekundy) dekretował dokument, ale także jakie są stanowiska osób i ich miejsce w strukturze organizacyjnej

19. Metodyka tradycyjna Wiedza na poziomie teczki Wątpliwości związane z obiegiem (kto komu) Dekretacje „na” dokumentach Dokumenty kopiowane tyle razy ilu odbiorców System informatyczny Wiedza na poziomie każdego dokumentu Żadnych wątpliwości związanych z obiegiem Dekretacje jako osobne dokumenty Dokumenty zapisywane w systemie jeden raz Porównanie (ważniejsze różnice)

20. Cel rozporządzenia z art.5 ust.2c rozporządzenie MSWiA w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych jest po to aby istniejące znacząco dokładniejsze informacje znajdujące się w systemach wspomagających obieg dokumentów nie tylko nie zostały bezpowrotnie utracone ale zostały w sposób odpowiednio uporządkowany przekazane do archiwów państwowych Inaczej mówiąc: „złapanie” takiej informacji jest ważne ponieważ jest ona w porównaniu z dotychczasową (tą o teczkach) – niezwykle dokładna tylko jak to „złapać”?

21. I jeszcze jeden (niedostrzegany) cel • W podmiotach publicznych pracuje bardzo liczna grupa osób (nie wiem nie czy większość) którzy nie są zwolennikami informatyzacji. Oprócz powszechnie znanych i często przytaczanych przez tę grupę argumentów (bariery prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd, nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po najmocniejszy argument „bo tak!”) jeśli udowodnimy, że jest możliwe przekazanie dokumentacji elektronicznej do archiwum z zachowaniem kontekstu jej powstawania, to stanie się ona postrzegana jako faktyczna alternatywa dla teczek aktowych

22. Wypracowana praktyka

23. Trochę spraw technicznych • paczka archiwalna – nieskompresowany plik *.tar zawierający trzy foldery

24. folder dokumenty – folder zawierający ... dokumenty elektroniczne – wszelkie jakie są przekazywanew paczce –z nazwami takimi jak nadał je system Trochę spraw technicznych 2

25. folder metadane – folder zawierający metadane do dokumentów elektronicznych przekazanych w paczce – zasada 1 dokument = jeden odpowiadający mu plik XML z metadanymi. Nazwy odpowiadają nazwom dokumentówz folderu „dokumenty” Trochę spraw technicznych 3

26. Trochę spraw technicznych - 4 • folder „sprawy” - folder zawierający metadane opisujące sprawy które „zawierają” przesłane dokumenty elektroniczne – niezależne od bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami - pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów

27. DS500.tif – skan pisma wygląda tak: jak te pliki wyglądają „w środku”

28. jak jest realizowane przyporządkowanie do spraw • Metadane dokumentu (w pliku DS500.tif.xml )W tym między innymi opis elementu „grupowanie” wyglądał tak: • <grupowanie><typ>znak sprawy</typ><kod>ZNA-060-1-06</kod> <opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis></grupowanie> • Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają tak W tym identyfikator sprawy wygląda tak: • <identyfikator>  <typ>znak sprawy</typ>   <wartosc>ZNA-060-1-06</wartosc> </identyfikator>

29. Przekazywanie: jak to będzie w praktyce? • założenie „superkonta” w systemie informatycznym do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych dla administracji publicznej (właściwe archiwum państwowe) • przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w podmiocie planującym przekazanie materiałów archiwalnych (w postaci pliku XML o określonej strukturze). UWAGA! spis spraw a nie spis teczek! • wysłanie spisu w drodze teletransmisji za pomocą „superkonta” (podmiot przekazujący) • natychmiastowa, automatyczna weryfikacja spisu przez system (czy zgodny technicznie) • merytoryczna weryfikacja spisu przez archiwum państwowe nadzorujące dany podmiot

30. Jak to będzie wyglądało w praktyce? • powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji spisu • przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu informatycznego (podmiot przekazujący) • kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego oprogramowania) (archiwum „techniczne”) • eksport danych z nośnika do systemu (archiwum „techniczne”) • techniczne sprawdzenie przez system zgodności przekazanych materiałów z: • spisem zdawczo-odbiorczym • przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone i zapisane (ust.2c) (system)

31. Jak to będzie wyglądało w praktyce? • wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy istotnie przekazano materiały archiwalne) - maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) • akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) • możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych do archiwum dokumentów elektronicznych z systemu służącego do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu przekazującego. W przypadku pozostawiania w systemie konieczność oznakowania dokumentów przekazanych.(instytucja przekazująca)

32. 6. paczka archiwalna (na nośniku) Konto edycyjne 1. założenie kont Konto edycyjne 2. założenie kont Konto admin. Superkonto Konto merytor. 7. wprowadzenie do systemu 3.spis z-o 6. paczka archiwalna (teletransmisja) 5.suma kontrolna 8. akceptacja paczki 4. Akceptacja spisu Proces przekazania (schemat) Aktotwórca Archiwum Techniczne Archiwum Państwowe System informatyczny Archiwum Dokumentów Elektronicznych

33. Schemat przekazywaniaDiagram procesu wprowadzania materiałów archiwalnych za: Łukaszem Żuchowskim (Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa)

34. Co jeszcze robi prototyp • Automatycznie wydziela serie (na podstawie zawartej w przekazanych metadanych informacji o strukturze organizacyjnej) • Umożliwia edycję metadanych przez archiwa państwowe (na poziomie zespołu, serii, sprawy, dokumentu) ale tylko w zakresie obszaru działania archiwum. Edycja metadanych przez archiwum państwowe nie narusza integralności metadanych pierwotnych – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (po testach). • Umożliwia edycję metadanych przez instytucje publiczne (np. przez ich archiwa zakładowe) ale tylko w zakresie „ich” materiałów. Edycja ta nie narusza integralności metadanych pierwotnych ani metadanych archiwum państwowego – system zapisuje to w oddzielnej warstwie (w trakcie testów)

35. Co jeszcze robi prototyp 2 • Automatycznie blokuje dostęp publiczny do materiałów archiwalnych dla których element „dostęp” jest określony jako • „metadane” (blokowanie dostępu do treści dokumentu – zachowany dostęp i możliwość wyszukiwania na podstawie metadanych) • „niedostępne” (blokowanie dostępu do wszelkich metadanych lub blokowanie dostępu tylko do metadanych odnoszących się do treści dokumentu ?) • Umożliwia eksport danych wybranych spraw uporządkowanych w postaci paczki archiwalnej określonej w rozporządzeniu MSWiA (w razie potrzeby przekazania materiałów upoważnionym podmiotom). Opcja dostępna tylko dla konta merytorycznego archiwum państwowego i instytucji publicznej i tylko w zakresie materiałów właściwych dla tego archiwum lub tej instytucji

36. Walidator • Aby sprawdzić czy nasz system informatyczny „potrafi” wyprodukować prawidłową technicznie paczkę archiwalną można zajrzeć na stronę https://ade.ap.gov.pl/ndap-walidator/download.do gdzie udostępniono zestaw walidatorów umożliwiających sprawdzenie metadanych pojedynczego dokumentu elektronicznego, spisu zdawczo-odbiorczego, a także całej paczki archiwalnej przeznaczonej do przekazania do archiwum państwowego.

37. Więcej na ten temat… • W materiałach przygotowanych na szkolenia dla pracowników archiwów państwowych: • http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825

38. Co jeszcze potrzebne? • Wykaz testów dla systemu informatycznego przeznaczonego do postępowania z dokumentami elektronicznymi (system „przechodzi” testy = nadaje się do realizacji zadań wymienionych w rozporządzeniu) • Wykorzystanie systemu ADE do procesu wydawania zgody na brakowanie przez archiwum państwowe? • Wykaz rodzajów dokumentów (zgodnie z rozporządzeniem) • Automatyczna weryfikacja zgodności paczki archiwalnej z wykazem akt • Przykładowe procedury dotyczące długoterminowego przechowywania ale aby to dobrze zrobić…

39. …potrzebne są • Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji (§ 4. Rozporządzenia o niezbędnych elementach struktury) • Propozycja robocza wypracowana przez archiwa państwowe jest tutaj:http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775

40. oraz: • wykazy akt przekazywane do ADE w postaci zestandaryzowanych plików XML (wzór wykazu akt w postaci elektronicznej)

41. Problemy i kłopoty

42. Komu backup? • Co leży w megamarkecie z elektroniką na regale z napisem „archiwizacja”? • A może skopiować zawartość dysków razem ze strukturą folderów „jak leci” i przekazać do archiwum? (i tam niech się zajmują tym dalej – wszak od tego są) • Jedna z Ważnych Instytucji Publicznych zaproponowała przekazywanie do archiwum państwowego kolejnych backupów systemu informatycznego - zaznaczając że aby to w ogóle odczytać to musimy kupić: • Licencję na „Silnik” bazy danych (od znanej firmy o światowym zasięgu) • Licencję na aplikację realizującą zadania publiczne za pomocą tego silnika (od znanej firmy o ogólnokrajowym zasięgu) • Szkolenia (żeby w ogóle się zorientować jak działa(ł) system

43. Dlaczego materiały archiwalne uporządkowane w określony sposób? • Czy tradycyjne papiery mogą być przekazane do archiwum państwowego byle jak czyli „w rozsypie”? • To co na papierze może poleżeć przez 50 lat w kącie (i najczęściej nic się nie stanie), może być jeszcze po tym czasie uporządkowane • Po 50 latach leżące w kącie taśmy (np.. DLT) z backupów przypuszczalnie będą… do niczego, ponieważ…

44. … ponieważ • Nie dadzą się w ogóle odczytać (uszkodzony będzie sam nośnik) • Nie będzie urządzeń do odczytania (nie będą już produkowane) • Nie będzie oprogramowania do odczytania • Nie będzie można stwierdzić jakie oprogramowanie jest potrzebne • Znajomość kontekstu „wytworzenia zapisanej taśmy” to jak znajomość kontekstu… zapełnienia regału w magazynie

45. Aby nie było takich kłopotów… • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519(jak uporządkować materiały na nośniku) • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychi Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518(jakie dane gromadzić „od początku” oraz jaka procedura przekazania i …przygotowania do przekazania) …czyli nie chcemy backupów

46. Praktyka: ogólne problemy z postrzeganiem dokumentu elektronicznego • zapisany nośnik (por. kodeks karny art.115 §14) • dokument jako plik (XML???) stworzony na podstawie formularza lub wzoru ustalonego w przepisach prawa (por. ustawa o podpisie elektronicznym art.58 ust.3) pobranego z „centralnego repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych” (zob. §3.4 Rozporządzenia MSWiA w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych - Dz. U. z dnia 11 grudnia 2006 r.). • dokument jako plik zapisany w jednym z formatów wymienionych w Rozporządzeniu RM w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766) • dokument jako inny, niewymieniony w przepisach plik • dokument „wieloplikowy” • dokument jako wpis do bazy danych systemu EOD

47. Spodziewane problemy z samym przekazywaniem… i przejmowaniem • (skomplikowana?) procedura przekazania przy wykorzystaniu prototypu systemu informatycznego do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych • co w przypadku gdy przekazywane byłyby zbiory dokumentów zawierające nagrania wideo (np. zapisy posiedzenia sądu w jakości „tylko” 5Mb/sek?)

48. zapisany nośnik… • kodeks karny art.115 §14:„Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”

49. …czy zbiór danych na nośniku • Ustawa o informatyzacji art.3 pkt2:„Dokument elektroniczny: stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”

50. załóżmy że to zbiór danych – jaki? • czy „uporządkowanych w określonej strukturze” znaczy „plik w określonym formacie”? • jeśli plik to w jakim formacie? • wymienionym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych - Dz.U.05.212.1766) – tamże XML do „definiowania układu informacji polegającego na określeniu elementów informacyjnych oraz powiązań między nimi” • wymienionym w §2.3 rozporządzenia MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U.06.206.1517) – tamże XML do sporządzania dokumentów elektronicznych „do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej”