A vezetői információs rendszerek támogatása az intézményi és ágazati stratégia kialakításához

1. A vezetői információs rendszerek támogatása az intézményi és ágazati stratégia kialakításához Sándorné Dr. Kriszt Éva rektor Magyar Rektori Konferencia társelnöke

2. IFORMÁCIÓS RENDSZEREK 1 • INTÉZMÉNYI RENDSZEREK • KOCKÁS FÜZET • NAGYGÉPES FELVÉTELI RENDSZEREK (BME, PSZF) • GÓLYA – FERIKE (SZEMÉLYI SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZEREK) • HALLGATÓI NYILVÁNTARTÓ RENDSZEREK (NEPTUN, ETR, ETN) • GAZDÁLKODÁSI RENDSZEREK (TÜSZ, EGR, SAP) • PÉNZÜGYI- ÉS SZÁMVITELI ELSZÁMOLÁSOK • BÉR- ÉS SZEMÉLYÜGYI RENDSZEREK • INGATLAN NYILVÁNTARTÁS • CSOPORTMUNKA ÉS KÖZÖSSÉGI TEREK (NEPTUN, ETR)

3. IFORMÁCIÓS RENDSZEREK 2 • KÖZPONTI RENDSZEREK • FIR (Felsőoktatási Információs Rendszer) • DOKTORI ÉS HABILITÁCIÓS NYILVÁNTARTÁS • NEMZETI KUTATÁSNYILVÁNTARTÁS • OKTATÁSI HIVATAL RENDSZERE • TENDENCIÁK • STATIKUSTÓL (ÁLLAPOTNYILVÁNTARTÁS: hallgató ,vagyon) [személyi adatok] • DINAMIKÁIG (Oktatás- és képzés szervezés, hallgatómozgatás, hallgatói pálya-javaslatok)

4. SPECIÁLIS KÖVETELMÉNYEK • A JÓ INFORMÁCIÓS RENDSZER: „INTELLIGENCIA KONZERV” • „Megvezeti” a felhasználót • Adott problémákra tudja a programozott megoldást [akkor is, ha az adminisztrátor nem] • Felkínál megoldási alternatívákat, szakértő felhasználó esetén [tud mérlegelni, s értelmesen választani] • A FEJLESZTÉSE MÖGÖTT A SZAKMA ÖSSZEFOGÁSA VAN • Közösségi felület a kommunikációhoz (Fórum, vita, problémabeküldés) • Szakértői testület ad hiteles (jogérvényes) állásfoglalást a közérdekű problémakörök megoldásához • Jogkövető működés • Rendszes karbantartás • AZON A SZINTEN INTÉZMÉNYESEN TÁMOGATOTT, AHOL A MŰKÖDÉSÉHEZ KAPCSOLÓDIK AZ ÉRDEK

5. HAGYOMÁNYOS RENDSZEREK PROBLÉMÁI • SZIGETSZERŰSÉG ELSZIGETELTSÉG A MŰKÖDÉSBEN • Lokálisan működtek, helyi gépeken (helyi hálózatokon), csak a saját területüket „látták” az adott rendszerek, közben átfogó, „átlátó” mutatók kellenek • SZIGETSZERŰ ADATSZOLGÁLTATÁS • Nyújtottak kimeneti információkat • Szakmai szegmenshez kapcsolódó (pl. csak pénzügy) kimeneti információk • (esetenként igen jó és flexibilis, de figyelmen kívül hagyja a kapcsolódó reália [pl. létszám]) rendszereket) • TRENDSZERŰSÉG ÉS IDŐSOROSSÁG PROBLÉMÁK

6. ÚJ IRÁNY KELL • KIINDULÁS • Vannak eddig (min. 10 év) bevált tranzakciós rendszereink. • Van szakmai tapasztalatunk: • Tudjuk, mit kell tudnunk [kommunikáció kifelé] • Tudjuk, mit akarunk tudni [kommunikáció, és ami fontos magunknak] • CÉL • Átfogóan látó rendszer, ami a részrendszerek adatait kombinálni képes (pl. hallgatói létszám – képzési költség) • Napi szinten biztosítja a naprakész információt az intézmény egészére (és megmutatja a származási információkat is) és megalapozza, támogatja az intézményi döntéshozatalt • Információt szolgáltat az oktatás-igazgatásnak és támogatja a központi döntéshozatalt

7. Az az eszköz, ami az intézményi alaprendszerekből adott rendszerességgel kiemeli az adatokat: ADATTÁRHÁZ „Témaorientált, integrált, az adatokat történetiségében tároló adatrendszer, amelynek fő célja az adatokból történő hatékony információkinyerés biztosítása, elsősorban a döntéshozatali folyamat támogatása érdekében” (W.H. Inmon, 1980) ∑ Az adattárházak lehetőséget biztosítanak, hogy a működési alap folyamatokban keletkező adatokból, a döntések számára releváns információk legyenek kinyerhetők.

8. Szakmai működési szükségletek • adatokban rejlő információk és összefüggések kinyerése • az egyes szervezeti funkciók magasabb szintű támogatása • hatékonyabb partner (hallgató, vállalat) kezelés • teljesítmények hatékonyabb mérése • pénzügyi teljesítmény elemzése • kontrollált folyamatok biztosítása • Minőségi kritériumok • a szervezetben az „igazság egyetlen forrása” • lefedni adatokkal, ellátni információkkal és eszközökkel minden • szakmai területet (oktatás, gazdálkodás, HR, marketing, stb.) • felhasználói szintet (vezető, szakértő, elemző)

9. Monitorozás Adminisztráció OLAP kockák Meta-adat Lekérdezés Külső adatforrások Kinyerés Tisztítás Szűrés Frissítés Tanulmányi ADATTÁRHÁZ Szolgáltatás Pénzügyi Bér-és személyügyi Tranzakciós adatbázisok Elemzés Adatpiacok Adatbányászat INTÉZMÉNYI MŰKÖDÉSI MODELL TÁMOP 4.1.1

10. Educatio, TÁMOP 4.1.3 Adat- bevitel OKM Átmeneti adatkezelés (Stage1, Stage2) Stratégiai Mutatók FIR Központi adattár Mutatók Edu. rendszerek más Edu. adatok VIR (riportok) külső adatok külső rendszerek Monitorozás Adminisztráció OLAP kockák Intézményi adatok elemzés modellezés Meta-adat Lekérdezés Külső adatforrások Kinyerés Tisztítás Szűrés Frissítés Tanulmányi ADAT TÁRHÁZ Szolgáltatás Pénzügyi Bér-és személyügyi Tranzakciós adatbázisok Elemzés Adatpiacok Adatbányászat

11. KÖVETELMÉNYEK, LEGFŐBB JELLEMZŐK • Téma orientált • az adattárházban tárolt adatok tárgykör, témakör alapján kerülnek tárolásra, nem alkalmazások szerint (pl.:vásárlók, termékek, eladások) • A döntéshozók számára szükséges adatok vannak tárolva, modellezés, elemzés centrikusan, nem a napi működéshez kapcsolódik • Integrált • a különböző vállalati rendszerekből származó adatok inkonzisztencia mentesen, szervezeten belüli azonos értelmezés mellett kerülnek tárolásra • Tartós • az adattárházba egyszer bekerült adatok nem változnak meg később. • üzemvitelből származó frissítés nincs. • csak két adatkezelési mód van: betöltés, lekérdezés • Idősoros, idővariáns • az adattárházban tárolt adatok idősoros módon kerülnek tárolásra a megfelelő összehasonlító elemzések, trendvizsgálat, stb. lehetősége miatt

12. KÖVETELMÉNYEK, LEGFŐBB JELLEMZŐK • Összegzett • a szervezeti rendszerekből származó adatok igény szerint összegezhetők, aggregálhatók • Nem normalizált • az adatok általában redundánsan, nem normalizált formában tárolódnak • Források • nincs megkötés az adatok forrásának tekintetében, külső és belső források is alkalmazhatók • központi, illetve saját is használható

13. EREDMÉNYEK Rendszeres jelentések vezetőknek, jogosultaknak Stratégiai mutatók figyelemmel kísérése

14. EREDMÉNYEK Ad-hoc lekérdezések Elemzés, adatbányászat A szervezet érintettjeinek tájékoztatása a WEB-en keresztül

15. A MEGVALÓSÍTÁS PROBLÉMÁI Információs problémák Egyes alaprendszerek hiánya (pl. K+F) Alaprendszerek információi pontatlanok Ugyanaz az adat több rendszerben is szerepel, melyik autentikus? Fogalmi problémák A fogalmakhoz kapcsolódó adatok tartalma Mutatók felépítése, tartalma

16. FELADATOK • Mi megy be? • Egységes intézményi fogalmi szótár kialakítása • Mutatók tartalmának, számításának standardizálása • Egységes intézményi kódrendszer kialakítása • Alaprendszerek adat minőségének felülvizsgálata, javítása • Adatok szükség szerinti strukturálása, adattisztítás • Adatokért felelős személy kiválasztása (tartalmi rendszergazda) • Mi jön/jöhet ki? Milyen riportok kellenek? • Egységes riport szerkezet meghatározása • Jogosultak köre • Milyen mutatók szükségesek? Mihez? • Nyilvánosság kérdése

17. JELENTÉSEK, BESZÁMOLÓK és MUTATÓK Hallgatókra és hallgatói struktúrára vonatkozó Oktatókra és oktatói összetételre vonatkozó Infrastruktúrára vonatkozó Pénzügyi folyamatokra vonatkozó Hallgatói előrehaladás mutatói – kredit, átlagos kredit-index Lemorzsolódás Hallgatói elégedettség Szolgáltatásokkal való ellátottság Oktatói feladatteljesítés (óraterhelés) mutatói Oktatók minősítése Kiadott diplomák Hallgatók elhelyezkedési adatai Munkáltatói vélemények Létesítmények kihasználtsága DPR

18. KÖSZÖNÖM MEGTISZTELŐ FIGYELMÜKET!