PROJE UYGULAMA SÜRECİ SATIN ALMA EĞİTİMİ YUNUS SARICA UZMAN 09.05.2011

1. PROJE UYGULAMA SÜRECİSATIN ALMA EĞİTİMİYUNUS SARICAUZMAN09.05.2011

2. İÇERİK SATIN ALMA NEDİR? GENEL ÇERÇEVE GENEL SÜREÇ SATIN ALMA USULLERİ AÇIK İHALE USULÜ PAZARLIK USULÜ DOĞRUDAN TEMİN SATIN ALMA SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ SATIN ALMA STRATEJİSİ/ PLANI

3. SATIN ALMA

4. SATIN ALMA NEDİR? Satın alma; • İlgili kuruluşun proje hedeflerinin ve amaçlarının detaylı bir şekilde açıklanması • Rekabette adillik, doğruluk ve şeffaflığın sağlanması • Bütçenin etkin ve verimli kullanılarak kalitenin ucuza alınması hususlarının dikkate alınarak ihtiyaç duyulan alımların zamanında gerçekleştirilmesi işlemidir.

5. TEMEL SATINALMA İLKELERİ • Yükleniciler arasında ayrım gözetmeme • Adil rekabet ortamı oluşturma • İhtiyaçları kusursuz tanımlayan şartnameler hazırlama • İlan etme • Yeterli süre tanıma • Tekliflerin değerlendirilmesinde objektif kriterleri esas alma • Düzenli kayıt ve muhasebe tutma • Geriye dönük ihale yapılmaması • Standart belgelerin kullanılması

6. USÜL VE ESASLAR • 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa (KİK) tabi yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetler kapsamında yapacakları satınalma faaliyetlerini tabi oldukları satınalma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler. • 4734 sayılı Kamu ihale Kanununa tabi olmayan kişi, kurum ve kuruluşların uyacakları satınalma usul ve esasları “Kalkınma Ajansları Satınalma Rehberi”ne göre yapılır.

7. SATIN ALMA STRATEJİSİ- PLANI • Yararlanıcılar “Satın Alma Planı” hazırlayacaklardır. (ihale ilanın yayınlanması, açılış ve değerlendirme, teslimat işlemleri, geçici/kesin kabul tarih) • Yararlanıcı projesini uygulamaya başladığı ilk ayda satınalma planını ajansa göndermelidir. Bu plan ilk izlemede yararlanıcı ile ilgili uzman tarafından nihai hale getirilecektir. • İhalenin açılış tarihinden en az iki hafta önce ajansa bildirimde bulunmalıdır.

8. SATIN ALMA USULLERİ • 4734 sayılı (KİK)’e tabi olmayan mali destek yararlanıcıların; satınalma usulleri şunlardır: • 1.Doğrudan Temin Usulü: Yaklaşık maliyeti 20.000TL’den düşük olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli Pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde doğrudan temin edilebilir • 2.Pazarlık Usulü: Yaklaşık maliyeti 20.001-150.000 TL arasında olan alımlar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir. • 3.Açık İhale Usulü: Yaklaşık maliyeti 150.001 TL’ den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir.

9. DOĞRUDAN TEMİN USULÜ • Yaklaşıkmaliyeti (KDV Hariç) 20.000 TL’yekadarolanalımlardasadecepiyasaaraştırmasıyapılarakfaturaveyageçerliharcamabelgelerikarşılığındadoğrudanteminyolunagidilebilir. • Proforma fatura ya da internet çıktısı izleme uzmanına destekleyici belge olarak sunulmalıdır.

11. PAZARLIK USULÜ

12. PAZARLIK USULÜ • Pazarlıkusulü, ihtiyaçduyulanalımınsağlayıcısıolabilecek en az 5 adayınbelirlenmesindensonrabuadaylarateklifsunmaküzereyazılıdavetiyegönderildiğiusuldür.  • 150.000 TL’yekadaryaklaşıkmaliyetiolanalımlardabuusulkullanılabilir. Bu usuldeilanzorunluluğubulunmamaktadır

13. PAZARLIK USULÜ SÜRECİ1. Adım • 1. Teknikşartnameninveihaledosyasınınhazırlanması • İhale şartlarıvehedefleritanımlayanbirteknikşartnameoluşturulur. • İhaledosyasıoluşturulur. • Teklifindeğerlendirilmesiniyapmaküzeredeğerlendirmekomitesioluşturulur.

14. 2.Adım 2.En azbeşadaydanoluşanbirkısalisteninhazırlanması *Değerlendirmekomitesi (DK) tedarikci şartlarına haiz en az 5 firmadan oluşan bir kısalisteoluşturur.

15. 3.Adım 3. Teknik tekliflerin alınması ve İhtiyaçları en uygunşekildekarşılayacakyöntemve çözümler üzerine her istekli ile birebir görüşmeler yapılması. Alınantekliflerinidariuygunluğukontroledildiktensonrateknikihtiyaçlariçinadaylarlaayrıayrımüzakereleryapılır

16. 4.Adım 4. Teknikgörüşmelersonucundateknikşartnameyedayalı olarakfiyattekliflerini de içerentekliflerinalınması • Fiyatın isteneceği bu oturumda geçerli teklif sunan en az 3 isteklinin bulunmaması halinde ihale iptal edilir.

17. 5.Adım 5. Tekliflerindeğerlendirilmesi, şartnameilekarşılaştırılması, uygunluğunundenetlenmesi • İsteklilerindebulunduğuaçılışoturumundafiyatteklifzarflarıaçılaraksadeceteklifsunumkurallarınauygunluklarıincelenir.

18. 6.Adım • 6.Verilen tekliflerüzerindefiyatgörüşmesiyapılması,son • fiyattekliflerininyazılıvekapalıolarakalınması Teklifler,Değerlendirmekomitesinde değerlendirildikten sonra teklif veren isteklilerin fiyat teklifleri açıklanır.İsteklilerden son tekliflerini kapalı zarf içerisinde vermeleri istenir ve son oturuma geçilir.

19. 7.Adım 7. Son fiyattekliflerininaçılmasıve en uygunteklifveren istekliyeihaleninverilmesi İsteklilerinhuzurundaverilen son teklifleraçılırkenuygunteklifiverenlerbelirlenirveihalesonuçlandırılır.

20. 8.Adım Kazananistekli en geç5 güniçindesözleşmeimzalamayadavetedilir. Davettebliğinden en geç7 güniçindegereklibelgelerinimzalamakiçinhazırbulundurulmalarıgerekir. Aksihaldeteminatlargelirkaydedilirvesözleşmehakkıortadankalkar.

21. AÇIK İHALE USULÜ • Yaklaşık maliyeti 150.000TL’ den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilmek zorundadır. • Açık ihale usulü ile yapılacak olan alımlarda ihale ilanları, ihale açılış tarihinden en az 20 gün önce yayınlanmalıdır. • İstenirse açık ihale usulünde davet mektubu gönderilebilir.

22. Açık İhale Usulü Süreci Teknik şartname ve ihale dosyasının hazırlanması İhalenin duyurulması Tekliflerin yazılı olarak alınması Tekliflerin değerlendirilmesi İhalenin verilmesi-kazanmayanların bilgilendirilmesi Sözleşmenin uygulanması

23. 1.Adım 1. Teknikşartnameninveihaledosyasınınhazırlanması, değerlendirme komitesinin oluşturulması • İhtiyaçduyulan mal-hizmet-yapımişlerineilişkinşartlarıvehedefleritanımlayanbirteknikşartnameoluşturulur. • İhale dosyası oluşturulur • Teklifin değerlendirmesini yapmak üzere değerlendirme komitesi oluşturulur.

24. 2.Adım 2. İhaleninduyurulması İlanlardetaylarıylabirlikteyayınlanmadanönceonayiçinAjansagönderilir. • İhaleilanıyerelve/veyaulusalbasında,yararlanıcının ve ajansın internet sayfasında yayınlanır. • İhaleilanlarıihaleaçılıştarihinden en az 20 günönceyayınlanmalıdır. • 200.000 TL’yigeçenalımlardaulusalgazetelerdeilanızorunludur.

25. 3.Adım 3.Tekliflerin yazılıolarakalınması • Tekliflerilansüresiiçindekapalı zarf içindeteslimalınıpkayıtaltınaalınır. • Kendisi teslim edenlere teklifalındıbelgesiverilir.

26. 4.Adım 4.Tekliflerin değerlendirilmesi • Teklifler ihale açılış oturumundakayıtsırasınagöreaçılırdeğerlendirmekomitesitarafındanidariuygunlukaçısındandeğerlendirilir. • İdariuygunluğugeçenteklifler; • hizmetalımıişlerindeteknikvemalideğerlendirme neticesinde en yüksek puanı alan tedarikçikazanır. • Mal alımı ve yapımişlerindeen düşüktekliftebulunanisteklikazanır.

27. 5.Adım 5.İhalenin verilmesi/kazanamayanlarınbilgilendirilmesi • İhaleyikazananistekli, en geç 5 güniçindesözleşmeyiimzalamakiçindavetedilir. İsteklitebligattarihindenitibaren en geç 7 güniçindegereklibelgelerihazırlayaraksözleşmeyiimzalamalıdır.  • Sözleşmeimzalandıktansonra10 güniçindekazanamayanisteklilereyazılıbildirimyapılır.

28. 6.Adım 6. Sözleşmeninuygulanması • Sözleşme imzalanarak ihale sonuçlandırılır ihale sonucundan sonra sözleşme hükümleri uygulanır. • İhale sözleşmesi açık net ve belirleyici olmalı sonradan önümüze çıkabilecek dar boğazları aşma konusunda hükümler içermelidir.

29. SATIN ALMA İZLEME SÜRECİ Satınalma sürecinin her aşamasıkayıtaltınaalınacakve ilgili tüm belgeler sözleşme sahibi tarafından oluşturulacak ihale dosyası içerisinde 5 yıl süreyle muhafaza edilecektir. Önemli satın alma tarihleri öncesinden ajansa bildirilecektir.

30. SATIN ALMA İZLEME SÜRECİ • Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılariçinbelirlenmişolankurallarauyulmamasıhalinde, gerçekleştirilenalımlaruygunmaliyetolarakdeğerlendirilmezveyapılmışolanharcamalardestekbütçesindenkarşılanamaz.

31. SATIN ALMA SÜRECİNİN İPTALİ • 1.Kalitevemaliaçıdanyeterliolmayanteklifleralındığındayadahiçteklifalınamamasıhalinde, • 2. İhaleilanedildiktensonraprojeninköklübirdeğişikliğeuğraması, • 3. Mücbirsebeplerinortayaçıkması, • 4. Tekliflerinmevcutmalikaynaklarıaşması, • 5. Usulsüzlüklerintespitedilmesidurumunda satın alma süreciiptaledilebilir.

32. ÖNEMLİ HUSUSLAR Projeninhazırlanmasınaveyauygulanmasınakatılanherhangibiruzmanyada firma, satın alma veyaihalelerdenhariçtutulmalıdır. Bütünlükarzedenişler, uygulanacakihaleusulüileparasallimitlerindeğiştirilmesiamacıyla, sunibirşekildekısımlaraayrılarakihaleedilemez.

33. ÖNEMLİ HUSUSLAR Şartnamelerde belli birmarka, model, patent, menşei, kaynakveyaürünbelirtilemezvebelirlibirmarkaveyamodeleyöneliközellikvetanımlamalarayerverilemez Kendisi ya da ortağı olduğu tedarikçilerden mal alımı yapamaz.

34. ÖNEMLİ HUSUSLAR • Aşağıdakidurumlardaizlemeuzmanıusulsüzlükraporuhazırlar: • 1. Satın alma dokümanlarındabelirtilenherhangibirkalemindoğrulanamaması, • 2. Malzemeninikinci el olduğuşüphesi, • 3. Malzemeninserinumaralarınındeğiştirildiğinedairşüphe, • 4. Malzemenindahaöncedenfirmayagetirildiğinedairşüphe

35. TEŞEKKÜR EDERİM