Proceso de Implementación de BPM en el Municipio de Guadalajara

1. Proceso de Implementación de BPM en el Municipio de Guadalajara

2. Contexto • Administración de gran tamaño con una interrelación que no se ha visto reflejada aún en los sistemas de información, varias áreas informáticas Comité de TIC, mejorar la alineación y la coordinación • Existe una gran cantidad de aplicaciones legacy que dificultan la integración y consumen tiempo para su mantenimiento • Un bajo porcentaje del personal tenían conocimiento y experiencia en java y web services Diplomado de Java, desarrollar capacidades y la adquisición de BPM, tecnología estándar, flexible

3. Sistemas Proveeduría Tesorería Flexibilidad Integración Reuso Recursos: personas información tiempo servicios esc.

4. Administrador de Procesos de Negocio (BPM)‏ • Método que da sustento a los Servicios de Negocio mediante un seguimiento de los flujos de trabajo: procesos, actividades, personas, información, tiempo; toma como unidad para reutilización componentes y servicios esenciales y considera para ello herramientas visuales y estándares tecnológicos actuales;

5. Beneficios • Correspondencia de TI con el Negocio • Mejora la coordinación entre actores de proceso, claridad en responsabilidades con la consecuente disminución de duplicidades: Trabajo; Información; Aplicaciones • Permite una creación y modificación flexible, ágil y eficiente de los procesos reutilizando servicios elementales • Seguimiento de la disponibilidad y el estado en el que se encuentran los servicios, procesos, actividades, revisa cumplimiento de SLAs en tiempo real.

6. Implicaciones • Contar con un repositorio de servicios y procesos actualizados, identificar impacto en la organización y buscar la alineación • Actualización de reglamentos para permitir que el flujo digital tenga validez (documentos y firmas electrónicos)‏ • Integración y actualización de información, convencimiento y apertura. ej.: organigrama, LDAP • Desarrollo de capacidades en estándares y tecnologías, actualización de descripción de puestos, búsqueda de formas de retener el capital humano y de alianzas • Establecer nuevas formas de trabajo principalmente en TI • Propiciar la adquisición de SOA para la comunicación

7. Proyecto Implementación de BPM • Objetivo: Implementación de BPM acompañada de consultoría para llevar a cabo dos procesos con la transferencia de capacidades • Tiempo de 7 meses (más el período vacacional): 1 sem capacitación BPA, 6 sem BPA, 3 sem capacitación BPM, 3 sem acotamiento, 15 sem desarrollo y despliegue

8. Proceso para mejorar procesos BPA BPM

9. Análisis de Procesos de Negocio BPA • Objetivo: Modelado, análisis y diseño de procesos incorporando la visión estratégica, táctica y operativa • Actores: Analista de Proceso(AP), AP DO, AP T • Modelos de mayor abstracción • Modelado de flujos de trabajo actuales (as is) • Análisis y enriquecimiento del modelo, en especial si se quiere realizar simulaciones • Diseño (to be) de procesos identificando actividades que puedan automatizarse (servicios candidatos) • Incorpora de forma separada las reglas de negocio

10. Administrador de Procesos de Negocio BPM • Objetivo: automatización de flujos de trabajo diseñando, desarrollando y reutilizando componentes y servicios web. Emplea ambientes de desarrollo y pruebas, requiere de gestión de entregas de sw • Actores: AP T o Arquitecto, Adm. de Servidor de Aplicaciones , DBA, Desarrolladores, Testers, Diseñadores de interfaces • Acotar los alcances, diseñar las pantallas, los módulos y definir cuales de los servicios candidatos se reutilizan y cuales se desarrollan de acuerdo a los recursos

11. Administrador de Procesos de Negocio BPM (continuación)‏ • Importar el workflow a BPEL y revisar la consistencia del modelado • Generar los accesos a datos • Desarrollar los componentes y servicios esenciales, generar WSDL publicar y probar por separado • Incorporar las reglas del Negocio • Desarrollar los indicadores clave en caso de existir • Incorporar los componentes y servicios esenciales al flujo de trabajo y probar en conjunto

12. Monitoreo de la Actividad del Negocio BAM • Objetivo: conectar a las personas con información en tiempo real: reportes, notificaciones, alertas • Responsable: Adm. Procesos • Revisar y solicitar la aceptación del proceso • Monitorear la ejecución, diseñar consultas para la visualización • Dar seguimiento a los indicadores y SLAs, comunicar con los dueños del proceso y TI las anomalías para su corrección

13. Factores de éxito • Que la alta dirección promueva la adopción de SOA en procesos de impacto en la organización • El interés en el personal por adquirir las nuevas tecnologías, así como de las áreas por mejorar sus procesos; las heramientas reducen la curva de aprendizaje Incorporar horas hombre con el expertise para que la operación no sea obstáculo • Disminuir duplicidades, permite una actitud positiva ante una nueva forma de trabajo

14. Riesgos • Los resultados no son a corto plazo, a pesar de mayores recursos, habrá baja productividad durante la transición • Posible rotación de personal porque la demanda de especialistas SOA en el mercado eleva los sueldos por encima de las capacidades del Municipio • Se incrementa la dependencia tecnológica en ambientes que hasta el momento no eran considerados críticos, entre mayor es la integración de nuevos procesos, más alto es el riesgo de afectación entre unos y otros • El mayor riesgo es seguir igual

15. Aprendizajes • Fue de gran interés para la parte financiera el adquirir middleware en lugar de aplicaciones finales, existen también versiones de open source • Establecer canales de comunicación, como reuniones y documentación y dar seguimiento a las actividades del proyecto y a la arquitectura (probar) Administración de proyectos • El tránsito hacia SOA requiere de la participación diferentes áreas y un cambio en la forma de trabajo (especialmente TI), para ser sostenible debe ser gradual, con servicios compartidos, escuchando las prioridades del Municipio Administración del cambio

16. Aprendizajes • La participación activa de los dueños de los procesos facilita y asegura los resultados • Se facilita la integración de la información si se apoya desde los procesos donde se genera, no una solicitud adicional a las funciones • SOA establece las nuevas reglas de intercambio entre instituciones y ciudadanos • Son varias las implicaciones de BPM pero mayores los beneficios • El aprendizaje continúa

17. Para mayores informes • Ligas de interés http://www.soablueprint.com/whitepapers/SOAPGPart1.pdf http://www.soablueprint.com/whitepapers/SOAPGPart2.pdf http://www.soablueprint.com/whitepapers/SOAPGPart3.pdf • Iván Israel Rentería Toledo irenteria@guadalajara.gob.mx teléfono 01 (33) 3818 3600 ext 3107 Gracias!