FORMATION A L ’OUTIL PATHOS

1. FORMATION A L ’OUTIL PATHOS 14 JUIN 2013

2. PROGRAMME DE LA JOURNEE • Rappel de la réglementation - Organisation régionale • (Dr P BEN HAMIDA) • Les fondamentaux de PATHOS : outils, fonctionnement, connaissances des bases (Dr S HERMABESSIERE ) • Méthode de validation des coupes ( Dr P BEN HAMIDA) • Consignes pratiques de codage dans les différents domaines pathologiques ( Dr S HERMABESSIERE) • Analyse des données (Dr P BEN HAMIDA) • Cas cliniques

3. LA REGLEMENTATIONART L 314-9 DU CASF • Les montants des éléments de tarification afférents aux soins…sont modulés selon l ’état de la personne accueillie au moyen de la grille nationale mentionnée à l ’article L 232-2 et du référentiel...(PATHOS) • Les montants des éléments de tarification afférents à la dépendance...sont modulés selon l ’état de la personne...au moyen de la grille nationale..

4. LA REGLE MENTATIONART L 314-9 DU CASF • L ’évaluation de la perte d ’autonomie des résidents.. réalisée à l ’aide de la grille AGGIR, est transmise, pour contrôle et validation, à un médecin…du département et à un médecin de l ’ARS territorialement compétent, désigné par son directeur général • L ’évaluation des besoins en soins requis des résidents… réalisée à l ’aide du référentiel...est transmise, pour contrôle et validation à un médecin de l ’ARS… • Une commission régionale de coordination médicale..détermine le classement définitif …en cas de désaccord

5. LA REGLE MENTATIONDECRET DU 8 JANVIER 2013 • Les référentiels AGGIR et PATHOS voient leur existence consolidée • Les évaluations de la perte d ’autonomie et l ’évaluation des besoins en soins sont réalisées sous la responsabilité du médecin coordonnateur • Elles sont réalisées lors de la conclusion ou du renouvellement de la convention tripartite • Elle sont renouvellées une fois « de façon simultanée » en cours de convention • Elle sont utilisées pour le calcul de la dotation globale relative à la dépendance et de la dotation relative aux soins • Elles sont validées dans un délais de 3 mois, à compter de la réception ; passé ce délai , elles sont réputées « tacitement validées »

6. LA REGLE MENTATIONDECRET DU 8 JANVIER 2013 • Création de la commission régionale de coordination médicale • Elle est composée d ’un médecin de l ’ARS, d ’un médecin représentant les services sociaux et médico sociaux du département, d ’un médecin gériatre, d ’un médecin coordonnateur ; chaque médecin a un suppléant • Elle détermine le classement définitif de l ’établissement, en cas de désaccord entre les médecins chargés de valider les évaluations de perte d ’autonomie et des besoins en soins • Elle veille à la bonne organisation des évaluations, à la qualité des formations, à l ’information sur les modalités de validations et sur le résultat de ces validations

7. ELEMENTS D ’ORGANISATION • La procédure de validation est une étape préalable à la tarification des EHPAD ou USLD • L ’allocation budgéraire est basée sur une formule unique de calcul de la ressource plafond • nombre de points GMPS x valeur du points x capacité • GMPS = GMP+(PMPx2.59) • La valeur du point varie selon l ’option tarifaire • Le champ d ’évaluation n ’intégre pas les personnes âgées de moins de 60 ans, ni celles en hébergement temporaire • Le respect de l ’équité réclame que cette procédure de validation obeisse à une pratique homogéne des médecins coordonnateurs, des CG et de l ’ARS

8. ELEMENTS D ’ORGANISATION • La premiere étape consiste à connaître le périmètre des établissements eligibles aux coupes PATHOS • Ce périmètre figure dans la circulaire de campagne budgétaire et permet de définir le programme de travail • A ce programme, peuvent être rajoutés des établissements présentant une atypie, ou une forte évolution de la clientèle • Avant le contrôle d ’une coupe, il est nécéssaire de s ’assurer que le médecin coordonnateur a reçu une formation à cet outil • La fixation de l ’échéance de la coupe est donc conditionnée par les séances de formation PATHOS organisées par l ’ARS • Avant chaque évaluation, le medecin coo devra prendre connaissance des dernieres recommandations de codage, accessibles sur www.cnsa.fr ( établissements et service médico-sociaux/AGGIR PATHOS)

9. PROGRAMME DE VALIDATION 2013 • Les validations prévues en 2012, reportées en 2013 • Les validations du PMP des EHPAD conventionnés avant 2008 • en prorité les établissements non tarifés au GMPS • Les engagements de l ’ARS pour une validation en 2013

10. METHODE DE VALIDATION ETAPE PRATIQUE I • L ’ARS informe le directeur de l ’EHPAD ou USLD qu ’il est dans le périmétre des établissements éligibles aux validations • Communique les dates de formation au modèle PATHOS • Ces formation sont organisés en région par le binôme agréé des référents PATHOS ( médecin gériatre et médecin ARS) • L ’ARS informe également les DT et les Conseils Généraux concernés

11. METHODE DE VALIDATIONETAPE PRATIQUE II • Un Médecin valideur (MV) de l ’ARS ( en général 1 par département) prend contact avec le médecin coordonnateur (MC), après s ’être assuré que le directeur de l ’établissement a bien été informé • Vérifie que le MC a suivi une formation adéquate et demandera une attestation de formation ; il lui indique, si nécéssaire, l ’accés aux dernieres recommandations de codage • Il fixe une date de réalisation de la validation en concertation avec le MC et le directeur de l ’EHPAD ; confirme par mail, avec copie au médecin référent PATHOS ( MR)

12. ETAPE PRATIQUE II • Le MR adresse au directeur de l ’établissement un courriel type de confirmation de la date retenue de validation, avec copie au MC et au MV • Le courriel précise les modalités de la procédure et de dépôt de la base de données sur la plateforme GALAAD de la CNSA (www.galaad-cnsa.fr) • Les MV peuvent accéder à ces bases sur cette plateforme • Une fiche « établissement » (éléments à receuillir lors de la validation) est jointe au courriel • + le dernier guide d ’utilisation PATHOS • + le mode opératoire ( dépôt de la base) du MC

13. METHODE DE VALIDATIONETAPE PRATIQUE III • Le MC récupére la version actualisée du guide • Planife et réalise l ’évaluation des pathologies et le profil de soins requis, pour chaque résident : • préparation de la coupe sur 1 à 3 semaines selon le nombre de résidents, avec fiche individuelle (argumentaires et justificatifs) • réactualisation rapide des fiches, en modifiant, si nécéssaire, certaines pathologies ou profils qui ont pu évoluer, la veille du dépôt de la base sur la plateforme • Etablit une fiche de concordance (nom/n° de saisie)

14. ETAPE PRATIQUE III • Le MC sauvegarde les données de l ’évaluation au format GALAAD • Une étude par site géographique ( FINESS géographique) • Dépose la base sur la plateforme selon la procédure envoyée, 8 à 10 j ouvrés avant la date de validation • Une base déposée doit être validée dans les 3 mois

15. ETAPE PRATIQUE III • Pour déposer la base de son EHPAD, le MC se connecte à la plateforme ( www.galaad-cnsa.fr) et demande une inscription • La demande est adressée automatiquement au MR, par mail • MR valide l ’inscription ; un identifiant et un mot de passe sont envoyés directement au MC • MR ouvre, sur la plateforme, un répertoire de dépôt de la base pour cet EHPAD • MC et MV concernés ont accés à ce répertoire

16. METHODE DE VALIDATIONETAPE PRATIQUE IV • Le MV récupére la base et l ’analyse avec galaad V4 ( à récupérér dans www.cnsa.fr) • Supprime de cette base les fiches des personnes de moins de 60 ans • Analyse la base de données ( liste et bilan) • Edite un bilan ( bilan au format pdf) qui fait apparaître le PMP initial • Etablit l ’échantillon des fiches individuelles à valider ( 50 à 80%) ; 8 à 10 fiches /heure • Edite un double jeu des fiches à valider

17. METHODE DE VALIDATIONETAPE PRATIQUE V • Le MV se rend sur le site pour le contrôle et la validation • Valide, en présence du MC et éventuellement d ’une personne de l ’équipe soignante ( infirmiere, kiné, psychologue…) • La validation, impliquant le partage du secret médical, la présence du directeur n ’est pas autorisée • Disponibilité et accessibilité des dossiers médicaux et de toutes les informations susceptibles d ’apporter des éléments de preuve permettant de valider le codage PATHOS • Examen conjoint des dossiers et codages ; si besoin, les personnes peuvent se rendre auprés du résident pour observation et constatation d ’un état pathologique

18. ETAPE PRATIQUE V • En cas d ’accord sur le codage, validation en l ’état • En cas d ’accord sur la modification de codage, le nouveau codage est porté sur la fiche individuelle, qui est cosignée par les 2 médecins • En cas de désaccord, les 2 médecins remplissent des fiches argumentaires types, qui seront soumises à la commission régionale de coordination médicale, via le MR ( photocopies anonymisées des pieces justificatives à joindre le cas échéant) • Dans l ’attente de sa mise en place, les fiches sont soumises aux médecins réferents de la CNSA (Drs Yannick EON, Emmanuelle ODINET RAULIN) • Une photocopie des fiches recodées et remise au MC • Le MV récupére auprés de la direction la fiche « établissement »

19. METHODE DE VALIDATIONETAPE PRATIQUE VI • Après le contrôle et la validation, le MV corrige la base dans Galaad • Le MR récupére la base corrigée • Le MR edite un procés verbal faisant apparaître le nouveau PMP ; il est envoyé au MC et au MV, par mail, pour signature + le bilan • Le PV est cosigné par le MC et le MV et retourné au MR

20. METHODE DE VALIDATIONETAPE PRATIQUE VI • Le MR récupére le PV du GIR validé auprés des médecins du CG • Les 2 PV cosignés sont adressés, avec le bilan, au directeur de l ’établissement, au MC, au Conseil Général, à la Déléguation Territoriale de l ’ARS concernée et au service de tarification de l ’ARS • Ils seront utilisés pour la tarification

21. QUESTIONS PRATIQUES • Absence de médecin coordonnateur • Parité évaluatuer / valideur • Suivi des PMP • HAD en EHPAD • Hotline

22. ABSENCE MEDECIN COORDONNATEUR • Si absence de médecin coordonnateur, l ’établissement peut faire appel à un médecin coordonnateur d ’un autre établissement, sous réserve que ce médecin ait bénéficié d ’une formation actualisée • A défaut, aucune validation ne peut être effectuée, ce qui signifie que l ’établissement, même éligible, ne peut accéder aux nouvelles modalités de tarification

23. PARITE • Lorsque le médecin valideur est accompagné d ’un autre médecin, il en informe la structure • Lorsque le médecin coordonnateur est accompagné d ’un autre médecin, il en informe le médecin valideur

24. SUIVI DES PMP • La CNSA en lien avec les ARS met en place • un suivi des procédures organisationnelles • un suivi des explications des variantes des PMP

25. SUIVI DES PMP • Facteurs explicatifs possibles des variations du PMP • qualité des informations • taille de la structure • statut juridique ( rattachement à un CH) • issu d ’une transformation USLD • environnement ( MS/PDS…) • statut des médecins • option tarifaire • formation gériatrique des MV et MC • appropriation du modèle

26. HAD en EHPAD • Le patient est gardé dans l ’effectif de validation • Le principe de soins requis est inchangé • Le protocole de soins détaillant le motif, le descriptif de l ’intervention de l ’EHPAD figure au dossier

27. SITES ET RESSOURCES • SITES • www.cnsa.fr : textes, guides, outils, formations relatives à PATHOS et AGGIR • www.galaad-cnsa.fr : plateforme • www.ars.midipyrenees.sante.fr • RESSOURCES INFORMATIQUES • support@cnsa.fr ; 05 34 61 84 69 • RESSOURCES MEDICALES • hotlineaggirpathos@cnsa.fr • Dr Sophie Hermabessiere : hermabessiere.s@chu-toulouse.fr • Dr Pascal Ben Hamida : pascal.ben-hamida@ars.sante.fr

28. Merci de votre attention