ONLINE MUS-koncept: Kompetenceudvikling og MUS – i anerkendende perspektiv

1. ONLINE MUS-koncept:Kompetenceudvikling og MUS– i anerkendende perspektiv Ved poul@langagergaard.dk Kort præsentation af musskema.dk April 2012

2. Indhold af denne præsentation • MUS, slide 3-42 • Kompetencekatalog, slide 43-60 • GRUS, slide 61-69 • APV, slide 70-75

3. ? Kort og godt:Hvad det handler om?

4. Helheds-orienteret MUS-koncept, som rummer: • Elektronisk MUS-koncept, med autografer, opfølgningsstøtte… • Styrer hele processen for dig – giver sammenhængskraft • Fortrolighed og høj sikkerhed uden papir (server/password) • Grafer viser anonyme gennemsnits-resultater i afdeling/firma • Overblik, hjælp og støtte til Aftaler – deadlines og opfølgning • Kompetencekatalog • Hjælp til at sikre præcist kompetence-afsæt hos den enkelte • Visuel hjælp til at sikre målrettet kompetence-udvikling • Et spændende GRUS-koncept (GRuppeUdviklings-Samtaler) • Inkl. nyt APV (Arbejdspladsvurdering)

5. Hvad kan Musskema.dk Troværdigt dialog- værktøj Overblik: MUS bliver faktisk afholdt! Referat på stedet – sendes automatisk Grafisk overblik over hoved- tendenser Afrapportering til cheflaget Musskema.dkkan tilbyde dig denne unikke hjælp: Redskab til opfølgning på alle aftaler Afrapportering til medarbejdere Leder- evaluering og dialog Tværgående fordel og effekt = fra Kvalitetsre-formen 07, ovk 08 m.v. Trivsels- undersøgelse For alle

6. Musskema.dk • 30 spørgsmål • Fordelt på 5 temaer: • Jobbet • Kollegerne • Kunder • Virksomheden • Fremtiden Når skemaerne udfyldes, genereres automatisk gennemsnitsgraf pr. afdeling for de enkelte spørgsmål for hvert tema. Den blå søjle til venstre viser hele firmaets gennemsnit. Spørgsmålene og temaer kan justeres, så de netop passer til jer!

7. Alene over for medarbejderen: Synliggøre placeringen i helheden:

8. Krav og forventninger (Mission) Vision og mål Udvikling af kompetencer Organisations- udvikling Anerkendende dialog- og feedback-kultur Holdning til medarbejderen (Værdier)

9. Erfaringsmæssige og nødvendige krav til MUS-skemaer: • Skemaet skal være enkelt, klart, entydigt, specifikt og uden skjulte dagsordener • Skemaet skal være kortfattet - max. på 2 sider! • Skemaet skal sikre at vi kommer hele kompasset rundt, som en stille guide • Skemaet skal være et håndtag til det afgørende: den konstruktive dialog • Skemaet skal være målbart, så de forskellige udsagn siges og høres med samme vægt på begge sider af bordet • Skemaet skal være en hjælp til den fundamentale opfølgning • Skemaet skal kunne bidrage til en præcis afrapportering af afdelingens MUS-runde for både personalemødet og for det højereliggende cheflag

10. ? Hvad får du ud af Værdiskabende MUS?

11. Fra hjemmesiden kan du hente opdateret viden om og hjælp til MUS!

12. In English, www.developandperform.com:

13. Musskema.dk • 30 spørgsmål • Fordelt på 5 temaer: • Jobbet • Kollegerne • Kunder • Virksomheden • Fremtiden Når skemaerne udfyldes, genereres automatisk gennemsnitsgraf pr. afdeling for de enkelte spørgsmål for hvert tema. Den blå søjle til venstre viser hele firmaets gennemsnit. Spørgsmålene og temaer kan justeres, så de netop passer til jer!

14. Fordele ved Værdiskabende MUS • Dækker 3 niveauer: • Chef • Leder • Medarbejder • Kan udbygges til at dække vilkårligt antal ledelses-lag, hvis det har interesse. Spørg gerne! • Egne spørgsmål/temaer kan let justeres og integreres med redskabet • Grafisk overblik over medarbejdernes svar – afdelingsvis, over for både leder selv og leders chef (klar til leders egen MUS) • Alle aftaler i afdelingen serveres på et enkelt ark i en oversigt • Mulighed for at sætte deadline på aftaler, så der følges op med automatisk reminder-mail for både medarbejder og leder Mulighed for at alle aftaler automatisk sendes til HR eller konkret mailadresse – for opload til elektronisk personalesag Mulighed for at benchmarke op mod andre afdelinger Mulighed for at sende grafiske oversigter videre til f.eks. topledelsen og/eller HR-afdelingen Kommer mere i dybden og sparer administrativ tid ved MUS (administrativ tidsbesparelse: ca. 30-45 min. pr. samtale!) Musskema.dk matcher præcist væsentlige opgaver og krav i Kvalitetsreform og Trepartsaftalen fra 2007 og overens-komsterne 2008!

15. ? Hvordan kommer man i gang og opretter sig som firma?

16. Oprettelse af firma Chefen opretter virksomheden i systemet via musskema.dk i højre spalte – og ledes ind på den sikre server: https://secure.musskema.dk/ny/, hvor oprettelsen sker. Når man har accepteret betingelserne for MUS-skema, skal man klikke på organisationstype, privat eller offentlig, og derefter registrere sig med aktuelle data – så får man det rigtige MUS-skema, som kan tilpasses dine ønsker.

17. Firma administrationssiden, chefens side – til OVERBLIK + oprettelser Når man har oprettet sig som Organisation med Chef og evt. antal ledere, så ser man her på Firma administrationssiden, hvordan man kan få overblik over de enkelte ledere, og hvor langt de er nået i deres MUS. Organisation og Lederstatistik – fremkommer når/hvis man har hhv. flere Chefer kædet sammen til organisation – og når man har ledere…

18. Lederens side – det er herfra alle agerer med MUS, GRUS, m.v. Fra lederens side – skal samtlige MUS, GRUS og APV afvikles… Her kan lederen oprette flere medarbejdere – klik og se alle steder, hvor der står ? i orange cirkel… Hvis lederen også er Chef – har lederen her både en medarbejder-gruppe og en Ledergruppe, som der skal føres MUS med.

19. Medarbejderens side Mit Musskema.dk – er medarbejderens side. Her kan man i højre side skifte password til et selvvalgt. Når der er aktive skemaer, man skal forholde sig til, får man en besked og logger sig ind og udfylder sit MUS, GRUS, APV o.l.

20. Fra Firma administrationssiden: Oprettelse af flere ledere Læs altid de små vejledninger, der ligger bag de orange cirkler med ?. I højre side under Ledere – højreklikker man på afdelingens navn, og de første 3 punkter, bør man lade ligge endnu! Men Tilføj leder – giver mulighed for at tilføje (søge efter navnet andetsteds), eller Opret bruger (oprette lederen fra bunden af – med navn og mail). Herefter får lederen automatisk mail med besked.

21. Når der står 5/5 – betyder det, at der har været sendt 5 skemaer ud, og der er afleveret 5 i denne MUS-periode. Fra Firma administrationssiden – kan chefen se, hvor langt lederen er nået i MUS. INTET fortroligt, men proces og grafer. Chefen kan klikke på indeværende års grafer eller de sidste 3 års…

22. Firma administrationssiden: Chefen kan videresende grafer til højereliggende chef, HR o.l. Ønsker man en sekretær eller HR til at opsamle alle aftaler (ikke referater!), så skriv mailadressen her! Chefen kan her oploade Firmates eget logo, så det placeres i venstre spalte lige over ”Vejledning”

23. ? Hvordan oprettes medarbejdere – og udsendes MUS-skema?

24. LEDERENS SIDE: Oprette medarbejdere På lederens side opretter lederen de medarbejdere, der skal være i afdelingen. Lederen stiller sig på: Lederens navn (medarbejder), højreklikker og får den viste boks frem: Tilføj medarbejder/Opret bruger (med navn og mail-adresse).

25. LEDERENS SIDE: MUS status Her kan du se indgåede aftaler fra dine teams og følge op på dem • På lederens side : Klik på MU-samtaler, så får du et billede, som viser ”Dine teams”. Klik på ikon/skema. • Så ser du et billede som dette her. Er du Chef, så vil du fra Lederens side have mindst 2 teams: • Ledergruppen (kun hvis du har ledere under dig) • Dine egne medarbejdere. Klik på sidste: • Så fremgår dine medarbejdere som her – med status for, hvor langt de er kommet i MUS. • Du kan nederst se skemaet, før du udsender. • Når Lederen næste år er klar til næste MUS-runde, klikker du på knappen ”Åbn næste MUS”.

26. Lederens Side – muligheder med medarbejdere På oversigten til højre over medarbejdere i afdelingen/teamet – kan lederen højreklikke på den enkelte medarbejder, og se muligheder: skrive i medarbejderens CV, Skrive intern Note, fjerne medarbejder fra teamet… NB. Slet IKKE en medarbejder, som skal bruges andet steds i organisationen.

27. Udsendelse af MUS-skemaet til medarbejderne Når lederen skal udsende MUS-skemaet/koderne til medarbejderne, kan det ske individuelt ved at klikke på SEND ud for den enkelte medarbejder. Så popper en lille boks op, hvori man kan skrive en personlig meddelelse til netop denne enkelte medarbejder, som bliver indarbejdet i den mail, som medarbejderen får med påmindelse om at gå ind på siden og hente password/udfylde MUS.

28. ? Hvordan forberederman sig til MUS?

29. Forberedelse til MUS Gennem tilsendt kode går medarbejderen ind i eget MUS-skema og udfylder ca. 30 spørgsmål, inden for fem temaer. Der scores fra 1 (Lav) til 6 (Høj). Der kan skrives kommentar til hvert enkelt spørgsmål.

30. ? Hvordan afvikle MUSog lave referat?

31. Referat skrives her! Medarbejders forlods udfyldte Medarbejderen udfylder sit MUS-skema, så kan lederen se skemaet – og nu kan selve MUS begynde. Udgangspunkt sker i det udfyldte skema, og der frem-kommer en ny kolonne til referat, som skrives på stedet. Når MUS er færdig og referatet skrevet – klik: Afslut, og begge får automatisk mail med referat!

32. Afvikling af MUS Gennem selve MUS handler det meget om, at leder har skarpt fokus på, når og hvor der kan laves en konkret aftale – både vedr. medarbejders kompetenceudvikling og mål for det kommende år. De føres straks ned i de to sidste punkter, som således er i spil under hele MUS. Aftaler trækkes automatisk med over til næste års MUS… Under Aftaler om fremtiden – har man mulighed for at sætte en deadline på til de enkelte aftaler. På den anførte dato sender systemet automatisk en reminder til både leder og medarbejder. … og ved næste års MUS placeres dette års aftaler under ”sidste år”, så man ved MUS kan evaluere sidste års aftaler og se, hvad der er sket… Det sker helt automatisk!

33. LEDERENS SIDE: MUS status Nu kan lederen lave opfølgning mange gange gennem året Når MUS er afsluttet og leder/medarbejder har fået mail med referat, så er det ”låst fast” og kan ikke rettes. Men går lederen ind i det afsluttede dokument, fremkommer en ny kolonne, hvor man kan lave opfølgning og indgå opfølgningsaftaler med nye deadlines og påmindelsesmails… Status skifter så til ”Opfølgning”. Alle aftaler opsamles med dato for indgåelsen.

34. ? Hvordan følge op på aftaler – og de grafiske resultater over for medarbejdere og din chef?

35. Aftaler Lederen kan nu på Leder-siden klikke på Aftaler: så fremkommer samtlige aftaler, der er indgået med den enkelte i en overskuelig oversigt, som der nu kan ageres ud fra.

36. ? Grafisk fremstilling af resultater?

37. Grafisk fremstilling af resultater Lederen får 6 grafiske billeder af afdelingens resultat efter MUS: En for hver af de 5 temaer som den, der vises her. Og endelig en samlet oversigt, som viser rating-spredningen for hele afdelingen på samtlige spørgsmål. De 5 drøftes ved et medarbejdermøde med handlingsplan.

38. …Grafisk fremstilling af resultater Medarbejder Medarbejder Medarbejder Medarbejder Medarbejder Lederen tager de 6 grafiske billeder med til sin egen MUS med Chefen, som anvender dem til overblik og som basis for lederudvikling. Chefen har adgang til de grafiske oversigter. Fortrolige MU-samtaler bliver mellem medarbejder og leder Fortrolige MU-samtaler bliver mellem leder og chef Leder Chef

39. Musskema.dk er bygget op til at håndtere meget store koncerner med en lang række ledelseslag. Uanset mange eller få ledelseslag, så kan topchefen gå ind og udvælge ønskede spørgsmål på tværs af temaer i en afdeling, flere afdelinger eller hele koncernen – og køre en grafisk statistik ud på pdf for netop disse spørgsmål…

40. Resultatet vises så med den ønskede overskrift og med de ønskede dele af organisationen vist ved siden af hinanden – op til 4 afdelinger pr. side…

41. ? Etik, rettigheder og økonomi

42. Etik og rettigheder • Mus-skemaerne ligger på en sikker server (derfor er adressen: https://secure.musskema.dk) • Selve samtalen og referatet er internt og fortroligt mellem den enkelte medarbejder og dennes leder • Hvis lederen stopper – er ingen anden berettiget til at få adgang til de fortrolige udsagn i MUS-skemaerne – men den nye leder får adgang til grafer og statistik • Bl.a. derfor er det vigtigt, at gennemsnitsgraferne og Aftalerne fra årets MUS netop går videre i systemet, så opsamlet viden ikke går tabt • Chefen har kun adgang til gennemsnitsgraferne

43. Økonomi • Det netbaserede MUS-skema koster pr. år 1.499,- kr. pr. leder med op til 30 medarbejdere, inkl. rettelser/justeringer af op til 5 spørgsmål. Beløbet gælder oprettelse og 1. års licens. Inkluderet er også Kompetence, GRUS-koncept, APV • Efterfølgende års licens koster også 1.499,- kr. - med gratis rettelser af op til 5 spørgsmål/år • Yderligere ønsker til rettelse og justering af spørgsmålene, kan ske for 275,- kr. pr. spørgsmål • Der er hurtig og effektiv support, hvis man løber ind i noget… • Enhver er velkommen til at trække på vores betydelige erfaring og ekspertise inden for udvikling af ledere og medarbejdere. Afregnes særskilt. • Alle priser er 2012-priser og er ekskl. moms.

44. Kompetencekatalog – med grafisk spindelvæv

45. Vores styrke - fællesmængden De reelle krav ogforventninger til organisationen De umiddelbare kompetencer p.t. Vores udfordringer – uoverensstemmelsen mellem reelle krav/forventninger og forhåndenværende kompetencer

46. Medarbejder-udvikling Relationel udvikling Med- arbejderen Personlig udvikling Faglig udvikling

47. Medarbejder-udvikling Med- arbejderen Relationel udvikling Personlig udvikling Faglig udvikling

48. Tre niveauer: • Person-niveau • Gruppe-niveau • Organisations-niveau Adfærd Kan udvikles Kompetencer Færdig-heder Viden Vanskeligt påvirkelige Individuelt fundament Personlige karakteristika Talent (Christian Brosolat og Anders Thorup: Kompetenceudvikling i praksis, JP 2004)

49. Kort fortalt om Kompetencekataloget Dette netbaserede kompetence-redskab er fuldt integreret i musskema.dk Det hjælper organisationen med at definere de ønskede kompetencer – fagligt som personligt Og det bidrager til, at den enkelte leder/afdeling herefter opstiller de ønskede niveauer for de enkelte kompetencer Og endelig hjælper dette redskab den enkelte medarbejder med at score sin egen indplacering på de enkelte kompetencer Det hele præsenteres grafisk i et overskueligt spindelvæv pr. afdeling og samlet – lige til at præsentere internt som eksternt

50. ? Kompetencekatalog begynder med Chefen