Bitirme Projesinin Rapor Yazımı ve Sunumu için Ana Esaslar

1. Mersin Üniversitesi Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölümü EEM 494 Bitirme Projesinin Rapor Yazımı ve Sunumu için Ana Esaslar Yrd. Doç. Dr. Şevket Demirci sdemirci@mersin.edu.tr Kasım, 2013

2. Yazılı Rapor ve Sözlü Sunum • Bilgi transferinin resmi (formal) yol ile yapılması • Amaç: iletmek (communicate) • Ne yaptığınızı, nasıl yaptığınızı ve ne bulduğunuzu iletmek istersiniz • Eğer hiçbir şey bulmadıysanız: STOP NOW

3. Bilgi Transferi için Temel 3 Kural • Herşeyden önce alıcının bilgi durumunu göz önüne alınız • Alıcı en önemli kişidir • Bir mesajdaki bilgi, alıcının o mesaj konusu hakkındaki belirsizliğindeki durum değişikliğidir. • Genellikle ön bilgisi çok değişik düzeylerde olan okuyucu veya dinleyiciler vardır. Mesajınızı ortalamanın biraz altı bilgisine sahip kişiye göre vermek en iyisi • Yazılı veya sözlü sunum raporunuzu vermedeki amacınızı asla birilerini etkileme olarak görmeyiniz • Entelektüel kibir birinci dereceden suçtur

4. Bilgi Transferi için Temel 3 Kural • Verebileceğiniz maksimum bilgiyi verin • Bilgi transfer hızını maksimize ediniz • Hikaye anlatımında olduğu gibi, can alıcı noktayı sona saklamayınız. En önemli kısım ile başlayın..sonra detay

5. Yazılı Rapor vs. Sözlü Sunum FAKAT…….aynı değiller….. Sözlü Sunumlar Yazılı Raporlar • Rasgele okuma • Temponun kontolü okuyucuda • Mesaj arşivseldir • Okuyucu aktiftir • Geribildirim (feedback) imkanı yok • Lineer (geriye dönüş yok) • Temponun kontrolü sunucuda • Mesaj o anda verilir • Dinleyiciler pasif olabilirler • Geribildirim (feedback) imkanı var (Soru-cevap kısmı) • Amaç aynı: Teknik bir buluşu açıklamak

6. Teknik Rapor Yazımı

7. Neden Yazayım ? • Kariyerinizdeki belki de en önemli yeteneğinizi geliştirir • Mühendisler mükemmel teknik yazıcılar olmalıdırlar • Önemli fikirlerinizin kalıcı şekilde iletilmesini sağlar ve çalışmanızı muhafaza eder • Düşünce tarzınızı törpüler • Dikkatli görüş • Kritik analiz • Başkalarının bakış açısı

8. Teknik Raporun Formları ve Bilimsel Değeri • Formları: • Kavramsal (Conceptual) • Deneysel (Empirical) • Gözlemsel (Observational) • Metodolojik (Methodological) • İnceleme (Review) • Tekrarlanabilir bir metodoloji sağlarlar • Yazarı veri üzerinden anlatmaya zorlar • Yazarı, sonuçları kişisel görüşlerinden ayrı tutmasına zorlar

9. Ne tür bir teknik rapor yazıyorsun ? Akademik makaleler Endüstriyel Ürün Teknolojisi Tanıtım Dökümanları(“White Papers”) Yürütülen bir projenin açıklaması

10. Raporu kime yazıyorsun ?

11. Raporu kim yazıyor? Raporlar kişisel değildirler Gelenek: herşeyi üçüncü şahıstan yazmak (objektifçe, nesnel, tarafsızca) • ‘sen’, ‘ben’ gibi kelimeleri kullanılmaz

12. İyi Yazımın 1. Kuralı Revizyon, revizyon, revizyon !!!! İyi yazım diye bir şey yoktur, sadece iyi «tekrar-yazım» vardır Yazmak kolay mı? Hayır Okumak kolay mı? Evet • Rapor okuma için optimize edilir • İyi yazmaya ne kadar çalışılırsa, okumak o kadar kolay olur saw@ecs.soton.ac.uk

13. Etkili bir Rapor Mantıksaldır • Teknik rapormantığıkelime seviyesinde başlar ve doküman seviyesine doğru genişler. • Doküman Seviyesi • Kolay takip edilebilir (kısımlara ayırma ve biçimlendirme) • Profesyonel görünüm(düzenli, organize) • Paragraf Seviyesi • Düşüncede bütünlük (paragraf yapılandırması) • Konuya hızlı geçiş(kısa, az ve öz) • Kelime/CümleSeviyesi • Profesyonel dil (yazım, gramer) • Anlamı açık sözcük kullanımı İyi teknik yazım, fikirleri okuyucunun kolayca ve hızlıca anlayabileceği ve ikna olacağı bir yol ile aktaran yazımdır. saw@ecs.soton.ac.uk

14. 1. Döküman Seviyesi Mantığı saw@ecs.soton.ac.uk

15. Kısımlandırma ve Yapı saw@ecs.soton.ac.uk

16. Başlık (Kapak) Sayfası Not: Başlık ne kadar spesifik yapılırsa o kadar iyi olur • Silikon Devre Plakaları • Silikon Devre Plakalarının Isıtılması • Silikon Devre Plakaları için Isıtma Zamanının Azaltılması • Silikon Devre Plakaları için Isıtma Zamanının (çözümünü ekle) ile Azaltılması Başlığa ek olarak, • Yazarın ismi • Proje danışmanı • Grup elemanlarının isimleri • Ders kodu • İletişim bilgileri ve tarih Başlık: • Kısa ama öz • Bilgilendirici ve spesifik • Anlaşılabilir saw@ecs.soton.ac.uk

17. Öz ÇOK ÖNEMLİ • Öz’ler okuyucuların araştırma projenizi anlamalarının kısa yoludur. Okuyucular, Öz’ü okuyarak konunun kendi alanına girip girmediğine karar verip, okumaya devam edip etmeyeceklerini belirlerler. raporun kısa bir özeti referans içermemeli tek paragraf Uzunluğu: Genellikle 150-200 kelime, tek satır aralıklıkla 1/3 veya ½ sayfa bağımsız olmalı • Problem geçmişini içermemeli-yani çalışmayı neden yaptığını (Giriş kısmına ait) Raporun asıl kısmınının veya Giriş kısmının bir parçası değil Deneyler raporunuzun asıl konusu olmadığı gibi, Öz’ün de asıl konusu olmamalı. Asıl odak geliştirdiğiniz model olmalı saw@ecs.soton.ac.uk

18. Öz (Devam) Öz genellikle 4 veya 5 cümleden oluşmalıdır • Problem nedir, veneden problemdir? • Önerilen çözüm için sizin fikriniz nedir? • Fikrinizi nasıl test ettiniz? • Nasıl sonuçlar elde ettiniz? • Bunlar neden faydalıdır? Öz’ün rapor yazımına başlamadan yazılması iyi bir fikir olabilir (bitirdiğinizde tekrar yazılacak olsa da) Öz’den sonra anahtar kelimeler olabilir saw@ecs.soton.ac.uk

19. Giriş Huni stili: geniş başla ve daralt..bilinenden bilinmeyene Çalışmanın içeriğini ve/veya altyapısını belirtin • Çalışmayı neden yaptığınıza motive etmeli ve litaratüre hakim olduğunuzu göstermeli Çalışmaya neden ihtiyaç olduğunu açıklayın • Amaçlarınız neler Araştırdığınız problemi açıkça tanımlayın Ele aldığınız genel yaklaşımı ana hatlarıyla çizin Dökümanınızın geri kalan kısmının yol haritasıyla bitirin Uzunluğu: Raporun uzunluğuna bağlı, • genellike 3-4 sayfadan fazla olmamalı. Okuyucunun bilmeyebileceği terimleri tanımlayın. Raporda kullanılacak kısaltmaları tanımlayın saw@ecs.soton.ac.uk

20. Kaynak Araştırmaları (bitirme projesi raporlarında girişte) Raporun dar konusu ile ilgili olarak başka araştırmacıların neler keşfettiğini veya konu ile bağlantı ilgili araştırmaları içerir Araştırmanın dar konusu üzerine odaklanır • Gereksiz bilgiler yazılmaz Okuyucunun bir konu hakkındaki düşüncesine şekil verir • başka bilim adamları konu ve konu ile alakalı olarak ne diyorlar Konular ve alt-konular numaralandırılıp bölümler halinde verilebilir (Konuyu çok fazla alt-bölümlere ayırmadan) • 2.1 …Ana konu • 2.1.1. ..Alt-konular saw@ecs.soton.ac.uk

21. Materyal ve Yöntem Materyal: • Kullanılan materyalin adı, üretildiği firmanın adı, katalog numarası ve üretim yeri verilmelidir. • Simülasyon programları • Veri toplama, işleme ve analizinde kullanılan materyaller saw@ecs.soton.ac.uk

22. Materyal ve Yöntem (devam) Yöntem: • Projeyi bitirmek için öğrencinin uyguladığı araştırma yöntemlerinin ve tekniklerinin ayrıntılı anlatılması • «Proje nasıl yürütüldü» ve «Neden belirtilen biçimde yürütüldü» sorularını cevaplar • İçerdikleri: • Kullanılan yöntemlerin temelindeki mantık • özel metotları kullanmadaki sebepler • araştırmanın kapsamı, • veri toplama yöntemi, veri işleme ve analiz yöntemi, • örnekleme metodu, eğer varsa örnek boyutu ve varsayımlar saw@ecs.soton.ac.uk

23. Materyal ve Yöntem (devam) Yöntem: • Projede kullanılan spesifik deneysel prosüdürler açıklanır • Kullanılan analitik teknikler açıklanır • Nelerin bulunduğu açıklanmaz..Bulgular kısmına ait • Alt-bölümlere ayrılabilir saw@ecs.soton.ac.uk

24. Materyal ve Yöntem (devam) Teorik analiz • Ana denklemleri oluştur • Varsayımları açıkça belirt ve bunları niceliksel olarak destekle • Model geliştirmeyi açıkla; ana denklemleri ver ama ayrıntıları Ek’te ver • Model kapsamında denklemlerin ne ifade ettiğini açıkla • Modeldeki kısımlar arasındaki ilişkileri göstermek ve görselleştirmek için Şekilleri (Diyagramları) kullan • Bilgisayar simülasyonunu açıkla • Önce, denklemlerinizden cevapları elde etmedeki algoritmaları, sonra kullanılan nümerik şemayı açıkla. • Nümerik parametreleri ver: e.g. İntegrasyonda kullanılan adım boyutu • Sınır koşullarını belirt saw@ecs.soton.ac.uk

25. Materyal ve Yöntem (devam) Deneysel yöntemler (i.e. ..aparatlar & prosedürler): • Genel (tüm) çalışmayı açıkla ve şematik diyagram sun. Düzeneğin fotoğrafını da verebilirsin. • Neyin ölçüldüğünü belirt. Transduserler ve ölçüm sistemleri çok bilinmiyorlarsa detaylı bilgi ver, değilse gerek yok • Transduserlerin doğruluğunu (accuracy) ve frekans cevabını belirt. Eğer A/D sistem kullanıyorsan, örnekleme hızını ve toplam örnekleme zamanını ver. • Kalibrasyon prosedürünü açıkla (Kısaca, eğer uzun vermek istersen Ek bölümüne) • Deneyi nasıl yürüttüğünü açıkla. • Yapılan deneylerin listesini, değiştirdiğin parametreler ile birlikte ver. saw@ecs.soton.ac.uk

26. Bulgular ve Tartışma Bulgular • Bulguları sun fakat yorumlama. Şekiller, tablolar kullarak ve bunlara atıflar yaparak sonuçları ver. Sonuçlar hakikatlardır (gerçekler). • Önce direkt gözlemi açıkla, e.g. Zamana göre basınç • Deneyin parametrelerini değiştirdiğinizde sonuçların nasıl değiştiğini açıkla. • Değişimin miktarı (artma/azalma, ne kadar ?) • Deneysel sonuçların, modelinizden beklenen değerlerden nasıl farklılık gösterdiğini açıkla • Teorik sonuçların, deneyin direkt gözlemleri (e.g. Basınç-zaman eğrisi) ile aynı özellikler gösteriyor mu ? • Deney parametrelerinin değiştiği durumda, teoriksel beklentiler ile deneysel değerlerin niteliksel ve niceliksek karşılaştırmasını yap • Teoriksel eğri ile deneysel noktaları aynı grafik üzerinde çizdir. • Uyuşmazlıklara sebeler ver ve bunları açıkla saw@ecs.soton.ac.uk

27. Bulgular ve Tartışma (devam) Bulgular • Dikkat edilmesi gerekenler: • Her bir grafikte ne görüldüğünü ve ilgi çekici anormallikleri metinde açıkla. Görseller tamamen herşeyi açıklamaz. Açıklamasız grafik sunarak okuyucuların ne demek istediğinizi anlamasını beklemeyin. • Bütün şekiller isimlendirilmelidir ve metinde şekilden önce refere edilmelidir. • Veriyi düzenlemek için, alt-bölümler kullanılabilir • Olumsuz sonuçlar sonuçlardır ve raporda verilmesi iyidir. saw@ecs.soton.ac.uk

28. Bulgular ve Tartışma (devam) Tartışma • Tartışma =Yorumlama • Bulgularınız hakkındaki yorumlarınız ve sonuçlarınız • Yorum yapılırken bulgular değil, bulgulardan varılan sonuçlar dikkate alınmalıdır. • Geliştirdiğiniz modelin önemi nedir ? Ne için iyidir ? saw@ecs.soton.ac.uk

29. Bulgular ve Tartışma (devam) Tartışma • Modelinizi geliştirirken kullandığınız varsayımları ve/veya idealleştirmeleri tartışınız ve bunların teoriksel tahminleri nasıl etkilediklerini belirtiniz. • Garifklere sadece atıfta bulunmayınız, ne anlama geldiklerini açıklayınız. • Deneysel ölçümlerdeki hataların kaynaklarını tartışırken, sayısal değerler veriniz. • Modelinizin «gerçek hayat» uygulamalarına tam olarak uygulanıp uygulanamayacağını belirtiniz. • HANGİ PROBLEMİ ÇÖZDÜN ? saw@ecs.soton.ac.uk

30. Sonuçlar ve Öneriler Bu kısımda araştırmanın amacında değinilen ana hedeflere ne ölçüde ulaşıldığını belirten bilgiler, değerler ve bunların yorumlanması düzenli bir şekilde verilmelidir Yorum yapılırken bulgular değil, bulgulardan varılan sonuçlar dikkate alınmalıdır. Çalışılan konuda eksik ve ileride incelenmesinin gerekli olduğuna inanılan noktalar ve öneriler belirtilmelidir. saw@ecs.soton.ac.uk

31. Sonuçlar ve Öneriler Problemin asıl noktalarını, senin yaklaşımını (yöntemini) ve sonuçlarını tekrar özetle (yaklaşık 1 paragraf) Modelini değerlendir • Deneydeki ana parametrelerin neler? • Modelin ne kadar iyi ? Son değerlendirmenden çıkarımlarını belirt? Sonuçların asıl amaca nasıl uygulanır? Modelin nasıl geliştirilebilinir ? İleri çalışma için önerilerin neler ? saw@ecs.soton.ac.uk

32. Kaynaklar Referansların yazım biçimleri ve bunlara nasıl atıfta bulunulacağı ile ilgili standartlar var İki Temel Fromat: Harvard - İsim ve Tarihe göre (Alfabetik ) sıralama • Teknik raporlar için genellikle daha çok tercih ediliyor • http://www.lib.monash.edu.au/tutorials/citing/harvard.html IEEE – Numara ile sıralama • Daha kompakt, daha çok makalelerde • http://www.lib.monash.edu.au/tutorials/citing/ieee.html saw@ecs.soton.ac.uk

33. Kaynaklar Numara sistemi: [1] Rodgers, J. D. and Bunce, N. J. “Phenol oxidation”, Water Research, 35(9): 2101-2111, (2001). Alfabetik sistem: Rodgers, J. D. and Bunce, N. J. “Phenol oxidation”, Water Research, 35(9): 2101-2111, (2001). Numara sistemi kullanıldığında, kaynağa metinde kullanım sırasına göre köşeli parantez içinde numara verilmeli ve “KAYNAKLAR” kısmında numara sırasıyla yazılmalıdır. Alfabetik sistem kullanıldığında • kaynak tek yazarlı ise metinde köşeli parantez içinde [yazarın soyadı, yayım yılı] şeklinde, • kaynak çift yazarlı ise [ilk yazarın soyadı ve ikinci yazarın soyadı, yayım yılı] şeklinde, • kaynak iki yazardan fazla ise [yazarın soyadı vd., yayım yılı] şeklinde verilir ve KAYNAKLAR kısmında da alfabetik sırayla yazılır. saw@ecs.soton.ac.uk

34. Kaynaklar Sample References [1] Ning, X., and Lovell, M. R., 2002, "On the Sliding Friction Characteristics of Unidirectional Continuous FRP Composites," ASME J. Tribol., 124(1), pp. 5-13. [2] Barnes, M., 2001, "Stresses in Solenoids," J. Appl. Phys., 48(5), pp. 2000–2008. [3] Jones, J., 2000, Contact Mechanics, Cambridge University Press, Cambridge, UK, Chap. 6. [4] Smith, R., 2002, "Conformal Lubricated Contact of CylindricalSurfaces Involved in a Non-Steady Motion," Ph.D. thesis, http://www.cas.phys.unm.edu/rsmith/homepage.html Metin içerisinde atıf: • Metinde bahsediliş sırasına göre nümerik sırayla Example: It was shown by Prusa [1] that the width of the plume decreases under these conditions. • 2 referans için, sayılar virgül ile ayrılır: [2,3] • 2’den fala referans için, tire ile ayrılır : [5-7] Referansların Listesi saw@ecs.soton.ac.uk

35. Ekler Okuyucuların, sizin çalışmanızı tekrarlayabilmeleri için (anlamaları gerekmeden) gerekli ayrıntıları içerir. • Raporu ana metninde olması gerekenler: Asıl derivasyonlar, ana denklemler, önemli varsayımlar ve tanımlar • Eklere konulabilecekler Kalibrasyon ve prosedürlerin ayrıntıları (e.g. Eğrileri çizmede kullanılan saf verinin tablolaları) Format: • Ekler A, B, C, vs. ile numlaralandırılır. Eklerdeki şekil ve tablolar da A1, A2, B1 vs. diye • Ekleri, metinde geçiş sırasına göre sununuz. • Danışmanınız ile görüşerek, Ek kısmında neleri istediğini açıklağa kavuşturunuz saw@ecs.soton.ac.uk

36. Önemli Noktalar Görseller: • Teoriyi, prosedürleri ve sonuçları açıklamak için Şekiller kullan. Deneylerdeki fiziksel aparatlar şematik olarak (3B değil) çizilmelidir • Metinde, Şekil ve Tablolalara koyuldukları yerden önce atıf yap. Bu metinde atıf yaptığınız yerin hemen altına koymanız gerekir anlamına gelmez. Cümleleri kesmeyin ama aynı sayfada veya ilk atıf yapıldığı sayfanın bir sonraki sayfaya konulması kuraldır. • Şekil ve Tablolar ayrı olarak numaralandırılır. Herbirine bir tanıtım yazısı (Caption) verilir • Her bir caption: bir sayı, açıklayıcı bir etiket ve ilgili ek bilgi içerir Örnek: Figure 6.Experimental data for 138g of water. Note that . . . . (draw the reader’s attention to a key point). • Caption konumu: Şekillerin altında, Tabloların üstünde olmalıdır. saw@ecs.soton.ac.uk

37. Şekil 1 tam olarak ne ? Önemli Noktalar Eğer biliyorsanız lütfen söyleyiniz Şekil1 Etiket kullan Görseller: Sonuçları sunma saw@ecs.soton.ac.uk

38. Önemli Noktalar Görseller: Bir grafikte neler olmalı ? • Eksen isimlendirmeleri • Ölçülen şey (genlik, frekans, hata sayısı, zaman) • Ölçümün birimleri: • Tutarlı olmalı : Tablonun ortasında cm’den mm’ye geçme • Eksen boyunca bu birim cinsinden değerler • Eğrilerin ve sembolllerin anlamları belirtilmelidir • Göstergeler (Legends), Caption • Teorik değerler için çizgileri, veri noktaları için sembolleri kullan saw@ecs.soton.ac.uk

39. Birimleri kullanmadaki ve anlamlı ondalık hane sayısındaki tutarlılığa dikkat saw@ecs.soton.ac.uk

40. Paragraf Seviyesi Mantığı AZ VE ÖZ YAZIM

41. Kısımlar (Altbaşlıklar) arasında bağlantı • Başlıkları alt alta dizme • Her bir alt bölümün sonunda saw@ecs.soton.ac.uk

42. Az ve Öz Yazım • Gereksiz kelimeleri atın • uzun • Deney gidişatı esnasında • … ölçme imkanı bulduk • Akış hızının ..olduğunu ortaya çıkardık • En büyük problemimiz. . . • Kısaca • Deney esnasında • . . . ölçtük • Akış hızı . . . idi • [hiçbirşey]

43. Kısa Yazım için Bazı Püf Noktaları • Edatları azalt • Sıvının ısısı çok hızlı arttı. • Sıvı ısısı çok hızlı arttı. • Anlaşılmazlık • Birçok öğrenci kendilerini test edilme durumunda bulduklarında, kaygı stresi hissediyorlar • Sınavlar öğrencileri kaygılı yapıyor Yararsız sözcükler • Sıcaklıkta artma vardı. • Sıcaklık 75 ºC‘den100 ºC’ye arttı.

44. Kısa Yazım için Bazı Püf Noktaları Gereksiz niteleyiciler • Şunu belirtmek gerekir ki, reaktör sıcak idi. • Reaktör sıcak idi. Dolaylı referanslar • Raporu, X Laboratuvarının benim bulunduğum kısımdaki profesörü değerlendirdi. • Raporu Dr. Demirci değerlendirdi .

45. Kelime/Cümle Seviyesi Mantığı GRAMER İPUÇLARI

46. Sayıda Tutarlılık • Herkes kendi koltuklarına oturdu. • Herkes kendi koltuğuna oturdu.

47. Birimler Kişi isimlerinden gelen kısaltmalar büyük harf ile • V, K, vekg; volt, kelvin, and Sıcaklık • 45 ºC, 45º C değil, 68 ºF, 325 K • 45º açıdır, sıcaklık değil. Üst simgeler kullanılabilir • J· mol-1· K-1,J/mol/K değil • J/mol olabilir

48. Aktifvs. Pasif Yapı Yeri geldiğinde aktif • Güç kaynağını eriten voltaj artışları, gevşek bağlantı sonucu oluşmuştur. • Gevşek bağlantı voltaj artışları oluşturmuş, bu da güç kaynağını eritmiştir. Pasif yapıyı da tamamen bırakma • Basınç, hava basıncı ölçer ile ölçülmüştür • Hava basıncı ölçer, basıncı ölçmüştür. veya • Basıncı hava basıncı ölçer ile ölçtük.

49. Yazımda Kesinlilik • Spesifik ol • “büyük,” “daha iyi,” “bir parça,” etc. gibi sözcükler okuyucu tahminde bulunmaya iter • uzun ve ince bir boru • sonuçlar tahminlerle iyi şekilde örtüşüyor • verimlilik düşük olmuştur • 35 m uzunluğunda, 7 cmçaplı birboru • Sonuçlar, tahminler ile 7% aralığındaörtüşüyor • Verimlilik 41% idi.

50. Diğer Ayrıntılar