Krav til rapportering gjennom året

1. Krav til rapportering gjennom året Honne 27. mai 2010

2. Økonomisk rapportering- noen “tanker” • Forvaltningens siktemål (Allmenningsloven § 3-2) • Opprettholde fellesressurs • Forvaltningen av selskapet (Al § 6-12) • Virksomhet,stilling,resultatutvikling og kontroll • Forståelse av styrets oppgaver, myndighet og ansvar • Jfr dagens kurs • Hvert styremedlem må skaffe seg en forståelse/oversikt over almenningens samlede virksomhet og organisering/rutiner • Spørre • “Kjemi” styret- bestyrer • Normal virksomhet og andre områder • A • N Honne 27.05.2010

3. Økonomisk rapportering- noen “tanker” (fortsettelse) • Fastsette mål, planer og budsjetter (veien) • Spørre og forstå • Sunt bondevett (relalistisk og kritisk vurdering) • Samspill mellom styre og bestyrer • Fastsette retningslinjer for rapporteringen (økonomiske) • “Nok”, enkel og forståelig informasjon ( for mye-mister oversikt, for lite-skjule viktig informasjon) • Rapporteringsmal og klare frister/årsplan ( kjent presentasjonsform, avvegning pålitelighet mot nyhetsverdi) • Bruk tid på dette- behov for bistand? Rapport til styret • Bestyrers løpende rapportering til styret (holder vi oss på veien?) • Hva går “riktig”, hva går “galt” • Bruk ikke unødvendig tid på det som går “riktig” • Avvik-forklaring-vurdering-tiltak(-oppfølging av tiltak) .( Hva er et avvik?) • Ikke slipp taket i uavklarte forhold før de er løst

4. Honne 27. mai 2010 • Ledelsens rapportering gjennom året • Styrets arbeid og kontroll gjennom året • Enkelte forhold knyttet til årsregnskapet

5. Aksjeloven § 6-15. Daglig leders plikter overfor styret (1) Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. (2) Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Slik redegjørelse kan også kreves av det enkelte styremedlem. Ingen tilsvarende bestemmelse i allmenningsloven

6. Konsernforhold § 6-16. Datterselskaps forhold til morselskapet (1) Styret i et datterselskap plikter å gi styret i morselskapet opplysninger som er nødvendige for å kunne vurdere konsernets stilling og resultatet av konsernets virksomhet. (2) Morselskapet skal underrette styret i et datterselskap om forhold som kan ha betydning for konsernet som helhet. Morselskapet skal også underrette datterselskapets styre om beslutninger som kan ha betydning for datterselskapet, før endelig beslutning treffes. • Ingen bestemmelser om hvor ofte eller form

7. Almenningens virksomhet Hva driver allmenninger med og hvor kommer inntektene fra: • Skog • Utmark herunder tomtefeste jakt og fiske • Entreprenørvirksomhet • Turisme • Industrivirksomhet gjerne knyttet til skogen som råstoffkilde • Handel • Plassering av likviditet • Bankinnskudd, børspapirer • Annet, mølle etc

8. Almenningens virksomhet • Altså mye mer enn skog • Variert virksomhet er en utfordring ved rapportering av adekvate forhold til styret • Både i forhold til vesentlighet, tilstrekkelighet og tidsaspektet • Styret må ha en nødvendig forståelse av virksomheten, rapportene må tilfredsstille styrets informasjonsbehov • Ikke for overfladisk, ikke for detaljert

9. Organisering av virksomheten • Sidevirksomheter er ofte organisert i aksjeselskaper • Enten som heleide datterselskapet • Eller sammen med andre allmenninger • Det kan også være datterdatterselskaper • Disse virksomheter har sine egne styrer • Men organiseringen (selskapsform) er egentlig uvesentlig for resultatutviklingen og rapportering • Rapportering må skje frem til eier (allmenningsstyret) uansett selskapsform der hvor allmenning har en betydelig eierandel.

10. Organisering av virksomheten • Og det må være allmenningsbestyrer som har ansvar for at denne rapporteringen skjer til styret etter den tidsplan og det innhold som styret fastsetter.

11. Eksempel på en struktur • Allmenning A(30%) Allmenning B(40%) Allmenning C(30%) Eier sammen Holdingselskap AS Som eier Drift selskap A Drifts selskap B Driftsselskap C Datterdatterselskap

13. Rapportering • Hold oversikt over hierarkiet • Datterdatterselskap rapporterer til drift D • Drift D rapporterer til Holding AS • Holding AS rapporterer til allmenningen • NB ingen rapportering fra datterdatterselskap til Holding AS • Rapporteringen må være skriftlig • og helst på en standard mal

14. Rapportering hvor ofte • To typer rapporter: • Regnskapsrapportering minst hver tertial • Bør foreligge på (”konsernnivå”) innen den 20 etter utløpet av perioden • Nøkkeltall hver måned • Bør kunne foreligge innen en uke etter utløpet av måneden • Viktigere med rask rapportering enn en helt ”riktig” regnskap

15. Hva skal rapporteres • Rapportering nøkkeltall • Likviditet • Omsetning for hver resultatgivende enhet • Utestående fordringer aldersfordelt (men ikke spesifisert) • Produksjonsstatistikker • Avvirkning • Skurkvantum • Bruksrettsuttak

16. Hva skal rapporteres • Rapportering nøkkeltall • Investeringer • Kursverdi på plasseringer • Jaktresultater • Entreprenøravdeling • Antall enheter solgt • Tilvarende nøkkeltall fra datterselskap og tilknyttede selskap • Gjerne med en kort skriftlig kommentar fra bestyrer • Kommunikasjon mellom bestyrer og styret om hvilke hovedtall, sammenhenger og hendelser som bør rapporteres ( også revisor) • Hva trenger almenningsstyret å vite for og kunne forsikre seg om at den samlede virksomheten går som planlagt?

17. Hva skal rapporteres • Regnskapsrapporter hver tertial • Resultat for hver resultatgivende enhet • Ikke for detaljert, gjerne i hele tusen • Sammenligning mot budsjett og forrige år • Gjerne med kvantumstall og dermed gjennomsnittspriser • Også med resultat fra datterselskaper og tilknyttede selskap med hovedtall som omsetning, driftsresultat mv • (alt på ett A4 ark)

18. Spesielt om skogen • Problemstillinger om oppfølgning regnskap mot budsjett • Ikke del budsjettet på 3 perioder, men ta hensyn til aktivitetene i det periodiserte budsjettet • Ingen planting i 1 kvartal • Jaktinntekter på høsten • Bruk salgspriser ved periodisering av ikke avregnet tømmer

19. Rapportering • Konklusjon rapporter: • ”Formelle” skriftelige dokumenter for hele virksomheten også sidevirksomheter som er organisert i andre selskap • ansvar: allmenningsbestyrer • I det minste må tertialregnskapene behandles i styret

20. Styrets forhold til revisor • Et årlig møte med revisor hvor følgende temaer kan være aktuelle • Er selskapets økonomiske rapportering tilfredsstillende? • Er selskapets rutiner og interne kontroll tilfredsstillende? • Er kvaliteten på selskapets bokføring tilfredsstillende? • Er det forhold for øvrig som selskapets revisor har kommentarer til?

21. Årsmelding og regnskap • Regnskapsloven styrer regnskapsrapporteringen for alle virksomheter som har regnskapsplikt • Standard oppstilling for resultatregnskap og balanse • Notekrav i henhold til regnskapslovens kapital 7 • Noen allmenninger har også inntatt avdelingsregnskap for skog, utmark, handel og andre avdelinger inn i årsmeldingen • Dette er antageligvis et krav fra de bruksberettigede?

22. Årsmelding og regnskap • Regnskapsavleggelsen er på et godt nivå i forhold til lovgivningen • En problemstilling: • Aksjer i datterselskap og tilknyttet selskap • Definisjoner: • Datterselskapet eierandel over 50% • Tilknyttet selskap eierandel mellom 20% og 50% • Aksjonæravtaler • To måter å balanseføring av aksjer i datterselskap og tilknyttet selskap.

23. Årsmelding og regnskap • Kostmetoden • Balanseføres til kostpris • Bare nedskrivning ved et ikke forbigående verdifall (regnskapsl. § 5-3) • Egenkapitalmetoden • Andel av datterselskaps/tilknyttede selskaps resultat etter skatt resultatføres i eierselskapet • Andel av datterselskaps/tilknyttede selskaps egenkapital balanseføres i eierselskapet • Driftsresultatet og egenkapitalen vil således avleire seg direkte i eierselskapet.

24. Årsmelding og regnskap

25. Årsmelding og regnskap Andre problemstillinger: • Umulig å overføre skatteposisjoner fra allmenningen til heleide datterselskap • Allmenningsbeskatningen er kanskje ikke så gunstig likevel • Balanseføring av utsatt skattefordel: • Rimelig sikkerhet for at selskapet skal kunne nyttegjøre seg skattefordelen • Forstå prinsippene som årsregnskapet bygger på

26. Årsmelding og regnskap Årsmelding: Regnskapsloven § 3-3 • Arten av virksomheten og hvor virksomheten drives, inkludert opplysning om eventuelle filialer • Årsberetningen skal minst omfatte en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av den regnskapspliktiges virksomhet og av dens stilling. • Det skal gis opplysninger om forsknings- og utviklingsaktiviteter. •  Dersom forutsetning om fortsatt drift legges til grunn for årsregnskapet, skal det bekreftes at forutsetningen er til stede.

27. Årsmelding og regnskap Årsmelding: • Det skal gis opplysninger om arbeidsmiljøet og en oversikt over iverksatte tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. Det skal opplyses særskilt om skader og ulykker. Regnskapspliktig som i regnskapsåret har sysselsatt minst 5 årsverk, skal i tillegg opplyse særskilt om sykefravær. • Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i virksomheten. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene.

28. Årsmelding og regnskap Årsmelding: • Foretak som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte, skal redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. • Det skal gis opplysninger om forhold ved virksomheten, herunder dens innsatsfaktorer og produkter, som kan medføre en ikke ubetydelig påvirkning av det ytre miljø. Det skal opplyses hvilke miljøvirkninger de enkelte forhold ved virksomheten gir eller kan gi, samt hvilke tiltak som er eller planlegges iverksatt for å forhindre eller redusere negative miljøvirkninger.

29. Årsmelding og regnskap • Årsmelding: • Årsmeldingene preges av å være gjenstand for kopifunksjonen i Word • (Litt) uensartet innhold • Det er etter min mening en oppgave for forbundet å komme med en ny mal for årsmelding

30. Eierstyring og selskapsledelse pkt 9 Eierstyring og selskapsledelse pkt 9 Styret bør fastsette en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring.  Styret bør fastsette instrukser for styret og for den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling.  Det bør velges en nestleder som kan fungere når styrelederen ikke kan eller bør lede styrets arbeid.  Styret bør vurdere bruk av styreutvalg for å bidra til grundig og uavhengig behandling av saker som gjelder finansiell rapportering og godtgjørelse til ledende ansatte. Slike utvalg bør bestå av styremedlemmer som er uavhengige av den daglige ledelsen.  Styret bør informere om eventuell bruk av styreutvalg i årsrapporten.  Styret bør evaluere sitt arbeid og sin kompetanse årlig.

31. 10. Risikostyring og intern kontroll Styret skal påse at selskapet har god intern kontroll og hensiktsmessige systemer for risikostyring i forhold til omfanget og arten av selskapets virksomhet. Internkontrollen og systemene bør også omfatte selskapets verdigrunnlag og etiske retningslinjer. Styret bør årlig foreta en gjennomgang av selskapets viktigste risikoområder og den interne kontroll.  Styret bør i årsrapporten gi en beskrivelse av hovedelementene i selskapets interne kontroll og risikostyringssystemer knyttet til dets finansielle rapportering.

32. ÅRSPLAN