OFICINA REDAÇÃO EMPRESARIAL

1. OFICINA REDAÇÃO EMPRESARIAL

2. MÓDULO I COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

3. CORRESPONDÊNCIA • É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato de se corresponder, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos. Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de documentos: bilhetes, cartas, memorandos, ofícios, circulares, telegramas.

4. EFICÁCIA NA COMUNICAÇÃO: OBTENÇÃO DA RESPOSTA CORRETA • Comunicar é provocar uma resposta, uma reação do receptor, do cliente da empresa. Se uma carta é muito bem escrita, mas não é compreendida pelo receptor, ela não estabelece uma comunicação. • Deve-se responder às perguntas: o que, a quem, quando, como, onde e por quê.

5. CÓDIGO ABERTO E FECHADO Uma comunicação torna-se eficaz quando o redator, em vez de utilizar um código aberto, usa um código fechado. O código aberto possibilita muitas interpretações, o fechado admite apenas um entendimento. [1] “Sílvia, ligue à tarde para aquela empresa.” [2] “Sílvia, telefone às 15 horas para a Editora Atlas e fale com o Sr. Carlos, do Departamento de Marketing. Pergunte-lhe quando receberei a proposta de representação.”

6. PRECONCEITOS E ESTEREÓTIPOS A correspondência comercial ainda exige atenção quanto aos preconceitos, estereótipos. Estereótipos são idéias cristalizadas, que se utilizam para reconhecer fatos ou pessoas de forma imediata, sem a participação de reflexão: Mulher no volante, perigo constante. Pessoas de determinada raça são assim ou assado.

7. REPERTÓRIO LEXICAL • Deve-se verificar se o repertório lexical do redator é o mesmo que o do leitor. Repertório é a bagagem cultural de cada indivíduo. • Para obter sucesso na redação comercial, é preciso prestar atenção ao universo do vocabulário do receptor, aos estereótipos de sua região, às idéias cristalizadas que fazem parte do mundo dele.

8. ESCOLHA DO CANAL • É preciso verificar qual o canal que veiculará melhor suas idéias: telefone, fax, e-mail, telegramas... MENSAGENS QUENTES E FRIAS As mensagens quentes têm excesso de informação, são muito formais, rígidas, tensas, por isso exigem atenção redobrada do leitor. É preferível ser conciso, econômico nas idéias, tratar de um assunto de cada vez, ser coerente.

9. COMO ATRAIR A ATENÇÃO DO LEITOR: O TÓPICO FRASAL Um assunto somente – é necessário restringir o assunto do texto. É preciso estabelecer uma idéia central para a carta. Quanto aos parágrafos, deve-se escrever de modo que a idéia do parágrafo seja identificada rapidamente. O parágrafo não se reduz a seu aspecto visual/estético, nem tem sua extensão medida em centímetros. Mudando o assunto, muda-se o parágrafo. Cabe ao emissor pensar antes de escrever para que suas idéias se tornem claras.

10. TÓPICO FRASAL Todo o primeiro parágrafo constitui o tópico frasal. O emissor trata de um assunto somente. O uso do tópico frasal num parágrafo funciona como uma frase-núcleo, uma frase que resume todo o pensamento que será desenvolvido no corpo do parágrafo. Se no desenvolvimento surgirem idéias que não constam da frase inicial, tal fato indica que melhor será o redator mudar de parágrafo.

11. Tópico frasal Desenvolvimento Conclusão A fábrica de canetas Prudentina negocia com a firma Comercial São José há 15 anos. No decorrer desse período, vendemos-lhe faturas no montante de milhares de reais e as contas sempre foram pagas tão prontamente quanto as condições comerciais permitem. A Comercial São José nunca fez negócios conosco que não pudesse saldar e dela podemos afirmar que é honesta e merecedora de crédito.

12. INTRODUÇÕES COMUNS NA CORRESPONDÊNCIA As introduções devem ser criativas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura da carta. • Participamos-lhe que... • Cientificamos-lhe que... • Com relação aos termos de sua carta de... • Atendendo às solicitações constantes de sua carta... • Solicitamos a V. Sª a fineza de... • Com referência à carta de V. Sª de... • Em vista do anúncio publicado no... • Informamos a V. Sas. que... Evitem introduções rançosas como: comunicamos em resposta e outras

13. FECHOS DE CORTESIA A tendência é reduzir ao mínimo as palavras de um fecho de carta. Ele é constituído pelo último parágrafo da correspondência; os mais comuns são: • Atenciosamente. • Respeitosamente. • Com elevada consideração, abraça-o seu amigo.* • Cordiais saudações. • Saudações. • Saudações atenciosas. • Com distinta consideração. • Apreciaremos sua pronta resposta. • Antecipadamente, somos gratos. • Cordialmente. • Um grande abraço. • Abraços.

14. Alguns fechos antiquados: • Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso. • Sendo o que se apresenta para o momento... • No aguardo de suas breves notícias, aqui vai o meu abraço cordial e atencioso. • Na expectativa de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e amável. • Com nossos agradecimentos, renovamos as expressões de nossa elevada consideração e distinta amizade. • Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos prazerosamente. • Com meus cumprimentos e renovando minhas felicitações, aqui vai meu abraço cordial e fervoroso. • Aguardando com interesse..., renovamos ao ensejo... • Subscrevo-me. • Sem mais para o momento. • Despedimo-nos.

15. Fechos para comunicações: • O fecho tem a finalidade de saudar o destinatário e finalizar o texto. • Com o intuito de simplificá-los e uniformizá-los, estabeleceu-se apenas dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: • Para autoridades superiores, inclusive Presidente da República: Respeitosamente, • Para autoridades de mesma hierarquia inferior: Atenciosamente,

16. Expressões Evitáveis: • De ordem superior. • Para os devidos fins. • Chamo a atenção de V. Sa. • O assunto em epígrafe. • Reporto-me ao seu ofício-circular em referência.

17. ASSINATURA Dispensa-se em qualquer documento o uso de traço para a assinatura. O fecho é composto da despedida e da assinatura. Coloca-se sob o nome de quem assina a correspondência o cargo ou função que ocupa na empresa ou repartição.

18. CARGO OU FUNÇÃO DE QUEM ASSINA A CORRESPONDÊNCIA Não se usam caracteres maiúsculos para ressaltar cargos ou funções do emissor: Paulo Malheiros, Diretor. E não: Paulo Malheiros, DIRETOR.

19. Exemplo de fecho: Atenciosamente, Pedro Limoeiro, Diretor. A vírgula após o nome é necessária, porque depois dele vem um aposto. A gramática pede que se separe o aposto do fundamental. Aposto é a palavra ou expressão que explica termo já expresso na oração. Fundamental é a palavra ou expressão explicada: Lívia, minha filha, é muito esperta. Lívia – fundamental Minha filha - aposto

20. ANEXOS Anexos são documentos que acompanham a correspondência. Possibilidades de uso da palavra: 1. Se o anexo for único: Anexo único. 2. Se forem vários anexos, no primeiro escreve-se: Anexo nº 1. E no último: Anexo nº X e último.

21. 3. Quando se faz referência a alguma página de um anexo, procede-se da seguinte forma: Anexo 1/2 Anexo 3/9 4. Quando são vários anexos, na carta coloca-se: Anexos: 6 5. Havendo apenas um anexo, escreve-se, antes das iniciais do redator e do digitador: Anexo – e o nome do anexo

22. Respeitosamente, Jonas Weber, Gerente de Vendas. Anexas: Notas promissórias. FL/MS

23. Cuidado com a concordância nominal: Anexas: notas promissórias. Anexos: documentos assinados. Anexa: guia de recolhimento. Anexo: pedido assinado por V. Sa. Evite-se a expressão em anexo.

24. CÓPIAS Usa-se colocar ao pé do texto da carta, nos casos em que haja interesse que a correspondência seja lida por mais de uma pessoa (ou departamento), a abreviatura c/c, que significa com cópia. c/c: Departamento Jurídico.

25. PROBLEMAS COMUNS NA CORRESPONDÊNCIA 1. Repetição de idéias, palavras, verbos, auxiliares, tornando a redação monótona, cansativa. Exemplos: - “Estava disposta a reescrever a carta.” (evitar) “Resolvera reescrever a carta.” (preferir) - “O diretor tinha proporcionado um momento de reflexão.” (evitar) “O diretor proporcionara um momento de reflexão.” (preferir) - “A secretária estava com receio de que o gerente a repreendesse.” (evitar) “A secretária receava que o gerente a repreendesse.” (preferir)

26. 2. VAGUIDADE DAS EXPRESSÕES A falta de reflexão e a pressa geram a busca de palavras imprecisas, que servem para tapar qualquer buraco na mensagem. Exemplos: - a dizer a verdade; - além disso; - casualmente; - conjuntura atual; - definitivamente; - ensejo; - mui respeitosamente; - oportunamente; - na verdade;

27. 3. PROLIXIDADE Cartas comerciais não devem ser escritas com muitas palavras, deve-se evitar principalmente palavras supérfluas. Exemplos: - Já tratamos desse assunto muito apressadamente. Tratamos desse assunto apressadamente. - Nossos notáveis produtos são belos, bonitos e bons. Nossos produtos são bons. - Ele não a tinha visto. Ele não a vira - Ele foi repreendido pelo diretor. O diretor o repreendeu.

28. MÓDULO II MODELOS DOCUMENTAIS

29. REDAÇÃO OFICIAL Considerações preliminares: A redação oficial caracteriza-se pela impessoalidade, formalidade, concisão e clareza do texto. A importância dos documentos gerados por ela também deve ser ressaltada uma vez que eles são o meio de prova de quaisquer eventualidades judiciais.

30. 1. ATA Conceito: Documento em que estão registradas, de forma resumida, mas com toda clareza, as ocorrênciasedecisões tomadas em reuniões, assembléias ou sessões realizadas. É lavrada em livro próprio, devidamente registrado, numerado e com as páginas rubricadas pela autoridade de efetuou o termo de abertura e encerramento. É importante que esse documento, para fins jurídicos, não tenha rasuras nem modificações posteriores a sua aprovação. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunião.

31. Estrutura • Timbre da Instituição • Título: número de ordem da reunião, nome do órgão/setor, data, local, nome das pessoas presentes, presidente e secretário, assunto (pauta). • Texto: escrito em espaço, parágrafos ou alíneas. Não pode haver rasuras e as siglas devem ser evitadas. Os números são escritos por extenso. Os erros na redação devem ser retificados pela expressão “digo”entre vírgulas. Se forem notados apenas no final do texto, emprega-se o termo “em tempo”seguido de dois pontos e da correta informação.

32. Observações: Deve-se numerar as linhas do texto para facilitar a recuperação das informações. Prazo de guarda do documento: Permanente

33. Modelos de documentos ATA

34. 2. CARTA Documento particular, pode ser usado também em Instituições Públicas quando o assunto não exigir formalidade como: convites, agradecimentos, informações. A carta é usada quando não for necessário o uso do ofício ou quando não se tem a competência hierárquica para usá-lo.

35. Estrutura: • Timbre da Instituição • Local e data • Endereçamento (nome, forma de tratamento e endereço) • Vocativo • Texto • Fecho (*forma de cortesia e o uso do Respeitosamente ou Atenciosamente, de acordo com a hierarquia entre o remetente e destinatário) • Assinatura • Nome e cargo do emitente

36. Observações: Recomenda-se numerar as folhas e não deixar a assinatura em página isolada. Prazo de guarda do documento: De acordo com o assunto.

37. Modelo de documentos CARTA

38. 3. CIRCULAR Conceito: Documento de caráter interno da Instituição, expedido simultaneamente a vários destinatários. Pode ser apresentado como ofício-circular*, memorando-circular, carta-circular, conforme necessidade. É aconselhável que esse documento seja emitido a unidades hierarquicamente iguais ou superiores a que representa. *No caso da UFV, foi adotado o modelo de ofício-circular, de acordo com o Manual de Redação Oficial em vigor.

39. Estrutura: Segue a estrutura do Ofício-circular, conforme padrão UFV: • Timbre da Instituição • Ofício-Circular: lado esquerdo, por extenso, seguido do número do documento, o ano e as iniciais do setor que emite o documento (caixa alta) • Data • Vocativo • Texto • Fechamento • Assinatura • Destinatário

40. Observações: A palavra anexo deverá ser colocada 5 ou 6 espaços após a assinatura, à esquerda. Poderá escrever o nome do documento anexado ou apenas informar a quantidade de anexos, no caso destes já terem sido mencionados no texto. Se o texto for longo, utilize outra folha e numere as páginas à margem superior esquerda, seguida do índice. Ex: (Fl. n°..../....do Ofício-circular n° xxx/ano/órgão emitente)

41. Recomenda-se tratar de apenas um assunto em cada ofício-circular para facilitar seu arquivamento. Prazo de guardo do documento: De acordo com o assunto

42. Modelos de documentos CIRCULAR

43. 4. OFÍCIO Conceito: Documento oficial mais comum, só pode ser expedido por órgão público. É a forma de comunicação com outros órgãos públicos ou com particulares. Nas Universidades, é de competência de Reitores, Pró-Reitores, Diretores de Divisão, Chefes de Departamentos.

44. Estrutura: • Timbre da Instituição • Índice: ao lado esquerdo, ex: Ofício nº 000/ano/sigla do setor. • Data • Vocativo • Texto • Fechamento • Assinatura • Endereçamento (abaixo, junto à margem esquerda)

45. Observações: • Se o assunto for extenso, utilize outra folha e numere-a • Mesmo que tenha mais de uma folha, o endereço deve ser colocado na folha inicial • Só pode ser expedido por órgão público, seu destinatário, entretanto, por ser, além de outro órgão público, um particular • Numerar os parágrafos a partir do 2º • Tratar de um assunto em cada ofício • Uma diagonal (/) acima do endereço, junto à margem esquerda, significa que o documento contém anexos, ex: /2 (contém 2 anexos)

46. Modelos de documentos OFÍCIO

48. 5. RELATÓRIO Conceito: Documento onde o servidor expõe a atividade de um órgão/setor ou presta conta de seus atos a uma autoridade, de nível hierárquico superior. Geralmente produzido para expor situações de serviço, resultados de exames, eventos, cursos, projetos, programas,etc.

49. Estrutura: 1. Título. 2. Vocativo. 3. Texto, que deve constar de introdução, análise ou desenvolvimento e conclusão. 4. Fecho, utilizando-se as mesmas fórmulas usuais de cortesia como o padrão memorando/ofício. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura, nome e cargo ou função do signatário. 7. Anexos, complementação do relatório, como gráficos, tabelas,etc.

50. Validade do documento · Permanente. Observação: 1. Deverá ser encaminhado através de memorando (quando interno à Universidade) ou por ofício (quando externo à Universidade).