T IEDOSTA M ENESTYS

1. TIEDOSTA MENESTYS • TAMPEREEN KAUPUNKISEUTU • Asiantuntijaryhmien itsearviointitutkimus 2012 MIKKO KESÄ MINNA JOUTSEN ANSSI MÄKELÄ INNOLINK RESEARCH OY

2. Tutkimuksesta yleensä • Tämä on Tampereen kaupunkiseudun asiantuntijaryhmien itsearviointitutkimuksen 2012 tutkimusraportti. Kyselyn tavoitteena oli arvioida työryhmien työskentelyä ja tuloksellisuutta. Tutkimuksen toteutti Innolink Research Oy. • Tutkimus koostui seuraavista osa-alueista: • Työryhmien työskentelyn perustan ja tehokkuuden arviointi • Työryhmien työskentelyn kehittäminen • Työryhmien hyöty kunnille ja seutustrategian toteuttamisessa • Tutkimuksen tiedot kerättiin asiantuntijatyöryhmien jäseniltä sähköisesti loka-marraskuussa 2012. Useampaan työryhmään kuuluvilla jäsenillä oli mahdollisuus arvioida jokaisen oman työryhmänsä toimintaa erikseen. Kokonaisvastausmääräksi muodostui 82 vastausta, joten tutkimuksen vastausprosentti oli 73 prosenttia. Seuraavassa taulukossa on esitetty vastausmäärät asiantuntijaryhmittäin:

3. taustatiedot

4. TULOSYHTEENVETO SITOUTTAMINEN TÄRKEÄÄ JA SIINÄ KEHITETTÄVÄÄ Sitoutumista asiantuntijaryhmien toimintaan pidetään tärkeänä. Isoa osaa vastaajista ei kuitenkaan tyydytä työryhmien jäsenten tämän hetkinen sitoutuminen ja osallistuminen. Selvimpänä syynä tähän nähdään työryhmien liian suuret rakenteet – asioita käsitellään suurella skaalalla, mikä johtaa monen osallistujan näkökulmasta myös itselleen turhien asioiden käsittelyyn. Työryhmien rakennetta tulisikin vastaajien mielestä keventää tai esim. kokousjärjestyksiä parantaa. TULOKSELLISUUTTA TOIVOTAAN ENEMMÄN Toimintaan toivotaan entistä parempaa tehokkuutta. Suurien linjojen käsittelyä toivotaankin enemmän ja vastaajien arvion mukaan merkitykseltään pienempien osaa puolestaan vähennettävän. Osalla myös toimeenpanovallan puute muodostaa ongelman asioiden toimeenpanolle. Asiantuntijaryhmien sisäinen vuorovaikutus toimii kuitenkin hyvin, mutta vuorovaikutusta eri ryhmien (erit. toisiinsa sidoksissa olevat) toivotaan enemmän.

5. TULOSYHTEENVETO TYÖRYHMIÄ PIDETÄÄN TÄRKEÄNÄ OSANA SEUDULLISTA KEHITTÄMISTÄ Asiantuntijaryhmien toimintaa pidetään hyvin tarpeellisena ja hyödyllisenä. Niiden arvioidaan myös keskimäärin onnistuneen hyvin toiminnassaan. Työryhmien kautta on ollut mm. mahdollisuus jakaa hyviä käytäntöjä ja oppia toisilta. Myös hyödyllisyys seudun kunnille on ollut todennettavissa kuntien strategian uudistamisessa. Niin ikään uusia seudullisia ratkaisumalleja ollaan saatu vietyä eteenpäin. Vastaajat antavat työryhmien toiminnalle kouluarvosanan 8.

6. OMAT HAVAINNOT • Isoihin asioihin keskittyminen <> toimivallan puute: Miten onnistuu toimeenpanokyky ja seudullisten asioiden ohjaaminen kuntiin. Muuttuuko luonne isojen käsiteltävien asioiden dialogiksi? Olisiko ratkaisu pikemminkin isojen ja pienten asioiden saattaminen samaan linjaan (mikä johtaa mihinkin)? • Työryhmien kehittämiskommenteista saa myös kuvan, että ryhmät haluaisivat asemoida itseään ylemmäs: keskittyä isompiin asioihin, tiputtaa asioita alatyöryhmillä, käyttää konsultteja jne. • Itsearviointikyselystä saa sen kokonaiskuvan, että suhtautuminen työryhmätyöhön ja sen hyötyihin on positiivista vaikka moniin toiminnan tekijöihin ollaankin rakentavan itsekriittisiä. Työryhmät näyttävät olevan myös yhteistyössään tulosorientoituneita eikä seutuyhteistyön ”kulttuurinen keskustelu” (kuntaliitokset, keskuskaupunki vs. ympäristökunnat ) korostu eikä sitä liiemmin arvostella. Huomiota kiinnitetään huomattavasti enemmän yhteisiin asioihin kuin yhteistyöhön itsessään. Kuntayhteistyö”kortti” kaivetaan esiin vain silloin, kun joku käytännön asia ei etene.

7. Kuiluanalyysinkuvaus • Kuiluanalyysin avulla voidaan tutkia vastaajien tyytyväisyyteen vaikuttavia toiminnan tekijöitä. Kuiluanalyysi kertoo, kuinka hyvin kulloinkin mitattava tekijä on onnistunut vastaamaan vastaajien odotuksiin. • Kuiluanalyysissä vihreä pylväs (pitkä, oikealle osoittava pylväs) kuvaa kunkin arvioidun tekijän merkitystä vastaajille. Jos vihreä pylväs on pitkä, kyseinen tekijä on vastaajalle tärkeä ja jos pylväs on lyhyt, ei tekijällä ole paljoakaan merkitystä. Lyhyempi punainen pylväs kuvaa puolestaan annetun onnistumisarvosanan ja merkitysarvosanan erotusta (kuilua). • Positiiviset (oikealle osoittavat) punaiset pylväät osoittavat tekijät, joissa onnistuminen on arvioitu korkeammaksi kuin merkitys. Nämä saattavat olla ylipanostustekijöitä. Negatiiviset (vasemmalle osoittavat) punaiset pylväät osoittavat tekijät, joissa onnistuminen on arvioitu heikommaksi kuin merkitys. Mitä pidemmälle vasemmalle tekijän punainen pylväs ulottuu, sitä kriittisempi tekijä on kyseessä. • Tutkimusraportissa toiminnan tekijät luokitellaan kuiluanalyysin perusteella kolmeen luokkaan seuraavasti: • Onnistuneet tekijät = kuilu -0,4 tai parempi • Parantamisen varaa -tekijät = kuilu -0,5 - -0,9 • Kriittiset tekijät = kuilu -1,0 tai heikompi

8. KOKONAISARVOSANAja hyödyt

9. Kouluarvosanaomalletyöryhmälle Asteikko: 4-10

10. Kouluarvosanaomalletyöryhmälle Asiantuntijaryhmän mukaan Roolin mukaan Asteikko: 4-10

11. Kouluarvosanaomalletyöryhmälle Aseman mukaan Työskentelyajan mukaan Asteikko: 4-10

12. Työryhmätyöskentelyn hyöty seutustrategian toteuttamisessa

13. Työryhmätyöskentelyn hyöty seutustrategian toteuttamisessa

14. Arvosanat OSA-ALUEittainkoetunhyödynmukaan (KUILUARVO) Työryhmien työskentelyn PERUSTA Tyytyväisyys eri osa-alueisiin ei näyttäisi korreloivan suoraan kokemuksiin hyödyistä. Suurta tai erittäin suurta hyötyä työryhmistä kokevat asettavat toiminnalle suuremmat tavoitteet, jonka seurauksena kuiluarvo on myös heillä negatiivinen. Työryhmien työskentelyn TEHOKKUUS

15. Työryhmien työskentelyn perustan arviointi

16. Työryhmientyöskentelynperusta Kuilu Merkitys

17. Toiminnanosa-alueetasiantuntijaryhmänmukaan

18. Toiminnan tekijät asiantuntijaryhmän mukaan

19. Avoimet kommentit • SITOUTTAMISTA PARANNETTAVA • Aktiivisempi osallistuminen tavoitteiden laadintaan • Avoimuutta ja osallistuvuutta niin ruohonjuuritasolla kuin päättäjätasolla • Oikeaa informaatiota oikeaan aikaan • Linkki työryhmän ja kuntajohtaja- ja seutuhallituskäsittelyn välille • Vastuualueiden selventäminen ryhmien sisällä • Ryhmien rakenteiden keventäminen • Lähtee kuitenkin omasta asenteesta ja aktiivisuudesta • TULOKSELLISUUTTA PARANNETTAVA • Kuntien palvelukäytäntöjen yhtenäistäminen edistää tavoitteiden toteutumista • Enemmän tavoitekeskustelua • Seudulliseen yhteistyöhön enemmän resursseja • Kuntauudistus-hanke jäädyttänyt osaltaan asioiden etenemistä • Toimeenpanovallan puute estää työn tuottavuuden, strategiseen kehittämiseen ei ”natsat” riitä

20. Työryhmientyöskentelyntehokkuudenarviointi

21. Kuilu Merkitys Työryhmientyöskentelyntehokkuus

22. Toiminnanosa-alueetasiantuntijaryhmänmukaan

23. Toiminnan tekijät asiantuntijaryhmän mukaan

24. Avoimet kommentit • HAASTEENA AKTIIVISUUS • Syyt: • Liian suuret jäsenmäärät • Kokouksissa käsiteltävät asiat eivät kuulu kaikille • Kokouksia liian usein • Asioiden moninkertainen käsittely ilman konkreettista etenemistä • Kehitysehdotukset • Kokousjärjestyksen parantaminen. Samaan alueeseen/aiheeseen kuuluvien asioiden käsittely peräjälkeen sekä kokouksen aikatauluttaminen. • Esiteltävän aineiston lähettäminen etukäteen ja siihen tutustuminen. Vähentää pitkiä kalvosulkeisia ja mahdollistaa asian käsittelyn sekä päätösten tekemisen. • Esittelytekstien esiin nostaminen tavoitteiden selkiyttämiseksi • Työn keskityttävä seudun linjauksiin

25. Toiminnan kehittäminen

26. Onko asiantuntijaryhmien työskentelystä hyötyä kaupunkiseudun kunnille? • EHDOTTOMASTI HYÖDYLLINEN • Todennettu vaikutus strategian uudistumiseen kuntatasolla • Hyvien käytäntöjen ja toimintatapojen levittäminen sekä seudullinen yhtenäistäminen (oppiminen toinen toisilta) • Ajankohtaisen tiedon ylläpitäminen seudullisista hankkeista ja tilanteesta (tietojen ja kokemuksien vaihtaminen) • Verkostoituminen • Luottamuksen lisääntyminen • Seudullisten rakennemallien ja palveluratkaisujen toteutuminen (esim. MAL-sopimus)

27. Mitenseudullistaasiantuntijatyöskentelyätulisiuudistaa? • OSALLISTUMISEN LISÄÄMINEN • Tavoitteiden seuranta ja vuosikello • Rakenteiden tiivistäminen ja työskentelytapojen muuttaminen (työryhmien kokojen pienentäminen, harvempi kokousrytmi) • Työryhmässä käsiteltävien asioiden yhteinen suunnittelu • Poliittiset päätöksentekijät mukaan • KÄYTÄNTÖJEN KEHITTÄMINEN TYÖRYHMÄN/SEUDUN TASOLLA • Linkki toisiinsa sidoksissa oleville työryhmille (esim. uudistus päivähoidon työryhmä – sivistystyöryhmä) • Isoja linjauksia päätyöryhmissä / ala-asiantuntijaryhmien perustaminen • Yhteisen tulevaisuusnäkymän ja tahtotilan vahvistaminen sekä kokonaiskuvan kehittäminen (kehityshankkeet, toimintatapojen selkiyttäminen, uskalluksen ja näkemyksen lisääminen)

28. onko oma työryhmä tarpeellinen? Onko tarvetta muulle seudulliselle työryhmälle? • OMA TYÖRYHMÄ KOETAAN TARPEELLISEKSI • Mutta: • Asioiden sisältö laidasta laitaan, rakenteellinen uudistaminen tarpeen • Kaikki asiat eivät kosketa kaikkia • Tarpeettomia työryhmiä • Alatyöryhmien ja päätyöryhmän vastuiden selkeyttäminen • Kuntarajat/asenteet esteenä • Yhteistyötä työryhmien välillä pitäisi kehittää • Strategisten tavoitteiden selkeyttäminen • Ei tarvetta uusille työryhmille

29. TIEDOSTA MENESTYS