Klubisihteeri

1. Klubisihteeri Rooli, vastuut ja tehtävät

2. Mitä aiheita käsittelemme tällä kurssilla?

3. Tämän kurssin jälkeen sinä… • Tunnet klubisihteerin velvollisuudet, mitkä on määritelty Lions Clubs Internationalin säännöissä • Opit lisää resursseista, joita klubisihteeri voi käyttää tehtävän suorittamisessa • Tunnet tehtävän vastuut • Olet valmis suorittamaan klubisihteerin tehtävät • Tunnistat odotukset, joita klubisihteerille asetetaan sihteerin tehtävässä • Osaat lähettää vaadittavat raportit, ajoissa

4. Jos olet jo suorittanut tämän kurssin ja haluat siirtyä kurssin toiseen osaan, napauta linkkiä:

5. Mikä on klubisihteerin rooli? Klubisihteeri on vaaleilla vaalittu klubivirkailija ja koska hän on avainasemassa klubin tiedonkulussa, hän on hyvin tärkeä klubin nykyiselle ja tulevalle menestykselle.

6. Klubisihteerin rooli? Klubisihteeri on myös klubin hallituksen jäsen.

7. Kuka on hallituksessa? • Hallitus koostuu seuraavista henkilöistä: • klubipresidentti, • edellinen presidentti, • varapresidentti (t), • sihteeri, • rahastonhoitaja, • klubimestari, • tail twister, • jäsenjohtaja, • liitännäisklubin koordinaattori, • ja kaikki muut valitut johtajat

8. Klubisihteerin rooli Klubisihteerin toimi on klubipresidentin sekä muiden hallituksen jäsenten valvonnan ja ohjauksen alainen. Sihteerillä on tärkeä tukirooli klubissa.

9. Klubisihteerin rooli Klubisihteeri on tärkeä tiedonkulun linkki klubin, klubin piirin ja järjestön välillä. • Kaikki kirjeenvaihto klubista ja klubille kulkee sihteerin kautta.

10. ‘Kaikki kirjeenvaihto’ tarkoittaa kysymyksiä yleisöltä, tiedonkulkua piirin ja Lions Clubs International päämajan kanssa, tiedot klubijäseniltä ja kaikki muut yhteydenotot. Klubisihteerin rooli

12. Kommunikaation Kysely roolista Klubisihteeri on tärkein _____________ yhteys klubiin. Lionien Virkailijan Kommunikoinnin Tiedonkulun

14. VÄÄRIN Kysely roolista Klubisihteeri on hallituksen jäsen ja hänen on osallistuttava kokouksiin. Presidentin tulee ilmoittaa sihteerille, mitä tapahtuu hallituksen kokouksissa, koska sihteeri ei ole hallituksen jäsen. OIKEIN VÄÄRIN

16. Presidentti ja hallitus Kysely roolista Seuraavat henkilöt valvovat klubisihteerin toimintaa: Presidentti ja rahastonhoitaja Presidentti ja Hallitus Jäsenet ja leot Klubi ja Tail Twister

18. Neuvoa-antavan toimikunnan jäsen Klubisihteeri tekee yhteistyötä ja palvelee piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan jäsenenä sen lohkon alueella, missä klubi sijaitsee.

19. Neuvoa-antavan toimikunnan jäsen Tämä nimitys tarkoittaa, että sihteeri: • Osallistuu toimikunnan lohkon tai alueen kokouksiin • Avustaa raporttien laatimisessa neuvoa-antavan toimikunnan kokouksiin • Avustaa valmisteluissa, jos klubi valitaan isännöimään lohkon kokousta

20. Kirjeenvaihto(Viestintä) Koska sihteeri on kommunikaation yhteyshenkilö, jatkuva ja tehokas viestintä on tärkeää. • Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta

21. Kirjeenvaihto(Viestintä) • Huomaa: Klubisihteerin tulee tavata klubipresidentti vuoden alussa, jotta he voivat päättää miten yhteydenottoihin vastataan, miten niitä säilytetään ja miten niistä raportoidaan.

22. Kirjeenvaihto(Viestintä) On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla. * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta

23. Kirjeenvaihto(Viestintä) On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla. * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta • Heti– Klubisihteerin tulee keskustella klubipresidentin kanssa mikä on sopiva aika vastata kaikkiin yhteydenottoihin. • Kun vastausten antamisessa viivytellään, se saattaa merkitä mahdollisuuksien menettämistä ja klubi voi vaikuttaa huonosti hoidetulta.

24. Kirjeenvaihto(Viestintä) • Ajoissa – klubisihteeri on vastuussa raporteista ja muusta kommunikaatiosta aikataulujen ja vaatimusten mukaisesti. Jos klubi ei kommunikoi ajoissa, se voi johtaa klubin statuksen muutoksiin ja menetettyihin tilaisuuksiin klubin osallistumisessa tai tunnustuksen saamisessa. * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla.

25. Kirjeenvaihto(Viestintä) • Sopiva – kaiken klubin kommunikaation tulee olla ammattimaista ja sopivaa. Kun kirjoitetaan lakiasioihin tai ohjesääntöihin liittyvistä asioista, tulee käyttää sanatarkkaa lainausta sopivasta ohjesäännöstä. * Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa kaikkiin kyselyihin ja pyyntöihin vastaamisesta On tärkeää, että kaikkiin yhteydenottoihin vastataan heti, ajoissa ja sopivalla tavalla.

26. Kirjeenvaihto(Viestintä) • Klubisihteerin roolin tärkeä osa on organisoiminen, koska hän on klubin tärkein tiedonlähde. • Se miten kommunikaatio järjestetään, sovitaan vuoden alussa klubipresidentin tai virkailijoiden kanssa. Kirjallisen kirjeenvaihdon pitäminen organisoituna on hyvin tärkeää klubisihteerille.

27. Kirjeenvaihto(Viestintä) Huomaa: On huomattu, että klubin viestinnän tietojen ylläpitäminen yhdessä paikassa on tehokas tapa pitää tietoja koko vuoden aikana tapahtuvasta kommunikaatiosta.

28. Kirjeenvaihto(Viestintä) • Anna presidentille kopio kaikesta kirjeenvaihdosta • Keskustele vuoden alussa rutiininomaisesta kirjeenvaihdosta ja mihin voidaan vastata ilman presidentin osallistumista asiaan. • Presidentti osallistuu ja neuvoo, jos tarvitaan lisätoimia • Sihteeriä voidaan pyytää vastaamaan presidentin puolesta tai presidentti voi vastata itse henkilökohtaisesti Yhteistyö presidentin kanssa yhteydenottoihin vastaamisessa:

29. Kirjeenvaihto(Viestintä) • Lionien koulutuskeskuksen kurssi,PR on hyvä kurssi lisätietojen oppimiseksi lehdistötiedotteista ja muusta viestinnästä. • Klubisihteri saattaa myös avustaa klubin PR-työssä.

31. Kysely viestinnästä Klubisihteeri on se virkailija, joka on vastuussa: Pyyntöihin vastaamisesta Kommunikaation organisoimisesta Kokouksista Kyselyistä Kyselyistä Pyynnöistä Budjetista Kommunikaatio järjestöön

33. Kysely viestinnästä Täytä seuraavat lauseet: Viivästynyt Kaikkiin yhteydenottoihin tulee vastata: Heti Ajoissa Lyhyesti Heti Sopivalla tavalla Sopivalla tavalla Ajoissa Epävirallisesti

35. Presidentin Kysely viestinnästä Sihteeri tekee yhteistyötä ______ kanssa, jotta päätetään miten yhteydenottoihin vastataan. Tail Twisterin Presidentti Jäsenjohtajan Lohkon puheenjohtajan

37. Raportit Klubisihteeri on vastuussa raporttien täyttämisestä ja lähettämisestä. Klubisihteerin vastuulla on myös tietää raporttien eräpäivät ja varmistaa, että ne lähetetään ajoissa.

38. Raportit Klubisihteerin tulee tietää seuraavista raporteista: • Kuukauden jäsenilmoitus • Aktiviteettiraportti (A-1) • Järjestön määrittelemät raportit • Perustajajäsenten raportti • Siirtojäsenlomake

39. Raportit Muut raportit: • Klubivirkailijoiden raportti (PU-101) • Ilmoitus valituista virkailijoista, toisin sanoen, vuosikongressin edustajat ja varajäsenet • Klubin jäsenlista • Lähettää raportit piirihallitukselle, pyyntöjen mukaisesti • Liitä mukaan kopio kuukauden jäsenilmoituksesta ja vuoden aktiviteettiraporteista • Erinomaisen klubipresidentin palkinto- hakemus

40. Raportit Jotkut raportit valmistellaan tarpeen mukaan • Kuolinilmoitus - raportti jäsenen kuolemasta • Suulliset raportit (lyhyitä ja asiassa pysyviä) • Klubipresidentin pyyntöjen mukaisesti

41. Raportit • Kuukauden jäsenilmoitus • Kuukauden jäsenraportissa raportoidaan kuukauden jäsentiedot. Mukaan lukien jäsenten eroamiset ja uudet jäsenet • Klubit, mitkä raportoivat WMMR -systeemin kautta, muutokset tulee nyt ilmoittaa nykyisen kuukauden viimeisenä päivänä. • Klubit, mitkä lähettävät MMR -paperiversion, tulee lähettää MMR -raportti LCI:hin nykyisen kuukauden 20. päivään mennessä.

42. Raportit • Kuukauden/vuoden klubiaktiviteettiraportti (A-1) • Klubisihteerin vastuulla on ylläpitää tietoja klubin aktiviteeteista. • Tämä tieto raportoidaan WMMR:n kautta

43. Raportit • Perustajajäsenen lomake • Uudet perustajajäsenet voidaan nyt lisätä klubiin 90 päivän ajan klubin perustamisen jälkeen. • Käytä Perustajajäsenen lomaketta raportoidaksesi uudet perustajajäsenet tai eronneet perustajajäsenet tämän ajanjakson ajalta. • Jäsenet, jotka lisätään tämän perustamisjakson jälkeen tulee raportoida tavallisina jäseninä kuukauden jäsenraportilla.

44. Raportit • Siirtojäsenlomake • Jotta jäsenen siirto on suoritettu, pitää suorittaa kaksi tehtävää - jäsen eroaa yhdestä klubista ja siirtyy toiseen klubiin. • Ensin on suoritettava eroaminen klubista; seuraavaksi suoritetaan siirto uuteen klubiin.

45. Raportit • Siirtojäsenlomake • Klubisihteerit ovat vastuussa eroamisten ja siirtojäsenten raportoimisesta valitsemallaan raportointisysteemillä (MMR tai WMMR). Siirtojäsenlomakkeen lähettäminen LCI:hin ei takaa jäsenen siirtämistä.

46. Mikä WMMR on ja miten klubisihteeri käyttää sitä? • Web Monthly Membership Reporting (WMMR) -systeemi on verkossa toimiva raportointityökalu, mikä tekee jäsentietojen päivityksestä helpon ja nopean. • LCI kannustaa WMMR:n käyttöä ja tarjoaa WMMR -viiteoppaan

47. WMMR raportointi • Mene LCI:n kotisivulle ja valitse “Toimita raportit” oikealta yläkulmasta. • Apua salasanan ja sisäänkirjoittautumisessa on saatavissa. • Avaa WMMR -sivusto ja raportointiohjeiden linkit:

48. Raportit • Klubivirkailijoiden raportointilomake (PU-101) • Tätä lomaketta käytetään raportoimaan uusien klubivirkailijoiden nimet ja osoitteet kansainväliseen päämajaan • Lähetä lomake kansainväliseen päämajaan heti klubin vaalien jälkeen huhtikuussa • Viimeinen eräpäivä on 15. toukokuuta

49. Raportit • Klubin jäsenlista • Listaa kaikki klubin jäsenet ja heidän yhteystietonsa • Tiedot tulee pitää ajantasalla

50. Raportit On tärkeää, että klubin raportit täytetään ajoissa. • Jos klubin raportteja ei täytetä ajoissa, siitä on seurauksia • Vaikutukset mahdollisuuksiin ansaita Erinomaisen klubipresidentin palkinto • Klubin status quo voi muuttua ja on mahdollista, että klubi lakkautetaan