Aeg ja bait

1. Aeg ja bait Priit Pirsko, Rahvusarhiiv 28.02.2003

2. Probleemiasetus Digitaaldokumentide säilitamine – milles on küsimus?

3. Esimene tees • Tegemist on üleminekuajastuga • Lõpptulemused on teadmata • Digitaalne teave astub senise (kirjaliku ja suulise) kõrvale, mitte asemele

4. Teine tees • Digitaalne teave on vahend ja mitte eesmärk • Võimalikud eesmärgid: • Tõhusam töökorraldus • Kiirem asjaajamine • Kvaliteetsem info • Kulude kokkuhoid

5. Dokumentide juurdekasv • Digitaaldokumendid 20-50% aastas • Paberdokumendid 5-20% aastas David O. Stephens, Megatrends in Records Managemnt, 1998. Mark Kempster, Storage Trends into the 21th Century, 2000. Charles M. Dollar, Authentic Electronic Records: Strategies for Long-Term Access, 2002.

6. Kolmas tees • Pikaajaline säilitamine tähendab pikaajalist säili(ta)mist • Arhiivinõuded: 300-500 aastat

7. Infokandjate eeldatav eluiga(õhuniiskuse 30%-50% juures) Hõbehalogeniid emulsiooniga polüesteralusel mikrofilm temperatuuril 10°-21° C ja õhuniiskusel 20%-30% säilib eeldatavalt 500 aastat.

8. Digitaalse säilitamise probleem • Kiire füüsiline vananemine • Riistvara, salvestusseadmed • Kiire loogiline vananemine • Tarkvara Jeff Rothenburg (1995): … digital information lasts forever – or five years whichever comes first

9. Digitaalne säilitamine • Dünaamiline protsess • Andmekandjate regulaarne uuendamine • Andmete konvertimine, migratsioon • Vormingute standardimine

10. Digitaalne säilitamine • Eesmärgiks on tagada arhivaalide • Loetavus • Mõistetavus • Identifitseeritavus • Komplektsus • Arusaadavus • Rekonstrueeritavus • Autentsus

11. Digitaalne säilitamine … there exists universal concern about preservation costs, particularly that the scale of costs is unknown Digital Culture: Maximizing the Nation’s Investment, 1999. (Suurbritannia digitaalse säilitamise strateegia)

12. Neljas tees • Kõike ei pea säilitama • Dokumentide väärtust tuleb hinnata • USA’s, Kanadas, Inglismaal hävitatakse üle 90% avalikus sektoris loodud või saadud dokumentidest, mujal ca ¾.

13. Digitaaldokumentide hindamine • Dokument tuleb registreerida • Peab olema teada, millised dokumendid luuakse ja saadakse • Dokumendi säilitustähtaeg olgu teada juba selle loomishetkel • Säilitustähtaja möödumisel tuleb dokument hävitada • Dokumendi kontekst ja seos teiste dokumentidega peab olema tuvastatav

14. Viies tees • (Info)ühiskond rajaneb pigem usaldusel kui usaldamatusel.

15. Pressiteade • "7. oktoobril 2002 allkirjastasid Tartu linnapea ... ja Tallinna linnapea ... koostöölepingu e-teenuste ühiseks arendamiseks. Allkiri anti nii paberil kui digitaalselt ja seda võib lugeda esimeseks Eestis antud digitaalallkirjaks".

16. Dokumendi autentsus • Võimalik tagada erineval moel • Lähtuma peab otstarbekusest ja säilitustähtajast • Autentsuse kaal ajas väheneb • Selle pikaajaline säilimine toimub läbi avaliku usalduse arhiivi vastu

17. Kokkuvõtteks • Infoühiskond ei tähenda ainult digitaalse informatsiooni ühiskonda. • Infoühiskonna arendamise eesmärgid tuleb väga täpselt läbi mõelda ja neid ei tohi segi ajada vahenditega. • Dokumentide pikaajaline säilitamine on praktiline ja mitte teoreetiline küsimus. • Ainult väärtuslik teave väärib alalhoidmist. • Autentsuse tõestamiseks on olemas mitmeid erinevaid meetodeid, valiku puhul tuleb lähtuda otstarbekohasusest.