İÇ KONTROL

1. İÇ KONTROL Bilgilendirme Sunumu Turan GÜNEŞ 1

2. İÇ KONTROL KAVRAMI NEREDEN ÇIKTI ? neden toplandık? • AB’ye üye olmak için fasıl taraması yapılıyor. 1 • 32.Faslın konusu “Mali Kontrol” • Müzakerelere başladık. • 5018 sayılı kanunu çıkardık ve Maliye Bakanlığına verdik. 2 • Maliye Bakanlığı 5018 ‘e uygun İç Kontrol Standartları Rehberi hazırladı ve kurumlara dağıttı. • Rehber Iğdır ÜNİ. ‘ye geldi veIĞDIR Ü. İç Kontrol Standartları Eylem Planı hazırlanarak SGDB tarafından tüm Birimlerine 3 uygulanmak üzere dağıtıldı. • Her Birim, Eylem Planına uygun hareket etmek ve istenen 4 raporları istenen günde Rektörlüğe göndermek durumunda. 2

3. İÇ KONTROLÜN AMACI NEDİR? Faaliyetlerimiz • Faaliyetlerimiz standartlara uygun hale gelir. Açısından • Birim varlıklarımız korunur. • Mali kararlarda güvenli veri Finansal kullanılır. • Hata ve yolsuzluk önlenir. Açıdan • Denetim için sağlıklı veri ve doküman oluşur. Yasalara Uygunluk • Yasalara ve kurallara uygunluk sağlanır. Açısından 3

4. İÇ KONTROL % 100 hedefe ulaşır mı? • Ne kadar güçlü ve sağlıklı bir sistem kurulsa da, organizasyon; dişlileri arasında insanların bulunduğu bir çarktır. • Kurumun, temel hedeflerini gerçekleştirip gerçekleştirmediği konusunda makul bir güvence elde etmek amacı ile tasarlanan bir sistemdir. 4

5. İÇ KONTROL İÇİN HANGİ ADIMLARI GERÇEKLEŞTİRECEĞİZ ? 1- Kontrol Ortamı 2- Risk Değerlendirme 3- Kontrol Faaliyetleri 4- Bilgi ve İletişim 5- İzleme 5

6. KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL RİSK KONTROL BİLGİ VE İZLEME ORTAMI DEĞERLENDİRME FAALİYETLERİ İLETİŞİM STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI STANDARTLARI Kontrol Stratejileri Planlama ve Bilgi ve İç Kontrolün Etik Değerler ve ve Yönetimleri Dürüstlük Programlama İletişim Değerlendirilmesi Prosedürlerin İç Denetim Raporlama Belirlenmesi ve Misyon Risklerin Değerlendirilmesi Organizasyon Belirlenmesi ve Yapısı ve Görevler Hiyerarşik Değerlendirilmesi Kayıt ve Dosyalama Kontroller Sistemi Personelin Görevler Yeterliliği Ayrılığı Hata, Usulsüzlük ve ve Performansı Yolsuzlukların Faaliyetlerin Bildirilmesi Yetki Sürekliliği Devri Bilgi Sistemleri Kontrolleri 6

7. A. Kontrol Ortamı Standartları Sistemin temeli, kontrol ortamıdır. Sistemin etkenliğini ve kalitesini etkiler. Etik Değerler ve • Mal bildirimi, Kamu Etik Sözleşmesi gibi prosedürler bu standarda yönelik uygulamalardır. Dürüstlük Misyon, organizasyon • Birimlerin ve personelin görevleri • Teşkilat şeması ve fonksiyonel görev dağılımı yapısı ve görevler • Personelin işe alınma ve görevde yükselme Personelin yeterliliği ve prosedürleri performansı • Mesleki yeterlilik ve uzmanlık • İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları Yetki Devri açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 7

8. B.Risk Değerlendirmesi Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. 8

9. B.Risk Değerlendirmesi 1. Riskin öneminin tahmin edilmesi. 2. Riskin gerçekleşme ihtimalinin veya sıklığının değerlendirilmesi. 3. Riskin nasıl yönetilmesi gerektiğinin belirlenmesi ve ne gibi önlemler alınması gerektiğine karar verilmesi. 9

10. Risk Değerlendirmesi Standartları • Stratejik plan hazırlanması Planlama ve • Performans programı hazırlanması Programlama • Risklerin tanımlanmalıdır. Risklerin • Risklerin gerçekleşme olasılığı ve belirlenmesi ve muhtemel etkileri analiz edilmelidir. değerlendirilmesi • Risklere karşı alınacak önlemler belirlenmelidir. 10

11. RİSKİ RİSKTEN RİSKİ DEĞERLENDİRME KAÇINMA BELİRLEME 11

12. C.Kontrol Faaliyetleri Riskleri,sorunları Düzeltici ortaya çıkarır. önlemlerdir. Bu yolla riskler yönetilir. KONTROL KONTROL Kontrol faaliyetlerinin maliyeti, bunlardan sağlanacak yararlarla orantılı olmalıdır. 12

13. C.Kontrol Faaliyetleri Standartları Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Bilgi sistemleri kontrolleri Faaliyetlerin sürekliliği Hiyerarşik kontroller Görevler ayrılığı 13

14. D.Bilgi ve İletişim İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi, uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. 14

15. Bilgi ve İletişim Standartları Bilgi ve iletişim Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 15

16. E.İzleme • Değişen • Değişen hedef ortam İç Kontrol sürdürülebilirliği faaliyetlerinin Sürekli Güncelliği ve izlenir. kalitesi • Değişen • Değişen kaynak risk 16

17. İzleme Standartları İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Denetim 17

18. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol, güçlü İç Kontrol, yazılı ve pozitif bir iç prosedürlerle kontrol başlar. ortamıyla başlar. 18

19. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? Yönetim iç kontrolü iç denetçiler Yönetim iç kontrol tarafından sisteminin yapılması gereken sahibidir. bir iş olarak kabul eder. 19

20. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol üniversitemizin İç kontrol sadece tüm fonksiyonlarını mali bir konudur. kapsamakta ve her alanını ilgilendirmektedir. 20

21. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol, varmak istediğimiz hedefe doğru gidip gitmediğimizi ve bu İç kontrol amaçla yapılan evrakların faaliyetlerde ne kadar kontrolüdür. “kontrol” sahibi olduğumuz ile ilgili bir kavramdır. 21

22. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol, ana İç kontrol faaliyetlerin bürokrasi yaratır daha etkin ve çalışanları gerçekleşmesine oyalar. yardım eder. 22

23. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol makul ancak İç kontrol yeterince kesin olmayan güvence kuvvetli ise yolsuzluk verir. İç kontrol insanlar olmayacağından ve mali tarafından uygulanır. İç tabloların doğru kontrol insanların neden olduğundan, kaynakların olacağı hata ve hileleri etkili, ekonomik ve verimli %100 öngören sihirli bir kullanıldığından emin küre değildir. olabiliriz. 23

24. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrolden kurumda çalışan tüm personel sorumludur. Her personel İç Kontrolden sadece sonuçta iç kontrol belli bir birim sisteminde kullanılacak sorumludur. bilgileri üretir ya da kontrolleri etkileyen faaliyetlerde bulunur. 24

25. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol amaca ulaşmak için İç kontrol bir kullanılan bir amaçtır. araçtır. Kendisi bir amaç değildir. 25

26. İç Kontrolde neyi doğru neyi yanlış biliyoruz ? İç kontrol dinamik İç kontrol bir kere bir süreçtir. kurulan ve Sürekli gözden uygulanan bir geçirilmeli ve sistemdir. geliştirilmelidir. 26

27. İç Kontrol Nerede Başlar? Üniversite Birim Personel Kişilik Personelin kişiliğinde (ruhunda) başlar ve tüm çevresine halka halka yayılır. 27

28. MALİYE BAKANLIĞI BİZDEN NE İSTİYOR ? Maliye Bakanlığı tarafından 04 Şubat 2009 tarihinde Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi yayınlanmıştır. Eylem Planında yer alan çalışmaların da en geç 30 Haziran 2011 tarihinde tamamlanması öngörülmektedir. 28 28

29. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-1.1 : İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve • personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Eylem: İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve • personel tarafından sahiplenilmesini ve desteklenmesini temin etmek maksadıyla, öncelikle Üniversitemiz personeline ve yöneticilerine İç Kontrol Sisteminin tanıtılması hedeflenmiştir. İç Kontrol Sisteminin işleyişi hakkında bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer vs. düzenlenecektir. 29 29

30. KONTROL ORTAMI STANDARDI • KOS-1.2 : İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. • Eylem: Yöneticilerin, iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri için bilgilendirme toplantıları düzenlenecektir. 30 30

31. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-1.3 : Etik kurallar bilinmeli ve tüm • faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Eylem: Üniversitemizde oluşturulan Etik • Kurulu "Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik“te yer alan ‘Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi’ni düzenleyerek personele duyurulmasını ve imzalatılmasını sağlayacaktır. 31 31

32. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-1.4 : Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık • ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Eylem: Her birim faaliyetlerini gösteren • Birim İşlem Yönergesini düzenleyecek ve birim faaliyet raporuyla birlikte web sitelerinde yayınlayacaktır. 32 32

33. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-1.5 : İdarenin personeline ve hizmet • verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Eylem: Yöneticilerin personele, • personelin ise hizmet verilenlere adil ve eşit davranmaları için eğitim verilecek ve bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Öz değerlendirme ve anket çalışmaları yapılarak personelin görüş ve düşünceleri alınacaktır. 33 33

34. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-1.6 : İdarenin faaliyetlerine ilişkin • tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Eylem: Birim faaliyetlerine ilişkin tüm • bilgi ve belgelere elektronik ortamda ulaşılma imkanları verilecektir. Bilgi sistemleri, ihtiyacı karşılayacak şekilde yenilenecektir. 34

35. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-2.1: İdarenin misyonu yazılı olarak • belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Eylem: Personelin çalıştığı birimlerin • misyonuna sahip çıkmaları sağlanacaktır. Belirlenen misyon birimin panolarına asılacak ve web sayfalarında yayınlanacaktır. 35 35

36. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-2.2: Misyonun gerçekleştirilmesini • sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Eylem: İdare birimleri ve alt birimlerince görev • tanımları ve görev dağılımları yazılı olarak belirlenecek ve birim personeline yazılı olarak duyurulması sağlanacaktır. Bu kapsamda Görev Tanım Formu düzenlenecektir. 36 36

37. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-2.3: İdare birimlerinde personelin • görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Eylem: Birim personelinin Görev • Dağılım Çizelgesi oluşturulacak ve çizelgelerin personele yazılı olarak bildirilmesi sağlanacaktır. 37 37

38. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-2.4: İdarenin ve birimlerinin • teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Eylem: Üniversitemiz birimlerinin • mevcut teşkilat şemaları, fonksiyonel görev dağılımlarına uygun bir şekilde yeniden oluşturulacaktır. 38 38

39. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-2.6: İdarenin yöneticileri, • faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Eylem: Hassas görevlerin • yürütülmesine ilişkin ilkeler yazılı bir şekilde belirlenecek ve personele duyurulacaktır. 39 39

40. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-2.7: Her düzeydeki yöneticiler • verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Eylem: Yöneticiler, verilen görevlerin • yerine getirilip getirilmediğini izlemek, iş ve işlemlerin performansını takip etmek üzere üçer aylık dönemler itibariyle Görev Değerlendirme Formu düzenleyeceklerdir. 40 40

41. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-3.2: İdarenin yönetici ve personeli • görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Eylem: Yönetici ve personel • atamalarında liyakat mekanizması esas alınacaktır. Görev dağılımı, mevcut personelin eğitim düzeyi, bilgi, deneyim gibi nitelikleri göz önünde bulundurularak yapılacaktır. Birimlerin yürüttüğü görevle ilgili mevzuat web sitelerinde yayınlanacaktır. 41 41

42. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-3.3: Mesleki yeterliliğe önem • verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Eylem: Yapılacak görevlendirme ve • atamalarda görevi üstlenecek kişinin yeterliliği dikkate alınacaktır. Kurumun genel hedeflerine uygun olarak belirlenen bireysel performansların objektif kriterler ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda değerlendirilmesi sağlanacaktır. 42 42

43. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-3.5: Her görev için gerekli eğitim • ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Eylem: Eğitim faaliyetleri bir zorunluluk • olarak görülüp, personelin eğitim ihtiyacı anket, analiz, gözlem gibi yöntemlerle ilgili birimce belirlenecektir. Birimlerce eğitim ihtiyaç analizi yapılarak eğitim ihtiyaç formu düzenlenerek eğitim birimine gönderilecektir. 43 43

44. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-4.1: İş akış süreçlerindeki imza ve • onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Eylem: Bütün birimlerde iş akış • süreçleri standart formda belirlenecek ve bu süreçlerde, evrakı düzenleyecek ve kontrol eden personel ile imzalamaya ve onaylamaya yetkililer belirlenerek bu durum personele bildirilecek, iş akış süreçleri birim web sitelerinde yayınlanacaktır. 44 44

45. KONTROL ORTAMI STANDARDI KOS-4.2: Yetki devirleri, üst yönetici • tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Eylem: İdari ve akademik olmak üzere • Yetki Devri Yönergesi hazırlanarak yetki devirlerinin sınırları, kriterleri yazılı olarak belirlenecek, devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri işlemleri gerçekleştirilecektir. Yönerge ilgili kişilere yazılı olarak bildirilecek ve Üniversitemiz web sitesinde yayınlanacaktır. 45 45

46. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI RDS-5.5: Yöneticiler, görev alanları • çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Eylem: Birim yetkilileri, görev • alanları çerçevesinde çalışan personel ile birlikte çalışmalar yaparak özel hedefler belirleyecek, bunları yazılı olarak personeline duyuracak ve web sitelerinde yayınlayacaktır. 46 46

47. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI RDS-5.6: İdarenin ve birimlerinin • hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Eylem: İdare ve birimler hedeflerini • ölçülebilir, ulaşılabilir, spesifik ve süreli olarak belirlenmesine özen göstereceklerdir. Bunun için araştırmalar yaparak bir önceki yıl hedefleri veya ülkemiz ve dünya üniversiteleri ile karşılaştırmalar yapılarak değerlendirmeler yapacaklardır. 47 47

48. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARDI RDS-6: Risklerin belirlenmesi ve • değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Eylem: Üniversitemizde, sistemli bir şekilde • analizler yapmak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlamak değerlendirmek ve alınacak önlemleri belirlemek için risk değerlendirme komisyonu oluşturulacaktır. 48 48

49. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI KFS-7.1: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun • kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Eylem: Her birim kontrol stratejileri ile kontrol • yöntemlerini en az üç kişiden oluşturacakları çalışma grupları ile belirleyecek. Faaliyetlerinin süreç analizleri yapılarak riskli alanlar belirlenecek ve süreçler içerisinde riskleri kontrol altına alacak kontrol noktaları yerleştirilecektir. Çalışma grupları çalışmalarını rapor haline getirecek ve birim yöneticilerine sunacaklardır. 49 49

50. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI KFS-9.1: Her faaliyet veya mali karar ve • işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Eylem: İş akış şemaları ve mevzuat • doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde işlemin yapılması, uygulanması, kontrol edilmesi farklı kişilerce yapılacaktır. Karşılıklı kontrol ve dengeleme etkinliği sağlanacaktır. Birimler; işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ile kontrol görevlerinin farklı personel tarafından yapılmasını esas alarak görev 50 dağılım çizelgeleri hazırlayacaklardır. 50