Werkgroep personeel / HNW-kantooromgeving maandag 5 mei 2014 VAC Hasselt

1. Werkgroep personeel /HNW-kantooromgeving maandag 5 mei 2014VAC Hasselt Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit Tweedelijnsondersteuning: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

2. Programma • Bespreking trajectplannen per entiteit • Telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken (PTOW): hoe voorbereiden ? • Opmaken van een afsprakenkader • Verbeteren van de sfeer / verfraaien van de werkomgeving: suggesties • Varia.

3. Toelichting: Het Nieuwe Werken/ Plaats- en tijdonafhankelijk werkenbij de Vlaamse Overheid

4. Vroeger: Anders Werken Anders Werken (kantooromgeving en telewerk): B BB Bricks Bytes Brains / Behavior

5. Nu: Het Nieuwe werken (HNW) Het Nieuwe Werken (HNW): ‘hr-definitie’ - stelt de geresponsabiliseerde werknemer centraal. = Brains / Behaviour De nieuwe werknemer: -werkt (tijd- en plaats)onafhankelijk (PTOW) = Bricks - -bepaalt zelf hoe, met wie, waarmee hij/zij werkt = Brains / Behaviour - maakt gebruik van de nieuwste ICT-technologieën (it-tools: smartphone, pc, tablet …) = Bytes - wordt resultaatgericht en coachend aangestuurd. = Brains / Behaviour - maakt afspraken over bereikbaarheid / beschikbaarheid; samenwerken; opvolgen van resultaten…) = Brains /Behaviour

6. Het Nieuwe werken (HNW) Voorwaarde: evolutie van : C C C Command Communication Control naar V V V Vakmanschap Verbinding Vertrouwen Vrijheid Verantwoordelijkheid

10. Hoe wordt hnw toegepast ? • ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding): • ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. • Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. • Werkenwanneer je wil Mits het maken van afspraken. • Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

11. Hoe wordt hnw toegepast ? • ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding): • ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. • Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. • Werkenwanneer je wil Mits het maken van afspraken. • Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

12. Hoe wordt hnw toegepast ? • ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding): • ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. • Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. • Werkenwanneer je wil Mits het maken van afspraken. • Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

13. voorbeeld management assistenten: Voordelen voor de organisatie / leidinggevende: • Betere planning + georganiseerd werken • Meer output door tevreden werknemers • Niet gestoord = productiever • Ruimtebesparing / energiebesparing • Grotere motivatie • Duidelijker afspraken • Minder ziekte door minder stress Nadeel: • Niet fysiek bereikbaar

14. Voordelen voor het personeelslid • work life balance • Geen tijdverspilling door verplaatsingen • Ongestoord / rustiger. Meer geconcentreerd, dus minder fouten. • Gelijke kansen • Betere planning • Minder ziek / gestresseerd / burn outs • Meer tijd voor jezelf / kids / hobby’s… Nadeel: • Storen door gsm en mail

15. Welke taken ?Hoe de telewerkbaarheidskwadrant invullen ?- lijst je taken op, of plak ze op post-its- noteer ze in een van de 4 vakken.- de taken in de rechterbovenhoek (alleen / niet op kantoor) komen in aanmerking voor telewerken/ plaatsonafhankelijk werken. TAKEN: ALLEEN KANTOOR NIET OP KANTOOR SAMEN

16. Welke taken ?Voorbeeld: management assistent TAKEN: ALLEEN Post inhoudelijke docs maken Ontvangst bezoekers nalezen … Fysieke dossiers samenstellen taakopvolging / deadlines Signataires klaarmaken vergaderingen voorbereiden/ ook buitenl. Zendingen, zaal reserveren, mails Inscannen en kopies maken documenten bewerken, lay-outen Klassement (fysiek) vlimpers, orafin; andere toepassingen boekhouding; webtoepassing Opleiden collega’s vervoer regelen websites beheren Notuleren telefoonpermanentie bestellen materiaal Uitdragen post / verzendingen e-learningppt Ondertekenen van documenten personeelsadministratie notulen maken/rappport Afdrukken documenten agendabeheer digitale archivering organisatei events digitale ondertekening KANTOOR NIET OP KANTOOR Teamoverleg teamactiviteiten Infosessies opleiding / seminaries Vergadering telefonisch overleg / videoconference Overleg (met baas) sportdag Socialisering personeelsfeest SAMEN

17. Welke afspraken ? • Hoeveel dagen per week / per maand / sporadisch … werk je niet op kantoor: Maximum 2 dagen per week (5/5) ½ tot 1 dag per week Sporadisch Afhankelijk van goodwill en afspraken werkgever TIP: te bepalen op basis van takenpakket en taken die alleen en niet op kantoor kunnen gedaan worden.

18. Welke afspraken ? • Wat heb je nodig ? Internet Laptop Groot scherm Werkruimte Rugzak / draagtas Telefoon / werkgsm Verbinding met v.o. Niet voorzien ! Tussenkomst verwarming bij structureel telewerk

19. Welke afspraken ? • Hoe ben je bereikbaar ? GSM Mail Skype Eigen telefoon Lync Competentie: Discipline !

20. Welke afspraken ? • Hoe werk je samen met collega’s ? Yammer Skype Telefonisch Via mail Lync In agenda beschikbaarheid aangeven Taakverdeling op voorhand afspreken.

21. Welke afspraken ? • Hoe wordt je werk opgevolgd ? Verschillende mogelijkheden: Resultaten / output worden doorgemaild. Projectopvolgingssysteem Agenda: taken invoeren (op voorhand afspreken) Afgewerkte verslagen, notulen, doc … doorsturen Feedback en terugkoppeling Ploeg: evaluatie en functioneringsgesprekken Via vertrouwen In Vlimpers vooraf invoeren. Niet (!)

22. Waarom en hoe ptow implementeren? • PTOW vangt nadelen op van het werken in een open kantooromgeving = activiteitsgebonden werken • Af te stemmen met beleid van hoofdbestuur eigen entiteit of specifiek voor VAC Hasselt • Starten met ptow , of beter Telewerken • Timing: indien nieuw, niet samenvallend met verhuis • Voor VAC Hasselt: toe te passen: voorafgaand aan verhuis, tijdens verhuis • Voorbereiding: Formats workshops voor P&O, voor leidinggevenden (al dan niet samen met medewerkers): zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/008.aspx?mId=1498 • Algemene ondersteuning door AgO is mogelijk.

23. PTOW / TW: Afsprakenkader • Cruciaal: afsprakenkader PTOW • Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders hoofdbestuur entiteit. • Eventueel : mee op te nemen in workshop Instrument: • Voorbeelden afsprakenkaders in voorbereiding. Juni 2014.

24. Meer info over het nieuwe werken? http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken *Voorbereiding portfolio HNW: toolbox voltooid zomer 2014 *Basisdocumenten Vlaamse overheid: • Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid (2013) • Rondzendbrief structureel telewerken 2006 • Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) voor protocol van akkoord bij vakbonden: tegen 08/05

25. TO DO: Trajectplan opstellen (1) Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving. Aanpak: - Instrumentendoos Anders Werken doornemen. http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 • Train de trainer HNW volgen: In te plannen op vraag.

26. Trajectplan opstellen (2) • Aanpak: Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven. Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days. • Voorbeelden:http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 VAC Antwerpen, Brugge, Gent … • Instrument:

27. Trajectplan (3)Checklist: principes HNW kantooromgeving: in te vullen

28. Trajectplan: voorbeeld (4) Voorjaar 2014: 0. Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet ? wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject? • Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel ivm verhuis 1 (en 2) • Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis/voorbereiding; invoering telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken. • Tweede algemene info met pptaan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen) Zomer 2014: • Opkuis papieren (clean day) + digitaal archiveren per cel: coördinatie leidinggevenden cellen • Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat • Bezoek nieuwe locatie in Vac Hasselt: coördinatie leidinggevenden cellen • Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator. Najaar 2014: • Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden • Afsprakenkader voorbereiden: Afspraken maken met leidinggevenden / medewerkers adhvwerkplekspel: begeleiding door coördinator • Praktische afspraken rond verhuis 1 (en 2): begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen • Info voor alle medewerkers rond afsprakenkader hnw

29. Leidinggevenden ondersteunen Aanpak: • Cruciaal: Leidinggevenden bewust maken van eigen rol: voorbeeldfunctie / begeleiden medewerkers. • Via aparte workshops voor leidinggevenden • Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag). Instrumenten: • Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar. • Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is mogelijk. Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 De rol van de leidinggevenden.

30. Principes HNW kantooromgeving toelichten (1) Aanpak: • Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen: werkgroep, medewerkers en leidinggevenden. • via het Werkplekspel. • Toelichting op stuurgroep VAC Hasselt ? • via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen. http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111 • via bezoeken aan VAC Hasselt (nieuwe bewoners). - …

31. Instrument: principes HNW (2)

32. Werkplekspel spelen (1) Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties. • Format: - vooraf: vragen selecteren • Introductie principes HNW • Werkplekspel spelen • Nabespreking • Opvolging in eigen teams Instrument: • Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO. • Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Voorbeelden: • Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491

33. Werkplekspel spelen spelregels (2) • 4 tot 6 personen per speelbord • Spelers verplaatsen zich over fictieve werkvloer en komen in verschillende situaties (kaartjes) • 3 typen: • werkplekken • overlegplekken • faciliteiten • 3 thema’s: • kennis en weten • normen en waarden • houding en gedrag • Eerst individuele oplossing, dan een groepsoplossing -> Maximaal 5 minuten per kaart, zandloper loopt 3 minuten

34. Werkplekspel spelen: spelregels (3) • Spelers gooien om de beurt met de dobbelsteen: • Als je aan de beurt bent, pak je een kaart en leest die duidelijk, 2x voor; daarbij geef je ook het nummer aan • Als het jouw beurt is, ben jij ook verantwoordelijk voor het gesprek en de tijdbewaking • Als je op een ‘vraagteken’ staat, mag je op een eerdere uitkomst terugkomen. Vaak willen mensen terugkomen op een situatie waar in eerste instantie geen consensus bereikt is. • NIET VERGETEN: verslaggever per groepje !!!

35. Afsprakenkader maken • Aanpak: • Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader • Met input van leidinggevenden/medewerkers • Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie. • Instrument: • Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113 Afsprakenkader AgO op website VAC. • Werkplekspel als hulpmiddel.

36. Afsprakenkader principes AWAlle principes samen toepassen !!! • Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden • + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. • + Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen PowerpointClean desk voor dummies beschikbaar. • + Groepsklassementen • Papier = geen individuele klassementen • Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers • = digitaliseren • + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken • + Opmaak afsprakenkader Anders Werken • + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

37. Concrete vragen en actiepunten Ondersteuning gewenst ? ondersteuning leidinggevenden ? werkplekspel ?

38. Vervolgtraject:Werkgroep personeel / HNW / AW: • Algemeen: voorjaar 2014: - werkgroep personeel / HNW /AW: (2-) maandelijks : voorstel: volgende vergadering: woensdag 11 juni, 10u30 – 12u30 (doodle !) - rapportering in stuurgroep VAC Hasselt: mei / juni • Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Eventuele individuele behoeften : per mail.