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環久國際機構. 檔案管理實務. 講師：林吉豐先生. 要不要的區分原則. 1. 垃圾 、 不良品 不要 2. 不屬於該場所使用的 東西不要 3. 呆滯 、 閒置 的東西不要 4. 過多 、 過期 的東西不要 5. 目的不明 、 無法辨識 、 隨意放置 不要 6. 不符整頓頻率規定 的不要. 呆滯 : 一段時間沒 有使用 閒置 :: 不會再使用. 整理的要點. 經常使用. 儘可能放在近處. 需要用的物品. 偶爾使用. 可放在稍遠之處. 幾乎不使用 卻又不能丟棄. 安排明確場所另行收藏. 整理分類. 立刻處理. 可立即丟棄.
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環久國際機構 檔案管理實務 講師：林吉豐先生
要不要的區分原則 1.垃圾、不良品不要 2.不屬於該場所使用的東西不要 3.呆滯、閒置的東西不要 4.過多、過期的東西不要 5.目的不明、無法辨識、隨意放置不要 6.不符整頓頻率規定的不要 呆滯:一段時間沒 有使用 閒置::不會再使用
整理的要點 經常使用 儘可能放在近處 需要用的物品 偶爾使用 可放在稍遠之處 幾乎不使用 卻又不能丟棄 安排明確場所另行收藏 整理分類 立刻處理 可立即丟棄 不需要用的物品 考慮出售 期望多賣點錢 視處理方式 而定 儘可能選擇不花錢的 方法
手冊 Manual I 程序書 Procedure II 作業指導書 Work Instruction III 表單 Record IV 品質管理 生產製造 業務行銷 財務會計 人事總務 研發設計 環境管理 安全衛生
表單 程序書 作業指導書 表單 表單 程序書 作業指導書 表單 表單 程序書 作業指導書 表單 品質手冊
外部文件 內部文件 外部/內部 組織的文件 管制文件 非管制文件 管制/不管制 標準文件 非標準文件 標準/不標準
外部文件 與品質環圈各階段有關之外來原始文件 非屬本公司之外來文件，如合約、客戶、圖面、 操作手冊、國家標準、政府法令規章、相關證 照…等，與組織發生權利義務相關之文件均屬 之 非屬本事業部之其它公司間之文件，如總公司、 關係企業所發之文件 規範與品質系統有關之各項外來原始文件，使之系 統化管理，避免不適用之外來原始文入被誤用， 確保適切性與有效性以符合規定要求
外部文件之類別(1) 外部文件依其內容屬性，可區分為管制性文件與非 管制性文件 管制性文件 權責部門得參考下列事項，做為判定管制性文件之依據 與公司經營管理相關連之政府法令規章 涉及公司權利義務之文件 與品質系統相關之文件 與公司經營管理相關之文件 總經理或管理代表認為須管制之文件
外部文件之類別2) 管制性文件須依文件管制相關程序處理 非管制性文件 非屬上述之管制性文件則列為非制性文件，依公 司相關規定，由各權責單位依程序自行處理
管制文件 管制文件 依公司文件管制程序書發行之文件，於文件修訂、 廢止時須收回之文件 非列管文件 依公司文件管制程序書發行之文件，於文件修訂、 廢止時無須收回之文件 須要管制之文件類別 品質手冊 品質保證相關程序書 各類指導書：操作程序、 測試程序、工作說明書、檢驗說明書、規格、圖樣 表單 記錄當標準使用 品質目標 與權利義務相關之文件
外部管制性文件之區分 管理部依外部文件管制性之內容與權責，予以分類 區分為一般性管制文件與專責性管制文件 一般性管制文件 凡屬共同性與一般性，為管理部門權責範圍之管制性文件 通常由管理部(或總務課或廠務部)管制保存 專責性管制文件 與各權責單位（品保部/／工務部／開發部／生產部）有密切關係之技術性、專業性之管制性文件 通常由各權責單位管制保存
外部文件作業程序(1) 1.外來文件收發 外來文件之收發由管理部依〝文件收發管理規定 （QW0503）〞負責處理。 2.管制/非管制區分 管理部就外來文件之屬性，區分為管制性文件與非管制性 文件。 2.1非管制性文件 非管制性文件依公司規定，由各權責單位依程序自行處理 2.2管制性文件 管理部得參考下列事項，做為判定管制性文件之依據。 2.2.1與公司經營管理相關連之政府法令規章。 2.2.2涉及公司權利義務之文件。 2.2.3與品質系統相關連之文件。 2.2.4與公司經營管理相關連之文件。 2.2.5總經理或管理代表認為須管制之文件。
外部文件作業程序(2) 3.管制文件類別區分 3.1管理部依文件之內容與權責，予以分類判定，區分為一 般性管制文件或專責性管制文件。 3.2一般性管制文件，由管理部管制保存。 3.3專責性管制文件送交權責單位管制保存。 4.一般性管制文件之處理/更新與編號 4.1一般性管制文件應先確認為新增文件或更新文件。 4.2一般性管制文件編號由管理部管理，其編號原則為部門代 號，民國年代及三碼流水號（如03-85001）。 5.一般性管制文件之登錄 管理部門將文件之相關資訊登錄於〝外部文件登錄一覽表 （QRP050401）〞。
外部文件作業程序(3) 6.外部管制文件之標示 6.1在外部文件適切之位置，標示該文件相關資訊如文件編 號、版次、登錄日期、登錄者。 6.2刻製〝外部文件登錄章〞其格式如〝附件7.3外部文件登 錄章〞蓋章於外部文件適切之位置，並填寫相關資訊。 6.3製作〝外部文件登錄標籤〞，貼附在文件的封面或文件 的護套上，其格式如〝附件7.3外部文件登錄章〞。 7.外部管制文件之保存 保管單位應適切妥善保存文件，不可使文件遺失、污損、 破裂、蟲蛀、潮濕，而無法辦認。 8.外部管制文件之發行 外部管制文件若有發行之需要時，保管單位依〝文件管制 程序書（QP0501）〞予以處理。
外部文件作業程序(4) 9.專責性資訊查詢與蒐集 權責單位應隨時就本身專責性之資訊，予以查詢與蒐集， 以保持最新的資訊。 10.專責性資訊有效性確認 權責單位就本身查詢與蒐集之資訊或由管理部送交之外部 文件，予以有效性之確認。若屬非有效性之資訊或文件， 則依公司規定處理。若屬有效性之資訊或文件，則由權責 單位予以管制保存。 11.專責性管制文件之處理/更新與編號 11.1專責性管制文件應先確認為新增文件或更新文件。 11.2專責性管制文件由權責單位負責管理，其編號原則為部 門代號，民國年代及三碼流水號（如05-85001）
外部文件作業程序(5) 12.專責性管制文件之登錄 權責單位將專責性管制文件之相關資訊登錄於〝外部文件 登錄一覽表（QRP050401）〞。 13.專責性管制文件之標示/保存/文件管制 權責單位依6.7.8.之作業程序，對專責性管制文件予以管 理。 14.文件保密 外來文件若屬機密性文件，保管單位不得任意發行，若有 發行之需要時，須事先呈請權責主管核准。
外部文件管理流程圖 管理部 權責單位 外來文件收發 與部門權責相關之 資訊查詢與蒐集 管制 管制╱非管制區分 非管制 依公司規定處理 是 管制文件類別區分 有效性確認 專責性 一般性 否 處理╱更新╱編號 依公司規定處理 處理╱更新╱編號 登錄 登錄 標示 標示 保存 保存 發行 發行
標準文件 標準文件 依公司文件管制程序書正式發行之文件 標準文件體系 一階文件：手冊 三階文件：作業指導書 二階文件：程序書 四階文件：表單 企業標準文件系統 經營管理系統 品質保證系統 環境管理系統 服務管理系統 安全衛生系統 財務管理系統 人力資源管理系統 其它之管理系統
標準文件制訂、修訂、作廢時機 依據公司現行營運內容制訂標準文件，若無法符合 滿足需求時，必須加以適切的修訂或作廢之考量 新產品（含設計變更）開始生產時 新製品（含設計變更）實施時 管理要項、品質特性、生產製程有必要標準化時 相關文件或國家標準或相關法令變更時 滿足顧客需求 滿足持續改善 為符合組織目標、品質政策、品質目標之需要時 公司有需要時，由總經理或管理代表指定。
文件總覽表 □手冊 □程序書 □作業指導書 □------------頁次：
品質記錄 驗證所需品質之達成及品質系統有效運作，並作為 分析改善之依據的相關資料 品質紀錄的產生有來自組織內部的表單填製與來自 組織外部所傳送之記錄 與品質環圈各階段有關之記錄，均屬品質記錄 組織外部所傳送與品質系統相關連之記錄，亦屬品 質記錄 品質記錄應保存一規定期限，其方式應能調出而供 分析，以鑑定品質趨勢，與矯正措施之需要及其 有效性
品質記錄之儲存與維護 儲存 品質記錄應放置在適當場所予以保存，儘量放置在資料櫃，在設施上以便於取閱為原則 品質記錄之保存期限，若政府法令有規定者，依其規定，若政府無適當規定時則依各表單所規定之保存年限 品質記錄經影印之副本，其保存期限由收受之權 責單位視需要狀況，自行決定保存年限 維護 品質記錄應有適當之維護，避免污損、破裂、蟲 蛀、潮濕，而無法辨認
品質記錄之鑑別 品質記錄須可辨別出填表人員，如簽名或蓋章 品質記錄所涉及之性質類別需易於識別，如品質記 錄之名稱、表單編號、保存年限、序號 為鑑別品質記錄，在填寫記錄時不可用鉛筆書寫， 若有誤填需更正時，更正者需簽名或蓋章於更正 處以明視其責任 品質記錄之欄位若不需填寫時，須給予適切之註 記，避免該欄位有漏填之虞
對著公布欄採直角 高度平齊張貼 不可有塗鴨、污穢、剝起、破裂。 30 公布欄管理者姓名 公布許可印和 公布期限要明示 30 10 貼膠帶或用圖釘 45∘ 壁報、表單的公布
文 件 封 面 本 文 圖片/多媒體 流 程 圖 正式使用表單 正式表單範例 其它外部資料 品 質 手 冊 程 序 書 作 業 指 導 書 正式使用表單 紀 錄 當 標 準 其它系統文件 品 質 管 理 系 統 標準文件電腦檔案資料夾內容
衝勁 期待再相逢 行動 知道 講師：林吉豐先生 e-mail：cpc1464@yahoo.com.tw 行動電話: 0952-001711
