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MANEJO DE JUNTAS

Objetivo general Adquirir y ejercitar conocimientos, habilidades y técnicas sobre el manejo de juntas efectivas. MANEJO DE JUNTAS. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Reconocer la junta como un trabajo en equipo Identificar diferentes tipos de juntas Planear y organizar juntas

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MANEJO DE JUNTAS

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Presentation Transcript

  1. Objetivo general Adquirir y ejercitar conocimientos, habilidades y técnicas sobre el manejo de juntas efectivas MANEJO DE JUNTAS

  2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Reconocer la junta como un trabajo en equipo • Identificar diferentes tipos de juntas • Planear y organizar juntas • Desarrollar eficazmente una junta de trabajo mediante técnicas precisas • Ejercitar mediante el simulacro de una junta

  3. Temas • La junta como trabajo de equipo • Clasificación de las juntas • Planeación y organización de las juntas • Técnicas para lograr juntas efectivas

  4. Reflexione • ¿Cuántas veces al estar sentado en una junta ha tenido usted la sensación de estar perdiendo su tiempo? • ¿Cuáles causas promueven juntas ineficientes?

  5. La junta de trabajo es… Una reunión donde se comparten o dilucidan asuntos laborales de una agenda bajo una dirección y con participantes involucrados en esos asuntos. El proceso de la junta debe concebirse como un trabajo en equipo.

  6. El trabajo en equipo implica: - liderazgo - responsabilidad individual y colectiva - cooperación sinérgica - tolerancia entre ideas - comunicación - resolución de problemas - retroalimentación

  7. ¿Cómo lograr el trabajo en equipo en la junta? • Enfatizar en la planeación de la junta • Enfocarse en los temas que deben ser discutidos • Dirigir la reunión constructivamente • Motivar los comentarios y participación de todos • Llegar a acuerdos concertando las opiniones diversas • Promover la solución a los problemas de manera conjunta o participativa

  8. Tipos de juntas • Juntas externas Ejemplos: clientes, proveedores • Juntas internas Ejemplos: equipos de trabajo, grupos naturales

  9. Tipos de juntas

  10. Planeación de una junta • Definir el tipo de reunión • Definir los objetivos • Determinar los asistentes • Determinar los temas

  11. Consideraciones para definir los objetivos • Nivel organizacional: • Alta gerencia: objetivos generales • Gerencia media: objetivos funcionales • Nivel operacional: objetivos operacionales • Habilidades administrativas: • Conceptual • Humana • Técnica

  12. Características de los objetivos • Claros y precisos • Coherentes • Públicos • Alcanzables • Flexibles • Cuantificables • Auditables • Priorizados • Tener plazo

  13. Aspectos a considerar en la selección de los participantes • Los justamente necesarios e interesados • Los que deben incidir en las decisiones o soluciones • Los que requieran conocer una información verbalmente • Los que puedan participar por razones de tiempo y espacio

  14. Elección de temas • Elegir temas específicos • Establecer el grado de dificultad de cada tema • Definir la prioridad de cada tema • Calcular el tiempo que requerirá la exposición y/o discusión del tema

  15. Esquema general de la agenda o el orden del día • Lectura de la minuta anterior • Verificación del grado de cumplimiento de compromisos adquiridos previamente • Temas simples • Temas complejos • Temas críticos • Discusión constructiva • Acuerdos y asignación de compromisos • Conclusión

  16. Planeación aproximada del tiempo en el esquema anterior JUNTA DE 2 HORAS • 1: 10 min • 2: 15 min 1/3 de la junta: 40 min • 3: 15 min 2/3 de la junta: 80 min • 4: 15 min • 5: 25-40 min • 6: 15-30 min • 7: 10 min • 8: 5 min

  17. Técnicas para desarrollar una junta efectiva • Lograr una comunicación eficiente • Controlar los tiempos • Manejar conflictos • Retroalimentar

  18. Lograr eficiente comunicación • Explicar con claridad cada aspecto de la reunión • Detallar cada compromiso o responsabilidad • Asignar un responsable por cada compromiso • Asignar fechas de compromiso • Exigir precisión al hablar. Evitar rodeos y repeticiones • Precisar si para el punto a exponer corresponde describir, explicar, narrar, argumentar u opinar • Evitar críticas si no conllevan a soluciones

  19. Controlar los tiempos • Dar a conocer la agenda con anticipación suficiente • Designar un secretario de actas o asistente que tome nota • Respetar el cronograma previsto • Considerar la frecuencia de este tipo de junta • Exigir precisión y brevedad al hablar • Enfocarse en las ideas priorizadas • Utilizar apoyos audiovisuales claros y legibles • Distribuir adecuadamente la relación tiempo-temas

  20. Manejar conflictos • Conocer las relaciones entre los participantes • Identificar los roles de los participantes: líder, diablo, ángel, propositivo, etc • Analizar las actitudes de los involucrados: enojo, aceptación, escucha, autoritarismo, oportunismo, conciliación, negatividad, indiferencia, asertividad, etc • Estimular la búsqueda de nuevos métodos para lograr acuerdos • Estimular la creatividad y la innovación • Tomar en cuenta intereses comunes

  21. Manejar conflictos • Estimular la creatividad y la innovación • Tomar en cuenta intereses comunes • Separar a las personas del problema • Utilizar criterios objetivos • Centrarse en las soluciones, no en los problemas • Ser agradables y tolerantes • Discutir las diferentes percepciones y hacerlas legítimas • Cambiar el ambiente con otro estímulo si es necesario • Considerar un descanso si el conflicto se recrudece

  22. Retroalimentar • Sistema de control para analizar y corregir • Todos los participantes son objeto de retroalimentación • No es llenar encuestas o formatos, sino criticar el proceso, las actitudes y los resultados de la reunión • Decantar estrategias ineficientes • Pedir propuestas para mejorar el desarrollo de la junta

  23. SIMULACRO DE JUNTA • Reunirse en grupos afines de 5 ó 6 personas • Decidir el director y el secretario de la junta • Establecer roles ejecutivos, funcionales u operacionales entre los participantes • Planear una junta para 45 minutos de desarrollo • Ejecutar la junta con el mayor grado de realidad posible

  24. SIMULACRO DE JUNTA Tiempo de la dinámica: • Organización de los participantes (formación del equipo y decisión de roles): 10 minutos • Planeación de la junta : 10 minutos • Ejecución de la junta : 45 minutos • Discusión de la actividad con el resto de los participantes del curso: 40 minutos Evidencia a entregar por equipos: • Agenda u orden del día ( con temas o asuntos desglosados y tiempos) • Nombre y roles de los participantes de la junta • Resultados obtenidos • Distribución de compromisos o responsabilidades para el futuro • Retroalimentación del equipo ( oralmente)

  25. Bibliografía • Aronoff, Craig. Juntas de trabajo exitosas : para formar empresas familiares muy sólidas. México : McGraw-Hill, 53 pp.1999. • Barbosa Cano, Erasmo. Calidad total para juntas y reuniones México : McGraw-Hill, xvi, 187 pp. 1993 • Bélanger, Jean. Reuniones de trabajo más eficaces : organización, dirección, participación, evaluación Barcelona : Editores Técnicos Asociados, 158 pp. 1975

  26. Bibliografía • Katz, Sally. Power Skills for Effective Meetings. Revista Training and Development, Vol.45, # 7 pp.53-56. 1991 • Richard A. Hildreth. The essentials of meeting management . Englewood Cliffs, N.J. : Prentice Hall, xv, 256 pp. NOTAS "A National Publishers book." 1990 • Richards, Ian. Cómo expresarse mejor en las reuniones de empresa.Bilbao : Deusto,128 pp.1990

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