Projekti p aikvaatlus (kohapealne kontroll)

1. Projekti paikvaatlus (kohapealne kontroll) Anne-Ly Aalde 21. veebruar 2012

2. Projektide kontroll toetuse saaja juures • Projekti audit. Projekti auditi viivad läbi: • Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna audiitorid, • Rakendusasutuse (Sotsiaalministeeriumi)audiitorid • Euroopa Komisjoni audiitorid. Projekti audit võib toimuda projekti elluviimise ajal või pärast projekti tegevuste lõppemist. 2. Projekti paikvaatlus (projekti kohapealne kontroll) Projekti paikvaatluse viib läbi rakendusüksus.

3. Paikvaatluse liigid ja korraldus Projekti abikõlblikkuse perioodil: • Etteteatatud paikvaatlus (korraline), • Etteteatamata paikvaatlus (nt koolitused, seminarid jmt) • Järelkontroll puuduste kõrvaldamise üle (auditi või eelneva paikvaatluse tähelepanekute järelkontroll). Toetuse saaja teavitamine paikvaatluseläbiviimisest e-kirja teel -aeg ja koht -kellega tahetakse kohtuda -kontrolli ulatus

4. Paikvaatluse aluseks olevad dokumendid • Projekti taotlus • Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuste seadus (STS). (4. peatükk Toetuse kasutamine) • Meetme «Tervislike valikute ja eluviiside soodustamine» avatud taotlemisel toetuse andmise tingimused ja toetuse kasutamise seire eeskiri (Meetme määrus) (Vastu võetud Sotsiaalministri 02.09.2010 a. määrusega nr 60) (3. peatükk Toetuse kasutamine) • Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse kulude abikõlblikkuse või mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord (Abikõlblikkuse määrus) (Vabariigi valitsuse 31.01.2007 määrus nr 26) • Struktuuritoetuse andmisest ja kasutamisest teavitamise, selle avalikustamise ning toetusest rahastatud objektide tähistamise ja Euroopa Liidu osalusele viitamise tingimused ning kord (teavitamise määrus) (Vabariigi valitsuse 30.08.2007 määrus nr 211) • Riigihangete seadus;

5. Paikvaatluse käigus kontrollime Paikvaatluse esmaseks eesmärgiks on tuvastada, kas projekt reaalselt eksisteerib ning tegutseb vastavalt toetuse andmiseotsuses toodule, sealhulgas: • kas tegevusi teostatakse kooskõlas tegevuskavaga; projekti sisutegevused/teenused on toimumas või toimunudnud) vastavalt planeeritule • kas soetatud vara on reaalselt olemas; • kas deklareeritud kulutused on ka tegelikkuses aset leidnud; koolituse puhul osalejate nimekiri (osalemine on allkirjaga kinnitatud) õppematerjalid, nõustamisteenuse puhul kirjalik dokumentatsioon nõustamisteenuse osutamise kohta, koosolekute protokollid, kirjavahetus ja kirjalikud kokkulepped. • kas kulutused on abikõlblikud, õigusaktidega kooskõlas ning dokumentaalselt tõestatud; - kas hanked on läbi viidud kooskõlas riigihangete seadusega - kas kehtivast piirmäärast (3200 eurot ilma km-ta)suurema ostu või teenuse tellimise korral onolemas pakkumised

6. Paikvaatluse käigus kontrollime • kas koolitust või teenust pakutakse eelnevalt määratletud sihtrühmale ning kavandatud hulgale inimestele; • Kas on olemas osalejate poolt allkirjastatud nimekirjad ja koolituse päevakava; • Kas on olemas koosolekute protokollid, memod, kirjavahetus • kas nii toetuse saaja kui ka partner on järginud avalikustamise ja teavitamise nõudeid (kas objekt ja soetatud inventar on tähistatud vastavalt teavitusnõuetele; teavitamine koolitustel); • kontrollime, kas koolitusel osalejad on teadlikud, et koolituse läbiviimiseks kasutatakse ELi toetust (teavitust). • kas projekti raamatupidamine on selgelt eristatud toetuse saaja muust raamatupidamisest; • kas kulusid tõendava dokumentatsiooni nõuetekohaseks säilitamiseks on kehtestatud vastav kord ja kus neid tegelikult säilitatakse.

7. Järelkontroll Järelkontrolli teostatakse juhul, kui varasema kontrolli või auditi käigus ilmnesid puudused, mis võivad osutuda takistuseks projekti edukale läbiviimisele ja seatud eesmärkide saavutamisele. Järelkontrolli käigus kontrollime: • toetuse saajale tehtud ettekirjutuse täitmist, • varasemalt avastatud puuduste kõrvaldamist või nende ennetamiseks rakendatud meetmeid.

8. Paikvaatluse tulemused • Koostatakse paivaatluse akt ühes eksemplaris ja allkirjastatakse kohapeal • Paikvaatluseaktis fikseeritakse läbi viidud kontrolli: - tulemused; - leiud, soovitused, ettekirjutused; - kokkuvõte kontrolli kohta; - toetuse saaja kommentaarid. • Paikvaatluste käigus tuvastatud väiksemad probleemid määratletakse ning jõutakse kokkuleppele faktides. Probleemide lahendamiseks määratakse vastutajad ja tähtajad. Kinnitab Struktuuritoetuste üksuse juhataja • Kontrollakt saadetakse toetuse saajale elektroonselt. Toetuse saaja lisab projekti kausta.

9. Toetuse tagasinõudmine • Tuvastatud mitteabikõlblikud summad ja eksimused õigusaktide vastu fikseeritakse (paikvaatlusel või dokumentide kontrollimisel rakendusüksuses) ja algatatakse tagasinõude menetlus (STS 5 peatükk) Rakendusüksus koostab tagasinõude otsuse (vastavalt STS §26) “Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumisest teabe edastamise tingimused ja kord”(Vabariigi Valitsuse poolt vastu võetud 22.12.2006 määrus nr 278) • Toetus nõutakse tagasi reeglina toetuse finantsallikatega samas proportsioonis • Tagasinõutava summa ulatuses väheneb taotluse rahuldamise otsusega projekti abikõlblik maksumus (saadud toetus ja omafinantseering) ehk eelarve väheneb.

10. Toetuse vabatahtlik tagastamine • Teavitus (ametlik kiri) RÜ-le toetuse vabatahtlikuks tagastuseks • RÜ otsustab, kas võimaldab toetuse vabatahtliku tagastuse 10 kalendripäeva jooksul ja teavitab e-kirjaga toetuse saajat (kinnitab tagastatava summa ja panga rekvisiidid, kuhu toetus kanda) Otsus tehakse järgmiste kriteeriumite alusel (kõik tingimusedpeavad olema täidetud): • Toetuse saaja ise avastas vea ja teavitas omaalgatuslikult RÜ-d esimesel võimalusel • Kui toetust on otseselt kasutatud mitteabikõlblike kulude hüvitamiseks • Projekti lõpparuanne on veel kinnitamata. Eelarve ei vähene

11. Paikvaatlus on üldjuhul partnerile abistava ja nõuandva funktsiooniga, et ennetada suuremaid eksimusi ning vältida olukordi, kus nii toetuse saaja kui ka partneri suhtes tuleb algatada toetuse tagasinõudmise menetlus. Tänan kuulamast! annely.aalde@innove.ee