1 / 35

Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll

Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll. Samling 3, august 2012. Siv Storbekk og Tina Skarheim, KS. Målsettinger. Når samlingen er ferdig skal Deltakerne ha oversikt over ulike typer kontrollaktiviteter og grunnleggende kunnskap om risiko- og kontrollmatriser.

wayne
Download Presentation

Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Orden i eget hus – nettverk for styrket internkontroll Samling 3, august 2012 Siv Storbekk og Tina Skarheim, KS

  2. Målsettinger Når samlingen er ferdig skal • Deltakerne ha oversikt over ulike typer kontrollaktiviteter og grunnleggende kunnskap om risiko- og kontrollmatriser. • Kommunene ha en avklart oppfatning av hvorvidt forutsetningene for god IK er tilstede • Ledergruppene ha felles oppfatning om hva som er viktig for rådmannsnivået! • Kommunene ha et målbilde på informasjonsflyt og rapportering av IK i egen kommune

  3. Dag 1 En av tre forutsetninger for god internkontroll = Kontrollaktiviteter Fra risiko til kontroll – hvordan komme fra røde til grønne lys?

  4. Sektorovergripende Risikovurdering Samling 3 Helhetlig styring og riktig utvikling Tjenestespesifikk Formalisering Støtteprosesser Kontrollaktiviteter Etterlevelse av lover og regler Godt omdømme og legitimitet Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen

  5. Denne samling: Redusere risikoen og øke kontrollen – gå fra røde til grønne lys For å få kontroll behøves tiltak! Kontrollaktiviteter skal ikke iverksettes vilkårlig, men velges ut fra den risikoen de skal redusere, og hva som er akseptabel rest-risiko Forrige samling: Kartlegge og vurdere risikoer. Derved får vi oversikt over røde lamper

  6. For å få kontroll behøves tiltak! Kontrollaktiviteter velges ut fra den risikoen de skal redusere, og hva som er akseptabel rest-risiko • Vi skal først se på ulike kontrollaktiviteter • Verktøy og metoder som kan brukes for å redusere risiko • Dernest jobbe frem en risiko- og kontrollmatrise • Hjelper til slik at kontrollaktiviteter (tiltak) er målrettet for den risikoen de skal redusere • Dokumenterer hva som er vurdert, konkludert og iverksatt • Ensartet praksis, enklere å vurdere hva som er vesentlig, og derved bedre rapportering

  7. Oppsummering og time-out! Forutsetninger – status?

  8. Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll

  9. Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll

  10. Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll

  11. Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll

  12. Repetisjon – forutsetninger for god internkontroll Roller og ansvar for rådmannsnivå og virksomhetsnivå (fig.4) Organisering : Følge adm.inndeling Delegering, lederavtaler, kommunikasjonslinjer Klare mål og forventninger Informasjonsflyt Rapportering, helhet Harmonisere Strukturere Dokumentere Organisering, ansvar og roller Rutiner, retningslinjer, prosedyrer Dokumentere Risikovurderinger og kontrollaktiviteter

  13. Oppgave 15 Oppdraget…. • Deres ledelsesoppdrag er å tilrettelegge, blant annet gjennom å sikre at forutsetningene er tilstede • Det meste av kommunens aktivitet skjer i tjenestene, og nettopp derfor skjer også en stor del av internkontrollen der • God internkontroll – i virksomhetene – er betinget av at forutsetninger er tilstede • Hvis vi nå ser alle forutsetningene samlet, og dere tenker på «berøringspunkter» til hensikten med internkontroll, og internkontrollen i virksomheter… • Hvordan vurderer dere egen status? • Hva og hvordan må dere som ledergruppe gjøre for å kunne si at NÅ har vi forutsetningene for god internkontroll på plass?

  14. Avvik i en lærende organisasjon, og satt i sammenheng med hensiktene med internkontroll Når det likevel går galt – hva lærer vi av det?

  15. Arbeidsheftet Kap 5.2, side 41 Avvikskjede

  16. Avvikshåndtering • Hva er avvik? Kommunen må selv definere hva som er avvik i deres kommune, men avvik skjer ikke bare innenfor HMS og helse- og omsorg. • Hvordan brukes avviksrapportering opp mot læring? Lukker man bare avvikene eller brukes de konstruktivt i læring. • Hva med avvik i positiv forstand, altså at man bruker ”gode hendelser” til å lære av også?

  17. Dag 2 RÅDMANNENS OPPFØLGING AV TJENSTER OG STØTTEPROSESSER, MED VEKT PÅ RAPPORTERING OG INFORMASJONSFLYT

  18. Intro v/KS Oppfølging Rapportering Paralleller Hva er viktig for rådmannen Hva er god IK? Kommunevis samling Det store bildet: Betryggende kontroll i vår kommune Det konkrete bildet: Rapportering og infoflyt

  19. Moment 1 Metoder og verktøy • Hoveddelen av kommunenes aktivitet skjer i tjenestene – derved gjøres også en betydelig del av internkontrollen der! • Oppfølging og kontroll skjer i stor grad ute i virksomhetene, hvordan kan rådmannen følge med og ha oversikt? • Metoder og verktøy som gjør det mulig for rådmannen å ha betryggende kontroll innenfor støtteprosesser og i tjenester Viktigst: • Rammer og retningslinjer i sektorovergripende internkontroll og dokument • Vurderinger for å sikre "riktig" nivå (eks risiko- og kontrollmatriser) • Oversikt og trygghet gjennom dialog og rapportering

  20. Moment 2 Dere klarer aldri å få fullkontroll! • Ergo må dere basere dere på avgrensning, tillit og kommunikasjon for å kunne si at dere har betryggendekontroll • Formuler klare forventninger, og vurder hvorvidt forventningene blir innfridd! • Etterspør aktivitet og resultater • Etabler og anvend rapportering og informasjon som produseres og tilflyter rådmannen

  21. Rapporter kan illustrere hvilke måleinstrumenter som finnes/kan legges inn f.eks i internkontroll og kvalitetssystem Rapporter kan dokumentere at forbedringsprosesser fungerer, at rutiner og prosedyrerer etablert og følges, at avviksprosesser virker, effekt av risikovurdering, osvmen… Moment 3 Det er ikke tilstrekkelig å be om rapporter! • Sett IK i en sammenheng i egen kommune og sørg for at hensikten blir formidlet fra rådmannen til organisasjonen • Synliggjøre i premissgivende dokumenter og arenaer, eks lederavtaler og ledersamtaler • Ta ansvar for at forutsetninger er på plass • Fremme kultur for internkontroll, gå foran som godt eksempel, vedlikehold og læringssløyfer • Bruk kommunerevisjonen, eks analyser og planer for forvaltningsrevisjon

  22. Enkelte grunnleggende forutsetninger var avgjørende for myndighetenes prestasjoner. Vår analyse av 22/7 viser at der det sviktet, skyldtes det primært at:

  23. Gjennomføre vurderinger • Vi går ikke inn i noen fordypning i kontrollaktiviteter og oppfølging innenfor de ulike områdene. Alt for omfattende og heller ikke interessant for dere. • Noen av dere skal likevel diskutere – funksjonsvis – hva som er god internkontroll innenfor ulike områder • Risiko- og kontrollmatriser blir utarbeidet på enhetsnivå. Inneholder både vurderinger og konklusjoner, samt «restrisiko» - dvs det som er igjen etter gjennomførte og planlagte kontrollaktiviteter og –tiltak. • Hva bør rapporteres videre?

  24. Formulere forventninger • Rådmannen må formulere og formidle forventninger til internkontrollen i virksomheter og tjenester • Dette viser dere blant annet gjennom styringsdokumenter, dialog, og sektorovergripende reglementer • Dere får svar gjennom styringsdialog (eks ledersamtaler), rapporter og planer • Hver rådmann/kommune må gjøre seg opp en formening om hvilke forventninger (bestilling) som skal gis - hva er godt nok for oss?

  25. Etterspørre aktiviteter og resultater • Risikokartlegging og –vurdering, • Utarbeidelse av risiko- og kontrollmatriser • Avvikshåndtering • Prosedyrer og rutiner • Aktiviteter – hva gjør dere? • Resultater – hva oppnår dere?

  26. Rapportering • Rapportering er også et kontrolltiltak; oppdagende kontroller. (i motsetning til forebyggende kontroller). Oppdagende kontroller innebærer at det er etablert et oppfølgings- og rapporteringsregime som fanger opp avvik. • Rapportering vil ofte også bekrefte at alt som er forventet faktisk gjennomføres; en slags kvittering for at IK fungerer og blir etterlevet. • Gjennom rapportering, ledelsesoppfølging, avvikshåndtering formidles informasjon fra ytterste ledd til rådmannen • Underveis skjer – eller bør skje – en sammenstilling og vurdering/filtrering (aggregering) • Hva bør rapporteres? • Hvordan kan rapportering skje?

  27. Arbeidsheftet figur 14 Eksempel oppfølging

  28. Arbeidsheftet figur 16 Eksempel rapportering

  29. Arbeidsheftet figur 17 Eksempel årshjul

  30. Kommuner som utelukkende satser på utvikling av rutiner vil mangle det overordnede grunnlaget for å vurdere hvor og hvilke rutiner det er viktig å fokusere på Kommuner som primært fokuserer på det overordnede vil ikke ha sikkerhet for at de har rutiner på plass som sikrer nødvendig input til den overordnede vurderingen av tiltak. Organisering og rutiner - to perspektiver på hva som bør vektlegges Kilde: KRD/Agenda 2008 s.19

  31. Rådmenn: Oppg 17 - Hva er viktig for meg? Refleksjonspunkter for rådmannen – støtte til å formulere premisser Hva er viktig for meg – hva behøver jeg, og hvordan? • Hvilke vurderinger vil jeg involveres i? F.eks «akseptere» risiko? • Hvordan foretrekker jeg å bli informert og å informere? • På hvilket detaljnivå vil jeg ha informasjon? • Hvilke holdninger vil jeg formidle? • Hvilke krav har jeg til harmonisering og struktur? • Hvordan kommuniserer jeg med mine ledere, og hvor stort lederspenn har jeg? • Hvilken tillit har jeg til ledergruppa, hvordan jobber ledergruppa • IK i lederavtaler og lederoppfølging – hvilke spørsmål bør stilles? (Arb.heftet s.56) • Hvordan kommuniserer jeg med folkevalgt nivå?

  32. Alle andre: Oppg 17 - Hva er god internkontroll innenfor ulike områder? Hjelp til å prioritere oppmerksomhet mellom arbeidsprosesser/enheter Grupper/typer risikoer hvor det er viktig å ha kontrolltiltak • … hvor iboende risiko er stor? • … hvor oppfølging er vanskelig eller «lederinnsikt» er svak? • … hvor det er mange avvik, eller det synes som om læringen er begrenset? • … hvor f.eks styringssystem eller kvalitetsmålinger viser at oppfølging er nødvendig? • … hvor bruker- eller medarbeiderundersøkelser har lav skår? • Saksbehandling og myndighetsutøvelse • Politiske vedtak, oppfølging • Misligheter og korrupsjon • Myndighetsmisbruk og overgrep • Se arbeidsheftet del 3.3 og 7.1

  33. Paralleller Hva er viktig for rådmannen Hva er god IK? Kommunevis samling Det store bildet: Betryggende kontroll i vår kommune Det konkrete bildet: Rapportering og infoflyt Tjenestespesifikk kunnskap møter rådmannsperspektivet Hva er riktig for oss?

  34. Oppg 18 - Hva er riktig for oss? Momenter for kommunen… • Kommunens størrelse – større kommuner kan generelt ha behov for mer omfattende systemer enn små. • Rådmannens kontrollspenn – kommunens organisering, antall virksomheter etc. • Rådmannens behov for detaljert informasjon – subjektivt. • Rådmannens «risikovilje» - dvs hva kan vi leve med… • Hvilke vurderinger kan overlates til lavere nivåer i organisasjonen, uten at det går på bekostning av rådmannens evne til å være proaktiv? • Aggregering – hva er vesentlig? Hva skal tilflyte rådmannen, og hva skal rapporteres til folkevalgt nivå • Avvik, gjennomførte risiko- og kontrollmatriser, vedlikeholdsarbeid, sektorovergripende reglement? Status risiko for enkeltområder?

  35. Avsluttende poster • Til neste samling • Evaluerings • Ordet fritt • Neste samling • N1: 26-27 september 2012 • N2: 17-18 oktober 2012

More Related