REGULATORY COMPLIANCE DI INDUSTRI FARMASI

1. REGULATORY COMPLIANCE DI INDUSTRI FARMASI A. RetnoTyasUtami. 4 Januari 2014

2. POKOK BAHASAN Pendahuluan (sistem pengawasan ) Inspeksi CPOBRegulatori BADAN POM RI MaturityIndustriFarmasi Summary Evaluasi CAPA IndustriFarmasi Penyusunan CAPA Format MatriksCorrective and Preventive Action (CAPA) PelayananPublikDitWasProd PT & PKRT terkaitCAPA Improvement Oleh Industri Farmasi

3. SistemPengawasanObatdanMakanan (SISPOM) 3 lapis Masyarakat Pemerintah Pelaku Usaha PerlindunganDiri & KeluargadariObatdanMakananygBerisiko Fungsi regulatori terhadap produk, sarana dan standard PenyediaanObat & MakananBermutu

4. KERANGKA REGULATORI DALAM RANGKA MENJAMIN KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU OBAT JAMINAN KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU Dokumentasi, Monitoring dan Evaluasi Pengawasan Post-Market ( untuk jaminan mutu, keamanan dan kebenaran informasi produk) Pengawasan Pre-Market (Evaluasi dalam proses pemberian NIE) Elemen Regulatori (fungsi yg komprehensif termasuk inspeksi recall, laboratorium pusat & propinsi) Elemen Teknik (Spesifikasi mutu, , GMP, GLP, GPP, GDP, GSP, GCP) Legislasi yang memadai dan penegakan hukum Quality Assurance

5. Inspeksi CPOBRegulatori badan pom ri

6. GMP PHILOSOPHY • AVOID : • Contamination • Mix-up • Cross contamination • QRM • Documentation • Personel

7. Prinsip penerapan CPOB • Pertama: jaminan konsistensi produksi yang dapat menghasilkan produk dengan jaminan mutu sepanjang ‘masa hidup’ produk tersebut, • Kedua: adanya standar dan persyaratan berdasarkan kajian risiko yang harus dipenuhi mulai dari bahan awal, selama proses dan akhir produksi serta sesudah dipasarkan, dan, • Ketiga: adanya komitmen dan persamaan persepsi dari semua pihak yang terkait, baik dari sisi profesional dan pimpinan industri farmasi, maupun dari sisi regulator.

8. InspeksiRutin • InspeksiBadan POM RI direncanakandandilaksanakanberdasarkan Quality Risk Management denganperhitungandanpembobotanfaktorrisiko yang dimilikioleh industrifarmasi. • Parameter/risiko yang dipertimbangkandalampersiapan program inspeksitahunan, antara lain: • Tipefasilitas/Sertifikat CPOB yang dimilikidantingkatkekritisanprodukyang dibuat (kompleksitaspabrik, proses danproduk) • Riwayatindustri (profildefisiensidariinspeksiterakhir, jumlahdefisiensi mayor dankritikal) a.l: • Riwayatdan trend produk recall; • Riwayatkeluhan/kasus; • Tindaklanjutatau sanksi yang diberikandanrespon yang diberikan • Aktivitasindustri: • Fasilitasdigunakanjugauntukproduksiproduknonfarmasi; • Menerimakontrakmanufaktur; Produksimenggunakanzataktif yang bersifattoksik, potensitinggi, berbahayadansensitif (hormon, betalaktam,sefalosporindll.)

9. Penyimpangan yang seringditemukan (1): Tes / Uji : HasilUjidiLuarSpesifikasiterhadaphasilpemeriksaanproduk Penyimpangan Bets, a.l: Penyimpangan dari prosedur pengolahan induk; Penyimpangan terhadap prosedur pengemasan induk; Memenuhi spesifikasi dalam proses, produk antara, produk ruahan maupun obat jadi. Penyimpangan non Bets, a.l: Sarana penunjang misalnya sistem tata udara, listrik, uap air, dll; Penyimpangan hasil pemantauan lingkungan; Penyimpangan terhadap Protap.

10. Penyimpangan yang seringditemukan(2): Penangananbahandankapasitasgudangtidakmemandai Program Audit Internal dan Audit Eksternal (Supplier) tidakmemadai Program Kalibrasi, KualifikasidanValidasitidakberjalandenganbaik Pengendalianterhadapkondisi yang berpotensikontaminasi, kontaminasisilangdan mix up tidakmemadai Kegiatanrutinpembuatan, pengemasandanpengujiantidaksesuaidengandossier registrasi • Ketersediaan reference standard laboratoriumtidaklengkap • Pengujianprodukakhirtidakdilakukanuntuksetiapzataktif • Pelulusanprodukjaditidakmemadai • On site Assessment thd data registrasi • Data yang ditemukanonsite tidaksesuaidengandata yang disampaikankepadaDirektoratPenilaian • Buktifisikproduk yang sedangdiregistrasitidakadaatautidaklengkap • Data dossier lengkapakantetapi raw data pelaksanaanpengujianterhadapproduktidaklengkap

11. Penanganan Penyimpangan Penyimpangan terkait HULS Pengendalian Perubahan Tidak menerapkan change control terhadap perubahan yang dilakukan, antara lain perubahan terhadap: bahan baku, bahan pembantu dan bahan kemas primer formulasi prosedur produksi Belumdilakukanidentifikasipenyimpanganapasaja yang berpengaruhterhadapproduk Personiltidakmemahamipenyimpangansepertiapasaja yang perludilaporkan Penyimpangantidakselaludilaporkandanditanganisegera Tidakselaludievaluasidandiinvestigasimaupundikajisecarakomprehensifuntukmencariakarpermasalahanterhadappenyimpangan selama proses produksi dan obat TMS di pasaran Penyimpangan non-bets (suhu, kelembaban, sistemtataudara, pemantauanlingkungan) tidakselaludiperhatikan

12. FREKUENSI INSPEKSI RUTIN MANAJEMEN RISIKO Standar: Dalamwaktumasaberlakusertifikatsekurang-kurangnyapernahdiinspeksi 2 kali FAKTOR-FAKTOR RISIKO RATING RISIKO Rekomendasifrekuensiinspeksirutinke site pabrik

13. TindakLanjutInspeksi CPOB Tindak lanjut lebih jauh akan diambil jika hasil dari follow up inspection masih menunjukkan ketidakpatuhan terhadap persyaratan CPOB

14. MATURITY INDUSTRI FARMASI

15. Maturity of GMP Attitude and Compliance • 5. GENERATIVE • Compliance is just part of how we do business here • 4. PROACTIVE • We work sensibly on the problems that we still find • Increasingly Informed • 3. CALCULATIVE • We have systems in place to manage most compliance risks • 2. REACTIVE • Compliance is important, so we do a lot every time we have a problem • 1. PATHOLOGICAL • We haven’t ever been caught, so we must be doing pretty good • Increasingly Trustful

16. PertanyaanPemenuhanPersyaratan CPOB sebagaiIndikatorKematanganSikap CPOB • Patologis • Tindakan paling minimum apa yang harus kita ambil sehingga setidaknya kita masih bisa bertahan dari inspeksi BPOM dan bisa menjual produk kita? • Bagaimana cara kita menyembunyikan ini dari inspektur BPOM karena kita tak akan sanggup menerima konsekuensi bila ini diketahui? • Apa yang dilakukan oleh IF lainnya? • Jika sebelumnya tidak bermasalah, kenapa kita harus merubahnya sekarang? • Tidak ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI • Generatif • Kita memperbaiki dan mencegah (CAPA) • Bagaimana kita dapat memastikan kualitas produk (QMS) • Apakah asumsi dalam model risiko saya tepat? (QRS) • Apakah kita menempatkan sumber daya yang tepat dan memadai untuk secara efektif melakukan monitoring dan menghilangkan risiko untuk meningkatkan sistem yang kita miliki? ( MAI) • Pelajaran apa yang dapat kita ambil dari risk assessment terakhir; apakah asumsi yang diambil perlu diupdate? Bagaimana kita dapat melakukan continuous improvement? • Ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

17. Summary Evaluasi DOKUMEN CAPA Industri Farmasi

18. CAPA (Corrective Action and Preventive Action) Justifiable Acceptable Implementable

19. Contoh GAP dalam EVALUASI CAPA

20. Persyaratan

21. Root Cause Analysis

22. Corrective and Preventive Action (CAPA)

23. Batas Waktu Penyelesaian (Timeline)

24. Bukti Perbaikan CAPA

25. Bagaimana menyusun capa yang baik ?

26. Langkah Penyusunan CAPA Identifikasi Tetapkan masalah secara jelas 1 Evaluasi Hitung luas masalah dan dampaknya 2 Investigasi Susun rencana investigasi 3 Implementasi Laksanakan tindakan yang ditetapkan 6 Rencana Tindakan Susun daftar tindakan yang dilakukan 5 Analisis Lakukan analisis secara seksama 4 Tindak Lanjut Verifikasi dan nilai efektivitasnya 7

27. Deskripsi masalah - singkat tapi lengkap. Deskripsi harus memuat informasi yang cukup agar masalah (spesifik) yang diuraikan mudah dimengerti. 1. Identifikasi -- Penjelasan masalah

28. Daftar informasi spesifik, dokumen2, atau data tersedia yang menunjukkan bahwa masalah benar - benar ada. 1. Identifikasi -- Bukti

29. Situasiharusdievaluasiuntukmenentukan 1) tindakan yang perludiambil 2) tingkatpenindakan yang dibutuhkan. Suatuevaluasiharusmencakup : Dampakpotensialdarimasalah. Risikoterhadapperusahaanataupelanggan Tindakanperbaikan (segera) yang mungkindibutuhkan 2. Evaluasi

30. Tentukan dan dokumentasikan secara spesifik mengapa masalah menjadi perhatian kita dan kemungkinan dampaknya terhadap perusahaan dan/atau pelanggan. Kemungkinan dampak terhadap biaya, fungsi, mutu produk, keamanan, kehandalan, dan/atau kepuasan pelanggan. 2. Evaluasi-- Dampak potensial

31. Dampak potensial dan pertimbangan/penilaian risiko mungkin mengindikasikan perlunya pengambilan tindakan segera untuk memperbaiki situasi sampai suatu solusi akhir dapat dilaksanakan. Dalam kasus tertentu tindakan perbaikan (segera) mungkin sudah memadai. Bila demikian halnya, CAPA dapat diakhiri (‘closed’) setelah mendokumentasikan pertimbangan terhadap keputusan ini dan tindakan lanjut untuk menyelesaikan masalah. 2. Evaluasi -- Tindakan perbaikan (segera)

32. 3. Investigasi -- strategi • Tulis instruksi khusus untuk menentukan kontributor dan akar penyebab masalah. • Prosedur ini mengarahkan pengkajian komprehensif dari semua kemungkinan situasi yang terkait dengan masalah dan harus mempertimbangkan :

33. Dengan menggunakan hasil analisis, metode terbaik untuk memperbaiki situasi (atau mencegah terjadinya pengulangan situasi di kemudian hari) dapat ditentukan. Semua tugas/pekerjaan yang perlu dieksekusi diidentifikasi dan dimasukkan ke dalam Rencana Tindakan. Rencana tersebut mencakup perubahan yang harus dilakukan dan menetapkan penanggung-jawab / pelaksana kerja. 5. Rencana Tindakan (‘Action’)

34. Daftar semua aktivitas dan pekerjaan yang harus dilakukan untuk memperbaiki masalah yang ada atau mengeliminasi masalah potensial, dan mencegah terulangnya masalah. Sangat penting untuk mengidentifikasi semua tindakan yang diperlukan dan bahwa tindakan tersebut sudah memperhatikan tiap kemungkinan penyebab masalah dan situasi yang diakibatkan oleh masalah tersebut. 5. Rencana Tindakan

35. Pelatihan karyawan merupakan bagian esensial dari tiap perubahan yang dilakukan sehingga harus dijadikan bagian dari Rencana Tindakan. Agar menjadi efektif, semua modifikasi dan perubahan yang dilakukan harus dikomunikasikan ke tiap orang, departemen, pemasok, d.l.l yang terkait atau yang bakal terkena dampak perubahan tersebut. 5. Rencana Tindakan-- Pelatihan (Training)

36. Rencana Tindakan yang telah disusun dieksekusi. Semua pekerjaan dan aktivitas yang telah diidentifikasi dituntaskan. Buat rangkuman/ringkasan tindakan yang dilakukan. Semua modifikasi terhadap dokumen, proses, d.l.l. didaftarkan. 6. Tindakan Implementasi

37. Format Matriks CAPA NamaIndustriFarmasi : Alamat : TujuanInspeksi : TanggalInspeksi: Keterangan: 1. Diisidenganpersyaratan yang harusdipenuhisesuaiPedoman CPOB yang berlaku. 2. Hasilanalisisakarpermasalahansesuai SOP PenangananPenyimpangan 3. CAPA perludijelaskansecaraterperincilangkah-langkahtindakanperbaikandantindakanpencegahan. 4. Status diisidengansudahselesaiataudalam proses. Biladalam proses, bataswaktupenyelesaiandiisi. 5. Batas waktupenyelesaian yang reasonable dandiisiuntuktiaplangkah. Change Control  Untuk melihat ada/ tidak dampak perubahan

38. PelayananPublikDitWasProd PT & PKRT terkait CAPA

39. Desk CAPA • Desk CAPA dapatdilakukan di: • DirektoratPengawasanProduksi PT & PKRT atau • Balai/BalaiBesarPOM • Mekanismepelaksanaan Desk CAPA: • Berdasarkanhasilevaluasi CAPA olehBadan POM makaindustrifarmasidapatdipanggiluntukmelaksanakan Desk CAPA di DirektoratPengawasanProduksi PT & PKRT • Industrifarmasimengajukandiri(melakukanperjanjian) untukdapatmelaksanakan Desk CAPA. • DirektoratPengawasanProduksi PT & PKRT merencanakanpelaksanaan Desk CAPA di Balai/BalaiBesarPOM. • Tujuan Desk CAPA : • MempercepatpemahamanIndustriFarmasiterhadap CAPA dandiskusiterkaitregulatory advice untukmemenuhipersyaratan CPOB. • Meningkatkan mutual understanding antaraBadan POM danIndustriFarmasi.

40. Verifikasi CAPA Dilakukan di site terutama bila ada perbaikan fisik yang harus diverifikasi

41. IMPROVEMENTOLEH Industri Farmasi