Avanceret IT-projektledelse og systemudvikling

1. Avanceret IT-projektledelse og systemudvikling Hvordan man vælger projektledelsestype til sit projekt Projektledelse i forskellige typer af projekter

2. Situationsbetinget projektledelse - risikoprofilen har betydning For projekter med høj risiko, er det meget vigtigt at afklare, hvad det primære succeskriterium er – budget overholdelse eller kvalitet? Fokus på budget  intern integration og formel planlægning/opfølgning Fokus på kvalitet stor brugerdeltagelse Barki, Rivard & Talbot 2001 Journal of Management Information Systems Projektledelse i forskellige typer af projekter

3. Portefølje-tænkning i forhold til risici Risiko ved: Projektets størrelse Projektets struktur Projektets teknologi Virkemidler: Formaliseret planlægning Formaliseret opfølgning Ekstern integration Intern integration Spørgmålene på de følgende slides er fra: Applegate, McFarlan & McKenney (1999), kapitel 11. Bemærk at der er mange flere spørgsmål i det komplette sæt (42 i alt) Projektledelse i forskellige typer af projekter

4. Projektets størrelseEt lille eller stort projekt ? • Antal effektive arbejdstimer til at udvikle system? 100 til 3000 lille 3000 til 15000 mellem-lille 15000 til 30000 mellem-stort Over 30.000 stort • Forventet kalendertid til udvikling? Mindre end 12 måneder lille Mellem 12 og 24 måneder mellem Mere end 24 måneder stort • Antal involverede afdelinger, der skal anvende systemet 1 afdeling lille 2 afdelinger mellem Mere end 3 afdelinger stort Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

5. Projektets struktur (I)Lidt eller meget struktur ? • I hvilken grad skal systemet erstatte eksisterende funktioner? 50 - 100% lidt 25 – 50% medium 0 % - 25 % meget • I hvilken grad bliver brugernes arbejdsgange ændret? lidt medium meget • I hvilket omfang bliver brugernes organisation ændret? Slet ikke lidt Minimalt medium-lidt Noget medium-meget Væsentligt meget Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

6. Projektets struktur (II)Lidt eller meget struktur ? • Hvad er brugernes holdning til systemet? Positiv – forstår værdien af systemet lidt Neutral – noget tøvende medium Negativ – modstanden er tydelig meget • Hvor forpligtet er topledelsen? Ekstremt entutiastiske lidt Tilstrækkelig medium Noget tøvende – eller ukendt meget • Brugerinddragelse i udviklingsprocessen? Fuld-tids brugerrepræsentanter udpeget lidt Deltids-brugerrepræsentanter udpeget medium-lidt Ingen meget Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

7. Projektets teknologiLille eller stor teknisk risiko ? • Hvor vidende er udviklerne om teknologien i projektet? Meget vidende lille Det er første gang stor • Hvor vidende er brugerrepræsentanter i projekt om anvendelsesområdet ? Har været med i tidligere implementeringer lille Meget begrænset stor • Hvor vidende er udviklerne i projektet om anvendelsesområdet? Har været med i tidligere implementeringer lille Meget begrænset stor Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

8. Baseret på spørgsmålene kanprojektet type-bestemmes Lille projekt Størrelse Stort projekt Struktur Teknik Lille risiko 1 2 Meget struktur 4 Stor risiko 3 Lille risiko 6 5 Lidt struktur 7 Stor risiko 8 Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

9. Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

10. Formaliseret planlægning • Lav omhyggelig nedbrydning af arbejdsopgaver • Kortlæg afhængigheder og kritisk vej • Lav behovs-studier Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

11. Formaliseret opfølgning • Sammenhold plan med virkelighed • Opfølgning og afvigelsesrapportering • Milepæle • Formel kravstyring Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

12. Intern integration • Vælg den rigtige projektgruppe • Hyppige møder i projektet • Lav referater og distribuer dem internt • Sørg for lille udskiftning af projektdeltagerne. • Vælg projektdeltagere der tidligere har arbejdet sammen • Lad projektdeltagerne medvirke ved fastsættelse af mål og deadlines Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

13. Ekstern integration • Vælg en bruger som projektleder, og lad brugere indgå i projektet • Lav en styregruppe, og sørg for at der ofte holdes dybdeborende møder • Lad brugerne lave formel kravspec. Og lad dem stå for kravstyring • Lav referater og distribuer dem eksternt f.eks. til nøglebrugere Applegate, McFarlan & McKenney (1999) Projektledelse i forskellige typer af projekter

14. What is your profile? Task Knowledge about … Quality / Criticality Stakeholders Individual & background Environment Calendar time Team Projektledelse i forskellige typer af projekter

15. ”1” is characterized by: Small task Clear goal Simple Possible techniques: Work breakdown Creativity techniques Build prototypes to visualize goal XP Planning Game based on User Stories Experts in relation to complex area Expectation management Task • ”5” is characterized by: • Large task • Unclear goal • Complex, that is hard to understand or use Projektledelse i forskellige typer af projekter

16. ”1” is characterized by: Significant domain knowledge on the application of project research Significant knowledge for developing the project results Significant technical and tool knowledge Possible techniques: Motivation (E=B4) Education / courses Involve experts in training Knowledge about … • ”5” is characterized by: • Limited domain knowledge on the application of project research • Limited knowledge for developing the project results • Limited technical and tool knowledge Projektledelse i forskellige typer af projekter

17. ”1” is characterized by the project participants: Having extensive project experience Being voluntarily in the project – and thereby highly motivated Allocated full time to the project Possible techniques: Aim at uninterrupted days or periods Ressource contracts Find and focus on motivating factors Individual and background • ”5” is characterized by the • project participants: • Having no or minimal project experience • Being forced into the project – and may feel ”punished” by this assignment • Allocated part time – and the other projects are of higher priority Projektledelse i forskellige typer af projekter

18. ”1” is characterized by: You are sitting on top of each other – in the same room and building Un-interrupted environment Optimal spatial conditions Possible techniques: Video conferences More formal (ceremoni) communication Separate working rooms Environment • ”5” is characterized by: • You are sitting far from each other – different buildings / countries • Impossible to avoid interruptions • Imperfect spatial conditions Projektledelse i forskellige typer af projekter

19. ”1” is characterized by: Small group, same background Perfect mix of personality types and temperaments Have worked together before Possible techniques: Describe roles in projects If it is a simple routine task then it is a clear advantage to have worked together before – Not necessarily an advantage for a new innovative task Crate teams with all personality types represented Team • ”5” is characterized by: • Large group, different background (education and/or experience) • Unbalanced mix of personality types and temperaments • Don ´t know each other Projektledelse i forskellige typer af projekter

20. ”1” is characterized by: Enough time Not time critical – if we don't finish on time it doesn't hurt Possible techniques: Time-boxing Iterative development Reverse planning Expectation management Calendar time • ”5” is characterized by: • Short time • Time critical – have to be delivered on a specific date Projektledelse i forskellige typer af projekter

21. ”1” is characterized by: Harmony and agreement Few stakeholders Management attention Easy decision making Possible techniques: Steering-/Reference-Group Formal reviews with many participants Prioritization workshop Stakeholder analysis Role model Information analysis: Who is to be informed when and about what? Stakeholders • ”5” is characterized by: • Conflict and disagreement • Many stakeholders • Limited attention from management • Long and unclear decision making Projektledelse i forskellige typer af projekter

22. ”1” is characterized by: Not critical (defects will only cause discomfort No special requirements for process quality Target group need well-known and easy to fulfill Few and small product requirements Possible techniques: Techniques to elicit requirements Articulate quality requirements Prioritize quality requirements Small fast deliverables Reviews of process or product Quality and criticality • ”5” is characterized by: • Critical – defects will threaten life • Very specific process requirements, i.e. things have to be done in a specific way • Target group need unknown and hard to elicit • Many and difficult product requirements Projektledelse i forskellige typer af projekter

23. ”Sun” – simple and stable It will work fine with a sequential phased model (waterfall) – One iteration Projektledelse i forskellige typer af projekter

24. ”Ant” – Task is complex and 1-2 others are also scoring high A phase model will work fine. Start by getting an overview and structure the work Split the complex task into smaller deliverables, e.g. one every 3rd month. The splitting can also be made by prioritizing requirements Projektledelse i forskellige typer af projekter

25. ”Amoeba” – High uncertainty in some dimensions, but simple task The key problem is high uncertainty in many dimensions. Use 2-3 iterations to reduce uncertainty as fast as possible, i.e. by making usability prototypes, hole-through testing, and scenarios to illuminate problems Don't promise a finishing date. Make only short-term detailed plans; 1-2 months ahead Projektledelse i forskellige typer af projekter

26. ”Bomb” – Complex in nearly all dimensions Use a development model including many experiments – preferably risk-driven (spiral) Experiment early – many iterations Create an overview, structure. Use time for careful planning – but short-sighted. Many milestones and small deliverables Projektledelse i forskellige typer af projekter

27. Ledelse er evnen til at influere andre i en gruppe til at arbejde for at nå gruppens mål. ”The Contengency approach to leadership” betyder, at der ikke er nogen rigtig stil, men at det afhænger af lederens personlighed, gruppemedlemmerne, relationen mellem leder og gruppemedlemmer, og opgavens og omgivelsernes natur. Stilen kan være: • Opgave-orienteret • Relations-orienteret Projektledelse i forskellige typer af projekter

28. Kilde: Robey, Welke and Turk 2001 Projektledelse i forskellige typer af projekter

29. 9 nødvendige IT-kompetencer ved implementering af standardsystemer (COTS) Kilde: Leslie P. Willcocks and Richard Sykes, Communications of the ACM (2000) Projektledelse i forskellige typer af projekter

30. Fielder's Contingency model Den mest almindelige situation for en projektleder Projektledelse i forskellige typer af projekter

31. Hersey and Blanchard´s ”Situation leadership model” Projektledelse i forskellige typer af projekter

32. Hersey and Blanchard´s”Situation leadership model” Participating style most effective M2 M3 M4 M1 Delegating style most effective Is the person ABLE (has the necessary knowledge & skill)? Ability 4 3 2 1 Job maturity Is the person WILLING (has the necessary confidence and commitment)? Willingness 4 3 2 1 Psychological maturity Mature 4 3 2 1 Sum of ability and willingness Fellower(s) maturity Projektledelse i forskellige typer af projekter