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C mo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes Daniel Fredes C.

Objetivo del taller. Lograr que los participantesidentifiquen conceptos y variables clavespara la elaboraci

Antony
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C mo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes Daniel Fredes C.

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Presentation Transcript

    1. ¿Cómo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes? Daniel Fredes C.

    2. Objetivo del taller Lograr que los participantes identifiquen conceptos y variables claves para la elaboración de bases exitosas, y los apliquen en la gestión periódica de sus instituciones.

    3. Agenda Introducción Definiendo la estrategia La comunicación, un espacio para la acción La claridad como norma básica La evaluación rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    4. Introducción Eficiencia: La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción. Eficiencia tiene varios significados: En economía la eficiencia es la capacidad administrativa de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, el mínimo de energía y en el mínimo de tiempo posible. Virtud y facultad para obtener un efecto deseado. Acción para lograr este efecto. Competencia en el cargo que se ocupa. Aptitud para realizar un trabajo o una labor.

    5. Introducción Transparencia: La palabra transparente, según el diccionario de la RAE, tiene varias acepciones Dicho de un cuerpo: translúcido. Que se deja adivinar o vislumbrar sin declararse o manifestarse. Claro, evidente, que se comprende sin duda ni ambigüedad.

    6. Introducción Que es entonces un proceso Eficiente y transparente? Un proceso será a la vez, eficiente y transparente, si cumple con su objetivo, es decir se compra o contrata lo deseado, a un precio razonable, en el tiempo adecuado, en el que hubo reglas de participación claras y se dio a conocer oportunamente toda la información relativa al proceso. Es decir: Fue adjudicado Tuvo 3 o más ofertas Se publicó en los tiempos adecuados Se informó del resultado e cada etapa del proceso en los tiempos adecuados.

    7. Cómo nos ven los proveedores?

    9. La cantidad de ofertas recibidas es una variable que afecta el éxito de los procesos de compra.

    10. Agenda Introducción Definiendo la estrategia La comunicación, un espacio para la acción La claridad como norma básica La evaluación rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    11. Antes de iniciar el proceso de compra es necesario tener claridad respecto de la necesidad del usuario requirente La necesidad que se requiere satisfacer debe estar explicitada a cabalidad Necesidad del usuario requirente: La necesidad debe estar perfectamente definida. ¿Requiero Camionetas o Transporte de funcionarios? Metodología de evaluación: Que variables son las relevantes a medir para evaluar el producto o servicio a contratar: Experiencia en proyectos similares, nivel de formación de los profesionales, densidad, resistencia al calor, etc. Tiempo de entrega. Es necesario tener absoluta claridad de los tiempos asociados al proyecto o compra. Los requerimientos deben estar suficientemente claros Nivel de detalle: El producto o servicio debe ser muy bien especificado, tamaño, presentación, número de usuarios, etc. Calidad requerida. Es necesario especificar también de manera precisa que entenderemos por calidad. Número de telas, hebras por pulgada cuadrada, carrera de más de 8 semestres, etc. Debe estar clara la forma de constatar la satisfacción de los clientes internos

    12. Con el requerimiento claro, se debe definir la metodología y procedimiento de compra a utilizar Identifique proceso de compra que sea de mayor pertinencia Dependiendo del Monto de la compra o contratación y del nivel de criticidad del mismo. Convenio Marco. Compras Rutinarias Contratos de Suministro: Compras de insumos, rutinarias o no de procesos complejos Licitación Pública: Licitación Privada Tratos Directos Determine actores relevantes en el proceso Quienes deben participar, las diversas áreas internas, los usuarios, asesores externos, etc. Genere el flujo del proceso a ejecutar, considerando responsables por cada tarea

    13. Identifique factores de éxito para el logro de los objetivos del proceso de compra a ejecutar Verifique qué partes del proceso de compra no pueden fallar Defina acciones concretas para cubrir la posibilidad de que se produzcan fallas en el proceso Establezca acciones de seguimiento para esta variables

    14. Conclusión

    15. Agenda Introducción Definiendo la estrategia La comunicación, un espacio para la acción La claridad como norma básica La evaluación rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    16. Comuníquese con el proveedor, esto facilita alcanzar el éxito en el proceso No tema comunicarse con el proveedor. Haga RFI estratégicos, en los que además de recibir información, dé información de su proceso. Conteste claramente las preguntas que los proveedores realicen a su proceso. Realice plan de marketing para los procesos de compra relevantes.

    17. Trabaje con los equipos internos para definir un proceso más idóneo y establecer responsabilidades claras Genere conciencia en los equipos internos respecto de la importancia de su participación y responsabilidad en los procesos Asegure el cumplimiento de hitos manteniendo informados a los responsables respecto de las etapas en las que se encuentra el proceso. Busque apoyo en áreas legales y técnicas cuando corresponda.

    18. A través de ChileCompra conozca buenas prácticas de otras instituciones para aplicar en su organización Infórmese a través de www.chilecompra.cl respecto de diversos tipos de contrataciones. A través de la información disponible en ChileCompra genere redes de contactos con otros organismos públicos Busque apoyo en la Dirección de Compras, particularmente en su Ejecutivo de Cuenta.

    19. Conclusión

    20. Agenda Introducción Definiendo la estrategia La comunicación, un espacio para la acción La claridad como norma básica La evaluación rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    21. Creación de Bases o TDR (Elementos Claves) Selección de productos Antecedentes datos de contacto del demandante Antecedentes administrativos Etapas y plazos Requisitos de Participación Antecedentes Legales Criterios de Evaluación Montos y duración del contrato Garantías Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas Ingreso de Anexos

    22. Creación de Bases o TDR (Elementos Claves)

    23. Creación de Bases o TDR (Elementos Claves)

    24. Creación de Bases o TDR (Elementos Claves)

    25. Creación de Bases o TDR (Elementos Claves)

    26. Creación de Bases o TDR (Elementos Claves)

    27. Creación de Bases o TDR (Elementos Claves)

    28. Conclusión

    29. Agenda Introducción Definiendo la estrategia La comunicación, un espacio para la acción La claridad como norma básica La evaluación rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    30. Incluya en las bases toda la información necesaria para la adjudicación y el seguimiento de los contratos Diseñe las bases pensando en los puntos críticos. Sea explicativo pero no reiterativo Planee la oferta del proveedor generando tablas predefinidas que faciliten la comparación. Prevea riesgos e identifique acciones correctivas.

    31. Evalúe las ofertas exclusivamente en conformidad a los parámetros establecidos en las bases Las bases deben dar cuenta de las variables a considerar para adjudicar Debe establecerse una fórmula para evaluar de cada una de las variables La evaluación debe ser en concordancia a las variables y fórmulas establecidas

    32. La evaluación es un proceso Objetivos Qué se quiere obtener Indicadores Variables observables para medir cumplimiento de objetivos Meta o estándar Valor deseado o ideal para cada indicador, incluyendo su tolerancia Rangos de evaluación Valoración de las diferencias en relación a la meta Método de medición Instrumentos o metodologías Evidencia aceptada

    33. Ejemplo Objetivo Contar con implantadores de software competentes Indicador Número de proyectos similares al licitado realizados Meta o estándar Jefe de proyecto: al menos 5 proyectos similares como jefe de proyecto Rangos de evaluación Jefe proyecto Más de 5: excelente 3 – 4: regular 2 o menos: insuficiente Método de medición Listado de proyectos Certificado de los clientes Pregunta para reflexionar ¿Cómo se objetiva cuándo un proyecto es similar al licitado?

    35. Proceso de evaluación Entrega información para orientar la adjudicación Busca identificar tempranamente ofertas que no satisfacen los requerimientos Ayuda a comparar ofertas con fortalezas en distintos ámbitos

    36. Acta de evaluación Entrega información clara y precisa a la persona o comisión responsable por la adjudicación Mantiene un registro formal y ordenado de todos los antecedentes considerados en el proceso de observación Asegura el fiel cumplimiento del proceso de evaluación establecido en las bases Entrega los fundamentos para defender a la institución en caso de cuestionamientos al proceso de adjudicación Transparenta el procedimiento de evaluación

    42. Conclusión

    43. Agenda Introducción Definiendo la estrategia La comunicación, un espacio para la acción La claridad como norma básica La evaluación rigurosa y apegada a las bases Conclusiones finales

    44. Conclusiones finales

    45. ¿Cómo hacer Procesos de compra Eficientes y Transparentes? Daniel Fredes C.

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