B eleids- en B eheers C yclus

1. Beleids- en BeheersCyclus 11 oktober 2011

2. Inhoud • Concept • Het meerjarenplan • Het budget • De jaarrekening

3. Concept • De beleidscyclus • De beleidsrapporten • De toelichting bij de beleidsrapporten • De beheersrapporten • De functionele indeling • De beleidsdoelstellingen • De boekhoudkundige registratie • De digitale rapportering

4. Concept BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

5. Beleidsrapporten algemeen • Welke rapporten zijn beleidsrapporten? • Het meerjarenplan • De aanpassing aan het meerjarenplan • Het budget • De budgetwijziging • De jaarrekening

6. Beleidsrapporten algemeen • Functie beleidsrapporten • De raad bepaalt het beleid en evalueert de beleidsuitvoering • De raad geeft autorisatie aan de hoofdbudgethouder(s) en bewaakt de verleende autorisatie => Worden vastgesteld door de raad => Regelen de relatie tussen de raad en de hoofdbudgethouder(s)

7. Beleidsrapporten algemeen • Identieke opbouw • Van meerjarenplan, budget en jaarrekening • Naar structuur, vorm, inhoud • Voor gemeenten, OCMW’s en provincies => Verbetering van transparantie, leesbaarheid • Onderscheid tussen: • Beslissend gedeelte: in beleidsrapport • Ondersteunende informatie: in toelichting (verplicht)

8. Beleidsrapporten algemeen

9. Beleidsrapporten algemeen • Verplichting tot vermelden van enkele gegevens • Welke vermeldingen • Per beleidsrapport • Type beleidsrapport en rapporteringsperiode • Identificatie bestuur en verantwoordelijken • Volgnummers dagboeken • Per pagina • Type beleidsrapport en rapporteringsperiode • Identificatie bestuur • Waarom? • Identificeerbaarheid • Reproduceerbaarheid

10. Toelichting bij beleidsrapport • Waarom een toelichting? • Beleidsrapporten: • Moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaar • Beleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetisch • Decretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen • Toelichting: • Begeleidende, ondersteunende info en documentatie • Detailinformatie voor raadsleden

11. Toelichting bij beleidsrapport • Inhoud • Elementen vermeld in het BVR BBC en in het MB BBC • Alle aanvullende info die het bestuur relevant acht en die noodzakelijk is voor een goed inzicht in het beleidsrapport • Informatie over specifieke grondslagen die voor significante transacties zijn toegepast • Principes: toegankelijk, begrijpelijk, relevant, vergelijkbaarheid, consistentie, getrouw beeld

12. Beheersrapporten • Welke rapporten zijn beheersrapporten? • Beheersbudget • Beheersrekening • Interne kredietaanpassing (IKA) • Regelt de relatie tussen een hoofdbudgethouder en de gedelegeerde budgethouders • Is element van de organisatiebeheersing (ICS (intern controlesysteem))

13. Beheersrapporten • Inhoud beheersbudget • Bepalen taakstelling • Toekennen kredieten • Inhoud beheersrekening • Evalueren taakstelling • Evalueren gebruik van de kredieten • Vorm is zelf te bepalen

14. Functionele indeling • Beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen • Beleidsdomeinen • een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen • Beleidsveld • “een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” • Gestandaardiseerd rekeningstelsel vastgelegd in het MB

15. Functionele indeling • Beleidsitem (BI) • onderverdeling van een beleidsveld •  kostenplaats of activiteitencentrum • N Beleidsitems => 1 Beleidsveld • N beleidsvelden => 1 Beleidsdomein

16. Beleidsdomeinen • Beleidsdomeinen worden bepaald door de raad • 1 uitzondering: verplicht beleidsdomein ‘Algemene financiering’ • “De ontvangsten en verbonden uitgaven die geen rechtstreeks verband houden met een specifieke dienstverlening of een specifieke investering” • Samenstelling is bepaald via MB BBC • Alle beleidsrapporten van een boekjaar moeten dezelfde indeling in beleidsdomeinen hebben • Als de indeling in beleidsdomeinen verschilt over de jaren heen moet dit aangegeven en gemotiveerd worden in de toelichting bij het meerjarenplan

17. Beleidsdomeinen • Belang van de indeling in beleidsdomeinen • Indeling van de beleidsrapporten • Toekenning van autorisatie • Exploitatiebudget • Investeringsbudget

18. Een voorbeeld • Beleidsdomein • Sport en cultuur • Beleidsvelden: • sport, musea, cultuurcentrum ... • Beleidsitems sport • sporthal Olympia, zwembad De Plons • zaalsporten, buitensporten • recreatiesport, competitiesport

19. Beleidsdoelstellingen • Elke beleidsdoelstelling bestaat uit: • een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; • een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; • de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

20. Beleidsdoelstellingen • Per beleidsdoelstelling: 3 vragen • Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) • Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) • Wat zijn financiële gevolgen? =>realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

21. Beleidsdoelstellingen • Per beleidsdoelstelling: 3 vragen • In de planningsfase • Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) • Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) • Wat zijn de financiële gevolgen? =>realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar • In de evaluatiefase • Wat hebben we bereikt? => gerealiseerd resultaat (of effect ) • Wat hebben we daarvoor gedaan? => uitgevoerde acties en actieplannen • Wat waren de financiële gevolgen? => gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

22. Beleidsdoelstellingen • Indeling beleidsdoelstellingen • Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) • Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen • Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen 2 & 3 = Overig beleid

23. Beleidsdoelstellingen • Prioritaire beleidsdoelstellingen • Beleidsbepaling is prerogatief raad • Selectie PBDS door de raad • Expliciete rapportering in de beleidsrapporten • Overig beleid • Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten • Enkel de financiële weerslag • Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers ...

24. De registraties • De rapporten • beleidsrapporten • beheersrapporten • digitale rapporten komen tot stand op basis van registraties in dagboeken: • Budgettaire dagboeken • Raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven • Meerjarenplan • Budget • Vastlegging van de verbintenissen • Jaarrekening • Aanrekening van de transacties • Jaarrekening • Algemeen dagboek • Aanrekening van de transacties • Jaarrekening

25. De registraties

26. Digitale rapportering • Onderscheid tussen: • Beleidsrapport voorgelegd aan de (G/O/P-)raad en aan het bestuurlijk toezicht • Meerjarenplan (+ aanpassingen) • Budget (+wijzigingen) • Jaarrekening • Digitale rapportering • De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) • Het budget (+wijzigingen) • De jaarrekening • Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

27. Digitale rapportering • Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet een digitale versie van het rapport gezonden worden naar ABB • ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport • = digitale versie van geaggregeerde registraties • Bestandsformaat en wijze van aanleveren wordt bepaald bij MB

28. Digitale rapportering • Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid beschikken over: • statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en jaarrekening • gegevens in functie van rapportering aan nationale bank (in het kader van ESR-95) • informatie voor algemeen toezicht op de beleidsrapporten • gegevens in functie van de planlastvermindering • ... • Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

29. Digitale rapportering Officieel registratiesysteem Eigen registratiesysteem Beleids- rapporten ABB Digitale rapportering Beheers- rapporten NBB Sectorale admin. MARAP Toezicht BTW

30. Digitale rapportering

31. Planlastvermindering • Doelstelling Planlasten op de besturen verminderen door: • de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan • de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies • Procedure • Kaderdecreet planlastvermindering • Aanpassen sectorale decreten en uitvoeringsbesluiten

32. Planlastvermindering • Proces toekenning sectorale subsidie • De Vlaamse regering maakt de Vlaamse beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen evenals de hoogte van het subsidiebedrag (oktober 2012) • De besturen maken hun strategische meerjarenplanning op en nemen daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen op om mee te werken aan de realisatie van de Vlaamse beleidsprioriteiten • De besturen bezorgen ABB de digitale rapportering van hun meerjarenplan (2013)

33. Planlastvermindering • Proces toekenning sectorale subsidie • De Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB • De SA evalueren de geplande beleids-doelstellingen en actieplannen • De SA berichten uiterlijk op 30 april de besturen over de aanvaarding van hun subsidieaanvraag • Eventuele bijsturing na 3 jaar

34. Planlastvermindering • Proces evaluatie toegekende subsidie • De besturen maken hun jaarrekening op • Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB de digitale rapportering van hun jaarrekening • Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB • De SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen en actieplannen

35. Meerjarenplan - Inhoud • Inleiding • Samenstelling van het meerjarenplan • De toelichting bij het meerjarenplan

36. Meerjarenplan - Inleiding • De functies van het meerjarenplan • Beleidsfunctie • Financiële planning • Evaluatiefunctie (toetssteen) • Statistische functie • Het meerjarenplan is het resultaat van een intern planningsproces • Het meerjarenplan is opgebouwd op basis van registraties in dagboeken

37. Meerjarenplan - Inleiding • De periode van het meerjarenplan • Start:het tweede jaar van de legislatuur • Eindigt: het eerste jaar van de volgende legislatuur • Financiële nota: altijd minstens 3 jaar

38. Samenstelling van het MJP • Samenstelling van het meerjarenplan • De strategische nota • De financiële nota • De toelichting bij het meerjarenplan

39. Samenstelling van het MJP • Strategische nota • Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) • Actieplan(nen) • Raming van de uitgaven en ontvangsten

40. Samenstelling van het MJP • De financiële nota: • Het financieel doelstellingenplan (schema M1): • Per boekjaar • Per beleidsdomein • Onderscheid PBDS en overig beleid • Onderscheid exploitatie, investeringen en andere • De staat van het financieel evenwicht(schema M2) • Resultaat op kasbasis (=toestandsevenwicht) • Autofinancieringsmarge (=structureel evenwicht)

41. Financieel evenwicht • Toestandsevenwicht Exploitatie: ontvangsten – uitgaven + Investeringen (ontvangsten – uitgaven) + Andere ontvangsten – uitgaven ------------------------------------------------------------- = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren ------------------------------------------------ = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden -------------------------------------------------------------- = Resultaat op kasbasis • Leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand

42. Financieel evenwicht • Structureel evenwicht Exploitatie (ontvangsten – uitgaven) + Netto intresten ------------------------------------------------ = Financieel draagvlak Periodieke aflossingen + Netto intresten ------------------------------------------------ = Netto periodieke leningslasten Financieel draagvlak - Netto periodieke leningslasten ------------------------------------------------ = Autofinancieringsmarge

43. Financieel evenwicht • Dubbel evenwichtscriterium • Resultaat op kasbasis: = toestandsevenwicht → elk financieel boekjaar ≥ 0 • Autofinancieringsmarge (AFM): = structureel evenwicht → op einde van elke planningsperiode ≥ 0 → OCMW: Σ AFM ≥ 0 • Jaarrekening N-2 verwerkt in meerjarenplan

44. De toelichting bij het MJP • Verplichte onderdelen (1/2): • Omgevingsanalyse • Financiële risico’s • Volledige lijst met de beleidsdoelstellingen • Interne organisatie • Organogram • Personeelsbestand (schema TM1) • Budgethouders • Samenstelling beleidsdomeinen

45. Toelichting bij het MJP • Verplichte onderdelen (2/2): • Verbonden entiteiten • Fiscaliteit • Aanslagvoeten PB & OV • Belastingsreglementen • Gewijzigde aanslagvoeten • Opbrengst belastingssoorten • Financiële schulden (schema TM2)

46. Het Budget - Inhoud • Inleiding • De samenstelling van het budget • Aansluiting bij het meerjarenplan • De toelichting bij het budget

47. Het Budget - Inleiding • De functies van het budget • Beleidsfunctie • Financiële planningsfunctie • Beheers- en controlefunctie • Autorisatiefunctie • Statistische functie • Het budget volgt uit het meerjarenplan • Het budget komt tot stand op basis van registraties in dagboeken

48. De samenstelling van het budget • Samenstelling: • Een beleidsnota • Een financiële nota

49. De samenstelling van het budget • De beleidsnota • Doelstellingennota • Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) • Actieplan(nen) • Acties • Raming van de uitgaven en ontvangsten

50. De samenstelling van het budget • De beleidsnota • Doelstellingenbudget (schema B1) • Sluit aan bij de financiële nota van het MJP • Sluit aan bij de financiële nota van het budget • Indeling • Per beleidsdomein • Onderscheid PBDS en overig beleid • Onderscheid exploitatie, investeringen en andere