TEGURAN AUDIIT BERKAITAN PENGURUSAN KEWANGAN KERAJAAN PERSEKUTUAN

1. TEGURAN AUDIIT BERKAITAN PENGURUSAN KEWANGAN KERAJAAN PERSEKUTUAN Oleh PG. AMIR BIN PG. HJ. OMAR KETUA JURUAUDIT PERSEKUTUAN 04 OGOS 2010

2. FALSAFAH KETUA AUDIT NEGARATAN SRI DATO’ SETIA AMBRIN BIN BUANG MEMBETULKAN YANG BIASA DAN MEMBIASAKAN YANG BETUL

3. PEMERHATIAN / TEGURAN AUDIT •  Apa Itu Teguran Audit? •  Hubungkait Skop Audit Dan Teguran Audit •  Peringkat Teguran Audit •  Mengapa Teguran Audit Dibuat •  Isu-isu Yang Dibangkitkan •  Sebab-sebab Kelemahan Berlaku •  Tindakan Yang Perlu Di Ambil Terhadap Teguran Audit.

4.  Apa Itu Teguran Audit ? Ialah:-  Pandangan atau ulasan Juruaudit bagi perkara-perkara berbangkit setelah pemeriksaan dibuat terhadap dokumen, rekod, akaun, penyata dan program/projek.  Teguran dibuat kerana urusniaga/aktiviti berkenaan tidak mematuhi/mengikuti atau mencapai kehendak ketetapan sepatutnya peraturan, arahan, undang-undang dan perancangan yang telah ditentukan.  Teguran Audit dibuat berdasarkan Seksyen 9(5) Akta Audit 1957 yang menyatakan bahawa: “ Ketua Audit Negara boleh membuat cadangan dan komen secara amnya segala perkara berhubung Akaun Awam, Wang Awam dan Stor Awam”.

5.  Teguran Audit boleh meliputi aspek:  Kawalan Dalaman yang lemah  Kerugian  Pengurusan tidak cekap  Perolehan tidak ekonomik  Boros/pembaziran  Penyelewangan  Kehilangan  Lain-lain

6.  Hubungkait Skop Audit Dan Teguran Audit  Teguran Audit yang selalu dibuat oleh Ketua Audit Negara adalah selaras dengan kehendak Skop Audit menurut Seksyen 6 Akta Audit 1957.

7.  Skop Audit (Nature of Audit) yang dinyatakan adalah begitu luas merangkumi aspek-aspek seperti berikut;  pungutan wang awam  pengeluaran dan pembayaran  harta/aset awam  penyelenggaraan akaun dan rekod  wang dibelanja bagi maksud diperuntukkan  perbelanjaan dibenarkan dan diurus dengan cekap dan ekonomi dan tidak ada pembaziran.  peraturan/undang-undang berhubung dengan wang atau stor dipatuhi dalam segala segi.  Memandangkan Skop Audit yang diperuntukkan melalui Seksyen 6, Akta Audit 1957 ini merangkumi berbagai aspek urusniaga Kerajaan, boleh dirumuskan bahawa Ketua Audit Negara boleh membuat cadangan atau menegur segala perkara mengenai Akaun Awam, Wang Awam dan Stor Awam.

8.  Ketua Audit Negara hendaklah dalam auditannya menjalankan pemeriksaan bagi menentukan perkara-perkara berikut samada:  Pungutan & Penyimpanan Wang Awam Segala tindakan munasabah diambil bagi melindungi pungutan dan penyimpanannya.  Pengeluaran & Pembayaran Wang  Dibuat mengikut kebenaran sewajarnya  Bayaran dipertanggungkan dengan sempurna  Bayaran disokong dengan baucar yang lengkap sebagai bukti pembayaran itu.

9.  Stor Awam Langkah-langkah cermat diambil bagi menentukan;  penggunaan yang betul  pengawalan  penyenggaraan  pelupusan  Penggunaan Wang Awam Wang tersebut digunakan bagi;  maksud ianya diuntukkan/dibenarkan  aktiviti diurus dengan cekap dan mengambil kira dari segi ekonomi dan mengelakkan perbelanjaan boros atau sia-sia.

10.  Akaun dan rekod Diselanggara dengan betul dan setianya (faithfully)  Peruntukkan di bawah Perlembagaan Persekutuan, Akta Acara Kewangan 1957, Undang-undang Lain yang Bertulis Peraturan/ Undang-undang berhubung dengan wang dan stor dipatuhi dalam segala segi

11.  PERINGKAT TEGURAN AUDIT Secara amnya teguran audit boleh dibahagikan kepada 4 peringkat iaitu;  Secara lisan/perbincangan dengan auditee.  Surat pertanyaan/ Pemerhatian Audit  Laporan Audit Tahunan - ( Seksyen 9, Akta Audit dan Perkara 107 Perlembagaan Persekutuan )  Pemerhatian dan Sijil.

12. Secara Lisan/Perbicangan Dengan Auditee Ini melibatkan perkara-perkara kecil yang tidak material serta tidak melanggar atau menyimpang daripada peraturan/arahan berkuatkuasa dan boleh diselesaikan secara perbincangan dengan pegawai atau Jabatan yang diaudit. Contoh; i) Nombor kontrak tidak dicatat dalam LPO. ii) Tarikh waran tidak dicatat dalam buku vot. iii) Nombor resit JANM tidak dicatat dalam buku tunai. Walau bagaimanapun perkara ini bergantung kepada budi bicara Juruaudit tersebut setelah menilai kawalan dalaman yang wujud berhubung akaun/program yang diaudit.

13. Surat Pertanyaan/Pemerhatian Audit  Apa-apa perkara yang difikir ‘material’ oleh Juruaudit dan tidak mematuhi peraturan-peraturan dan undang-undang dibangkitkan dalam surat pertanyaan/permerhatian audit.  Permerhatian audit adalah menjadi asas kepada setiap Laporan Audit Tahunan yang dikeluarkan.  Semua perkara-perkara material yang dibangkitkan sepanjang tahun bagi tempoh perakaunan terlibat akan dimasukkan dalam Laporan tersebut.

14. Laporan Audit (Seksyen 9, Akta Audit ) Laporan Audit disediakan pada tiap-tiap tahun sejajar dengan kehendak Sekysen 9, Akta Audit 1957 dan Perkara 107 Perlembagaan Persekutuan.  Akaun Kerajaan Persekutuan Laporan AuditTahunan ( Akaun Kerajaan Persekutuan ) Perkara 107 Perlembagaan Persekutuan Yang Dipertuan Agong DiBentangkan Di Parlimen PAC Federal

15.  Akaun Kerajaan Negeri Laporan Audit Tahunan ( Akaun Kerajaan Negeri ) Perkara 107 Perlembagaan Persekutuan Sultan / Yang DiPertua Negeri Dibentangkan Di Dewan Undangan Negeri PAC State

16. Pemerhatian Dan Sijil [ Per 97(3) P. P ]  Ini melibatkan akaun-akaun di luar Kumpulan Wang Disatukan seperti - Zakat - Fitrah, Baitul Mal.  Pemerhatian dan Sijil tersebut dikeluarkan kepada Badan- badan tersebut bagi mengelakkan terlalu banyak Laporan dikemukakan kepada Parlimen (Dewan Rakyat) bagi pembentangan. Akaun Baitul Mal dan Badan-badan Lain Per 97(3) P.P. Sultan / Yang Di Pertua Negeri

17. MENGAPA TEGURAN AUDIT DIBUAT?   Teguran Audit Teguran Audit boleh dilihat dari pelbagai perspektif kita perlu melihatnya dari sudut positif. Apa yang lebih penting antaranya dihuraikan seperti berikut;  Mengelakkan pembaziran wang dan menentukan wang Kerajaan telah dikutip dan digunakan dengan cekap, ekonomi dan efektif.  Menentukan kelemahan-kelemahan yang berlaku tidak berulang.

18.  Mengenalpasti masalah baru yang sedang dihadapi dan mengetahui perkara-perkara yang menyebabkannya berlaku serta memberi cadangan agar kelemahan dapat diperbaiki.  Menentukan wang Kerajaan dibelanja dengan betul dan mengikut prosedur yang telah ditetapkan.  Menentukan kawalan terhadap sistem perakaunan adalah mengikut peraturan dan standard yang telah ditetapkan.  Menyerahkan pemerhatian audit dan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan dengan terang, teliti dan tepat pada masanya agar dapat dipraktikkan dengan segera.

19. ISU-ISU YANG DIBANGKITKAN Isu-isu atau kelemahan yang dibangkitkan dalam pemerhatian / teguran audit boleh dibahagikan kepada : • Kelemahan Dalam Pengurusan Hasil • Kelemahan Dalam Pengurusan Perbelanjaan • Kelemahan Dalam Pengurusan Stor/harta • Kelemahan Dalam Pengurusa Kontrak/Projek/Program • Kelemahan Dalam Pengurusan Akaun Amanah • Kelemahan Dalam Pengurusan Rekod/Sistem

20. Kelemahan Dalam Pengurusan Hasil Kutipan harian lewat dibayar masuk ke bank -AP 78 Kutipan tidak diserahkan ke bank -AP 78 Penipuan / penyelewangan Resit-resit lewat dibukukan dalam buku tunai - AP 72 Pemeriksaan mengejut, peti besi tidak dilakukan -AP125/AP 309 Tidak ada pembahagian tugas dalam urusan pungutan -AP 73 (One man Show) Tidak ada surat kuasa bagi mengutip wang - AP 69 Buku Tunai Pemungut tidak / lewat diserahkan ke JANM - AP 145 Buku Tunai tidak pernah disemak pada setiap hari oleh Pegawai Penyelia. -AP80(b) Daftar Mel tidak diselenggarakan - AP 71 Buku Tunai tidak pernah disediakan - AP72 Kesilapan dalam perakaunan butiran hasil (salah koding) Penyata penyesuaian tidak disediakan / lewat disediakan

21. Penyata Penyesuaian Hasil yang disediakan tidak betul Penyata Tunggakan Hasil tidak disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan akauntan Negara - P.P.7/86 Resit / Dokumen berharga hilang dan tidak dilaporkan kepada Polis - AP315 Tunggakan tidak dapat di pungut Kadar cukai / levi yang dikenakan tidak betul Buku-buku resit yang diterima tidak direkod dalam Daftar Kaunterfoil Daftar Borang Hasil - AP 67 Daftar Borang Hasil / Kaunterfoil Tidak Diselenggarakan.

22. KELEMAHAN DALAM PENGURUSAN PERBELANJAAN Antara kelemahan yang dikenalpasti adalah seperti berikut: Kelewatan membuat pembayaran - AP 103 Perbelanjaan melebihi peruntukan diluluskan Peruntukan tidak dibelanjakan langsung (Objek Am dan Aktiviti) Pindah Peruntukan dan peruntukan tambahan yang diluluskan tidak dibelanjakan. Baucar Bayaran bagi perbelanjaan tidak disokong dengan dokumen lengkap, misalnya : Salinan PKK tidak disertakan Lampiran Q(bagi sebutharga) tidak disertakan. Pembelian / pembayaran bagi perkhidmatan / barang-barang tidak wujud mesti dilaporkan kepada Polis Melibatkan kes salah guna / penyelewangan.

23. Pembelian dibuat tidak mengikut peraturan Memecah-kecil bagi mengelakkan sebutharga / tender - AP170/171 Pembelian / perolehan melebihi siling kontrak -AP 201 Perolehan / pembelian tanpa peruntukan - AP 59/92 Pembayaran di buat lebih awal dari terimaan barang-barang perkhidmatan (advance payment) Pembelian /perolehan di buat dari pembekal yang tidak berdaftar denganPerbendaharaan Malaysia / Pusat Khidmat Kontraktor Barang-barang diterima sebelum LPO dikeluarkan. Pembelian di luar kontrak pusat Bayaran Terlebih (Overpayment) Biasanya melibatkan “stop payment” gaji guru sandaran yang lewat dibuat. Perbelanjaan tidak betul seperti : Pembelian tanpa peruntukan Pembelian melebihi siling kontrak perkara ini boleh di ambil tindakan surcaj di bawah Seksyen 18 Akta Acara kewangan 1957.

24. KELEMAHAN DALAM PENGURUSAN STOR /HARTA Tidak ada perancangan dalam pembelian barang-barang/harta Barang-barang tidak disimpan dengan teratur Ruang Stor sempit - tidak dapat menampung jumlah stok sedia ada Barang-barang lama / usang tidak dilupuskan Akibat ruang simpanan terhad Susutnilai jatuh (No Scrap Value) Barang terbiar atas lantai & rosak sebelum dapat digunakan Misalnya baja terkena air Stor bebas dimasuki / tidak dikawal Akibat berlaku kecurian / hilang barang Barang-barang dibeli tidak wujud Fictitious Payment Melibatkan kes penyelewangan Perlu dilaporkan kepada Ketua Jabatan / Pihak Polis

25. Barang / Aset dibeli tidak digunakan • Contoh aset bernilai terbiar tanpa digunakan • Pengeluaran barang-barang digunakan tanpa kelulusan • Verifikasi Stok tidak pernah/ jarang-jarang dibuat • Tindakan pelupusan lewat / tidak pernah dibuat • Akibatnya barang/aset/stor menjadi usang dan tidak ada nilai • Antara sebab lewat di ambil tindakan: • Pemeriksaan lewat dibuat • Lembaga Pemeriksa tidak dilantik • Pegawai tidak tahu tatacara pelupusan • Kurang perhatian pegawai pengawal • Barang-barang hilang tidak dilaporkan • disedari apabila ada pihak ketiga memeriksa seperti Audit Dalam, Audit Negara, Lembaga Verifikasi Stok.

26. KELEMAHAN DALAM PENGURUSAN KONTRAK / PROJEK/PROGRAM Barang-barang/kontrak tidak mengikut spesifikasi kontrak - bahan-bahan bermutu rendah.(kayu, alat-alat) Spesifikasi barang dalam kontrak tidak jelas Deposit Tender kurang/tidak dipungut: contohnya, Ini berlaku apabila ada kontrak tamat tempoh dan sambung semula namun deposit tender tidak dipungut. Kuantiti sebenar melebihi kontrak asal namun deposit tender tidak dikenakan terhadap kuantiti sebenar.

27. Pengurusan Projek Tidak Memuaskan projek tidak siap lewat daripada kemajuan dijadualkan Tidak sempurna ( kerja-kerja tidak memuaskan) Tidak boleh digunakan mengalami kerosakkan teruk selepas baru siap. Bayaran gantirugi(LAD) tidak dikenakan walaupun kontrak lewat siap.

28. KELEMAHAN DALAM PENGURUSAN AMANAH Penyata Tahunan lewat dikemukakan kepada pihak Audit Penyata Tahunan tidak dikemukakan kepada pihak Audit Senarai Baki Perseorangan Deposit tidak disediakan. - AP159 Kumpulan Wang / Akaun Amanah terlebih dikeluarkan. Penyata Penyesuaian Amanah tidakdikemukakan kepada JANM Daftar Deposit tidak disenggara Deposit yang tidak bergerak tidak diambil tindakan Akaun Amanah yang tidak aktif tidak ditutup.

29. KELEMAHAN DALAM PENGURUSAN REKOD HASIL Penyata penyesuaian Hasil tidak disediakan dan dikemukakan kepada JANM Resit JANM dan Penyata Pemungut tidak difailkan dengan sempurna Rekod tidak disediakan Rekod dipinda / padam Rekod tidak kemaskini Resit/dokumen berharga tidak disimpan selamat Rekod bercanggah antara : Buku Tunai , Flimsi JANM

30. PERBELANJAAN Buku Vot tidak diselenggara dengan betul dan kemaskini Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidak disediakan dan dikemukakan kepada JANM Daftar Pembayaran tidak diselenggara Daftar Bil tidak diselenggara Buku Vot tidak disemak oleh pegawai kanan/penyelia Salinan baucar bayaran / jurnal tidak difailkan dengan teratur dan kemaskini.

31. HARTA / ASET / STOR Daftar Harta Modal / Inventori tidak diselenggara. Rekod stor tidak disesuaikan dengan baki fizikal rekod stor tidak kemaskini rekod stor tidak disemak oleh pegawai penyelia Fail Penyelenggaraan Aset tidak disediakan Tidak ada borang / dokumen digunakan bagi menyokong setiap penerimaan dan pengeluaran barang. Rekod penerimaan tidak disimpan dengan teratur - akibatnya sukar untuk dirujuk.

32. SEBAB-SEBAB KELEMAHAN BERLAKU Analisa Audit mendapati kelemahan-kelemahan tersebut berlaku antara lain disebabkan fakta-fakta berikut; Kurangnya penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal kewangan dan akaun. Tidak ada penyeliaan/ pengawasan pegawai atasan terhadap pegawai dan kakitangan. Pegawai tidak memahami atau kurang latihan kawalan Dalaman yang lemah Peraturan/Arahan tidak dirujuk Peraturan / Arahan tidak disimpan dengan teratur dan lengkap Sengaja melanggar arahan untuk kepentingan sendiri Bila berlaku penyalahgunaan / penyelewangan, tidak ada tindakan diambil.

33. TINDAKAN YANG PERLU DI AMBIL TERHADAP PERTANYAAN AUDIT / TEGURAN AUDIT Memberi jawapan / ulasan dengan tepat terhadap teguran yang dibangkitkan - SPP 2/1996 Menjawab dalam tempoh satu bulan - AP 306 Simpan dengan teratur teguran Audit Pastikan kes yang sama tidak berulang Sediakan daftar teguran audit dan analisa teguran yang dibangkitkan. - SPP 2/1996

34. ASPIRASI KETUA AUDIT NEGARA Semua pihak menjunjung tinggi prinsip dan amalan AKAUNTABILITI AWAM Mempercepatkan penyediaan Penyata Kewangan Mempercepatkan laporan dan surat akuan audit Memperkukuhkan perhubungan diantara pihak audit dan jawatankuasa Kira-kira Awam.

35. SEPINTAS LALU BAGI RENUNGAN Aspek utama bagi mewujudkan Pengurusan Kewangan dan Akaun yang sempurna Memungut Hasil tepat pada masanya. Elakkan perbelanjaan membazir dan boros Mengurus hartabenda awam dengan sempurna Berkhidmat dengan tekun, jujur dan amanah.

36. INGAT ! • KEHADIRAN AUDIT BUKANLAH BERTUJUAN UNTUK MENCARI KESALAHAN TETAPI; • ADALAH UNTUK “MEMBETULKAN YANG BIASA DAN MEMBIASAKAN YANG BETUL”

37. TERIMA KASIH KERANA MENGIKUTI DAN MENGHAYATI CERAMAH INI 04 OGOS 2010