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LE BOUCLEMENT FINANCE. Cours Pro-Concept ERP 2004. Objectifs. Ouverture de votre exercice comptable 2005 Création de l’exercice Ouverture de l’exercice Ouverture des périodes comptables Contrôle de la numérotation de vos pièces comptables Bouclement de votre exercice 2004
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LE BOUCLEMENT FINANCE Cours Pro-Concept ERP 2004
Objectifs • Ouverture de votre exercice comptable 2005 • Création de l’exercice • Ouverture de l’exercice • Ouverture des périodes comptables • Contrôle de la numérotation de vos pièces comptables • Bouclement de votre exercice 2004 • Contrôles de fin d’exercice • Travaux préparatoires et conditions au bouclement • Saisie des écritures de résultat • Lancement du bouclement
Avant - propos • Il n’est pas nécessaire de boucler l’exercice 2004 pour pouvoir travailler sur l’exercice 2005 • Les bilans sont continuellement à jour, vous pouvez donc travailler simultanément sur plusieurs exercices. Ainsi, des corrections peuvent être effectuées sur l’année 2004 bien que vous saisissiez normalement des documents sur 2005. Les soldes des comptes sont corrects en tout temps. • Concernant le grand-livre, jusqu’au bouclement de l’exercice, ce sont des reports virtuels qui sont affichés. Dès que le bouclement est effectué les reports deviennent des mouvements comptables.
Travaux préparatoires • Contrôle du modèle de travail • Ouverture d’exercice • Planning • Vérifications
Contrôle du modèle de travail • Le modèle de travail ainsi que la ou les transactions utilisées doivent être vérifiées avant l’ouverture de l’exercice. • Le modèle de travail doit contenir au moins une transaction de report des cumuls externes et éventuellement le report des cumuls internes. • Les transactions doivent également spécifier si l’on veut reporter les cumuls de types analytiques ( projets ).
Ouverture d’exercice • Création de l’exercice comptable • Cette opération s’effectue dans la gestion des exercices comptables • Ouverture de l’exercice • Un exercice s’ouvre en comptabilité au moyen du travail comptable « Ouverture / Bouclement d’exercice ». Selon les privilèges de chacun, il n’est pas exclu que vous n’ayez pas ce modèle de travail à disposition; le cas échéant, contactez votre administrateur.Une fois que l’exercice est ouvert, vous pouvez comptabiliser dans la nouvelle année pour autant que les périodes aient été activées dans la gestion des exercices ( menu ).Remarque : Un travail comptable ne peut contenir que des documents pour une année déterminée, laquelle est définie lors de la création du travail.
Planning • Comme le bouclement n’est pas nécessaire pour travailler sur l’année suivante, il est préférable d’attendre la révision des comptes et l’adoption de ceux-ci par l’assemblée générale avant d’effectuer le bouclement.
Vérifications • Bien entendu, il est important de vérifier les soldes des comptes, notamment les comptes collectifs et d’observer que les totaux des postes ouverts correspondent bien aux soldes.Si ce n’est pas le cas, cela signifie que des écritures ne touchant pas des comptes auxiliaires ont été passées dans des comptes collectifs de manière manuelle; lors du bouclement, de telles écritures ne sont pas reportées et restent en solde dans le compte de balance. • De même, il faut avoir vérifié les montants de la comptabilité salaires et imprimé les différents rapports nécessaires. Si des corrections sont à effectuer, contactez votre consultant pour éventuellement créer un décompte de correction. • Les documents logistiques concernant l’exercice doivent être intégrés avant le bouclement.
Vérifications • Un contrôle de cohérence des comptabilités auxiliaires doit être lancée (Finance-Services-Contrôle de cohérence) • Il en va de même concernant toutes les vérifications usuelles. Si des différences de balance apparaissent, il va de soit que l’exercice ne doit en aucun cas être bouclé, mais que des corrections doivent être apportées à l’exercice courant, en contactant Pro-Concept si besoin est !
Incidences du bouclement • Il ne sera plus possible par quelque moyen que ce soit, de créer ou effacer des écritures ainsi que d’effectuer des corrections sur l’exercice bouclé. • Il est toujours possible d’interroger et de visualiser l’ensemble des documents et des listes. • L’opération de bouclement ne génère aucune écriture autre que le report des soldes à nouveau dans l’exercice suivant. Par conséquent, AUCUNE écriture d’ajustement ou autre n’est comptabilisée.
Conditions au bouclement • Il ne doit plus y avoir de documents dans l’interface. • Tous les travaux comptables ainsi les journaux doivent avoir le statut définitif (une liste est disponible dans les travaux comptables). • Les travaux de pré-saisie doivent être vides (pour être passés en définitif ). • Les exercices précédents doivent avoir été bouclés. • Le résultat de l’exercice doit avoir été préalablement comptabilisé manuellement sur un compte de bilan, de façon à ce que l’actif et le passif balancent. • Une division doit avoir le statut par défaut • L’exercice suivant doit être ouvert
Bouclement • Pour effectuer le bouclement, l’utilisateur doit en avoir les droits dans Pro-Concept ERP ( identique à l’ouverture) ; dans le cas contraire, il faut en avertir l’administrateur du site. • Le bouclement s’effectue dans les travaux comptables. Le travail utilisé pour l’ouverture de l’exercice 2005 va permettre le bouclement de l’exercice 2004. Ce travail se trouve dans l’exercice 2005 et va contenir les écritures de report. • Un compte doit être mentionné dans le travail comptable afin d’effectuer le bouclement (compte de balance).
Mise en pratique - Exercices • Voir Jeu d’essai • Création de nouvel exercice comptable • Création exercice • Contrôle de la numérotation de vos pièces comptables • Ouverture exercice • Ouverture des périodes • Bouclement de votre exercice comptable • Contrôles à effectuer • Saisie du résultat de l’exercice • Bouclement de l’exercice
