7TN25 Tech@Night Office 2007 und Office SharePoint Server 2007 Zusammenarbeit leicht gemacht

1. 7TN25 Tech@NightOffice 2007 und Office SharePoint Server 2007 Zusammenarbeit leicht gemacht Michael Greth Microsoft Deutschland GmbH

2. Michael Greth Senior Consultant MVP Office SharePoint Server web SharePointCommunity.de email mg@sharepointcommunity.de blog weblogs.mysharepoint.de/mgreth podcast SharePointPodcast.de mvp profil https://mvp.support.microsoft.com/profile/Michael.Greth

3. Inhalt • Mit 2007 Microsoft Office System lassen sich einfach und schnell Lösungen bauen, die die gemeinsame Nutzung von Informationen so einfach machen wie nie zuvor. • Lernen Sie verschiedene Konzepte für den Einsatz von Windows SharePoint Services und Microsoft Office SharePoint Server 2007 kennen und erfahren Sie, wie Sie ohne Programmieraufwand Lösungen erstellen können, die für Ihre Kunden einen erheblichen Mehrwert bieten. • Anhand praktischer Beispiele lernen Sie Grundfunktionen wie Metadaten und Workflow und deren Anwendungen kennen.

4. Ziele • Wo finde ich ein SharePoint Projekt bei meinem Kunden ? • Wie setze ich ein SharePoint Projekt um ? • Was muß ich dabei beachten ? • Was kann ich OOB nutzen um Lösungen zu bauen ? • Welche Tools und AddOns helfen mir dabei ?

5. Themen • Die 2007 Microsoft Office System Plattform • Aufbau und Ablauf eines Projektes • Analyse der Kundenanforderungen • Konzeption einer SharePoint Lösung • Umsetzung der Lösungen mit Browserfunktionen • Umsetzung der Lösungen mit SharePoint Designer • Einführung der Lösung beim Kunden

6. SharePoint Plattform

7. Enterprise Content Management Einfachere Erstellung und Verwaltungvon Inhalten und Dokumenten Persönliche Produktivität Verbesserte Effizienz und Eigenständigkeit Zusammenarbeit Mit Kollegen, Partnern, Kunden Wissens-Findung und Verständnis Bereitstellung der richtigen Informationen für mehr Menschen Information Worker Solutions Client- und webbasierte Anwendungen mit Workflow und Line-of-Business Interoperabilität Grundlagen Sicherer, verwaltbarer, zuverlässiger Office Eco-System

8. Plattform ServicesArbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model SharePoint Products and Technologies:Windows SharePoint Services 3.0 Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, E-Mail-Integration, Project Management “lite”, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Kostenloses Add-On zu Windows Server 2003 Zusammenarbeit

9. Plattform ServicesArbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model SharePoint Products and TechnologiesMicrosoft Office SharePoint Server 2007 Server-basierte Excel- Spreadsheets und Datenvisualisierung, Report Center, BI Webparts, KPIs/Dashboards Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, E-Mail-Integration, Project Management “lite”, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Business Intelligence Zusammenarbeit Enterprise Portal Vorlage, Website-Verzeichnis, My Sites, Social Networking Client und Web Formulare, LOB Aktionen, Pluggable SSO Geschäfts-formulare Portal Content Management Suche Integriertes Dokumenten-management, Records Management und Web Content Management mit Policies und Workflow Enterprise-Skalierbarkeit, Kontextuelle Relevanz, Umfassende Personen und Geschäftsdaten-Suche

10. Die SharePoint Vision

11. SharePoint Technology Vision Kunden Internet Website Partner Unternehmensportal HR, Buchhaltung usw. Mitarbeiter XML Web Services Zusammenarbeit im Team Business Applications (SAP, Data Warehouse, custom . . .) Persönlicher Arbeitsbereich Einheitliche unternehmensweite Plattform

12. SharePoint Plattform Praxisbeispiel

13. Plattform Vorteile • Einheitliche Benutzeroberfläche • Einheitliche technische Infrastruktur • Einheitliches Berechtigungssystem • Zentrale Administration • Einheitliche Entwicklungsplattform • Interoperabilität durch allgemeine Standards

14. SharePoint Projekte

15. SharePoint Projekte • Organisation • 80 % Betriebliche Organisation / 20 % IT- Technologie • Geschäftsprozesse • Umsetzung von betrieblichen Abläufen mit Hilfe von SharePoint • Personalprojekte • Eingriff in den täglichen Arbeitsablauf • Baukastenprojekte • Das richtige Tool für den Anwendungszweck • Fertige Komponenten nutzen und anpassen

16. SharePoint Projektstrategie • Nutzen und Ziele definieren • Beitrag der SharePoint-Lösung zur Erreichung der Unternehmensziele • Umfang bestimmen • Bereiche und/oder Prozesse, in denen SharePoint eingesetzt werden soll • Rahmenbedingungen sichern • Notwendige Anpassungen in der Personalpolitik, IT-Infrastruktur, Ausbildung/Schulung, Führungssystemen • Vorgehen und Zeitplan definieren • Grobe Schritte/Phasen für die Umsetzung der Lösung • Verabschiedung durch die Geschäftsleistung

17. SharePoint Projekt Umsetzung • Analyse • Geschäftsprozesse analysieren, Abläufe reorganisieren • Auswahl • MOSS Komponenten zusammenstellen, SharePoint Site erstellen • Anpassung • Konfigurieren der Dienste, Browserbasierte Administration • Erweiterung • Anpassungen mit SharePoint Designer, Erstellen von Workflows • Programmierung • Programmierung einer Lösung, Visual Studio 2005 und VSTO 2005

18. Rolle der IT - aus Betreibern werden Beratern • Wandel des Rollenbildes des Partners • von Funktionen zu Prozessen • von Vollzug zu Strategie • von Support zu Innovation • von Analyst zu Account Manager • von Getriebenen zu Treibern

19. SharePoint Designer 2007 • Professionelles Tool zum Erstellen interaktiver Lösungen auf der SharePoint-Plattform, ohne dass Code geschrieben werden muss (NoCode-Lösungen) • Erstellen und Anpassen von SharePoint-Websites • Erstellen von SharePoint Workflow-Anwendungen • Entwerfen benutzerdefinierter SharePoint-Websites • Unterstützung beim Berichtswesen und verwalteten von Sites und Berechtigungen • „Pflichtanwendung“ für Partner/SharePoint-Profis !

20. Umsetzung des Projekts • Nutzen • Lösung von Geschäftsprozessen • SharePoint ist die Lösungsplattform • Produktivitäts- und Kostenvorteile • Investition • Einmal Plattform aufbauen -> beliebige Lösungen

21. Demo: SharePoint Projekt

22. Projektszenario • Ziel: Team soll Projekt SharePoint Einführung organisieren • Umsetzung • Konzeption der Teamarbeitsumgebung • Definition der Rahmenbedingungen • Metadaten und Abläufe • Einrichtung des Teamarbeitsbereiches • Site mit Listen und Bibliotheken aus Vorlage erstellen • Anpassung des Teamarbeitsbereiches • Anpassung mit Browser • Anpassung mit SharePoint Designer • Praktische Arbeit des Teams • Offline Funktionen • Metadaten in Dokumenten

23. Projektanforderungen • Organisation der Einführung einer SharePoint Umgebung • Aufgaben und Termine koordinieren • Konzeption der technischen Lösung • Anweisungen und Anleitungen erstellen • Sammlung von Informationen und Erfahrungen • Kategorisierung von Informationen zur besseren Suche • Einfache Prozesse zur Qualitätssicherung • Trainings für die Mitarbeiter des Unternehmens organisieren

24. 0. Zieldefinition • Was sind die Ziele, die mit dieser Site erreicht werden sollen • Organisation der Kommunikation der Teammitglieder • Ablage und Organisation der Projektinformationen • Welche Personen sind in die Lösung involviert • Teamleiter, Teammitglieder, andere Mitarbeiter, Externe • Welche Informationen sind zu managen • Dokumente, Dateien, Links, Formulare usw.

25. 1. Konzeption der Teamarbeitsumgebung • Auswahl der Vorlage • Auswahl der individuellen Listen/Bibliotheken für das Projekt • Projektaufgaben - Koordination des Projektablaufs • Projektdokumente – Ablage der Dokumente • Projektwiki - Dokumentation der Ergebnisse • Projektblog – Fortschrittsbericht • Projekttermine – Wichtige Teamtermine • ProjektOneNote – OneNote-Ablage • Interne Listen • Seiten – Webseiten für Projektdashboards • KPI Liste – Liste für KPI Indikatoren

26. EX: Fantastic 40 Templates • 40 WSS Vorlagen für verschiedene Anwendungsszenarien • 20 davon in deutsch lokalisiert • Kostenlos von Microsoft bereitgestellt • BDM und TDM Worksheets • Ausgangsbasis für eigene Lösungen • Links, Livedemos und zusätzliche Anleitungen • http://live.sharepointcommunity.de/wiki/Wiki-Seiten/Application-Templates.aspx

27. 2. Definition der Rahmenbedingungen • Metadaten • Websitespalten • Themenfeld • Aufgabenfeld • Inhaltstypen • Artikel – Wordvorlage mit Workflow • Protokoll – Wordvorlage mit Metadatenintegration • Prozesse • Zuweisung der Projektaufgaben • Genehmigung der Protokolle • Versionierung von Dokumenten

28. EX: Office Versionen und SharePoint Integration • Microsoft Office Programs and SharePoint Products and Technologies Integration – Fair, Good, Better, Best • http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=e0d05a69-f67b-4d37-961e-2db3c4065cb9&displaylang=en&tm

29. Outlook 2007 und SharePoint 2007 • Listen (Kontakte, Kalender, Aufgaben, Diskussionen) und Bibliotheken offline bereitstellen • Inhalte von Listen offline ändern und hinzufügen • Überlagern der SharePoint Kalender mit anderen Kalendern • SharePoint Kalender als HTML-Email versenden • InfoPath Formulare als Email versenden • Aufgaben/Workflows direkt aus Outlook genehmigen ohne SharePoint Site oder die Office Applikation zu öffnen • Records Management für Emails (Voraussetzung: Exchange 2007) mit der Integration in das SharePoint Records Management • SharePoint Inhalte als RSS Feeds mit dem Outlook- RSS Reader abonnieren

30. Word 2007 und SharePoint 2007 • Metadatenbearbeitung im Information Panel • Benutzerdefinierte Information Document Panels mit BusinessLogik • Workflowfunktionen (Starten, beenden..) in die Oberfläche integriert • Information über anstehende Workflowaktionen, Check-In/Check-Out-Status und Geschäftsregeln in die Oberfläche integriert • Inhalte für Websites können erstellt und veröffentlicht werden • Dokumente in einer SharePoint-Bibliothek in Word 2007 geöffnet • anzeigen aller vorhergehenden veröffentlichten oder Entwurfs-Versionen • ältere Versionen wiederherstellen • graphische Gegenüberstellung und Vergleich zweier beliebiger Versionen • Erstellen von Blogeinträgen in SharePoint direkt aus Word

31. Excel 2007 und SharePoint 2007 • Veröffentlichen von Arbeitsmappen in Excel Services • Webbasierter Zugriff auf Excel-Tabellen • Webservice Schnittstelle für Excel-Tabellen • Metadatenbearbeitung im Information Panel • Benutzerdefinierte Information Document Panels mit BusinessLogik • Workflowfunktionen (Starten, beenden..) in die Oberfläche integriert • Information über anstehende Workflowaktionen, Check-In/Check-Out-Status und Geschäftsregeln in die Oberfläche integriert

32. PowerPoint 2007 und SharePoint 2007 • Unterstützung von SharePoint PowerPoint Folienbibliotheken • Metadatenbearbeitung im Information Panel • Benutzerdefinierte Information Document Panels mit BusinessLogik (mit InfoPath) • Workflowfunktionen (Starten, beenden..) in die Oberfläche integriert • Information über anstehende Workflowaktionen, Check-In/Check-Out-Status und Geschäftsregeln in die Oberfläche integriert

33. InfoPath/Access/OneNote2007 und SharePoint 2007 • InfoPath 2007 • InfoPath Formulare webbasiert in SharePoint Forms Services veröffentlichen. Formulare sind mit Internet Explorer, FireFox, Safari, Netscape oder Mobilen Devices verfügbar • InfoPath Formulare als Email an Outlook 2007 Nutzer schicken. • Access 2007 • Erstellen von umfangreichen Auswertungen von SharePoint Listen • Zentralisierung der Datenspeicherung in SharePoint Listen • SharePoint Daten offline verfügbar machen • OneNote 2007 • OneNote Notizbücher zur gemeinsamen Nutzung in SharePoint Bibliotheken bereitstellen

34. 3. Einrichten des Teamarbeitsbereiches • Teamsite erstellen von leerer Vorlage • Benutzer berechtigen • Metadaten und Inhaltstypen erstellen • Protokollvorlage mit Eigenschaften erstellen • Listen und Bibliotheken einrichten • Blog einrichten mit Word als Blogeditor • Listenansichten und Webparts anpassen • OneNote Notizbuch zur gemeinsamen Nutzung einrichten

35. 4. Anpassen des Teamarbeitsbereiches • Design und Logo ändern • Bericht in Access 2007 einrichten und PDF Export • SharePoint Designer • Masterpage anpassen • Individuellen Workflow einrichten • Datenviewwebpart mit Verbindung zu externen Daten

36. 5. Praktische Arbeit des Teams • Wissenssammlung im Wiki • Dokumentation des Projektverlauf im Weblog (Editor Word) • Export von Daten nach PDF • Offlinefunktionen mit Outlook • Projektaufgaben und Termine mitnehmen • Organisation einer Besprechung

37. Zusammenfassung

38. Zusammenfassung • Analyse, Planung und Konzeption sind der wichtigste Prozess • Interaktives Design der Lösung mit den Anwendern • NoCode Lösungen mit Browser und SharePoint Designer • Einfach und für den Anwender durchschaubar • Fertige Lösungen nutzen und anpassen

40. Download der Folien und Ressourcensammlung http://live.sharepointcommunity.de/wiki/Wiki-Seiten/7TN25.aspx http://tinyurl.com/28bsml

41. Fragen ? web SharePointCommunity.de email mg@sharepointcommunity.de blog weblogs.mysharepoint.de/mgreth podcast SharePointPodcast.de mvp profil https://mvp.support.microsoft.com/profile/Michael.Greth

42. Microsoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 Unterschleißheim Der direkte Kontakt:Telefon:01805 – 302 525(0,12 Euro/Min., deutschlandweit) E-Mail: 4partner@microsoft.com http://www.microsoft.com/germany/partner/ Alle mit ® und ™ gekennzeichneten Bezeichnungen sind Marken oder eingetragene Markender Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.