Seminář pro příjemce podpory z 27., 28., 29. a 32. výzvy ROP Jihozápad

1. Seminář pro příjemce podpory z 27., 28., 29. a 32. výzvy ROP Jihozápad 23. 5. 2014 Ing. Hana Škodová Ing. Irena Šulistová

2. Obsah • Úspěšné řízení projektu v průběhu jeho realizace • Termíny realizace projektu a jejich dodržování • Prevence chyb v projektech • Změny v projektech • Jak zajistit bezproblémovou udržitelnost projektu • Nejčastější pochybení při realizaci projektů, nesrovnalosti • Dotazy, diskuse www.rr-jihozapad.cz

3. „Život projektu“ Podání žádosti o dotaci Schválení projektu k financování Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace Podpis Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace Realizace projektu Řešení případných změn v projektu Ukončení fyzické realizace projektu - UFR Příprava monitorovací zprávy + předložení na ÚRR JZ do 20 pracovních dnů od ukončení FR Kontrola monitorovací zprávy včetně všech příloh Výzvy k doplnění monitorovací zprávy Proplacení projektu Doba udržitelnosti projektu www.rr-jihozapad.cz

4. Příjemce dotace • Z žadatele se stává příjemce dotace podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace • Přílohy před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace – 28. 5. 2014 – pozor na změnu – přílohy jsou požadovány v originále či úředně ověřené kopii • Termín podpisu Smluv o podmínkách poskytnutí dotace – do 50 pracovních dnů od VRR – 2. 7. 2014 • Pozor u projektů zakládajících veřejnou podporu – nutné podepsat Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace do 30. 6. 2014 • Vzor Smlouvy naleznete na www.rr-jihozapad.cz – Pro žadatele – Dokumenty pro žadatele www.rr-jihozapad.cz

5. Dokumentace ROP Jihozápad • Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace • Příručka pro žadatele • Příručka pro příjemce • Metodická oznámení (celkem 38) • Metodické pokyny (k veřejné podpoře, ke způsobilým výdajům atd.) • Definice indikátorů • Národní legislativa www.rr-jihozapad.cz www.rr-jihozapad.cz

6. Metodická oznámení MO č. 1 – MO č. 10 ZRUŠENO MO č. 11 – vícepráce, vícenáklady, méněpráce MO č. 12 – limity pro výdaje na PD, odborné a znalecké posudky, řízení projektu, TDI atd. MO č. 14 – specifikace změn v projektech MO č. 22 – investice do objízdných tras a příjezdových komunikací ke stavbě MO č. 24 – systém náhradních projektů MO č. 25 – předběžná kontrol zadávací dokumentace www.rr-jihozapad.cz

7. Metodická oznámení MO č. 27 – přenesená daňová povinnost MO č. 29 – opatření Senátu č. 341/2013 Sb., kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách MO č. 30 – posuzování způsobilosti výdajů na stavební práce MO č. 37 – změny v harmonogramu projektů MO č. 38 – časové etapy www.rr-jihozapad.cz

8. Povinnosti příjemce při realizaci projektu Způsobilé výdaje – podmínky: • hospodárné • účelné • efektivní • cena za výdaj v čase a místě obvyklá – poskytovatel dotace cenu ověřuje www.rr-jihozapad.cz

9. Povinnosti příjemce při realizaci projektu – termíny realizace projektu a jejich dodržování • Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsícůod podpisu Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace – s přesností na kalendářní den (nikoli měsíc!) • Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve Smlouvě o podmínkách poskytnutí dotace • Informovat ÚRR JZ o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv • Dodržovat harmonogram projektu • Mezní termín ukončení fyzické realizace projektu: • 27. výzva – 28. 2. 2015 • 28. výzva – 31. 3. 2015 • 29. a 32. výzva – 30. 6. 2015 www.rr-jihozapad.cz

10. Prevence chyb v projektech Číst, číst, číst – vše podstatné naleznete v příručkách a na webových stránkách www.rr-jihozapad.cz Nebát se zeptat – v případě nejasností konzultovat s manažerem projektu Nenechávat vše na poslední chvíli – odevzdávat dokumenty s časovou rezervou Úspěšná realizace projektu končí po skončení období udržitelnosti projektu www.rr-jihozapad.cz

11. Monitorovací zprávy (MZ) Průběžná monitorovací zpráva - PMZ Etapová monitorovací zpráva - EMZ Závěrečná monitorovací zpráva - ZMZ Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu - MZU www.rr-jihozapad.cz

12. Přílohy Závěrečné monitorovací zprávy Žádost o platbu Soupiska účetních dokladů Změny v rozpočtu Kopie účetních dokladů včetně doložení účelu Kopie dokladů dokládajících úhradu Kopie dokladů o zaúčtování Kopie uzavřených smluv s dodavateli včetně dodatků Kopie doložení vedení samostatné účetní evidence pro projekt Kopie dokladů k zadávacím řízením Aktualizovaný „Výpočet maximální výše dotace u projektů vytvářejících příjmy“ www.rr-jihozapad.cz

13. Přílohy Závěrečné monitorovací zprávy Kopie dokladů prokazujících ukončení fyzické realizace projektu Kopie dokumentů souvisejících s dokladováním nově vytvořených pracovních míst Kopie dokumentů prokazujících splnění ostatních indikátorů Kopie prezenčních listin, pozvánek apod. Kopie znaleckého posudku pro ocenění pozemku či stavby Kopie výpisu z katastru nemovitostí Kopie podkladů prokazujících dodržení pravidel pro publicitu Čestné prohlášení o tom, že příjemce je buď malým nebo středním podnikem Kopie Osvědčení či Rozhodnutí o registraci DPH www.rr-jihozapad.cz

14. Přílohy Závěrečné monitorovací zprávy Kopie výsledku auditu Kopie smlouvy o úhradě zdravotní péče Změnový list (příloha č. 11 Příručky pro příjemce) Kopie dokladu o prokázání vlastnických vztahů v případě doložení tzv. jiného práva Kopie dokladu o pojištění majetku Kopie dokladů k jiným příjmům z realizace projektu (příjmy mimo čl. 55 obecného nařízení) Prohlášení daňového poradce příjemce o ověření správnosti postupu příjemce při uplatňování DPH vztahující se k projektu dle podmínek Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace v době realizace projektu www.rr-jihozapad.cz

15. Změny v realizaci projektu= jakékoli změny oproti plánu • Žádost o dotaci byla hodnocena a uspěla na základě podkladů, které jste doložili podle nich byste měli projekt zrealizovat • Realizovat projekt beze změn není možné • Pokud příjemce realizuje změnu (např. stavební) oproti žádosti o dotaci – není možné ji automaticky řadit do způsobilých výdajů projektu www.rr-jihozapad.cz

16. Změny v realizaci projektu • Formulář Oznámení o změně projektu (příloha č. 9 Příručky pro příjemce) • Změna nepodstatná • Změna podstatná • - menšího rozsahu • - většího rozsahu • Změna obecně nepřípustná – buď nepřípustná za všech okolností, nebo možná výjimka Metodické oznámení č. 14, revize č. 4 – definice a příklady změn • Změny před a po výběrovém řízení z pohledu poskytovatele dotace www.rr-jihozapad.cz

17. Pravidla hlášení změn Změna nepodstatná - schvaluje hl. finanční manažer a vedoucí oddělení kontroly realizace Změna podstatná menšího rozsahu – posuzována napříč odbory ÚRR, schvalování trvá cca 14 dní i déle Změna podstatná většího rozsahu – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce Udělení výjimky – schvaluje Výbor Regionální rady, schvalování trvá 3 týdny i déle, VRR zasedá 1x za 3 měsíce Neuvádět několik změn na jedno Oznámení o změně O schválení či neschválení změny je příjemce informován e-mailem www.rr-jihozapad.cz www.rr-jihozapad.cz

18. Příklady změn projektů Změna harmonogramu Změna rozpočtu Změna indikátoru Změna v počtu výběrových řízení Změna termínů v rámci výběrových řízení Změna předpokládaných hodnot výběrových řízení Změna kontaktních osob Změna obecných údajů o příjemci – sídlo příjemce, číslo účtu, statutárního zástupce atd. www.rr-jihozapad.cz

19. Upozornění • Pokud změna není schválena, nemůže ji příjemce realizovat • Výdaje spojené s neohlášenou a neschválenou změnou jsou nezpůsobilými výdaji • Pokud příjemce realizuje neschválenou změnu, pak tato skutečnost může být řešena jako nesrovnalost projektu (dle závažnosti) s odpovídajícími důsledky (sankce) www.rr-jihozapad.cz

20. Změny před výběrovým řízením – dopracování PD Součástí povinných příloh před podpisem Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad je ověřená kopie projektové dokumentace ke stavebnímu povolení včetně podrobného položkového rozpočtu stavby. Dle vyhlášky č. 230/2012 Sb., kterou se stanoví podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky na stavební práce a rozsah soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr je pro všechny stavby příslušnou dokumentací projektová dokumentace pro provádění stavby včetně podrobného položkového rozpočtu stavby. Náležitosti projektové dokumentace pro provádění staveb stanovuje vyhláška č. 499/2006 Sb. ,o dokumentaci staveb (příloha č. 6) a vyhláška č. 146/2008 Sb., o rozsahu a obsahu projektové dokumentace dopravních staveb (příloha č. 9). Nahlášení všech změn způsobených dopracováním vyššího stupně projektové dokumentace před započetím výběrového řízení k posouzení jejich způsobilosti. www.rr-jihozapad.cz

21. Způsob hlášení změn • Změny jsou hlášeny prostřednictvím Oznámení o změně projektu příloha č. 9 Příručky pro příjemce jehož nedílnou součástí jsou i Změnové listy část 1 a 2 příloha č. 11 Příručky pro příjemce. • V Oznámení o změně projektu příjemce přesně popíše, k jaké změně v projektu dojde, aby byla patrná stávající a plánovaná skutečnost. V odůvodnění změny popíše objektivní příčiny nutnosti provedení změny. • Veškeré změny musí být příjemce řádně zdokumentovány (zákresem do projektové dokumentace, technickým popisem, vyjádřením správních orgánů, odborným posudkem, fotodokumentací, atd.) a budou doloženy spolu s Oznámením o změně projektu. • Ve Změnových listech příjemce podrobně vypíše změněné položky včetně finančních změn. • V případě jakýchkoliv nejasností či pochybností doporučujeme osobní konzultaci www.rr-jihozapad.cz

22. Základní pojmy hlášených změn • Vícenáklady jsou dodatečným navyšováním finančního objemu již podepsané Smlouvy o podmínkách poskytnutí dotace z ROP NUTS II Jihozápad (dále též „Smlouva“) a příjemce je vždy povinen uhradit je z vlastních zdrojů. Jedná se tedy o navýšení nezpůsobilých výdajů projektu. • Méněpráce jsou práce, dodávky a služby, které jsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). • Vícepráce jsou práce, dodávky a služby, které nejsou zahrnuty v předmětu smlouvy o dílo či mandátní smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem, a to vůbec, nebo v menším kvantitativním rozsahu. Dodatečné vícepráce budou ze strany ÚRR JZ posuzovány z hlediska jejich způsobilosti www.rr-jihozapad.cz

23. Změny v průběhu realizace stavby Změny hlásit dle Příručky pro příjemce kapitoly 3.9 Povinnost hlášení změn v realizaci a v době udržitelnosti projektu. Změnu mající vliv na změnu stavebního povolení je nutno nejprve projednat na pracovišti ÚRR. Změny řádně zdokumentovat ve stavebního deníku nebo v jiném adekvátním dokumentu s podpisem odpovědné osoby za příjemce a dodavatele, technického dozoru stavebníka, autorským dozorem. Doložit položkové ocenění všech víceprací a méněprací včetně dodatku ke smlouvě o dílo, případně jiné ujednání mezi zadavatelem a dodavatelem dle smlouvy o dílo. Z hlediska stanovení hodnoty víceprací není možné vzájemně započítávat hodnotu méněprací a víceprací. Z hlediska způsobilosti výdajů je možné vícepráce a méněpráce započítat pouze do výše způsobilých výdajů uvedených ve Smlouvě o poskytnutí dotace a za předpokladu schválení změny ze strany ÚRR. www.rr-jihozapad.cz

24. Problematika veřejných zakázek a zadávacích řízení • Bezchybně provedené výběrové řízení je základem dobře zrealizovaného projektu • Při kontrole klasifikujeme nejvíce pochybení v oblasti zadávání zakázek korekce, sankce, porušení rozpočtové kázně • Nejčastější nedostatky v souvislosti s kontrolou veřejných zakázek – ke stažení na www.rr-jihozapad.cz - Veřejné zakázky příjemců www.rr-jihozapad.cz

25. Konkrétní pochybení ve VŘ • Dělení zakázek – nutné zadávat dohromady spolu související plnění z hlediska místa, času i věcného plnění • Neoprávněné slučování spolu nesouvisejících plnění – např. vybavení IT technikou a vybavení profesionální kuchyně • Diskriminace potenciálních uchazečů – obalovny asfaltových směsí • Uvádění specifických označení výrobků a služeb • Chybějící písemná dokumentace • Absence dokladu o stanovení předpokládané hodnoty zakázky www.rr-jihozapad.cz

26. Konkrétní pochybení ve VŘ • Hodnocení na základě kritérií, která jsou následně do SoD změněna (doba plnění) • Nedostatečně specifikovaná hodnotící kritéria (kvalita, design, technické provedení) • Nedostatečné podklady pro ověření správného postupu komise při hodnocení nabídek • Rozpor návrh SoD x podepsaná SoD • Nepřiměřená úhrada za poskytování ZD – cena musí odpovídat nákladům na pořízení kopie, poštovné, balné (nelze přenášet na uchazeče náklady spojené s realizací zadávacího řízení!) www.rr-jihozapad.cz

27. Udržitelnost projektu • I v době udržitelnosti (5/3 roky) je příjemce vázán podmínkami poskytovatele dotace • Projekt je úspěšně ukončen nikoli proplacením poslední žádosti o platbu, ale úspěšným ukončením období udržitelnosti – tj. 5 let, pro malé a střední podniky 3 roky • V období udržitelnosti projektu se projeví životaschopnost projektu, jeho reálnost, finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů), schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pracovní místa, počet lůžek, pořízené vybavení, atd.) a naplnit cíle projektu • Nutné udržet indikátory projektu • Pronájem, převod majetku podpořeného z dotace – nutný souhlas VRR • 1x za rok povinnost informovat poskytovatele dotace o udržitelnosti projektu prostřednictvím MZ o zajištění udržitelnosti projektu • min. 1x v udržitelnosti bude uskutečněna kontrola na místě projektu www.rr-jihozapad.cz

28. Nejčastější pochybení při realizaci projektů • Nenahlášení změn (stavba, rozpočet, harmonogram, indikátory..) • Projekt musí směřovat k naplnění stanovených monitorovacích ukazatelů • Evidovat spolupráci s partnerem (např. zápisy z jednání) • Prokazatelně naplnit environmentální ukazatele uvedené v žádosti o dotaci • Doložit naplnění závazků k rovným příležitostem uvedeným v žádosti o dotaci www.rr-jihozapad.cz

29. Nejčastější pochybení při realizaci projektů • Příjemce nemá stanoveno čím zahájí a ukončí fyzickou realizaci projektu, v MZ není často uvedeno čím byla FR zahájena a ukončena • Velmi stručný popis projektu v MZ • Nedoložení samostatné účetní evidence pro projekt, nedoložení směrnic • Nesoulad částek na vystavených fakturách se soupisem provedených prací • Chybné výpočty v soupisech provedených prací www.rr-jihozapad.cz

30. Nejčastější pochybení při realizaci projektů Chybějící rozpočet z uzavřené smlouvy o dílo na stavební práce v elektronické podobě Inventární karty majetku Doklady ke stanovení předpokládaných hodnot zakázek Komplexní dokumentace k výběrovým řízením (doklady o odeslání, doklady o doručení, zpráva a také protokol o hodnocení nabídek, doklady prokazující splnění § 147a – uveřejňování smluv, výše skutečně uhrazené ceny a seznam subdodavatelů atd.) www.rr-jihozapad.cz

31. Prostor pro dotazy www.rr-jihozapad.cz – Pro příjemce – Často kladené dotazy/FAQ www.rr-jihozapad.cz