I trattamenti di dati personali in ambito Sistan Maria Rosaria Simeone (Istat)

1. SeminarioNORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – PROGRAMMA STATISTICO NAZIONALE: PROBLEMI E OPPORTUNITA’ I trattamenti di dati personali in ambito Sistan Maria Rosaria Simeone(Istat)

2. A partire dal 1 gennaio 2004 I TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI SVOLTI DA SOGGETTI CHE FANNO PARTE DEL SISTAN • sono disciplinati da: • CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI – T.U. (in particolare artt. da 104 a 107). • DECRETO LEGISLATIVO 6.9.1989, n. 322(in particolare art. 6-bis e 9). • CODICE DI DEONTOLOGIA E BUONA CONDOTTA PER IL SISTAN(G. U. n. 230 del 1.10.2002).

3. LE REGOLE “SPECIALI” DETTATE PER IL SISTAN si applicano ai trattamenti di dati personali effettuati: a) da enti e uffici di statistica che fanno parte del Sistan; b) da altre struttu-re della medesima amministrazione (ipotesi del tutto eccezionale) • per rilevazioni comprese nel PSN • per la produzione di statistiche “proprie” • per rilevazioni comprese nel PSN • (purché l’ufficio di statistica attesti le metodologie adottate)

4. PRESUPPOSTI Perché l’avvio di un trattamento di dati personali sia legittimo devono coesistere due condizioni: 1.IL PERSEGUIMENTO DEGLI SCOPI PREVISTI DAL D.LGS. N. 322/89 O DA ALTRA LEGGE; 2. L’IMPOSSIBILITA’ DI RAGGIUNGERE I MEDESIMI SCOPI CON L’IMPIEGO DI DATI ANONIMI.

5. PROGETTAZIONE DELL’INDAGINE_ LE SCELTE SU ORGANIZZAZIONE, CONTENUTO E MODALITA’ DELLA RILEVAZIONE CONDIZIONANO LA CORRETTEZZA E LA LICEITA’ DELLE SUCCESSIVE FASI DEL TRATTAMENTO

6. I SOGGETTI DEL TRATTAMENTO1. COMPITI E RESPONSABILITA’- RESPONSABILE/I DEL TRATTAMENTO (interni o esterni all’amministrazione); - INCARICATI DEL TRATAMENTO (interni o esterni all’amministrazione)

7. L’OGGETTO DEL TRATTAMENTO1. I DATIRACCOLTI DIRETTAMENTEPRESSO IMPRESE,ISTITUZIONI, PERSONE FISICHEProfili rilevanti- rapporto con soggetti esterni incaricati della rilevazione (pubblici o privati) - selezione e formazione dei rilevatori

8. (segue) 2. I DATI IN PRECEDENZA RACCOLTI PER ALTRI SCOPI (statistici o di diversa natura)

9. COMPATIBILITÀ’fra gli scopi inizialmente perseguiti e i successivi trattamenti statistici- è affermata in via generale all’art. 99 del T.U. (“Compatibilità tra scopi e durata del trattamento”) - si desume inoltre dall’ all’art. 16 del T.U. (“Cessazione del trattamento”)

10. Accesso agli archivi amministrativi(art. 6 del 322/89) Gli uffici di statistica del Sistan: • hanno accesso a tutti i dati in possesso dell’amministrazione di appartenenza per l’espletamento dei propri compiti, ad eccezione dei dati coperti da segreto in base ad espressa disposizione di legge e di quelli che l’amministrazione ritenga di assoggettare a vincolo di riservatezza (commi 3 e 5); • sono tenuti a fornire ad altri uffici di statistica che ne facciano richiesta i dati per l’attuazione del PSN relativi alla propria amministrazione (comma 1 lett. b); (Al di fuori del PSN la comunicazione di dati amministrativi può avvenire soltanto nell’ambito della procedura di cui all’art. 19 del T.U.) N.B. L’Istat ha accesso a tutti gli archivi detenuti da enti pubblici o soggetti a controllo pubblico (art.8 della legge n.681/96).

11. NOTIFICAZIONE Dal 1.1.2004 l’obbligo di notifica al Garante è limitato ai casi di particolare delicatezza di cui all’art. 37 del T.U. e al provvedimento del Garante del 31 marzo 2004. Non vi rientrano i trattamenti a fini statistici Il TRATTAMENTONON ERA SOGGETTO A NOTIFICAZIONE se compreso nel PSN o in altri atti di programmazione statistica previsti dalla legge in tutti gli altri casi ERA SOGGETTO A NOTIFICAZIONESEMPLIFICATA

12. CONSENSO DELL’INTERESSATO (diverso da obbligo di risposta) N. B. Norma rilevante solo per i privati che fanno parte del Sistan I soggetti pubblici Sistan già godevano di questa prerogativa (v. artt. 18 e segg. del “T.U.”- già art. 27 della legge 675/96: i soggetti pubblici possono trattare dati personali per lo svolgimento delle loro funzioni istituzionali nei limiti fissati da leggi o regolamenti senza bisogno del consenso) . NON E’ RICHIESTO per i trattamenti a scopi scientifici o statistici (v. “T.U.” art. 24, lett. i))

13. INFORMATIVA ALL’INTERESSATO • oltre alle informazioni di cui all’art. 13 del “T.U.”(già art. 10 l. 675) i soggetti Sistan avvertono l’interessato che i dati da lui forniti possono essere utilizzati anche per successiviulteriori trattamenti all’interno del Sistan; • se i dati non sono raccolti presso l’interessato, l’informativa, ove eccessivamente onerosa, si considera resa se il trattamento è incluso nel PSN o è oggetto di pubblicità nelle forme da comunicare preventivamente al Garante ove; • è possibile differire l’informativa (es: teapia cieca); • l’informativa può essere resa al soggetto che risponde in nome e per conto dell’interessato (familiare, convivente). L’art. 6 del codice deontologico stabilisce che

14. I DATI PERSONALI 1. DI REGOLA SONO RESI ANONIMI DOPO LA RACCOLTA O AL TERMINE DEL TRATTAMENTO 2. POSSONOESSERE CONSERVATI in forma personale solo se idonei ad ulteriori trattamenti statistici

15. IN TALI CASI I DATI IDENTIFICATIVI DEVONO ESSERE CONSERVATI SEPARATAMENTE DALLE ALTRE INFORMAZIONI (a meno che ciò -in base ad atto motivato per iscritto- risulti impossibile per le particolari caratteristiche del trattamento o richieda l’impiego di mezzi sproporzionati)

16. Un problema connesso LA DISTRUZIONE DEI QUESTIONARI DI RILEVAZIONE DEVE AVVENIRE NEL RISPETTO DELLE NORME CHE REGOLANO LO SCARTO DEI DOCUMENTI D’ARCHIVIO (art. 21, comma 1, lett. d, del d. lgs. n. 41 del 2004)

17. I DATI PERSONALI solo in forma aggregatain modo che non si possa risalire alla persona a cui i dati si riferiscono, con l’impiego di mezzi ragionevoli * Eccezioni: • Variabili pubbliche • Variabili disaggregate espressamente indicate nel PSN * N.B. il rischio di identificazione va valutato sulla base dei criteri indicati agli artt. 3 e 4 del codice deontologico POSSONO ESSERE DIFFUSI

18. I DATI PERSONALI PRIVI DI DATI IDENTIFICATIVI art. 4, lett. c) del “T.U.” (già art. 10,c.5 d.lgs.281/99) * POSSONO ESSERE COMUNICATI ( art. 8 del codice deontologico) AD ALTRI SOGGETTI SISTAN per scopi statistici determinati rientranti nelle finalità del 322 o di altra legge (art.6 bis, c.4, del d.lgs. 322/89), nel rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza) ( direttiva COMSTAT) (N.B: il codice deontologico prevede la possibilità di trasmettere, in via eccezionale, anche i dati identificativiindispensabili per particolari trattamenti)

19. I DATI PERSONALI PRIVI DI DATI IDENTIFICATIVI * POSSONO ESSERE COMUNICATI A organismi comunitari e internazionali in base a regolamenti, atti normativi, accordi internazionali

20. DATI PERSONALI (privi di dati identificativi) COMUNICAZIONE A TERZI ESTRANEI AL SISTAN (per fini di ricerca) 1. sotto forma di collezioni campionarie di dati individuali, che garantiscano comunque la non identificabilità dell’interessato; 2. in appositi laboratori di analisi di microdati (in Istat ADELE); 3. nell’ambito di progetti congiunti, previa stipula di protocolli di ricerca (v. art. 7 del codice deontologico)

21. I SOGGETTI SISTAN DEVONO PREDISPORRE LE MISURE VOLTE A CONSENTIRE ALL’INTERESSATO I N O G N I C A S O “L’aggiornamento, la rettificazione o l’integrazione dei dati sono annotati senza modificare questi ultimi qualora il risultato di tali operazioni non produca effetti significativi sull’analisi statistica o sui risultati statistici” (art.6 bis del d.lgs.322/89). N.B. Non si procede alla variazione dei dati se le modifiche richieste contrastano con le classificazioni e le metodologie statistiche adottate sulla base di norme internazionali, comunitarie e nazionali L’ESERCIZIO DEI DIRITTI PREVISTI DALL’ART. 7 DEL T.U. (salvo che ciò risulti impossibile o richieda l’impiego di mezzi manifestamente sproporzionati )

22. (segue) PER L’ESERCIZIO DI TALI DIRITTI • Non sono previste particolari modalita’. • Non è richiesta alcuna motivazione. • L’interessato e’ tenuto unicamente a: • DIMOSTRARE LA PROPRIA IDENTITÀ PERSONALE • Il titolare non è tenuto a rilasciare copia degli atti ma a: • ESTRARRE DAI PROPRI ARCHIVI LE INFORMAZIONI ANALITICHE CHE RIGUARDANO L’INTERESSATO. • RENDERLE INTELLEGIBILI. • DARE TEMPESTIVO RISCONTRO, ANCHE NEGATIVO, ALL’INTERESSATO

23. DATI SENSIBILI e DATI GIUDIZIARI possono essere trattati A) DAI SOGGETTI PUBBLICISistan • SENZA AUTORIZZAZIONE DEL GARANTE; • SENZA CONSENSO SCRITTO DELL’INTERESSATO. • (L’attività statistica da essi svolti è riconosciuta, infatti,“di rilevante interesse pubblico” dall’art. 98, lett. b) del “T.U.”(già art. 22 del d.lgs n. 135/99) • il P.S.N. (v. art. 6 bis 322/89) • o un regolamento (v. art. 20, c. 2, e art. 181 c. 1, lett. a) del codice- termine ultimo 30.9.2004) specifichino: a) i tipi di dati da trattare; b) le rilevazioni per le quali i dati sono trattati; c) le modalità del trattamento. P U R C H E’

24. DATI SENSIBILI e DATI GIUDIZIARI possono essere trattati B) DAI SOGGETTI PRIVATI Sistan (l. n.125/98) purché coesistano le seguenti condizioni: - autorizzazione del Garante o inserimento nel PSN (che è adottato “sentito” il Garante); - consenso dell’interessato espresso in forma scritta, o documentato per iscritto; - separazione dei dati identificativi già al momento della raccolta (salvo che ciò risulti irragionevole o richieda uno sforzo sproporzionato)

25. Ai sensi dell’art. 7, comma 2, del 322/89 L’ OBBLIGO DI RISPOSTA non sussiste per • DATI SENSIBILI(art. 20 “codice”) e • DATI GIUDIZIARI(art. 21 “codice”)

26. Per custodire e controllare in concreto i dati personali • MISURE DI SICUREZZA • complesso di misure • tecniche,informatiche, organizzative, logistiche e procedurali • idonee a prevenire e ridurre al minimo il rischio di: • DISTRUZIONE O PERDITA DEI DATI • ACCESSO NON AUTORIZZATO O TRATTAMENTO NON CONSENTITO • (art.31 “T.U.”- già art. 15 l. 675/96)

27. MISURE MINIME DI SICUREZZA • (livello minimo di protezione) • (artt.33- 36 del T.U.) • Gli standard minimi, già fissati nel D.P.R. n. 318/99, sono stati adeguati con il disciplinare tecnico allegato al “T.U.”. • Termine ultimo per l’adeguamento 30.6.2004. Proroga fino al 31.12.2004 per obiettive ragioni tecniche dichiarate entro il 31.12.2003 ( il documento programmatico per la sicurezza -prescritto per i dati sensibili e giudiziari - va in ogni caso redatto entro il 30.6.2004) • N.B. La mancata adozione delle misure minime è punita con l’arresto fino a 2 anni o con l’ammenda da 10.000 a 50.000 euro. Ravvedimento operoso estingue reato (art. 169 del “T.U.”).