CREACION DEL APLICATIVO

1. APLICATIVO DE CONSOLIDACION CONTABLE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Dirección FinancieraSubdirección de Operaciones Financieras

2. CREACION DEL APLICATIVO • La SED crea el aplicativo de consolidación contable para los Fondos de Servicios Educativos (Matriz Chip C.G.N.). • Reducción de tiempos, errores y gastos. • Confiabilidad en la información. • Estandarización en las cuentas contables. • Agiliza los procesos de registro. • Permite una mejor gestión en consolidación y análisis.

3. QUE ES EL APLICATIVO • Es una herramienta que permite capturar yconsolidarinformación cuantitativa y cualitativa, producida por los F.S.E., con destino a la S.E.D. para presentarla al nivel central y organismos de control. • Adicionalmente permite agilizar los procesos de registro, análisis y control de las partidas contables.

4. Cargue de información contable en línea Cargue información contable por cada Fondo en el aplicativo Consolidación con la información contable Nivel Central Utiliza Conexión Internet REDP (página Web) de la SED

5. ACTUALIZACION, DILIGENCIAMIENTO Y ENVIO DE INFORMACION DE LOS F.S.E. 1. Cumplimiento Cronograma 2. Revisión Consolidación con Nivel Central S.E.D.  3. Valida y ajusta información S.H.D. Y ENTES DE CONTROL 4. ENVIO

6. DILIGENCIAMIENTO APLICATIVO DIGITAR FECHA DEL INFORME ENTRAR POR INTERNET A LA PAGINA DE LA SED SE SELECCIONA EL COLEGIO SE DIGITA USUARIO Y CLAVE SELECCION DEL FORMATO A DILIGENCIAR (Cuentas Por Pagar o Matriz Chip) TRANSCRIPCIÓN DE SALDOS INICIALES MOVIMIENTO DEBITO Y CREDITO TODO EN MILES IMPRESION, FIRMAS Y ENTREGA A LA S.H.D. Y ENTES DE CONTROL LA HERRAMIENTA SOLO PERMITE DILIGENCIAR LAS CASILLAS EN BLANCO REVISION Y ANALISIS A LA INFORMACION CONSOLIDADA NO PERMITE GUARDAR SI TIENE ERRORES LOS CUALES VALIDA LA HERRAMIENTA DESPUES DE DELIGENCIAR CADA HOJA SE VA GUARDANDO PARCIALMENTE Y DEFINITIVO SE DIGITA LA INFORMACION CONTABLE NIVEL CENTRAL

7. PROCESO CONTABLE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS CICLO CONTABLE • Transacción • Comprobantes de Ingresos y Egresos • Comprobantes de Contabilidad Libros Auxiliares • Libro Diario y Mayor • Estados Financieros • Balance General y Estado de Actividad Económica y Social • Cuentas Reciprocas • Diligenciamiento matriz Chip y Cuentas por Pagar

8. CRONOGRAMA DE ENTREGA • De conformidad con la Circular DF 530-002 de la Dirección Financiera, se estableció un Cronograma, para que los responsables de la información contable de los F.S.E. realicen el cargue de la información contable a través de la pagina de la SED., en el aplicativo. • Cuentas por Pagar (mensual) • Matriz Chip (mensual a partir de octubre) • Notas a los Estados Contables (Anual)

9. INFORMACIÓN MENSUAL MATRIZ CHIP Y CUENTAS POR PAGAR Formatos CGN2004-006 y CGN 2006-001 NOTA:A PARTIR DEL MES DE OCTUBRE DE 2007 TODOS LOS F.S.E. DEBERAN CARGAR LA INFORMACIÓN CONTABLE MES A MES.

10. ESTRUCTURA DE APOYO CONTABLE SED Asesores CADELES (11) Nivel central SED (12)

11. Nivel central SED • Atender las llamadas o visitas administrativo-contable de los F.S.E. • Revisar el uso de las cuentas y sus dinámicas. • Estar pendiente mes a mes las entregas de matriz chip o cuentas por pagar. • Revisar que en la pagina de la sed todos los Fondos estén completos con sus reportes. • Revisar que hallan digitado la información en miles de pesos. • Llamar a los responsables si hay inconsistencias o si no cargaron la información del mes. • Oficiar a los responsables de la información en el evento de encontrar alguna inconsistencia o error contable. • Hacer seguimiento continuo a la información contable y análisis comparativo a los saldos de las cuentas

12. Asesores CADELES • Inconsistencias contable que halla encontrado en la información y si hay reincidencia en las mismas. • Seguridad de títulos valores. • Manipulación y control de los soportes contables. • Tarjetas presupuestales. • Cruce presupuestal con ordenes de pago y contabilidad. • Libros oficiales. • Ingresos y egresos de almacén. • Proceso de contratación. • Revisión selectiva de comprobantes de pago con todos sus soportes.

13. CALIDAD DE LA INFORMACION Y ERRORES MAS FRECUENTES

14. ERRORES MAS FRECUENTES • Falta de planeación en los cierres. • Incumplimiento cronograma entregas. • Digitación de cifras en pesos. • Información incompleta y descuadrada en el sistema. • Registros inoportunos de las transferencias. • Traslado inadecuado de costos en los diferentes niveles académicos.

15. DIFERENCIAS DE REGISTROS EN TRANSFERENCIAS POR LOCALIDAD

18. COMPROMISOS • Planear, evaluar, actualizar y ajustar los procesos internos en cada Colegio • Garantizar, la calidad de la información contable conforme a la certificación emitida por el Contador y el Ordenador del Gasto según artículo 4 de la Resolución No. 550 de 2005 de la C.G.N. • Identificar problemas y proponer acciones conjuntas correctivas

19. COMPROMISOS • Continuación..... • Tomar acciones correctivas para eliminar las inconsistencias detectadas y sus causas, adaptando un sistema de evaluación, adecuado para el seguimiento y medición de los procesos, de forma que se alcancen los resultados planificados – Resolución 119 de 2006, C.G.N. • Sostenibilidad del Sistema Contable y Resolución DDC -002 de 2006.

20. COMPROMISOS • Continuación..... • La información contable debe ser firmada por los responsables y aprobada por el Consejo Directivo mediante Acta. El original firmado reposará en los archivos de la institución, Literal D Artículo 10 del Decreto 992 de 2002 del M.E.N.

21. GRACIAS