Support de formation Missions V1.3 Date : 27/09/2007

1. Support de formation Missions V1.3 Date : 27/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement

2. Introduction Programme du cours 1er jour et 2ème jour : flux dépense 4 jours 3ème jour et 4ème jour : flux mission • Processus global mission, processus détaillé • Présentation des agents et des missions dans BFC et suivi des flux dans BW • Procédures à la liquidation • Procédures particulières à la liquidation • Un outil de gestion: les états • Les principaux cas d’erreur

3. Introduction Objectifs de cette formation : • Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E • Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E • Valider le flux mission de l’engagement à la liquidation • Analyser les principaux cas d’erreur A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

4. Introduction Programme du cours 1er jour • Processus global mission, processus détaillé. • Présentation des agents et suivi du flux dans BW • Présentation des missions • Procédures à la liquidation 2 jours 2ème jour • Procédures particulières à la liquidation • Un outil de gestion: les états • Suivi du flux mission dans BW • Traitement des principaux cas d’erreur

5. Sommaire J1 • Concepts et processus du flux Mission • Le référentiel Agent dans BFC Exercice • Agents: ajout des coordonnées bancaires Exercice • Suivi du flux agent dans BW • Les missions dans BFC • La gestion des avances et des trop-perçus • La procédure de liquidation des missions Exercices • Le complément de liquidation • L’annulation d’une mission

6. Sommaire J2 • Liquidation: le forfait global Exercice • Liquidation: rajout des repas supplémentaires • Liquidation: les OM permanents Exercice • Liquidation: les abattements • La visualisation des pièces comptables • Le paiement • Les états mission • Suivi du flux mission dans BW • Le traitement des principaux cas d’erreur • Les évolutions en cours Annexe : corrections d’exercices

7. Concepts et Processus du flux Mission 1

8. Description du processus Mission 1. Le processus mission, un processus Transverse 2. Détail du processus mission 3. Rappel des règles de gestion mission

9. Le processus mission, un processus Transverse Agent payé par le CNRS BFC Agents Missionnaires SIRHUS Agent non payé par le CNRS Missions Agents Fournisseurs XLAB Comptabilité Budget Contrôle de Gestion

10. Opération manuelle Opération automatique MAE / SESAME BFC XLAB Missions Missions et engagements associés Comptabilisation de l’avance Etat liquidatif Mail à l’ambassade de France du pays principal Ordre de mission Liquidation de la mission Comptabilisa-tion globale Facture Xlab Règlement Le flux mission

11. Facture C Ordre de mission Saisie des frais réels /liquidation Prise en charge de l’avance Maj. des AE Conso des CP Impact budgétaire Réel CO 6256xx Impact analytique D 6256xx C 4xxx et 47211xx Écritures comptables Détail du processus mission (hors OM permanent) Ordre de mission Facture Xlab C M S Contrôle CMOD à posteriori Comptabi-lisation Règlement Consommation AE BFCE D 47211x C 4xxx C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet

12. Facture C Ordre de mission permanent Conso des AE Conso des CP Impact budgétaire Réel CO 6256xx Impact analytique D 6256xx C 4xxx Écritures comptables Détail du processus mission (OM permanent) Ordre de mission permanent Facture Xlab C M Contrôle CMOD à posteriori Création liquidation sur OMp Comptabi-lisation Règlement Consommation AE BFCE Régularisation AE C = Création S = Suppression M = Modification R = Rejet

13. Flux Mission BFCE Agent session XLAB EAI Agent Xlab Mission Agent Xlab session BW Intégration Mission Mission + Commande(s) associée(s) Retour du matricule session Facture Facture mission Comptabilisation Mission Facture avec date de règlement Paiement Mission

14. Chronologie du flux mission Sens Xlab -> BFC 2 / jour BFCE À l’initiative du labo ECC agent Agent XLAB EAI session Mission intégrée Mission Saisie frais rééls /liquidation comptabilisation Règlement Mission liquidée 23h30 12h Mission réglée Sens BFC -> Xlab session Missions Intégré En erreur Rejeté vers xlab Agents Intégré En erreur BW MAJ BW 2 / jour 01h et 13h idocs

15. Règles de gestion Mission 1- Une mission est toujours liée à un matricule 2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour pouvoir être remboursé 3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB. 4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée. 5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas. 6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement 7- Les missions sont liquidées dans BFC. 8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).

16. Concepts et processus du domaine MissionMini-quizz ! oui non • Peut-on modifier une mission dans XLAB ? • Peut-on modifier une mission dans BFC ? • Les agents sont-il créés manuellement dans BFC ? • Faut-il créer manuellement des factures mission dans BFC ? • Une facture mission peut elle être modifiée ?

17. Concepts et processus du domaine Mission Je me souviens ! oui non • Peut-on modifier une mission dans XLAB ? Il faut la supprimer et la recréer. • Peut-on modifier une mission dans BFC ? A la liquidation seulement. • Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ? Créés par interface. • Faut-il créer des factures mission dans BFC ? Les pièces comptables sont créées automatiquement • Une facture mission peut elle être modifiée ? Par interface seulement.

18. 2 Le Référentiel Agent dans BFC

19. Un peu de vocabulaire… • 2 types d’agents dans BFC • Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS • Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab • Mise à jour des données • Agent CNRS : SIRHUS  BFC  XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.

20. Mise à jour des données agent SIRHUS Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour 23h Sens BFC -> XLAB 1 / jour 2h15

21. Agent non CNRS : XLAB  BFC  XLAB La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de l’intégration de la 1ère mission sur cet agent dans Xlab La mise à jour d’un agent de provenance Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination d’Xlab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification d’un agent dans Xlab, l’agent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. L’agent correspondant est alors mis à jour dans BFC. Un agent provenant d’Xlab de type « Fonctionnaire CNRS » ou « Autre CNRS » n’écrase pas les données dans BFC, car cet agent a été créé à partir de SIRHUS. Exemple: Cas d’un agent affecté à la DR10 labo 2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la DR14. Il faut le saisir dans Xlab. Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS en prenant garde à bien renseigner les données suivantes qui sont la base de la recherche croisée du matricule SIRH: • Si agent français: NOM et INSEE • Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale L’idoc agent sera intégré mais il ne modifiera pas les données présentes dans BFC. La mission engagée par le labo 0116 s’intègrera sur le matricule SIRHUS présent dans BFC.

22. Mise à jour des données agent Xlab Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en même temps que la mission BFCE Ctrl N° matricule agent dans BFC Trouvé F15bis –Personnel Xlab Ctrl provenance agent Non trouvé XLAB SIRH Ctrl type missionnaire XLAB Agent typé CNRS Agent typé non CNRS Ctrl type missionnaire Agent typé CNRS Agent typé non CNRS Sens BFC -> XLAB N° matricule repart après intégration mission Pas d’intégration Agents Modification Création F74bis – Référence personnel Xlab

23. Un peu de vocabulaire… • Les infotypes : Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité. • 000 Mesures • 001 Affectation • 017 Régime d'indemnisation frais dépl. • 009 Coordonnées bancaires • 002 Données individuelles • 006 Adresses

24. 1 2 3 Chemin Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel

25. La transaction Agent (PRMS) N° de matricule Agent Récapitulatif infos agent Aides à la recherche sur les agents Aides à la recherche sur les périodes Liste des infotypes agent.

26. L’affectation Agent • La provenance de l’agent est définie à la fois par l’affectation de l’agent à un domaine du personnel, et au gestionnaire administratif.

27. Données individuelles / Adresses • Des données individuelles de l’agent • Deux adresses pour chaque agent : • Une personnelle • Une administrative

28. Les données Propres aux missions / paiement: • Le groupe de remboursement détermine le groupe de l’agent pour les déplacements à l’étranger (onglet Régime d'indemnisation frais dépl.) • Deux types de coordonnées bancaires sont également gérés : • Coordonnées bancaires principales • Coordonnées bancaires pour les frais de déplacement

29. Exercice: Visualisation d’un agent

30. Stagiaire 1 : agent n°1 • Stagiaire 2 : agent n°2 • Stagiaire 3 : agent n°3 • Stagiaire 4 : agent n°4 • Stagiaire 5 : agent n°5 • Stagiaire 6 : agent n°6 • Stagiaire 7 : agent n°90034535 • Stagiaire 8 : agent n°90034536 • Stagiaire 9 : agent n°90034538 • Stagiaire 10 : agent n°90034539 • Stagiaire 11 : agent n°90034540 • Stagiaire 12 : agent n°90034541 Visualisation d’un agent 1/ Vous devez visualiser la fiche agent de l’agent qui vous est affecté. 2/ Affichez : - Son affectation, - Son régime d’indemnisation - Ses coordonnées bancaires - Ses données individuelles - Son ou ses adresse(s).

31. 3 Agents: Ajout coordonnées bancaires

32. Règles des coordonnées bancaires: • Les coordonnées bancaires principales de l’agent sont fournies par SIRHUS pour le virement du salaire des agents rémunérés par le CNRS. • Les coordonnées bancaires « Frais de déplacement » sont utilisées pour le virement des frais de déplacement des agents non rémunérés par le CNRS et éventuellement pour les agents rémunérés par le CNRS. • Les agents issus de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Par défaut, les frais de déplacement seront réglés sur ce compte. Si l’agent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui rajouter des coordonnées bancaires « Frais de déplacement ». • Aucune coordonnée bancaire ne vient d’XLAB. • Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur (transformation automatique par batch – passage 2fois/j à 4h et 22h). • Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent par virement.

33. 2 1 3 Chemin Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Mesures administratives (Transaction PRMM)

34. Comment modifier les coordonnées bancaires ? 3 1 2 1. Choisissez le matricule sur lequel rajouter les coordonnées bancaires. 2. Sélectionner la mesure « Ajout Coordonnées bancaires ». 3. Exécuter la transaction.

35. Modifier la date de validité de l’infotype. Cliquez sur Sauvegarder afin d’accéder à la saisie des nouvelles coordonnées bancaires. Si c’est la première fois que vous ajoutez / modifiez les coordonnées bancaires sur l’agent, il est nécessaire de modifier la date d’entrée de l’agent (date entrée + 1 jour). Sinon, la date peut être maintenue.

36. Message d’erreur: • Si vous n’avez pas modifié la date (1ière fois) : • Si vous ne modifiez pas la date (autre fois) : Dans ce cas validez simplement le message.

37. Autres messages avertissant Les messages suivants s’affichent automatiquement mais sont sans incidence pour BFC : Utilisé seulement pour la paie. Appuyez sur entrée. Rappel de la date de validité de l’infotype. Appuyez sur entrée. A cette étape, on peut enregistrer.

38. Ajouter/Modifier les coordonnées bancaires « frais de déplacement » • Seules les données entourées peuvent/doivent être modifiées. • Le CP et la ville. • La banque et le compte bancaire.

39. Exercices: Ajout coordonnées bancaires

40. Ajout de coordonnées bancaires 1. Vous devez créer les coordonnées bancaires frais de déplacement de l’agent qui vous a été affecté. Matricule Banque N°de compte Clé RIB Stagiaire 1 : 1 1020700018 04118142347 78 Stagiaire 2 : 2 3000200461 0000089927W 43 Stagiaire 3 : 3 3000303542 00050061878 23 Stagiaire 4 : 4 3006610676 00010002201 31 Stagiaire 5 : 5 3004100001 0726418R020 64 Stagiaire 6 : 6 1010700238 00221388755 84 Stagiaire 7 : 90023997 1020700089 04189002070 97 Stagiaire 8 : 90026514 3004100001 1713411J020 07 Stagiaire 9 : 90028490 3000401593 00001080169 90 Stagiaire 10 : 90028705 3000400988 00000339206 84 Stagiaire 11 : 90034532 2004101012 3306159S033 42 Stagiaire 12 : 90034533 1870700030 03019160609 87

41. Suivi du flux Agent dans BW 4

42. MAJ BW 2 / jour 01h et 13h Alimentation BW : rejeu des idocs BFCE À l’initiative du labo ECC XLAB EAI session BW Le dimanche Agent Intégré Agent En erreur Rejeu des Idocs (agent) session

43. BW Suivi du Flux Agent • Cet écran de consultation permet d’avoir une vue détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent • On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : • Intégré • En erreur

44. Chemin BW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLAB 1 2

45. BW Suivi du Flux Agent Dans l’Ecran de variables : • Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] • Division • Type de flux • IDOC Créé le • Message d’erreur Xlab • Statut • Statut IDOC

46. BW Suivi du Flux Agent Supprimer zoom Eclater dans les lignes Sélectionner valeur filtre Effacer une valeur filtre Zone pratique à rajouter pour analyse A rajouter pour vérifier le code pays ou la nationalité

47. BW Suivi du Flux Agent • La requête de base : • Avec les paramètres rajoutés :

48. 5 Les missions dans BFC

49. Plan de présentation des missions • Un peu de vocabulaire… • Types de mission XLAB / schémas de déplacement BFC • Les statuts de la mission et pictogrammes associées. • De l’interface XLAB à l’interface BFC • Présentation de la transaction mission dans BFC

50. Un peu de vocabulaire Correspondances : Un type de mission dans XLAB est une catégorie interne dans BFC. Un objet de mission dans XLAB est une catégorie d’activité dans BFC. Un séjour dans XLAB est une destination dans BFC. Une puissance fiscale dans XLAB est une Classe de véhicule dans BFC. Nouvelles notions : Le schéma de déplacement détermine les données affichées et le cadre de la mission (France, étranger, DOM TOM etc.…). La ventilation des coûts remplace désormais la commande MI XLAB.