ATA-Tagung 2009 in Salzburg gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Bau- und Bewirtschaftungskosten 04.06.2009 Dr. Volk

1. ATA-Tagung 2009 in Salzburg gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Bau- und Bewirtschaftungskosten 04.06.2009 Dr. Volkhard Gürtler

2. Inhalt 1. Projekthistorie 2. Projektidee • Lebenszykluskosten • gebäudebezogene- und nutzungsinduzierte Kosten • Kennzahlen • Ausblick

3. 1. Projekthistorie LEMA Projekt „Lebenszyklusorientiertes Management von Hochschulimmobilien – LEMA“ zusammen mit Bauhaus-Uni Weimar und Hochtief PPP Solutions Lebenszyklusorientierte Betrachtung des Gesamtbestandes Portfolioebene Projektebene Implementierung des Lebenszyklusmanagements für Einzelmaßnahmen Verfahren, Daten und Kennzahlen für Lebenszyklus-betrachtung; Erarbeitung eines Datenmodells zum Kostencontrolling Datenebene

4. 1. Projekthistorie „aktuelle PPP-Projekte“

5. 1. Projekthistorie Datenebene • Daten bei Hochschulen und wiss. Einrichtungen • föderale Vielfalt u. zersplitterte Zuständigkeiten spiegeln Datenerfassung wider • gebäudespezifische Lebenszyklusdaten bisher kaum verfügbar • Daten auf unterschiedlichen Aggregationsebenen vorhanden • mangelnde Aussagekraft erzeugter Kennzahlen Tools zur Kostenprognose sind vorhanden • Datenerfassung, Datenbanken und Benchmarking durch die öffentliche Hand: • meist Einzellösungen der Bundesländer, z. B. MAGELLAN Niedersachsen • bezogen auf eine gesamte Hochschule, wie HIS Benchmarking der Hochschulen • bei Corporate Real Estate Solutions (CREIS) und RealisBench nicht für die Spezialimmobilie Hochschule/Wissenschaftseinrichtung geeignet • Entscheidungen müssen auf belastbaren (Kosten)Daten basieren

6. 1. Projekthistorie Endbericht • Bezugsquellen: • Universitätsverlag der Bauhaus-Universität Weimar ISBN 978-3-86068-341-5 Preis: 28,60 € • Hochschul-Informations-System GmbH Download unter www.his.de/pdf/34/ppp_Endbericht.pdf

7. 2. Projektidee • Datenerfassungsstruktur für Lebenszykluskosten bei Hochschulen/ Wissenschaftseinrichtungen • Dokumentation und Optimierung der Investitions-, Bewirtschaftungs- und Risikokosten • Berücksichtigung von Besonderheiten des Hochschulbaus/-betriebes  Ermittlung von gebäudebezogenen und nutzungsinduzierten Kostendaten, um anschließend Kostenkennwerte zu generieren für: • 1. forschungs- und lehrbezogene Gebäudetypen - unterhalb der • Aggregationsebene von Institutsbaugruppen • 2. Nutzergruppen auf Fakultätsebene u. a. • Erkenntnisse über mittel- bis langfristige Kostenentwicklungen • Erleichterung bei der Bepreisung/Kalkulation von Kostenrisiken mit Blick auf alternative Beschaffungsvarianten wie PPP

8. 2. Projektidee Teilnehmer + Projektumfang Teilnehmer: 1 bundesweite Wissenschaftseinrichtung 8 Universitäten aus Berlin, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen-Anhalt 1 Medizinische Hochschule 1 Fachhochschule 11 Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen Projektlaufzeit: 1 Jahr Projekttreffen: 4 (geplant 3)

9. Erstellungsphase Verwertungsphase Nutzungsphase 3. Lebenszykluskosten Lebenszyklusansatz Idee Abbruch Bedarfskonzeption Grundstück Verkauf Finanzierung Planung Umnutzung Errichtung Sanierung Betrieb Modernisierung Instandhaltung

10. 3. Lebenszykluskosten Definition GEFMA 100 - Facility Management – Grundlagen Lebenszyklus „Sich wiederholende Abfolge zeitlicher Abschnitte (Lebenszyklusphasen) in der Entstehung, Nutzung und Verwertung von Facilities“ Lebenszykluskosten „Kosten, die während des Lebenszyklusses von Facilities anfallen, unabhängig vom Zeitpunkt ihrer Entstehung. ANMERKUNG 1: Die zu unterschiedlichen Zeitpunkten anfallenden Kosten können durch geeignete finanzmathematische Methoden vergleichbar gemacht werden.“

11. 3. Lebenszykluskosten Erfolgsfaktor Lebenszyklusansatz Die Erfassung von Folgekosten einer Investition bereits zum Entscheidungszeitpunkt ermöglicht die wirtschaftliche Steuerung künftiger Kosten in langfristigen Verträgen. • Stärkeres phasenübergreifendes Kostenbewusstsein beginnen schon mit der Entwurfsplanung • Optimierung der Gebäudegestaltung, -funktion und -einrichtung durch Berücksichtigung der in und um das Gebäude ablaufenden Prozesse • Anreize zu phasenübergreifendem Kapazitäts- und Leerstands-management und für die Erschließung zusätzlicher Einnahmequellen • Der Lebenszyklusansatz ist ein Erfolgsfaktor von PPP

12. 3. Lebenszykluskosten Erfolgsfaktor Lebenszyklusansatz • Optimieren der langfristigen Kosteneffektivität/-effizienz der Investition im Verhältnis Erst- und Folgekosten bzw. Investitions- und Nutzungskosten • Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen • Entscheidung über Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen

13. Schnittstelle Land - Hochschule Schnittstelle Land - Hochschule 3. Lebenszykluskosten Lebenszyklusbetrachtungen von Hochschulliegenschaften Phase Aufgabe Kosten

14. 3. Lebenszykluskosten Normen, Richtlinien, Empfehlungen DIN 276 „Kosten im Bauwesen – Teil 1: Hochbau“ DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“ DIN 32736 „Gebäude-management“ Gebäudemanagement GM: Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden einschließlich der baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Strategien. Dazu gehören auch die infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen. „Nutzungskosten im Hochbau sind alle in baulichen Anlagen und deren Grundstücken entstehenden regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrenden Kosten von Beginn ihrer Nutzbarkeit bis zu ihrer Beseitigung (Nutzungsdauer)“ „Kosten im Bauwesen sind Aufwendungen für Güter, Leistungen, Steuern und Abgaben, die für die Vorbereitung, Planung und Ausführung von Bauprojekten erforderlich sind “ GEFMA 220 „Lebenszykluskosten-rechnung im FM“ GEFMA 200 „Kosten im Facility Management “ „Nutzungskosten sind regelmäßig oder unregelmäßig anfallende Kosten für die Bereitstellung, Nutzung und Erhaltung baulicher und technischer Anlagen oder für die Inanspruchnahme von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Leistungen der Betriebs- und Nutzungsphase“

15. 3. Lebenszykluskosten Normen, Richtlinien, Empfehlungen

16. 3. Lebenszykluskosten Normen, Richtlinien, Empfehlungen Analog GEFMA 100-1 werden folgende Lebenszyklusphasen unterschieden: 0 Phasenübergreifende Leitung 1 Konzeptionsphase 2 Planungsphase 3 Errichtungsphase 4 Vermarktungsphase 5 Beschaffungsphase 6 Betriebs- & Nutzungsphase 7 Umbau / Umnutzung und Sanierung / Modernisierung 8 Leerstandsphase 9 Verwertungsphase

17. 3. Lebenszykluskosten Normen, Richtlinien, Empfehlungen GEFMA 200 Integration bestehender Regelwerke DIN 276 Kosten im Hochbau DIN 18960 Nutzungskosten im Hochbau

18. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Schwerpunkte des Projektes Anforderungen an eine Lebenszykluskostenstruktur Erarbeitung der Erhebungsstruktur Diskussion der Datenblättern Datenerhebung Zusammenstellung, Präsentation, Diskussion

19. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Anforderungen an LZK-Strukur • Differenzierte Darstellung der gebäudebezogenen und nutzungsinduzierten Kosten • Ausweisung forschungsbedingter Kosten • Standardisierte lebenszyklusorientierte Datenstruktur auf der Grundlage: • der GEFMA 200 (Integration der DIN) • des HIS-Benchmarking Gebäudemanagement • Hauptkostentreiber und Installationsgrad ausweisen • Instandhaltungsarten differenziert abfragen • Faktorisierung der Raumnutzungsarten (KFA-Ansatz) • Gesonderte Betrachtung von Etagen und Großgeräten (eigene Zähler) • Berücksichtung der Erfordernisse von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen • Berücksichtung der Erfordernisse von Kosten-Leistungsrechnungen

20. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Erhebungsstruktur: Aggregationsebenen Hochschultyp Gebäudeinduzierte Kosten Nutzerinduzierte Kosten Habituell induziert Forschungsinduziert IBGs Fakultäten Neuberufungen Institutsbauten & sonst. Gebäude Drittmittel Fachbereiche Nutzflächen Funktionen Techn. Fortschritt Nutzungsbereiche RNAs

21. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Typisierung der Untersuchungseinheiten • Arrondierung der Uni/FH • Campus • Mittelstark verdichtet • Zersiedelt • Technisierung der Uni/FH • Technisch geprägt • geisteswiss. geprägt Hochschulebene • IBG nach Rahmenplan (RP) • Institutsbauten und sonst. Gebäude nach RP oder BWZK • Nutzflächen (NF 1-9) nach DIN 277 • Raumnutzungsarten (RNA) nach Stat. Bundesamt Gebäudeebene • Fakultäten • Fachbereiche • Funktion: Wiss., nicht wiss., techn. Personal, Verwaltungspersonal, Studierende Nutzerebene

22. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Lebenszyklusphasen – Lebenszykluskostenstruktur

23. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Übersicht Datenstrukturebenen Institution - Hochschule/Forschungseinrichtung Institutions-ID – Grunddaten – Kostendaten Objekt – Gebäude 1 Objekt-ID/Kostenstelle – Grunddaten – Flächendaten – Erstellung – Nutzung (1) – Nutzung (2) – Verwertung Nutzer 1.1 Kostenstelle/ Ordnungsnr. Nutzer Kostenstelle Nutzer Kostenstelle

24. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Objekt-/Gebäudetyp

25. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Institution - Grunddaten

26. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Institution – Kostendaten (Aufwandsermittlung BM)

27. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Objekt – Grunddaten

28. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Objekt – Flächendaten

29. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Objekt – Erstellung DIN

30. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Objekt – Erstellung GEFMA

31. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Objekt – Nutzung (1) GEFMA und HIS-Benchmarking BETRIEBS- UND NUTZUNGSPHASE Personalkosten / Sachkosten / Fremdleistungskosten

32. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Objekt – Nutzung (2) GEFMA und HIS-Benchmarking Aktuelle Datenlage und Auswertung

33. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung

34. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Aktuelle Datenlage und Auswertung Objekt – Kosten und Erlöse Verwertung

35. 4. Gebäudebezogene und nutzungsinduzierte Kosten Datenbewertung • Lebenszyklus-Daten sind grundsätzlich vorhanden • Datenstand lückenhaft - nur wenige Teilnehmer können ihre Kostendaten „auf Knopfdruck“ liefern • umständliches Zusammenführen von Datenbeständen/Parallelsysteme (SAP, KLR, CAFM etc.) • zeitaufwändige Erfassung: bis zu 1 Woche pro Gebäude • die erarbeitete Struktur ist (zu) umfangreich und (zu) theoretisch • zu wenige Kostendaten für ein aussagekräftiges Benchmarking/Kennzahlen • fehlende Plausibilisierung

36. 5. Kennzahlen Allgemeine Anforderungen

37. 5. Kennzahlen Allgemeine Anforderungen • Gebäudemanagement: • Bestandskennzahlen (Baualter, Fläche, Leerstand, Wiederbeschaffungs-wert/Verkehrswert…) • Kostenkennzahlen (Nutzungs-, Instandhaltungs-, Energiekosten…) • Lebenszyklusorientiertes Facility Management: • Bestandskennzahlen (wie GM) • Kostenkennzahlen (wie GM zzgl. Planungs-, Errichtungs-, Verwertungskosten) • Immobilienmanagement: • Bilanzkennzahlen (Return on Investment, Eigenkapitalquote, Rückstellungsquote, Verschuldungsgrad…) • Performancekennzahlen (Miet-, Verkaufserträge, Mietrückstände…) • Kennzahlen auf Hochschulebene, auf Gebäudeebene oder auf Nutzerebene

38. 5. Kennzahlen Welche Bezugsgrößen sind für Kennzahlen zu wählen? Einfluss quantitativer und qualitativer Faktoren: Beispiel Reinigung: Reinigungskosten Reinigungsfläche Einflussfaktoren Zähler: • Raumkonzept • Arbeitsplatzkonzept • Entsorgungskonzept • Zugänglichkeit • Reinigungszyklen • Nutzungsdauer • Nutzungsdichte • … Einflussfaktoren Nenner: • Nutzflächenanteil • Verkehrsflächenanteil • Fassadenfläche • Bodenbelagsarten • Ausstattungen • Deckenbekleidungen • Wandbekleidungen • …

39. 5. Kennzahlen Relevante Kennzahlen für Hochschulbau und -betrieb • Kennzahlen Institution • Kennzahlen Objekt: Grund- und Flächendaten Erstellungskosten Nutzungskosten • Kennzahlen Gebäudebezogen/Nutzungsinduziert • Kennzahlen Institution - Objekt

40. 6. Ausblick • Wir müssen wissen, was einzelne Gebäudetypen der Hochschulen • kosten: • für eine volle Kostentransparenz • für mittel- bis langfristige Kostenentwicklungen • weil die wirtschaftliche Notwendigkeit besteht, die ganzheitlichen Kosten von Hochschulgebäuden zu optimieren • weil zunehmend der Vergleich von PPP-Angeboten ansteht • (weil das Thema der Nachhaltigkeitszertifizierung nach DGNB auf die HS zukommt) Dafür ist es notwendig, die Datenbasis auszubauen und die Lebenszyklusbetrachtung fortzuführen.

41. 6. Ausblick • Themenstellungen eingrenzen bzw. konkretisieren:  Welche Informationen will und muss eine HS aus einer Lebenszyklusbetrachtung ziehen? • Gesamtlebenszykluskosten vs. Detailfragen (Betriebs-/Bewirt- schaftungskosten pro Gebäudetyp oder pro Anlage, Gebäude- flexibilität, Instandhaltungskosten) • Eingrenzung des Betrachtungszeitraums und Schaffung einer Datenhistorie • Datenaustausch zw. kaufmännischer und technischer Abteilung verbessern bzw. KLR des GM • Kennwerte für das interne/externe Benchmarking/für das Controlling

42. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !