Krajská knihovna - multifunkční informační centrum regionu investor Karlovarský kraj partneři

1. Krajská knihovna - multifunkční informační centrum regionu investor Karlovarský kraj partneři Krajská knihovna Karlovy Vary Úřad práce Karlovy Vary Tyflocentrum Karlovy Vary Městská knihovna v Chebu Městská knihovna Sokolov

2. Ing. Irena PTÁČKOVÁ Odbor regionálního rozvoje Krajský úřad Karlovarského kraje e-mail: irena.ptackova@kr-karlovarsky.cz

3. vize, strategie, cíl • stanovte vizi, které chcete docílit • strategii, kterou je třeba naplňovat, aby bylo dosaženo cíle • cíl, kterého chcete dosáhnout; měřitelný, popsatelný, jasný, ale zároveň vyšší, než standardní • nástroje, jako prostředek dosažení cíle - finanční, organizační, komunikační, politické, atd.

4. o lidech s lidmi Komunikovat s: • veřejností • knihovníky • zřizovatelem • partnery projektu • ostatními

5. s lidmi o projektu • poznejte lidi, subjekty, kteří mohou ovlivnit Váš projekt • seznamte je s Vaším záměrem • odhadněte jejich motivy • poskytované informace dobře strukturujte a pravidelně je opakujte • ukažte jim příklad dobré praxe • přesvědčte je, nadchněte je

6. s lidmi o projektu • vytvořit tým lidí, kteří „chtějí“ • koordinovat aktivity • dodržovat časový harmonogram • naučit lidi „vzít Váš projekt za svůj“, ztotožnit je s cílem • pozitivně myslet

7. Ing. Radek HAVLANvedoucí Odboru investic a grantových schémat Krajský úřad Karlovarského krajee-mail: radek.havlan@kr-karlovarsky.cz

8. 1. investiční záměr definice toho, co budeme stavět : • požadované kapacity • počty pracovníků • předpokládaný objem finančních prostředků – reálnost a veškeré související náklady!!! • důležitá je již v této etapě účast budoucího provozovatele

9. 2. technicko-ekonomická, případně architektonická studie • slouží k získání prvotní představy o tom, jak bude budoucí stavba vypadat • vždy požadovat několik variant řešení • vnitřní uspořádání např. poměr veřejných a neveřejných prostor • koncepce provozu: • centrální odbavování výpůjček x lokální výpůjční místa • volný výběr x sklady • výběr zpracovavatele – různé možnosti (pozor na architektonickou soutěž - několik studií od různých zpracovatelů apod.) • důležitá je již v této etapě účast budoucího provozovatele

10. 3. zpracování projektové dokumentace zajištění stavebního povolení • příprava veškerých podkladů pro vlastní realizaci akce (stavební část, zařízení interiérů, regálové systémy, vybavení výpočetní technikou a technologiemi pro správu fondů) : • jednoznačně preferovat detailní zpracování projektové dokumentace (stupeň pro provádění stavby) • přesně definovat veškeré materiály a povrchové úpravy včetně barev, formátů, standardů apod. (obklady dlažby, veškeré krytiny, obdobně definovat i veškeré vnitřní zařízení i atypický bytový nábytek, technologie, informační systémy) • definovat veškeré požadované funkce případně parametry od zařízení (např. telefonní ústředny, režimy EZS, dveřní systémy, systémy generálního klíče, kartové přístupové systémy) • definice konkrétních výrobků (jedna z možností), ale nutno ve výběrovém řízení umožnit použití alternativních výrobků • provést kontrolu (audit) projektové dokumentace nezávislými odborníky!!! • zvážit zpracování studie předpokládaných provozních nákladů

11. 4. zajistit technický dozor investora • bude Vaše „pravá ruka“ a „poradce“ při výstavbě (odbornost – reference a zkušenosti, důvěra – přebírá práce a potvrzuje peníze, nezávislost, odstraňování „komunikačních bariér“ mezi stavaři a nestavaři) : • ideální je, když spolupracuje již při dokončování a kontrole projektové dokumentace

12. 5. výběrové řízení na zhotovitele • vybíráte-li si někoho, s kým budete spolupracovat po celou dobu stavby (někdy rok a více) a i v průběhu záruční lhůty : • zvážit, zda 1 generální dodavatel, či rozdělit stavbu na logické části (klady i zápory) • důraz na reference (formou min. kvalifikačního limitu – obdobné referenční stavy, roční obraty) • precizní formulace soutěžních podmínek (stanovit min. délky záručních lhůt – po jednotlivých částech stavby, jistota po dobu záruky, pokuty, pojištění, nástupy na záruční opravy, zkušební provoz a zaučení obsluhy), následně vše promítnout do smlouvy s vítězem (podmínka přebírání dokončeného díla až bez veškerých vad a nedodělků)

13. 6. vlastní výstavba • většinou nejsložitější a nejnáročnější období (pevné nervy) : • mnoho nových informací • změny vždy budou (někdy i vliv na finance – vše transparentně dokumentovat), neustupovat zhotovitelům • důsledná technická kontrola a fotodokumentace celého průběhu stavby • účast projektanta formou autorských dozorů • pravidelné kontrolní dny – průběžně sledovat stále peníze a termíny • přebírání dokončeného díla (předpřejímky), zhotovitel také musí odevzdat veškerou dokumentaci – záruční listy apod.; promítnout do smlouvy podmínku, že do definitivního předání zodpovídá za stavbu zhotovitel

14. 7. zaučení obsluhy, zkušební provoz, stěhování, uvedení do provozu • poslední šance odstranit nedostatky a eliminovat mnoho provozních starostí v budoucnosti, neuspěchat, časová rezerva vers. různé slavnostní akty • zaučovat konkrétní lidi (např. VZD, kotelny) • nepodcenit zkušební provoz • inventura a zavedení stavby do účetnictví • pravidelný režim monitorování a odstraňování záručních vad MOTTO : „Je to šílené, ale stojí to za to!“

15. Jitka BANZETOVÁ Krajská knihovna Karlovy Vary e-mail: banzetova@knihovnakv.cz

16. květen 2002 - vznik Krajské knihovny transformací z Okresní knihovny Karlovy Vary • prostory, fondy, personální zajištění – v konfrontaci se zněním zákona a povinnostmi, které krajským knihovnám nařizuje

17. Přípravné práce - studie a projekty

18. důležité • knihovna se mohla účastnit celého procesu od architektonické studie až po realizaci a i v současné době dolaďování zařízení a odstraňování skrytých vad – podpora investora (více zkušeností, větší autorita) • exkurze do nových knihoven • konzultace s projektanty • kontrolní dny • investor (dozor, uživatel) versus dodavatel

19. stavba • střízlivost – co největší „přirozenost“ stavby a vnitřních provozů • vzduchotechnika a klimatizace • systém oken a střešních světlíků • v rámci areálu není dominantní • využití náhledu neknihovníka (zejm. informační systém budovy) • chyby – střežení šaten