Spraak Organiseren

1. Spraak Organiseren Digitaal Werken & Archiveren in ketencontext Emilie Randoe veranderkundig adviseur 19 mei 2014

2. Programma Spraak Organiseren • Introductie • Kernboodschappen formuleren • Kernboodschappen presenteren en spraak organiseren • Lessonslearned over spraak organiseren • Afsluiting en uitreiking boekje Criteria "Goed Dossier"

3. "

4. Veranderconfiguratie Veranderdriehoek 1 VERANDERING Leiderschap Wat? Waarom? Waartoe Feedback uit de organisatie: Spraak organiseren DT&V | Digitaal werken en archiveren in ketencontext | 28 mei 2013

5. Toepassing bij Digitaal Werken binnen de DT&V Criteria "Goed Dossier" • Veranderconfiguratie • Organisatie van professionals • Behoefte aan autonomie t.a.v werkwijze in de uitvoering en duidelijker kaders ten aanzien van ‘goed dossier’ • Leiderschap • Afdelingsmanagers spelen belangrijke rol in project structuur en tijdens roadshows • Spraak organiseren • Expermeeting (archiveringsvraagstukken, communicatie) • Roadshows bij alle afdelingen • Testlabs (v.a. Juni)

6. Aan de slag: een kernboodschap formuleren Criteria "Goed Dossier" In tweetallen Neem een verandering die u wilt bereiken in uw hoofd (5 min) Leg aan uw buurvrouw / buurman uit wat de aanleiding is voor de verandering, waarom de verandering belangrijk is en wat u gaat doen om de verandering te realiseren (5 min) Schrijf uw verhaal kernachtig op zodat u het zo kernachtig kunt presenteren (5 min)

7. Resultaten tot nu toe Criteria "Goed Dossier" • Plan van aanpak geaccepteerd • Akkoord op architectuur • Afspraken binnen kleine keten over de ketendocument typering • Start Informatie Logistiek Centrum (centrale intake dossiers) • Demodesigns en moc-kup dossiers • Criteria voor een goed dossier (11 werksoorten = 11 dossiers) • Archiefbeheer Regeling DT&V • Inrichting testlabs om gebruikersonderzoek met het prototypen te kunnen doen en verbeteringen te kunnen invoeren vóór de uitrol.

8. Hoe luisteren medewerkers Wat zijn gevolgen voor mij (individuele instelling) Oordeelsvorming vooral op basis van gevoel Van belang is het totale plaatje, de hoofdlijnen Zoekt zekerheid (wanneer gebeurt wat, procesinformatie) Opinies in eigen kring en eigen ervaringen zijn belangrijk Wat doen projectleiders Wat zijn we aan het doen Nut, noodzaak ontbreekt vaak Betekenis van VenJ of eigen organisatieonderdeel Geen appèl op medewerkers Focus op minister en politieke omgeving Van belang zijn de nuance en de (juridische) details

9. Kernboodschap: brug tussen zender en ontvanger Extern frame gestuurd door de informatie- behoefte van medewerkers KERNBOODSCHAP Intern frame gestuurd door de informatie- drang van projectleiders

10. Opbouw van een kernboodschap Dit gaan we doen Dit is er aan de hand KIJK WANT Waarom gaan we dit doen Waarom is dit een probleem DUS Wat betekent dit voor u Wat gaan we doen

11. Organiseer spraak • 1. Bepaal het doel en doelgroep. • 2. Organiseer een kleine bijeenkomst en deelt uw doel met uw doelgroep. • 3. Vraag hen om alle vragen die ze erover hebben in kaart te brengen. • 4. Beantwoord de belangrijkste vragen. • 5. Sla de brug en bepaal hoe u de verbinding maakt tussen uw doel en • de manier waarop uw doelgroep ertegenaan kijkt. • 6. Formuleer de kernboodschap volgens het principe Kijk-Want-Dus. • Let erop dat het taalgebruik aansluit bij het taalgebruik van de • doelgroep. • 7. Gebruik de kernboodschap!

12. Spraak organiseren: roddelen Criteria "Goed Dossier" Vijf kernboodschappen Persoon die hem gemaakt heeft gaat met de rug naar het groepje toe zitten Bespreek de kernboodschap De indiener luistert: - Welke inzichten haalt u op? - Welke tips krijgt u tussen neus en lippen te horen? - Wat is er goed geland? De indieners koppelen terug wat er goed is aan hun kernboodschap en wat beter kan

13. Lessons learned

14. Medewerkers willen in dialoog

15. Contrast leidinggevenden en medewerkers

16. De cascade werkt niet!

17. Tot slot Vragen: Welke inzichten neemt u mee uit deze sessie? Welke tips krijgt u tussen neus en lippen te horen? Wat is er goed geland?