Redovisning av Leaderstöd

1. Redovisning av Leaderstöd 2013-01-22 Ver. 2013-01-22 Leader Nedre Dalälven

2. Ansökan om utbetalning Grundmodell för utbetalning: Utbetalning av stöd sker efter redovisning av betalda projektkostnader Ärendegång • Ansökan om delutbetalning • Ansökan om slututbetalning

3. Förskott • Ansökan om förskott kan beviljas om stödmottagaren är • En ideell förening eller allmännyttig stiftelse • En ekonomisk förening i form av ett lokalt kooperativ • En lokal utvecklingsgrupp som drivs av stödmottagaren • Förskottet får vara högst hälften av det s k ”projektstödet” (den del av stödet som utbetalas av Jordbruksverket) men inte överstiga 250 000 kronor. Bedömning kommer att ske från fall till fall • Förskottet bokförs hos stödmottagaren som en skuld som avräknas vid slututbetalningen

4. Ansökan om förskott • Ansökan om förskott skickas direkt till Länsstyrelsen Dalarna. Utbetalning av förskott görs från Jordbruksverket.

5. Ansökan om utbetalning Dokument som alltid ska bifogas: • Underlag för kostnader och finansiering (intäkter) som t ex kopior på fakturor, kvitton etc. • Historiskt betalningsbevis som visar att en betalningstransaktion skett från projektägaren till betalningsmottagarens konto. • Kostnadssammanställning med samma indelning som i projektets budget • Blanketten ”Ansökan – utbetalning till projektstöd inom Leader” påskriven av behörig firmatecknare • Läges- eller slutrapport Slutrapporten ska utformas i enlighet med Jordbruksverkets anvisning. På Leader Nedre Dalälvens hemsida finns anvisning för lägesrapporter. Dessutom är det bra att bifoga:Utdrag ur bokföringen där projektets intäkter och kostnader redovisas åtskilt från eventuell annan verksamhet

6. Förklaring av faktiska kostnader, faktisk finansiering och resurser • Faktisk kostnad medför utbetalning från projektet, dvs kostnaden hamnar i projektägarens bokföring. • Faktisk finansiering medför inbetalning till projektet, dvs intäkten hamnar i projektägarens bokföring. • Resurser (kostnadsfria värderade resurser)kan vara offentliga eller ideella (privata). De medför ingen betalning till eller från projektet och hamnar därför inte i projektägarens bokföring.

7. Resurser som används i ett Leaderprojekt Faktiska kostnader = Faktisk finansiering Privata (ideella) kostnadsfria resurser Offentliga kostnadsfria resurser

8. Kostnadsslag faktiska kostnader • Löner • Investeringar • Övriga kostnader • Indirekta kostnader

9. Finansieringsslag faktisk finansiering • Intäkter • Övrig privat medfinansiering • Övrig offentlig medfinansiering • Leaderstöd i form av projektstöd (EU + staten) Leaderstöd (LAG-beslut) • Leaderstöd från LAG (kommunfinansiering)

10. Kostnadsfria resurser • Ideellt arbete • Övriga privata (ideella) resurser • Offentliga resurser

11. Löner för personal som arbetar hel- eller deltid hos projektägaren • Anställningsavtal (vid första ansökan om utbetalning eller vid förändring) • Lönespecifikation • Underlag som visar hur kostnaden beräknats • Traktamenten (se Skatteverkets regler) • Reseräkningar: Blankett för körjournal finns på Jordbruksverkets hemsida. Observera, att även resans syfte (samband med projektet) måste framgå! Den skattefria milersättningen uppgår för närvarande till 18,50 kr/mil

12. Ersättning till personer som endast delvis jobbar i projektet (redovisar timmar) • Tidredovisning (projektdagbok) • Lönespecifikation • Beräkningsunderlagför timkostnad görs på blanketten ”Timlönekostnad”. Observera att beräkningsmetoden för lönekostnaderna måste vara densamma som i beslutet! • Traktamenten (se Skatteverkets regler) • Reseräkningar: Blankett för körjournal finns på Jordbruksverkets hemsida. Observera, att även resans syfte (samband med projektet) måste framgå! Körjournal gäller för alla drivmedelsdrivna fordon. • Företagare kan skicka faktura till projektet med tidredovisning av utförda arbetstimmar. Kostnaden redovisas då som en köpt tjänst i kostnadsslaget ”Övriga kostnader”

13. Personer som arbetar enbart i projektet (hel eller deltid) – anställningsavtal krävs. Personer som arbetar delvis i projektet- dagbok krävs. Projektet Projektägarens/ organisationens verksamhet Projektägarens/ organisationens verksamhet Redovisning av arbetad tid Projektet

14. Exempel på lönekostnadsberäkning • Månadslön vid heltidsanställning = 25.000 kr • Påslag semesterersättning = 12 % • Arbetsgivaravgift = 31,42 % • Pensionsförsäkring = 1 977,40 kr/månad • Timlönekostnad = (25.000 x 1,12 x 1,3142 + 1 977,40) / 165 h/månad = 235 kr/timme • Nyttig information om anställningar finns på • www.tillvaxtverket.se/foretagarguiden • www.ideella.org • www.forening.se

15. Investeringar • Fasta anläggningar, t.ex. inköp av byggnad (ej mark) • Maskiner, utrustning eller inventarier • Småskalig infrastruktur t.ex. skyltar, bryggor eller leder • Vissa kostnader kopplade till investeringarna, t.ex. frakt, hantverkartjänster och montering

16. Regler om investeringar • Investeringen måste finnas med i ansökan och i beslutet • Begagnad utrustning – intyg krävs! • Femårsregeln – använd enligt syfte i minst fem år • Om verksamheten upphör/ändras ska försäljning ske till marknadsvärde • Vid försäljning - redovisa intäkten • Vid försäljning efter projekttid – ev. återbetalning av projektstöd • Redovisa tillstånd som krävs,t.ex. bygglov

17. Övriga kostnader • Kostnader som inte är löner, investeringar eller indirekta kostnader • Hyra för projektets lokaler • Telefon, porto och kontorsmaterial • Inköp av tjänst som inte är kopplad till investeringar • Kostnader för resor (bilhyra, tågbiljetter etc) och logi • Representation: ej återkommande, lunch/middag ej över 90 kr exkl. moms/person och måltid, fika etc ej över 60 kr exkl. moms/person. Syfte och deltagarförteckning måste framgå

18. Indirekta kostnader (även kallad overhead) • Kostnader som indirekt tillhör projektet och som fördelas enligt en viss fördelningsnyckel, t ex projektets andel av gemensamma lokaler • Indirekta kostnader måste grundas på verifierade faktiska kostnader • Indirekta kostnader är stödberättigande endast om • Kostnadernafinns med i ansökan • Beräkningsunderlagbifogats i ansökan • Kostnaderna godkänts av LAG och Länsstyrelsen

19. Intäkter • Intäkter ingår i finansieringsslaget privat finansiering • Om intäkterna i projektet blir större än debudgeterade intäkterna kan de kvittas mot ökade kostnader som ingår i projektet • Om kostnaderna däremot är oförändrade minskar stödbeloppet med motsvarande belopp • Ett projekt får aldrig varaöverfinansierat, d v s avslutas med ett överskott

20. Exempel på effekter av ökade intäkter: Enligt beslutet: • Budgeterade faktiska kostnader = 110 000 kr • Budgeterade intäkter = 10 000 kr • Beviljat stöd från Leader = 100 000 kr Utfall 1: • Faktiska kostnader = 110 000 kr • Intäkter = 20 000 kr • Stöd från Leader som utbetalas = 110 000 – 20 000 = 90 000 kr Utfall 2: • Faktiska kostnader = 120 000 kr • Intäkter = 20 000 kr • Stöd från Leader som utbetalas = 120 000 – 20 000 = 100 000 kr

21. Övrig offentlig medfinansiering: • När offentliga finansiärer bidrar med kontanter till projektet • Verifieras med kontoutdrag där det framgår att en offentlig finansiär betalt in pengar till projektet • Om projektägaren även bedriver annan verksamhet måste det framgå att det är projektet som får finansieringen t ex genom kopia av faktura från projektet som är ställd till den offentliga finansiären eller kopia av beslut därifrån.

22. Ideellt arbete: Arbetsinsats som någon gör utan ersättning och som för projektet framåt • Värdering - 13-15 år: 50 kr/h - 16-17 år: 120 kr/h - Från 18 år: 175 kr/h • Redovisning görs på blanketterna - Projektdagbok per person - Projektdagbok per aktivitet Se upp med dubbelredovisning! Arbete utfört av en yrkesman kan värderas till det belopp som normalt faktureras. T ex faktura till projektet med 100 % rabatt

23. Övriga ideella resurser: • Tillförs till projektet av någon privat aktör t ex företag, förening eller privatperson • Kan bestå av lokaler, utrustning eller material som projektet har nytta av men inte behöver betala för • Värdet av den tillförda resursen måste verifieras t ex med en rabatterad faktura.

24. Offentliga resurser: • När offentliga finansiärer bidrar med resurser i projektet utan att projektet behöver betala för dem. • Höga krav på verifiering av värdet. Kan exempelvis bestå av: • - En offentligt anställd gör en arbetsinsats i projektet • - Arbetstiden redovisas i projektdagbok • - Verifiering av timlönekostnad • En kommun upplåter kontorslokaler och kontorsutrustning som projektet får använda kostnadsfritt. Verifieras genom framräknade värden baserade på verklig kostnad samt fördelningsnycklar.

25. Lägesrapporter och slutrapport • En lägesrapport ska alltid bifogas vid ansökan om delutbetalning. • Lägesrapporten ska relateras till projektplanen. • Lägesrapporten ska ge en bild av verksamheten som genomförts i projektet och redovisa vilka resultat som uppnåtts hittills. • Lägesrapporten ska också innehålla motivering/förklaring till de kostnader som redovisas samt innehålla en förklaring till eventuella budgetavvikelser, t ex förändring av kostnadsslag. • Anvisning för lägesrapport kan hämtas från Leader Nedre Dalälvens hemsida. • Vid slutredovisning ska en slutrapport lämnas, som är mer omfattande än lägesrapporterna. Slutrapporten ska även inges elektroniskt. Se jordbruksverkets anvisning för slutrapporter! • Observera att sista 10 %av projektstödet betalas ut först när projektet är slutredovisat och slutrapporten är godkänd.

26. Offentlighet i Leader Enligt avtalet mellan LAG och länsstyrelsen är LAG och dess kansli skyldiga att tillämpa största möjliga öppenhet, motsvarande vad som gäller för svenska myndigheter. Detta innebär att i princip alla handlingar inom Leader är offentliga. Offentligheten gäller såväl för handlingar som skickas in till leaderkansliet som handlingar, inklusive e-post, som skickas till länsstyrelsen. Särskilt stor spridning ges åt slutrapporterna, som publiceras både på Leaders hemsida och hos Jordbruksverket. Undvik därför att onödigtvis ange uppgifter som kan vara känsliga, t.ex. för personer med skyddad identitet!

27. Exempel på ej stödberättigande kostnader: • Kostnader för verksamhet som inte ingår i projektet enligt projektbeslutet • Kostnader för aktiviteter som påbörjats eller betalats innanansökan kommit in till leaderkansliet • Kostnader som uppstått efterprojekttidens slut, dvs. efter klardatum. • Kostnader som betalats senare än tre månader efter klardatum. • Räntor och andra finansiella avgifter är i allmänhet inte stödberättigande. Kostnad för att öppna ett bankgiro eller bankkonto kan dock ersättas, om ett sådant behövs i projektet. • Straffavgifter som t ex påminnelseavgifter och P-böter • Insatser där ansvaret ligger hos kommun, landsting eller staten • Kostnader för att fylla i projektansökan • Ersättningsinvesteringar (t.ex. ny maskin som ersätter tidigare maskin) • Kostnader för markinköp • Gåvor till projektdeltagare (de som arbetar i projektet)

28. Avdrag och sanktioner 1 • Det är viktigt att ansökan om utbetalning bara innehåller de kostnader som projektet kan få stöd för • Om redovisning görs av kostnader, som inte ger rätt till stöd, kommer dessa kostnader att strykas. Dessutom kan ett extra avdrag med samma belopp göras vid slututbetalningen • Felaktighetersom har inkommit till länsstyrelsen går inte att rätta till i efterhand! • Projektet kan också drabbas av avdrag ifall ansökan om utbetalning inte kommit in till länsstyrelsen senast tre månader efter det klardatum som anges i beslutet • Om det finns risk att ansökan om utbetalning inte hinner bli klar i tid, ansök om att flytta fram sista datum för ansökan om utbetalning. En sådan ansökan bör lämnas in till leaderkansliet före gällande slutdatum. • OBS! Ansökan om omprövning måste ha kommit in till leaderkansliet senast 2013-08-23 !

29. Avdrag och sanktioner 2 Vanliga fel: • Kostnader som har uppstått före eller uppstår efter projekttiden som t ex telefonabonnemang och försäkringar • Kostnader som inte kan verifieras • Kostnader som redovisats med moms (trots momsredovisningskyldighet) • Kostnader som strider mot villkor i beslutet • Felaktig eller ofullständig faktura

30. På samtliga fakturor ska framgå: • Att fakturan tillhör projektet (adresseras direkt till projektet) • Tydlig specificering av vad kostnaden avser (t ex mängd, styckpris, typ av insats samt vilken period insatsen avser) • Betalningsmottagare • Fakturanummer • Fakturadatum • Totalt belopp (exklusive och inklusive moms) • Om F-skattsedel finns • Momsregistreringsnummer (personnummer vid enskild firma) • Verifikationsnummer • Om fakturan hänvisar till en följesedel eller offert ska den bifogas

31. Viktigt att tänka på! • Logotype i material etc som finansierats med EU-medel – krav förmyndigheter och kommuner. • Meddela alla förändringar till leaderkansliet! • Vid osäkerhet – hör av dig till leaderkansliet! • Avtal, ex anställningsbevis, hyresavtal ska inlämnas vid första ansökan om utbetalning eller vid förändring • Projektets intäkter och kostnader ska redovisas åtskilt från annan verksamhet. Detta kan göras i bokföringen med t ex egen resultatenhet eller eget kostnadsställe • Observera att stödmottagaren/projektägaren alltid är ytterst ansvarig för att redovisningen är korrekt! • Lämna in din ansökan om slututbetalning i tid. Ansökan ska ha kommit in till stödmyndigheten senast tre månader efter det klardatum som är fastställt i beslutet. Om förlängning av klardatumet behövs ska ansökan vara inlämnad före nämnda tid. Se vidare Allmänna villkor för projektet.

32. Tidsperspektiv på utbetalning Fakturor betalas Ansökan om utbetalning Utbetalning av stöd från LAG Utbetalning av stöd från SJV Månad 0 1 2 3 4 5 6 Aktivitet | Redovisningsperiod | Handläggning | • Leaderkansliet skickar rekvisitionerna löpande till länsstyrelsen, dock senast den 30:e varje månad. Samtidigt görs utbetalning av den kommunala delen av stödet (max 30%). • Lst skickar utbetalningsuppdrag till SJV före den 10:e varje månad. • Utbetalning av stödet från SJV (min 70%) görs tidigast den 30:e i månaden efter ansökan om utbetalning.