Osnove upravljanja projektima

1. Osnove upravljanja projektima Predavač : Evangelos Bountalis, Međunarodni stručnjak

2. Glavni ciljevi

3. Upravljanje projektimaje bojno polje onih koji bi sve definirali do najsitnijeg detalja (monolitični “freakovi” kontrole) i onih koji bi iznosili projekte bez ikakvog tipa formalnog planiranja (nestrukturirani hakeri). Obje strane odbijaju kompromis ili donošenje upotrebljivih rješenja u razumnom vremenskom roku.

4. Ključnaterminologija

5. Ishodi Sredstva Raspored TERMINOLOGIJA (1) • Projektjeprivremeninapor poduzet kako bi se kreirao proizvod, usluga ili rezultat.SVI projekti imaju tri sastavnice: • Specifične ishode: proizvodeilirezultate. • Definiranje početnih i završnih datuma (raspored): vrijeme kada projektni rad počinje i kada završava. • Sredstva: Potreban broj ljudi, sredstava, opreme, postrojenja i informacija. • Upravljanje projektimaje primjena znanja, vještina, alata i tehnika na aktivnosti projekta kako bi ispunili ili premašili potrebe interesenata i očekivanja od projekta. (Balansirati između nepetosti među trima sastavnicama)

6. TERMINOLOGIJA (2) • Programisu grupe povezanih projekata kojima se koordinirano upravlja kako bi se postigla korist koju ne bi bilo moguće postići kada bi se njima upravljalo pojedinačno. • Operacije u tijeku (tekuće)su one aktivnosti koje održavaju posao.Tekuće operacije razlikuju se od projekata zato što projekti imaju određen početni i završni datum, dok tekuće operacije imaju početni, ali nemaju završni. • Tehnike upravljanja projektima MOGU se primijeniti na tekuće operacije.

7. TERMINOLOGIJA (3) • Metodologijaje praksa, postupci i pravila koja koriste zaposleni unekoj disciplini ili oni koji se bave nekim istraživanjem. • Procesje niz radnji, promjena, ili funkcija koje donose rezultat. Proces može biti i niz radnji poduzetih u stvaranjuili tretiranju proizvoda. Procesi su: • Učestali – njihovi koraci su ponovljivi • Integrativni – mnogi procesi mogu surađivati

8. TERMINOLOGIJA (4) • Procesi upravljanja projektimaopisuju, organiziraju i nadopunjuju rad projekta. • Ovo je “Generički/običnivanilija” pristups povezanim ishodimaobuhvaćenima u PMBOK-ui drugim metodama. • PMI certifikacijazahtijeva prikaz znanja o ovim procesima. • Certified Associate in Project Management (CAPM) (suradnik s certifikatom u upravljanju projektima) • Project Management Professional (PMP) (stručnjak u upravljanju projektima) • Uspostavljeno tijelonanovo iskoristivogznanja temeljenog na stvarnog iskustvu. • Procesi orijentirani proizvodu specificirajui kreiraju proizvod ili uslugu i obično uključuju dizajn, razvoj i fazu testiranja • Ovo su pristupi “Specifične domene” sishodima krojenima prema tipu projekta, npr. Konstrukcije itd. • ”Standardi” za ove procese potpadaju pod djelokrug PMI-a, ali i pod druge organizacije kao što su IEEE, ISO, itd.

9. P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I P R O J E K T I TERMINOLOGIJA (5) Portfelj • Portfeljje prioritetni skup svih projekata i programa u organizaciji. Transformacijski programi Obavezni programi Održavanje/ proizvodni programi

10. Kikiriki

11. Projekt Kada zadatak... • Ima definiran cilj • Ima rok • Zahtijevapovezivanje znanja i iskustava različitih organizacija

12. Upravljanje projektima • Složene i brojne aktivnosti • Jedinstveno – neponovljiv skup događaja • Određeno – početni i završni datum • Ograničena sredstva i budžet • Mnogo ljudi uključeno • Sekvencije aktivnosti • Završni proizvod ili usluga mora imati rezultate

13. Upravljanje programima • Opsegom šire od projekata • Sačinjeno od nekoliko projekata • Sačinjeno od više sličnih proizvoda • Programi teže većoj stalnosti

14. Filozofija upravljanja projektima • “Zlatno pravilo” upravljanja projektima su tri riječi: • Planirati • Organizirati • Kontrolirati

15. Uloge i odgovornosti upravljanja projektima • Ostvarivanje projekta • Održavanje odnosa s kupcima • Stvaranje pozitivnog okruženja

16. Prednosti zdravog upravljanja projektima • Manja sveukupna cijena projekta • Manje opterećenje radnog kapitala • Učinkovito korištenje sredstava • Ostvarivanje projekta na vrijeme • Bolja kvaliteta završnog proizvoda

17. Plan ostvarivanja projekta • Strategija ostvarivanja projekta • Upravljanje projektom • Kvaliteta • Sigurnost • Upravljanje rizikom • Dizajn/Razvoj/Program • Implementacija • Dokumentacija • Trening Project Execution Plan

18. Odnosi s kupcima • Razvijati komunikaciju • Osigurati pravovremeno sudjelovanje • Uključiti kupca u projektni tim • Razvijati povjerenje

19. Načela i praksa upravljanja projektima • Definirati ciljeve projekta • Razviti plan ostvarenja projekta • Definirati temeljnu bazu kontrole • Upravljati rizikom • Učinkovito zaključiti

20. Definirati ciljeveprojekta • Očekivani ishod • Potrebna sredstva (ukupna cijena) • Zadano vrijeme (datum početka) • Sigurnost • Ukupna kvaliteta

21. Definirati S.M.A.R.T. (pametne) projektneciljeve • S pecific (određeni) • M easurable (mjerljivi) • A ssignable (dodjeljivi) • R ealistic (realistični) • T ime related (vezani uz vrijeme)

22. Zahtjevi tima • Potrebne vještine? • Prepoznati pojedinci? • Kada su oni potrebni? • Gdje su oni? • Potreban trening? • Interpersonalnakompatibilnost?

23. Četiri uporišta upravljanja projektima Troškovi Raspored Opseg Kvaliteta

24. Četiri uporišta upravljanja projektima Troškovi Raspored Opseg Kvaliteta

25. Opseg Loša definicija opsega poslaje glavni čimbenik koji doprinosi prekoračenju troškova u tehničkoj i građevinskoj industriji. OPREZ

26. Četiri imperativa dobrogopsega projekta Pisani Dobro definiran Lako razumljiv Dostižan

27. Početni napor određivanja opsega • Postavlja polaznu liniju za troškove i raspored • Mora uključiti prave ljude • Mora uključivati implementaciju • Prepoznaje stavke koje nisu uključene • Maksimalni utjecaj na troškove projekta • Cijepa (raslojava) projekt u manje dijelove s kojima se lakše nositi

28. WBS $ Crteži Izračun • Postrojenje Račun za materijal •Usluge WBS Element/ Radni paket Raspored Izvještaj o cijeni Ugovori

29. Struktura raslojavanja posla (WBS) • WBSje grupiranje posla uključenog u projekt koji definira ukupni opseg projekta. • WBS je temeljni dokument koji pruža temelje za planiranje i upravljanje rasporedom projekta, troškovima, sredstvima i promjenama. • Dekompozicijaje podjela projekta na manje dijelove.

30. Osmisliti aktivnosti kako bi ih kreirali

31. Koraci za stvaranje WBS-a • Podijeliti projekt na glavne ciljeve • Razdijeliti ciljeve na aktivnosti • Podijeliti aktivnosti s značajkama koje nedostaju na podaktivnosti • Najniže podaktivnosti su temelj radnih paketa

32. Uspješno cijepanje posla • Stanje i obavljenostsu lako mjerljivi • Određeni početak i završetak • Poznato iz prijašneg iskustva • Izvedivi radni zadatci • Jedan kontinuirani tijek rada od početka do kraja

33. Rastući opseg Efekt “rastućeg opsega” je glavni uzrok prekoračenja troškova $

34. Upravljati rastućim opsegom • Držati dokumente o osegu posla aktualnima • Zamrznuti dizajn nakon što je izračun odobren • Dopustiti samo opravdane, korisne promjene • Koristiti učinkovitu promjenu postupaka upravljanja

35. Uporišta upravljanja projektima Troškovi Raspored Kvaliteta Opseg

36. Aspekti troškova • Procijeniti temelje za kontrolu • Kontrola troškova • Primjena postupaka kontrole koja slijedi financijski napredak

37. Procjena zahtjeva • Definirati troškove projektapovezati opseg, raspored i sredstva • Definiratitemelj za procjenu • Identificiratimoguće rizike • Identificiratinepredviđene okolnosti/eskalaciju • Identificirati stavke koje nisu uključene

38. Elementi kontrole troškova • Uspostavitipolaznu liniju (procjenu) • Mjeriti odstupanja od polazne linije • Poduzeti korektivne mjere

39. Sustav kontrole troškova • Detaljni opseg posla projekta • Kontrolirati procjenu • Razrada računa • Izvheštaj o stanju troškova • Predviđanje procesa • Promjena procedure upravljanja • Predviđanje dotoka gotovine

40. Kontrola projekta 1. dan projekta -------------- Popis poslova: Početni sastanak Raspored projekta

41. Povezivanje troškova i vremena

42. Temeljni elementi sustava kontrole • Plan projekta: Opseg, raspored, procjene • Sustav nadgledanja koji mjeri izvedbu u odnosu na plan • Sustav izvještavanj koji identificira odstupanje od plana • Sustav koji prenosi odstupanja pravim ljudima • Korektivne radnje • Predviđanje ishoda projekta

43. Osnovni koraci u kontroli projekta • Definirati opseg projekta • Razviti plan projekta u skaldu sa: • Opsegom projekta • Procjenama (ograničenja troškova) • Raspored (ograničenja) • Dostupna sredstva • Izvjestiti o napretku i usporediti ga s budžetom i predviđanjima • Kontolirati poduzimajući korektivne radnje

44. Ključna filozofija kontrole • Definirati polaznu liniju lontrole 1._______ 2. ________ 3. _______ 4. ________ • Podijeliti projekt na manje dijelove • Zapamtite:Sposobnost utjecanja na troškove je što ranije u projektu Project Success

45. Ključna filozofija kontrole (nastavak) Project Success • Definirati i upravljati rizikom/mogućnostima • Integrirati opseg i predviđene troškove s rasporedom • Donositi informirane odluke • Predvidjeti odstupanja/promjene • Prihvatiti pristup “krajnjeg proizvoda” • Planirati unaprijed od faze do faze

46. Uporišta upravljanja projektom Raspored Troškovi Kvaliteta Opseg

47. Raspored • Planiranje- Identifikacija slijeda događaja potrebnih za ispunjenje projekta • Predviđanje- Određivanje vremena i skupa projektnih aktivnosti koje čine ukupno vrijeme dovršenja

48. Temelji za raspored projekta • Ciljevi projekta • Opseg projekta • Prekretnice projekta • Procjene (budžet) projekta • Dostupnost sredstava

49. Temeljni dijagram mreže

50. Prošireni dijagram mreže