Otpis i revizija knjižnične građe

1. Otpis i revizija knjižnične građe Gradska knjižnica Zadar, Matična služba za narodne i školske knjižnice Doroteja Kamber-Kontić Zadar, 1. srpnja 2008.

2. Izgradnja knjižničnog fonda izravno je povezana s revizijom i otpisom • KAKO? Knjižnica

3. Poslovanje knjižnice odvija se u krugu s koji čine: • Nabava • Posudba • Otpis

5. Nabava: • Plan nabave • Istraživanje potreba korisnika • Odabir građe • Korištenje • Čuvanje građe, kako i koliko (ovisno o vrsti knjižnice, ulozi koju ima u zajednici, financijskim i ostalim mogućnostima)

6. Posudba, korištenje knjižnične građe • Određeno Pravilnikom o radu knjižnice • pravila posudbe za knjižnu građu (duži rok posudbe, broj primjeraka, produženje roka zaduženja) • pravila posudbe za neknjižnu građu (CD, CD-ROM, audio kazeta, video kazeta) • Ovisno o broju jedinica pojedinih vrsta građe, slobodnom pristupu, mogućnosti korištenja u knjižnici i sl.)

7. Značenje termina: • otpis građe: trajno uklanjanje građe iz fonda knjižnice • izlučivanje građe: premještanje građe na drugo mjesto (privremeno premještanje građe s polica, npr. u spremište)

8. Mjerila za izlučivanje (odnose se na sve vrste knjižnične građe): • fizičko mjerilo • sadržajno mjerilo • mjerilo upotrebljivosti

9. Fizičko mjerilo: • oštećena, spaljena, previše osušena, pljesniva, izgrižena, zgužvana, raspuknuta, savijena, izblijedjela, izgrebana građa • loš tisak (mala slova, previše blijed tisak, loše ilustracije • lomljiva građa (listovi) • suvišan broj primjeraka (posebno se odnosi na stara izdanja, a dostupna su nova) • nepotpuna, izgubljena građa • jezik - neakutalan, manje poznat • pismo - ćirilica, gotica, japansko, arapsko pismo

10. Sadržajno mjerilo: • neodgovarajući sadržaj (zastarjele znanstvene informacije npr. iz fizike, biologije i sl.) • povijesna građa s lošim ilustracijama • zastarjeli udžbenici • zastarjela referalna građa (npr. enciklopedije iz 60-tih godina u kojima su informacije o nekim državama potpuno neprihvatljive) • almanasi i godišnji izvještaji

11. Mjerilo upotrebljivosti • frekvencija posudbe (koliko je puta određeni primjerak posuđen?) • upotreba nosioca zapisa (ako je riječ o neknjižnoj građi)

12. Specifična mjerila • Za pojedine vrste građe u obzir uzimamo i specifična mjerila za izlučivanje: • periodičke publikacije bez kazala • periodičke publikacije koje više ne izlaze • filmska traka, zvučna kazeta s izbrisanim ili oštećenim zapisom • video kazeta oštećena, istrošena, s iskidanom trakom, • disketa ogrebana, s urezima • CD-ROM razvijen, ispucan, iskrivljen itd. • (ovisno o vrsti knjižnice)

13. Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe (NN21/2002.)

14. Revizija • rev+videre (lat.) = opet pogledati • Sustavan pregled knjižničnog fonda radi utvrđivanja njegovog stvarnog stanja i usporedbe sa stanjem u inventarnim knjigama i katalozima

15. Revizijom… • Utvrđujemo što nedostaje od inventarizirane građe • Pronalazimo građu koja je oštećena i zato neupotrebljiva (nedostaju stranice u knjigama, oštećen CD ili CD-ROM, video kazeta itd.) • Utvrđujemo materijalnu vrijednost knjižničnog fonda

16. Važnost revizije: • Planiranje nabave i vođenje nabavne politike knjižnice • Izgradnja fonda • Analiza poslovanja knjižnice • Zaštita knjižničnog fonda

17. Vrste revizije • Redovna revizija (u skladu s Pravilnikom o reviziji i otpisu, obuhvaća cijeli fond) • Izvanredna revizija (elementarne nepogode, novi djelatnik) • Djelomična revizija (obuhvaća dio fonda i provodi se kada nema uvjeta za potpunu reviziju) • Revizija smještaja (kontrola smještaja građe na policama dnevno ili najmanje tjedno)

18. Revizija se obvezno provodi • Prilikom preseljenja u novi prostor • Prelaskom na strojnu obradu građe • Dolaska novog djelatnika • U izvanrednim situacijama

19. Pravilnik o reviziji i otpisu (NN21/2002.) Članak 2. “Knjižnice su obvezne provoditi redovite revizije svojih fondova knjižnične građe periodično, ovisno o obimu knjižnične građe i to:

20. Broj jedinica knjižnične građe Do 10 000 jedinica Do 50 000 jedinica Do 100 000 jedinica Do 250 000 jedinica Do 500 000 jedinica Period obveznog provođenja revizije Svake 4 godine Svakih 6 godina Svakih 8 godina Svakih 10 godina Svakih 12 godina Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.)

21. Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.) Članak 2. Knjižnice s više od 500 000 jedinica knjižnične građe, reviziju provode kontinuirano, tako da se cjelokupni fond obuhvati revizijom tijekom 20 godina.”

22. Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.) Članak 7. Količina otpisane građe trebala bi se, u odnosu na cjelokupni fond knjižnice kretati u granicama sljedećih postotaka: do 2% za uništenu građu do 1% godišnje za dotrajalu građu do 2% godišnje za zastarjelu građu

23. Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.) Članak 7. Otpis neknjižne građe trebao bi se kretati u granicama sljedećih postotaka: do 30% godišnje za igračke do 10% za kompakt-diskove 10-20% godišnje za audio-vizualnu građu. Postotak otpisa može biti i veći u slučajevima iz članka 3. stavka 1. ovog Pravilnika.

24. Otpis knjižnične građe • Knjižnice su dužne i bez prethodno provedene revizije po potrebi izdvajati građu za godišnji otpis • Dotrajalu • Zastarjelu • Nevraćenu građu

25. Otpis knjižnične građe • Za svaku kategoriju izrađuje se poseban popis sa sljedećim rubrikama: • Redni broj • Autor • Naslov • Inventarni broj • Cijena • Signatura • Napomena

26. Otpis knjižnične građe • Popis se izrađuje prema listićima izvađenim iz kataloga i prema zaduženjima u evidenciji korisnika • Povjerenstvo za otpis sastavlja zapisnik za svaki popis građe prema ranije navedenim kriterijima

27. Popis mora sadržavati ukupan broj jedinica otpisane građe • Vrijednost otpisane građe u kunama (prepisujemo cijenu koju smo bilježili kod inventarizacije građe) • Važnost cijene kupljene i darovane građe u knjizi inventara

28. Odluku o otpisu donosi Školski odbor • Popisi otpisane građe dostavljaju se županijskoj matičnoj knjižnici • Označavanje građe na popisu za koju je matična knjižnica zainteresirana u roku od mjesec dana • Školska knjižnica šalje popis Nacionalnoj i sveučilišnoj knjižnici u Zagrebu koja označava na popisu naslove za koje je zainteresirana

29. Članak 9. Pravilnika o reviziji i otpisu (NN 21/2002.) • Ukoliko školski knjižničar u roku od mjesec dana ne dobije odgovor smatra se da knjižnice nisu zainteresirane za ponuđenu građu • Građu se može ponuditi • Profesorima, nastavnicima, učiteljima • Antikvarijatu • Drugim knjižnicama • Spremnici za papir

30. Što dalje? • Provođenje otpisa kroz knjigu inventara • U rubrici “Napomene” uz svaki otpisani primjerak bilježi se podatak o otpisu (datum i razlog otpisa) • Provođene otpisa kroz knjižnični katalog

31. Otpis neknjižne građe • Postupak revizije i otpisa ne razlikuje se od onog s tiskanom građom • Zaštita građe ovisi o njenom smještaju ali i o mediju na kojem je pohranjen određeni sadržaj (CD, video kazeta, CD-ROM…) • Izlučuje se i otpisuje zastarjela građa (npr. informatički priručnici na raznim medijima EXCEL 98, WORD 98 i sl. koji se više ne koriste)

32. Pečat (5 x 2,5 cm) • Sva otpisana knjižnična građa obilježava se pečatom • Pečat se sastoji od 3 polja: • Gornje (naziv knjižnice) • Donje lijevo polje (riječ OTPISANO) • Donje desno polje (prazno jer se u njemu bilježi datum provedbe revizije, broj odluke o reviziji i otpisu) • Pečat se stavlja uz inventarni broj

33. I ... • nabava novih izdanja i popunjavanje knjižničnog fonda • Pregledavanjem popisa utvrđuje se koje dijelove fonda treba djelomično popuniti a koje ponovno nabaviti • Tek onda posao je u cijelosti kvalitetno obavljen

34. Stvarnost • Nedovoljno jasne upute za provođene revizije i otpisa (pisani priručnici za pojedine vrste knjižnice) • Nepostojanje prostora za odlaganje izlučene građe • Strah od “bacanja knjiga”

35. Preporuka • Revizija i otpis su zakonski utemeljen posao i obveza • Pridržavati se pravila koja postoje a olakšavaju nam rad u knjižnicama • Procedura propisana Pravilnikom o reviziji i otpisu (NN 21/2002) smanjuje mogućnost pogreške

36. Izvori i upute za provođenje revizije i otpisa: Pravilnik o reviziji i otpisu (Narodne novine 21/2002) V. Čelić-Tica V., Premilovac S. http://www.nsk.hr/UserFiles/File/dokumenti/Otpis.doc www.knjiznicari.hr …ili iskustva drugih knjižničara…

37. Hvala!doroteja@gkzd.hr