國立東華大學檔案管理作業成效報告

1. 國立東華大學檔案管理作業成效報告 報告人: 梁00 東華大學總務長 中華民國99年11月30日 1

2. 簡報大綱 壹、檔案管理目標 貳、組織與職掌 參、檔案管理現況 肆、績效重點 伍、未來努力方向 2

3. 壹、檔案管理目標 • 標準化流程 • 專業化人員 • 制度化管理 • 公開化應用 • 友善化系統 • 數位化儲存 3

4. 貳、組織與職掌 東華大學 校　長 黃00教授 總務長 梁00教授 總務處 組　　長：楊00 組　　員：任00 組　　員：賴00 行政助理：徐00 行政助理：莊00 服 務 員：陳00 服 務 員：李00 服 務 員：劉00 服 務 員：劉00 短期約聘：莊00 文書組 4

5. 參、檔案管理現況(1/4) • 檔案總量: 東華大學現有檔案共計00000件 • 人員編制: 總務處文書組於壽豐校區設檔案管理人員一名，採雙代理人制度 • 編列年度經費: 兩校區每年經費預算合計約新台幣00萬元，包括檔管人員人事費用NT$00萬元及業務設備費NT$00萬元(含軟硬體電腦設備費、檔案櫃、檔案夾、影印紙、文具及雜項支出等) 5

6. 參、檔案管理現況(2/4) 6

7. 參、檔案管理現況(3/4) 7

8. 參、檔案管理現況(4/4) • 五、 檔案庫房:位於壽豐校區000設有防盜、除濕、照明、警報、消防及監視設備等 8

9. 肆、績效重點(1/31) • 落實二順位代理制度 • 標竿學習觀摩與宣傳 • 檔案分類立案編目與彙送 • 檔案整理與保管 • 檔案鑑定清查與銷毀 機密檔案管理 庫房管理 檔案應用與展示 檔案管理追縱改進與評鑑 作業資訊化 9

10. 肆、績效重點(2/31) 一、落實二順位代理制度 文書組職務代理表 10

11. 肆、績效重點(3/31) 二、標竿學習觀摩與宣導 1.長官支持派員參加講習或參訪 (1) 97年12月派員參觀oo大學「探索檔案南洋317」特展 (2) 98年10月派員參加oo大學紙質檔案修裱研習 (3) 98年12月1派員參加檔案管理局第八屆金檔獎說明會 (4) 99年4月派員參訪oo大學oo大學及oo大學文書組 (5) 99年9月派員參加檔案修護研習(oo大學) (6) 99年10月派員參加檔案管理教育研習(檔管局電子檔案長期保存實驗室) (7) 99年11月派員參加立案及編目經驗交流及參訪00檔案館 11

12. 肆、績效重點(4/31) 二、標竿學習觀摩與宣導 12

13. 肆、績效重點(5/31) 二、標竿學習觀摩與宣導 2.歡迎oo大學總務處同仁及oo電台花蓮台蒞校參訪 13

14. 肆、績效重點(6/31) 二、標竿學習觀摩與宣導 3.文書組自辦兩場文書作業說明會(包括公文寫作、公文流程管理與檔案管理) 14

15. 肆、績效重點(7/31) 二、標竿學習觀摩與宣導 兩場文書作業說明會:雙向溝通(Q & A) 15

16. 肆、績效重點(8/31) 標竿學習觀摩與宣導 4.文書組派員支援oo室教育訓練: (1) 97年5月至97年12月辦理5場(參加總人數約300人) (2) 98年10月辦理2場文書相關業務講習(參加總人數約200人) (3) 99年9月辦理1場行政人員研習(參加總人數約150人) 公文寫作與檔案管理 講師:任oo 16

17. 肆、績效重點(9/31) 二、標竿學習觀摩與宣導 公文製作 講師:莊oo 檔案管理 講師:賴oo 17

18. 肆、績效重點(10/31) 二、標竿學習觀摩與宣導 5.組內同仁心得分享與互相支援 18

19. 肆、績效重點(11/31) 三、檔案分類立案編目與彙送 檔案分類立案編目: • 每件檔案均詳實著錄，檢查分類之適當性，並依檔案內容及案情妥適編案，建立簡要案名，每年重新檢討案名之妥適性。每一案皆依規定填寫頁碼、分類號及保存年限。 • 壽豐校區自96年起編目歸檔之檔案包括案件及案卷二層級，檔案目錄之著錄內容充分呈現案情、形式及來源，包含來(發)文機關全銜、文別、受文者、機密等級、解密條件、保存年限、來(發)文日期、文號、本文及附件等。 19

20. 肆、績效重點(12/31) 三、檔案分類立案編目與彙送 96年案名調整對照表 20

21. 肆、績效重點(13/31) 三、檔案分類立案編目與彙送 98年案名調整對照 21

22. 肆、績效重點(14/31) 三、檔案分類立案編目與彙送 檔案彙送: (1)回溯檔案：回溯檔案已於95年1月全部完成立案編目及彙送，共彙送oooo件，達成率100%，而且比原來預定進度提早半年達成。 (2)現行檔案：自91年起現行檔案目錄開始彙送，每一季都依規定經檢核無誤後如期完成彙送，並依規定填寫檔案目錄彙送說明表，傳真教育部，截至99年1月共彙送現行檔案目錄oooo件。 22

23. 肆、績效重點(15/31) 四、檔案整理與保管 整理後: • 檔案卷盒背脊均依規定標示註記，每一案卷內放置檔案與該卷脊標示內容相符 • 每一檔案卷盒內依規定放置目次表，且載明應載事項，案卷內案件依目次號順序由小到大排列 • 選用優質材料，每年定期檢查目前無蛀蟲及破損情形，近兩年檔案採無酸紙材質卷盒保存 壽豐檔案整理前 壽豐檔案整理後 23

24. 肆、績效重點(16/31) 四、檔案整理與保管 • 整理後： • 檔案卷盒背脊均依規定標示註記，每一案卷內放置檔案與該卷脊標示內容相符 • 每一檔案卷內依規定放置目次表，且載明應載事項，案卷內案件依目次號順序由小到大排列 • 選用無酸紙材質卷盒保存 美崙檔案整理前 美崙檔案整理後 24

25. 肆、績效重點(17/31) 五、檔案鑑定清理與銷毀 • 鑑定與清查: • 訂定檔案鑑定小組設置要點 • 辦理檔案鑑定作業 • 檔案清查作業 25

26. 肆、績效重點(18/31) 五、檔案鑑定清理與銷毀 清理與銷毀: 兩校區檔管人員依本校訂定之清查計畫，清查檔案 26

27. 肆、績效重點(19/31) 六、機密檔案管理 機密檔案與一般檔案分開存放，庫房內設置專用鐵櫃，專人保管且上鎖 27

28. 肆、績效重點(21/31)七、庫房管理 檔案庫房:專區設置且單一出入口，無分間牆，且依儲存媒體型式分別配置保管設備 28

29. 肆、績效重點(22/31) 七、庫房管理 庫房除濕與照明設備: 低紫外線燈管及緊急照明 29

30. 肆、績效重點(23/31)七、庫房管理 30

31. 肆、績效重點(24/31)七、庫房管理 應用既有材料:不同校區以不同材質卷盒標示以利管理 31

32. 肆、績效重點(25/31)八、檔案應用與展示 文書組設置檔案應用區: • 檔案檢調應用須知及範例 • 檔案檢調應用空白申請表 • 檔案檢調應用申請流程圖 • 閱覽桌子及椅子 • 電腦主機及螢幕 • 文具用品 • 老花眼鏡一付 • 電腦連線至檔案局目錄查詢網 • 電腦連線至一台網路印表機 • 檔案應用收費表 33

33. 肆、績效重點(27/31) 33

34. 肆、績效重點(28/31)八、檔案應用與展示 檔案應用與展示地點:1.檔案室外公佈欄 2.圖書館展示櫃 34

35. 肆、績效重點(29/31) 九、檔案管理追縱改進與評鑑 • 檔案管理自我檢討評量: • 檔管業務按月追蹤列管與檢討，並將結果作為未來改進之參考 • 每月定期稽催逾期未歸檔之公文，逾期歸檔公文已逐月減少 • 檔案應用申請有明顯增長，顯示檔案應用宣傳達到效果 35

36. 肆、績效重點(30/31)十、作業資訊化 • 承辦人員得以線上調閱公文 • 系統使用者登錄必須通過密碼查核，且有權限控管機制及備份處理 39

37. 伍、努力方向 未來努力方向 1.短期目標: (1)加強檔案庫房設備 (2)提升檔管人員專業素養 (3)增加檔案管理年度預算 37

38. 伍、未來努力方向 2.中期目標： (1)配合行政院推動無紙化公文 採行線上簽核 (2)整合本校公文製作、交換及檔案管理三套系統功能 (3)強化資訊設備及系統安全性 (4)加強檔案的徵集 3.長期目標： (1)文書管理系統全面e化 (2)數位儲存歷史檔案 (3)辦理各項檔案研習與應用 41

39. 謝謝蒞臨指導 42