Mastère Spécialisé en Bases de Données et Intégration de Systèmes

1. Mastère Spécialisé en Bases de Données et Intégration de Systèmes • “LES ERP* • EN ENTREPRISE” • (5 Avril 2002) • * Enterprise Resources Planning = Progiciel de Gestion Intégré • Jean-Louis TOMAS • Directeur de Projets • TEXAS INSTRUMENTS Europe

2. ERP EN ENTREPRISE AGENDA • L’informatique dans l’entreprise d’aujourd’hui • Du “sur mesure” au “prêt à implanter” • Prêt à implanter : mode d’emploi • Les fondations de l’implantation • La configuration de l’ERP • La connection avec l’existant • L’évolution de l’ERP • Les leçons apprises

3. L’ÉVOLUTION DE L’INFORMATIQUE DE GESTION • Les années 60-70 et le mainframe • traiter les données • rôle de super-calculateur • emmagasiner, trier, traiter, restituer des volumesgigantesques de données • informatique dite “corporate” • Les années 80 et les minis • dimension départementale • mainframe : entreprise; mini : opérations • accès à l’informatique pour les PME-PMI

4. L’ ÉVOLUTION DE L’INFORMATIQUE DE GESTION • Les années 90 et le client-serveur : partager l’information • déploiement de l’informatique “individuelle” • émergence de l’informatique de “groupe” • niveau 1 : le mainframe et l’entreprise • niveau 2 : le mini et le département • niveau 3 : le micro et l’individu • le client-serveur horizontalise l’architecture • de la gestion des données au partage de l’information au sein d’une équipe - workflow -

5. L’ ÉVOLUTION DE L’INFORMATIQUE DE GESTION • Les années 2000 : intégrer les composants • peut-on construire l’entreprise du XXIè siècle avec les technologies du XXe siècle ? • de l’interfacage à l’intégration • duplication des données articles, clients, … • perte de temps, manque d’efficacité, mauvaise visibilité, mauvais processus décisionnel, duplication d’effort, taux d’erreur élevé • perte de compétitivité • approche objet et industrie logicielle • concept de réutilisation

6. “L’entreprise n’accroît pas sa compétitivité par le développement de sa solution applicative, mais par sa juste configuration, son plein déploiement et sa bonne utilisation”

7. LES ERP • Une appellation “pas très bien contrôlée” • progiciel • progiciel intégré • progiciel applicatif • progiciel applicatif intégré • progiciel de gestion • progiciel de gestion intégré • Enterprise Resource Planning - ERP - • Degré d’intégration - DI - • Couverture opérationnelle - CO -

8. LES ERP • Le DI définit la capacité de fournir à l’ensemble des acteurs de l’entreprise une image unique, intègre, cohérente et homogène de l’ensemble de l’information dont ils ont besoin pour jouer pleinement leur rôle. • La CO définit la capacité de fédérer l’ensemble des processus de l’entreprise dans chacun des domaines qui la constituent, et ce, dans une approche transversale qui optimise sa productivité

9. DÉFINITION D’UN ERP • Pour être intégré, un progiciel doit principalement • émaner d’un seul éditeur - actuellement - • garantir l’unicité de l’information • mettre à jour les informations en temps réel • fournir la traçabilité des opérations de gestion • Les ERP constituent aujourd’hui l’optimum des progiciels intégrés • Faiblesses des ERP • CO élevé : difficiles et longs de mise en œuvre • DI important : rigides et délicats à modifier

10. MODULES CONTENUS DANS UN ERP • Gestion comptable et financière • Contrôle de gestion • Gestion de production - MRP, Manufacturing Resource Planning • Gestion des achats • Gestion des stocks • Administration des ventes • Gestion des clients • Logistique - DRP, Distribution Requirements Planning, etc...

11. Maintenance and inspection planning • Processing of plant maintenance orders • Mangement of completion confirmations • History management • Plant maintenance information LES MODULES DE SAP • Sales Support • Inquiries • Quotations • Orders • Shipping • Invoicing • Sales Information • General Ledger • Accounts Receivable • Accounts Payable • Cash Management • Financial Controlling • Financial Assets Management • Intercompany Accounting • Consolidation • Foreign Currencies & Taxation • MRP • Purchasing • Goods Movement • Invoice verification • Inventory management • Warehouse management • Vendor evaluation • Purchasing Information FI SD • Sales planning • Production planning • MRP • Forecasting • MRP II • Capacity planning • Production activity control • Costing • Project management • Cost Element Accounting • Cost Center Accounting • Activity Based Cost Accounting • Activities and Services Costing • Order and Project Accounting MM CO AM PP R/3 QM PS PM WF IS HR • Quality planning • Quality inspection • Quality control • Quality documentation • Quality information

15. Couverture Opérationnelle (CO) Type III Type IV Entreprise Entreprise Max traditionnellement intégralement informatisée informatisée Entreprise Entreprise peu ou pas partiellement Min informatisée informatisée Type I Type II Degré d’Intégration Min Max (DI) LES ENTREPRISES D’AUJOURD’HUI

16. COMMENT ATTEINDRE L’IDÉAL ? • Les grandes entreprises • prisonnières d’un parc applicatif existant important • migration difficile dans des délais acceptables • obsolescence techniques - partielle ou totale - de leurs informaticiens internes • Les PME et PMI • ressources limitées • concessions fonctionnelles de plus en plus difficiles à accepter • manque - inexistence - de compétences internes

17. LE “SERVICE” INFORMATIQUE D’AUJOURD’HUI • Niveau de service - satisfaction - inacceptable pour l’utilisateur final • Conflits fréquents entre informaticiens et utilisateurs • Indisponibilité des informaticiens dû au syndrome du développement-support • Cohabitation impossible entre outils de bureautique et applicatifs traditionnels • Coûts de délais de formation • Le syndrome du “tout, tout de suite” • Développements, achats sauvages

18. Du “sur mesure” au “prêt à implanter”

19. DU “SUR MESURE” AU “PRÊT À IMPLANTER” • Le “sur mesure” • le développement traditionnel • l’atelier de génie logiciel - AGL - • Le “prêt à implanter” • le “produit logiciel” (J.E Forge, 1932) • l’applicatique : sous-ensemble de l’informatique de gestion s’intéressant à l’implantation dans l’entreprise de solutions applicatives intégrées, ou composites, provenant de l’extérieur • l’applicaticien : le responsable de la mise en œuvre de ces solutions applicatives, et de la conduite des changements induits

20. 14000 13784 12000 10866 10642 10000 1997 1998 5640 1999 5110 6000 2000 5052 3583 4000 2692 2000 1800 1614 2000 1474 1402 1160 1001 944 934 816 736 617 646 793 680 381 0 (*) rachat de Baan par Invensys en 2000 D’après les Editeurs eux-mêmes, 2000 LE MARCHÉ MONDIAL DES ERP Chiffre d’affaire global (licences + services) des six premiers éditeurs d’ERP (en millions de dollars) • Plafonnement du chiffre d’affaire en 1999 • Croissance timide en 2000 • Reprise en 2001 (CRM, SCM, eCommerce) SAP Oracle PeopleSoft JD Edwards Baan (*) GEAC Total

21. 25 21.4 20.8 20.3 16.9 20 16 CRM 15 SCM ERP 10 4.4 3.8 B to B 5 1.7 0 2000 2004 LE MARCHÉ MONDIAL DES PROGICIELS D’après SAP, Oracle, PeopleSoft, JD Edwards, Invensys/Baan, Geac, 2000 Marché mondial du progiciel d’entreprise (en milliards de dollars) B to B : Business To Business, places de marché, portail d’entreprise

22. LE MARCHÉ FRANÇAIS DES ERP D’après Business Intelligence Group, 2000. Parts relatives des éditeurs d’ERP en France en 1999 Autres 20% SAP SAP Oracle 32% Intentia Navision JD Edwards 1% Qualiac 1% Baan SSA 1% QAD 2% IFS PeopleSoft 2% Geac Geac PeopleSoft IFS 4% SSA QAD Qualiac 4% Navision Baan Autres 5% Oracle JD Edwards 14% 6% Intentia 8%

23. D’après IDC 1999 LE MARCHÉ FRANÇAIS DES ERP Les 10 principaux acteurs du marché des services autour des ERP 12% Accenture Cap Gemini 11% 37% Unilog EDS / AT Kearney IBM GS PriceWaterhouseCoopers 7% Atos Bull CSC-Peat Marwick (KPMG) 6% E&Y Conseil Autres 3% 5% 4% 5% 5% 5%

24. D’après IDC 1998 LES TENDANCES DU MARCHÉ - PME-PMI Principaux Éditeurs d ’ERP spécialisés dans les PME-PMI Chiffre d ’affaires 1998 en millions de $ Fra Swe Den Den Lux USAUSA Swe USA Swe UK Can * Geac = inclut le rachat de JBA International ** Epicor = fusion de Platinum Software et de Dataworks *** SBS = Scala Business Solutions

25. D’après IDC France 1999 LE MARCHÉ FRANÇAIS DES ERP Marché français des services autour des ERP (hors Éditeurs) en milliards de francs +117% en 5 ans

26. Conseil, Audit Client- SGBD Serveur Formation Freelance Progiciel Intégration SSII Intégré EDI, Middle- GED, -ware etc. (*) Système d’Exploi- Réseaux -tation Workflow, Dataware- -house (*) EDI =Échange de Données Informatiques GED =Gestion électronique de Documents LES MARCHÉS SATELLITES

27. LES TENDANCES DU MARCHÉ • Progiciel architecturé verticalement • par fonctions, encore appelés modules • gestion clients, gestion fournisseurs, ... • Entreprise organisée horizontalement • par processus • commande-livraison, achat-paiement • ERP orientés processus ? PME/PMI • Interface graphique : homogénéité avec les outils de bureautiques • ERP, progiciels métiers interfaces, intégration ou interopérabilité ?

28. LES TENDANCES DU MARCHÉ • Les mondes Unix/NT: richesse architecture • Le monde AS/400 : richesse des applicatifs • Niveau de configurabilité • impact immédiat sur la durée de mise en place • ni trop haut : configuration complexe • ni trop bas : modifications spécifiques • recherche de configurabilité idéale : point “C” • Le monde objet • flexibilité de configuration • rapidité de mise en œuvre • normalisation technique et sémantique

29. D’après IDC 1998 LES TENDANCES DU MARCHÉ - PME / PMI Marché français des licences par taille des entreprises (1,6 milliards de francs en 1998) Nombre d’employés • sur 800 PME françaises interrogées par 01 Informatique (avril 2000) • 59% sont équipées d’un ERP • 18% conduisent actuellement un projet ERP • 54% motivent le projet par une optimisation des processus opérationnels • 54% motivent le projet par une remplacement de systèmes devenus obsolètes • satisfaction : 42% fiabilité, 34% évolutivité, 26% performance technique • insatisfaction : 25% rigidité, 20% coûts d’acquisition et de mise en œuvre • 2,17 modules sont installés en moyenne : 1=finance, 2=production, 3=SCM • 2,7 personnes embauchées pour s’occuper de l’ERP dans 30% des PME

30. D’après IDC 1998 LES TENDANCES DU MARCHÉ - PME-PMI Principaux Éditeurs d ’ERP spécialisés dans les PME-PMI Chiffre d ’affaires 1998 en millions de $ Fra Swe Den Den Lux USAUSA Swe USA Swe UK Can * Geac = inclut le rachat de JBA International ** Epicor = fusion de Platinum Software et de Dataworks *** SBS = Scala Business Solutions

31. Niveau de configurabilité Haut Le point “C” Id éal Bas Durée de mise en place Optimum Moyenne Longue LA RECHERCHE DU POINT “C”

32. PLUS DE PRODUCTIVITÉ ET DE COMPÉTITIVITÉ • Les systèmes d’information doivent donner un avantage concurrentiel à l’entreprise • Besoin d’informations utiles, à jour, fiables, cohérentes et précises • Le vrai coût d’un système survient au moment où celui-ci n’est plus en mesure de faire face à l’évolution de l’entreprise • Unicité et ubiquité de l’information • La bonne information, à la bonne personne, au bon moment pour prendre la bonne décision - notion de workflow -

33. BUSINESS PROCESS REENGINEERING - BPR - • Fédérer les îlots d’automatisation constitues au fil du temps • De la fonctionnalité ponctuelle et verticale au processus transversal et horizontal • Des besoins internes de l’entreprise vers les besoins externes du client • pourquoi faisons-nous ce que nous faisons ? • pourquoi le faisons-nous comme nous le faisons ? • remettre le client au coeur des processus • mesurer l’existant en fonction de la valeur ajoutée pour le client final

34. DE LA FONCTION AU PROCESSUS

35. L’ATTENTE DES ENTREPRISES DE L’EFFORT BPR • Réduction des délais • Amélioration des temps de réponse • Amélioration de la réactivité • Réduction des coûts • Amélioration de la qualité • Meilleure satisfaction client • Réduction des niveaux hiérachiques • Davantage de travail en équipe • plus de partage d’information • responsabilités plus forte des employés

36. EFFETS ET CAUSES DU REENGINEERING • BPR = Big People Reduction ? • Recentrage sur les activités à forte valeur ajoutée • Suppression d’activités et d’effectifs • Revalorisation des individus • Aplanissement des niveaux de hiérarchie • Besoin accru de solutions systèmes : intégration, horizontalisation des processus • ERP : catalyseurs - réflexion - • ERP : acteurs - adaptation -

37. ERP ET REENGINEERING • Définir les processus clés d’abord • clarification initiale des objectifs de l’entreprise • aide au choix final de l’ERP • réflexion sans limite et sans contrainte • prise en compte globale des besoins • Sélectionner l’ERP d’abord • mise en place rapide de la solution applicative • diminution des modifications spécifiques • intégration optimales des processus • analyse pragmatique des besoins • niveau d’attente réaliste des utilisateurs

38. EXTERNALISER OU CONSERVER ? • Pourquoi conserver une solution interne ? • avantage concurrentiel • cohérence de stratégie • intégration avec les solutions existantes • inexistence de solution externe équivalente • absence de nouveaux besoins • Pourquoi acquérir une solution externe ? • mise à niveau avec l’état de l’art du marché • ouverture sur les standards du marché • recentrage des ressources sur des tâches critiques pour l’entreprise - an 2000 -

39. EXTERNALISER OU CONSERVER ? • Pourquoi acquérir une solution externe ? • évolution rapide vers de nouvelles fonctionnalités • flexibilité de gestion des coûts informatiques - coûts fixes, coûts variables - • réduction/suppression des coûts de développement • réduction/suppression du cycle de developpement • augmentation de la qualité • mise en concurrence entre fournisseurs internes et fournisseurs externes

40. CONDITIONS ESSENTIELLES AU CHANGEMENT • Clarifier les attentes et l’impact de la solution progicielle auprès des unités opérationnelles • expliquer les raisons et les enjeux • expliquer le délai de mise en œuvre • expliquer le syndrome de la “solution à 80%” • expliquer le possible retour en arrière • Prise en main du projet par les utilisateurs • phase de configuration du progiciel • disponibilité, responsabilité, participation et implication

41. LE SYNDROME DES 80% Couverture Opérationnelle (CO) E R P CO2 COA Systèmes CO1 actuels 80% Temps T0 T1 T2

42. ERP ET ORGANISATIONS • ERP porteur d’organisation • contrôles en temps réel • flux physiques et financiers synchrones • ERP : outil de convergence opérationnelle • opportunité unique de fédérer les divergences • définition des standards, règles et procédures • Changement des rôles et responsabilités • automatisation et intégration des tâches • accès, visibilité, puissance analytique • ERP, cheval de Troie ?

43. LA GESTION PAR PROJET Statique Dynamique Hiérarchie Fonction Structure Déstructuration organisationnelle, CDI et CDD, Travail à Valeur Ajoutée, Tâche à Valeur Ajoutée Équipe Expertise Projet De la sécurité sclérosante du CDI à la maturité flexible du CDD

44. CONDUITE DU CHANGEMENT : LE MANAGEMENT • La direction générale • nécessaire implication en amont, dans le processus de réflexion des solutions externes • du budget informatique à la solution externe • choix stratégique et investissement financier, humain, opérationnel et technique • point d’ancrage essentiel du projet • mettre en place des relations de partenariat avec le futur éditeur • comprendre et saisirl’opportunité : revoir, définir, globaliser, étendre, généraliser … • le syndrome du “couper-coller”

45. CONDUITE DU CHANGEMENT : LE MANAGEMENT • Les directions opérationnelles • fournisseurs des ressources du projet • fournisseurs de l’expertisesur le métier • le syndrome de l’expert • la gestion par projet prend ici tout son sens • les conflits de priorité : projet / operations • implication personnelle et sans état d’âme • suivi et écoute des membres du projet • comprendre, anticiper et définir les nouveaux rôles modifiés par les nouveaux processus • mutation des rôles, responsabilités et métiers exemple: acheteur et compte fournisseurs

46. CONDUITE DU CHANGEMENT : LE MANAGEMENT • L’encadrement de l’entreprise • similitudes avec les directions opérationnelles • implication personnelle • aplanissement des hiérarchies avec le BPR • l’individu n’existe que par sa valeur ajoutée • la seule discipline reconnue est dorénavant d’être reconnu dans sa discipline ! • De la supervision au leadership • la supervision produit un résultat à travers l’énergie des individus. Le leadership génère une solution à travers la synergie d’une équipe • influence interpersonnelle pour atteindre le but visé • management participatif, dynamique de groupe

47. CONDUITE DU CHANGEMENT : L’UTILISATEUR • Changement complet de référentiel • Il devient le centre de l’univers informatique • Du statut de spectateur au statut d’acteur • Clarifier les attentes : le syndrome des 80% • L’intégrité de l’approche progicielle : killer • Lequel des 2 doit se plier à l’autre entre l’utilisateur et le ERP ? Les 2 ! • Esprit critique, analytique et synthétique • Pérennité de l’expertise métier • Temps partiel ou plein temps ? Comment équilibrer les rôles : métier et progiciel ?

48. CONDUITE DU CHANGEMENT : LES UTILISATEURS Vers le “tout progiciel” Plus tard Demain Aujourd’hui < 20% 100% > 80% > 90% < 10% Spécifique Générique

49. LES INFORMATICIENS: DE NOUVEAUX ACTEURS • Les informaticiens et les systèmes d’information : moteur du changement • Facilitation de fusions, d’acquisitions ou de cessions d’activités • Hyper-réactivité au changements multiples, rapides et radicaux • Capacité d’adaptation sans limite • Coût de formation des informaticiens • du monde mainframe au monde Unix • 250 KF par personne, 6 mois de transition • retour sur investissement ?

50. L’INFORMATICIEN : FINI LE MONOPOLE ! • “L’ état dans l’ état” est mort ! • Ouverture du marché des solutions informatiques • Concurrence de fournisseurs extérieurs • Utilisateur-acteur, Informaticien-intégrateur • Ménage à 3 : utilisateur-informaticien-consultant • Maturité des relations utilisateur-informaticien • Tout ça pour le plus grand bénéfice du vrai client: le client final de l’entreprise